辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

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現(xiàn)代社會(huì)，信息交流愈發(fā)頻發(fā)，對(duì)于辦公室信息處理也由傳統(tǒng)方式向新型方式轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)將龐大、冗雜的信息通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)等手段，形成規(guī)范的數(shù)據(jù)表，省去了人工操作環(huán)節(jié)，同時(shí)在精密計(jì)算體系的支撐下，也有效地避免了信息記錄錯(cuò)誤的發(fā)生，提高了工作效率，保證了工作質(zhì)量。隨著辦公自動(dòng)化和數(shù)字化的普及，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)也得到了更為廣闊的發(fā)展空間，因其在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮積極的作用，所以，得到了廣泛的應(yīng)用。

1概述

辦公自動(dòng)化是以計(jì)算機(jī)為中心開展起來的人機(jī)結(jié)合的工作模式，通過利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，采用科學(xué)的管理手段以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。在辦公自動(dòng)化運(yùn)行過程中離不開人和信息系統(tǒng)兩大要素。辦公室是開展工作的場所，而辦公自動(dòng)化需要遵循以人為本的原則。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到辦公環(huán)境當(dāng)中后，實(shí)現(xiàn)了成本節(jié)約、提升工作效率的目的，為企業(yè)的良好發(fā)展創(chuàng)造了有利的內(nèi)部環(huán)境[1]。辦公活動(dòng)需要多種要素支撐，如辦公人員、辦公環(huán)境、辦公制度、辦公設(shè)備、技術(shù)工具等，各個(gè)要素之間的協(xié)同配合，形成了流程性的辦公活動(dòng)。人作為辦公活動(dòng)的主要實(shí)施者，在辦公活動(dòng)要素中占有重要的位置。辦公活動(dòng)中因個(gè)人的職能不同，所以，在辦公過程中所需要的辦公設(shè)備也會(huì)有所不同。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)的普及，辦公場所和設(shè)備不斷更新?lián)Q代，讓人們之間的空間距離愈來愈近。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)間空間覆蓋的局面下，人與人，人與單位，單位與單位之間的信息交流更為快捷，這是現(xiàn)代科技給人類帶來的創(chuàng)新。在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，辦公人員通過先進(jìn)科技手段所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)價(jià)值將成為各企事業(yè)單位發(fā)展的主要能源。辦公自動(dòng)化處理的是辦公收集和接收的各類信息，在辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以后，這些信息將通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行分析和整合，為企事業(yè)單位完成日常工作提供了更為便捷的方法[2]。為了確保信息處理的有效性和及時(shí)性，計(jì)算機(jī)技術(shù)中的自動(dòng)約束機(jī)制的出現(xiàn)有力地保證了辦公制度的實(shí)施。在信息化社會(huì)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為了當(dāng)前企事業(yè)單位處理日常工作的一項(xiàng)重要手段，并在科技的支撐下逐漸擴(kuò)大自身影響，以形成一種主控的局面。

2辦公自動(dòng)化應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著科技的發(fā)展，辦公環(huán)境的改善，辦公自動(dòng)化也已經(jīng)成功實(shí)現(xiàn)。在辦公自動(dòng)化施工的過程中，因客戶的需求不同，且信息化軟件建設(shè)的不斷更新，致使辦公自動(dòng)化在運(yùn)用的過程中出現(xiàn)了一些問題，這些問題的存在對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展是極其不利的。

2.1自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的實(shí)用性不強(qiáng)

一些自動(dòng)化辦公軟件在開發(fā)之初就將綜合能力視為重要內(nèi)容，因此，在功能上雖然有較為突出的個(gè)性，但卻忽視了客戶的實(shí)際需要，從而使軟件得不到良好的應(yīng)用。

