會計電算化下的財務檔案管理

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一、會計電算化檔案的特點

第一，在電算化的條件下，采用計算機進行核算，除了保存電子會計的數(shù)據(jù)，必須要用紙質(zhì)形式打印出來以更好的保存數(shù)據(jù)。這也就意味著會計檔案的載體已經(jīng)發(fā)生了變化，具有了雙重性質(zhì)，不僅保留了傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，還包括了存儲在光存儲介質(zhì)以及磁性介質(zhì)的會計數(shù)據(jù)，使電算化財務檔案儲存的范圍進一步擴大了。第二，傳統(tǒng)的會計檔案具有可視性，但是電算化財務檔案卻具有了新的特點，就是在特定的計算機環(huán)境下的軟件或者硬件系統(tǒng)中才可以看到，但是在沒有加密的條件下，就會容易被修改。存放的環(huán)境以及載體本身的質(zhì)量以及信息存儲的有效期都會影響到電子檔案的保存。第三，工作人員的素質(zhì)以及對系統(tǒng)的安全操作時會計電算化的一個必備條件，這就需要管理人員不僅對核算工作熟悉，具有專門的經(jīng)驗，還要具有計算機的安全和操作知識，保證計算機環(huán)境運行的安全性。

二、完善會計電算化財務檔案管理的途徑

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計算機時代已經(jīng)到來，面對新技術(shù)的發(fā)展，對會計核算以及財務管理也提出了新的要求，因此，必須加強會計電算化的管理，真正實現(xiàn)會計工作的電算化，更好的提高財務檔案管理的水平。

（一）完善會計硬軟件設施建設

要加強電算化財務管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強計算機系統(tǒng)的安全防護措施，要對系統(tǒng)進行定期的維護，更好的保證網(wǎng)絡的安全。還要對計算機進行定期的殺毒，防止財務檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質(zhì)財務檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環(huán)境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎設施建設。

（二）完善會計人員的配置體系

實現(xiàn)會計電算化，必須要完善會計核算體系，該體系要與電算化網(wǎng)絡財務系統(tǒng)相適應，建立起一套有效的網(wǎng)絡財務管理制度，加強財務系統(tǒng)的管理，更好的提高會計信息的質(zhì)量。首先，要根據(jù)會計信息質(zhì)量以及財務系統(tǒng)的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個崗位的具體任務，制定崗位具體的職責要求。其次，要做好會計人員的培訓工作，提高會計人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計算機的電算化水平，更好的培養(yǎng)復合型人才，使本單位的員工能夠更好的進行財務檔案管理。

（三）完善電算化財務檔案管理的各項制度

對于電算化檔案管理系統(tǒng)應該完善各項制度，比如硬盤數(shù)據(jù)的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時的對一些賬簿報表、現(xiàn)金日記賬以及總分類賬進行及時的打印，并進行立卷。并按照審計或者稅務部門的要求，打印輸出報表或者賬簿。其次，電算化財務檔案保管制度。對于電算化財務檔案的管理要選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行備份，要注意儲存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對電子檔案進行有效的分類和編號，注明財務檔案的內(nèi)容以及建立時間，也可以進行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴格的借用制度。由于財務信息檔案蘊含的信息比較多，因此，必須建立嚴格的查用制度，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，按照手續(xù)進行借閱。本單位的成員進行借閱要通過財務部門負責人的簽字，外單位的人員進行借閱時，要具有單位的介紹信以及財務部門的批準才可以，更好的保證財務信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會計檔案要進行定期的備份，將數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中，并且要提供一些備份的細節(jié)信息，比如備份的時間以及備份的數(shù)量等，管理人員還要定期對財務檔案進行檢查，防止會計信息的損壞。

三、結(jié)語

總之，在會計電算化環(huán)境下進行財務檔案管理，大大減輕了工作人員的負擔，提高了工作效率，但是也要重視檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，充分發(fā)揮會計電算化的強大功能，使會計電算化財務檔案管理發(fā)揮出更大的作用。

作者：李冰巖 單位：長白山管委會科學研究院