2.2缺少針對(duì)性

很多軟件在研發(fā)辦公自動(dòng)化軟件過程中，采用“群件平臺(tái)與適當(dāng)定制相結(jié)合”的研發(fā)模式，但從實(shí)際情況上看，這種研發(fā)模式并沒有得到很好的推廣，很多生產(chǎn)商還是采用統(tǒng)一的模式，鮮少有定制，因此，只能滿足用戶的一般需要，而對(duì)其他使用需求就需要另行處理[3]。除此之外，軟件模塊的通用性不足，無法針對(duì)用戶需求的變更而進(jìn)行一般的處理也是自動(dòng)化辦公系統(tǒng)無法尋求到更為廣闊發(fā)展市場的重要原因之一。軟件模塊的通用性不足，對(duì)非通用性不具備處理能力，因此，軟件的利用率就會(huì)降低。

3辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

3.1強(qiáng)化辦公自動(dòng)化管理體制

現(xiàn)代企事業(yè)單位對(duì)辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的資金投入較少，這是因?yàn)檗k公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。從多數(shù)單位對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的資金投入上可以看出，計(jì)算機(jī)操作者所掌握的計(jì)算機(jī)技術(shù)并不純熟，只能應(yīng)付一般的信息處理工作，無法就難點(diǎn)問題進(jìn)行處理，從而降低了工作效率[4]。單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)操作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用能力上的欠缺，一定程度上反映出了對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)重視程度不足。另外，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用軟件的選擇上，因?qū)?shí)際需求了解不足，同時(shí)國內(nèi)研發(fā)的軟件價(jià)格昂貴，所以，很多管理者將關(guān)注的焦點(diǎn)放在價(jià)格上，而忽視軟件的實(shí)際效用。從計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中可以看出，所產(chǎn)生的隱性效益是十分可觀的，為此，企事業(yè)單位管理者要充分地認(rèn)清計(jì)算機(jī)技術(shù)在發(fā)展中所起到的隱性作用，同時(shí)在計(jì)算機(jī)軟件的選擇上，要從實(shí)際需求出發(fā)，選擇一款合適的應(yīng)用軟件才對(duì)推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程具有重要的作用。

3.2為辦公自動(dòng)化提供專業(yè)服務(wù)

目前，各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的專業(yè)素養(yǎng)從實(shí)際工作效果上看，還有待提高。因單位類型不同，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用要求也會(huì)不盡相同，所以，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)從基礎(chǔ)上就存在著差異，這種差異是不可調(diào)和的，只能靠后天的努力去彌補(bǔ)[5]。就目前各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)人才所具備的素養(yǎng)來看，普遍存在著應(yīng)用理論和方法掌握不足的現(xiàn)象，這必然會(huì)對(duì)辦公自動(dòng)化的推進(jìn)形成極大的阻礙。作為辦公室計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，為了確保計(jì)算機(jī)運(yùn)行安全，可通過安裝瑞星殺毒軟件、設(shè)置防火墻、修補(bǔ)漏洞等手段確保計(jì)算機(jī)運(yùn)行處于良好的狀態(tài)。從專業(yè)層面上看，各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)人員還要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，從而維護(hù)辦公自動(dòng)化成果，并借助原有條件創(chuàng)造出對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展更為有利的辦公自動(dòng)化環(huán)境。

3.3文檔自動(dòng)化管理

辦公活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容是對(duì)各類信息進(jìn)行收發(fā)和整理，在計(jì)算機(jī)的輔助下，這項(xiàng)辦公活動(dòng)變得更為簡便和快速。就單位辦公檔案管理而言，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽文件的可能。檔案管理人員根據(jù)自身實(shí)際工作需求設(shè)置工作流程，對(duì)于檔案的使用情況以及在使用后出現(xiàn)的變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)地保存，可為以后使用提供便捷服務(wù)[6]。檔案管理人員在收到檔案以后，要在電腦里做好檔案信息登記，并將其發(fā)送給承辦人，最后保存歸檔文檔。歸檔后的文件可以根據(jù)保密級(jí)別，由管理人員設(shè)置查詢權(quán)限，查詢文檔工作可不定期執(zhí)行，以確保文檔信息沒有被盜用。在整個(gè)文檔管理過程中，因計(jì)算機(jī)的參與，使文檔的收發(fā)和整理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，這也預(yù)示著計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)電子文檔取代紙質(zhì)文檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位文檔自動(dòng)化管理。

3.4工作流程自動(dòng)化

現(xiàn)今，很多單位對(duì)計(jì)算機(jī)構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不陌生，并且在實(shí)際工作中大力推崇，這是現(xiàn)代企事業(yè)單位自身發(fā)展的需要，同時(shí)也是社會(huì)對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展提出的新要求。單位內(nèi)部構(gòu)建的信息交流平臺(tái)已經(jīng)成為了內(nèi)部信息流通的重要渠道。單位內(nèi)部的信息平臺(tái)，可以讓員工及時(shí)地了解單位動(dòng)態(tài)，同時(shí)還能開展培訓(xùn)工作，為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享，以及建立良好的企事業(yè)單位形象提供條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中得以良好的應(yīng)用，不僅可以對(duì)整個(gè)辦公流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)還能及時(shí)地協(xié)調(diào)各部門資源，以使整體的運(yùn)轉(zhuǎn)處于穩(wěn)定、健康的環(huán)境。

4發(fā)展趨勢

計(jì)算機(jī)技術(shù)隨著用戶需求的不斷增多，將面臨著新的挑戰(zhàn)，而應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的唯一方法就是變革。從實(shí)際發(fā)展上看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新將向著智能化、系統(tǒng)化、微型化和高速化的方向發(fā)展，其發(fā)展速度將影響辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。就目前計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展快速，由此可推斷出辦公自動(dòng)化將具備網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)提供的服務(wù)功能的增多，人際互動(dòng)會(huì)話將成為一種新的辦公自動(dòng)化形式，具體體現(xiàn)為以下幾個(gè)特點(diǎn)。

4.1視頻技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和研發(fā)，計(jì)算機(jī)視頻技術(shù)會(huì)在辦公自動(dòng)化中得到廣泛的應(yīng)用，如視頻會(huì)議，與會(huì)者可以通過攝像頭清楚地表達(dá)自己的想法，同時(shí)組織者也能通過視頻了解現(xiàn)場情況。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新，未來辦公自動(dòng)化視頻會(huì)議的舉辦將會(huì)成為一種常態(tài)的議會(huì)模式。

4.2無線辦公環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋使得網(wǎng)絡(luò)的利用效率得到了明顯的提升，而網(wǎng)絡(luò)辦公也將成為一種新形式的辦公方式。員工可以隨時(shí)隨地通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公，不受辦公環(huán)境的束縛。為了保證辦公信息的安全，企事業(yè)單位可以根據(jù)使用權(quán)限設(shè)置應(yīng)用等級(jí)，這種借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)開展的辦公形式可以提高工作效率，為優(yōu)化辦公環(huán)境創(chuàng)造了條件。

5結(jié)語

信息時(shí)代的到來，給企事業(yè)單位的發(fā)展提出了更為嚴(yán)峻的考驗(yàn)，為了獲得有利的市場競爭環(huán)境，及時(shí)地掌握市場動(dòng)態(tài)是很有必要的，而網(wǎng)絡(luò)這一有力的平臺(tái)為各單位提供了便捷途徑。目前，辦公自動(dòng)化對(duì)各單位的發(fā)展所產(chǎn)生的潛在影響已經(jīng)得到了人們的認(rèn)可，但從計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公應(yīng)用的情況上看，還存在著很多不足，這些不足將影響辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，為此，企事業(yè)單位要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用予以重視，通過采取相應(yīng)的手段，以提升辦公自動(dòng)化的實(shí)際效用。

作者：丁一 單位：南京市秦淮區(qū)人民檢察院