談高校會計電算化背景下的檔案管理工作
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摘要：隨著科技的進步和時代的發(fā)展，電算化已經(jīng)成為高校會計應用的一大趨勢。在電算化背景下，高校內(nèi)部的檔案管理方面也出現(xiàn)了新的問題。就電算化背景下高校檔案管理過程中的相關問題提出解決的對策，旨在通過有益的探討，為高校審計的整體發(fā)展提供參考和助力。
關鍵詞：電算化；審計監(jiān)督；高校；會計檔案管理；工作分析
隨著時代的發(fā)展和社會的進步，當前在高校會計檔案管理工作當中，也逐漸引入了電算化的工作流程和工作方法。應該看到，隨著當前我國高校普遍擴招，加上各行各業(yè)的電子化、無紙化辦公的深入推行，當前在我國高校檔案管理的工作當中，有計劃地實施電算化的會計工作路徑，對于提升會計工作的效率，加強高校內(nèi)部的會計工作管理而言，都是十分有好處的。但是也應看到，受歷史和現(xiàn)實原因共同作用的影響，當前我國在電算化語境之下，高效的檔案管理工作，還有許多疏漏之處。正視這些問題，并且有針對性地予以解決，對于提升我國當前高校檔案管理工作的整體質量而言，是非常有意義的。著眼于電算化背景下高校檔案管理工作的有效實施，本文認為應該從以下幾個角度著手：
二、會計電算化背景下高校檔案管理工作的幾個策略
（一）提高內(nèi)部人員的個人素質
把控內(nèi)部風險，最重要是要提高高校內(nèi)部會計從業(yè)人員的相關素質，會計電算化視野之下的高校檔案管理工作的順利實施，有賴于一線工作人員對相關技術的熟練操作和準確理解。很大程度上，一線工作人員對相關技術和理念的執(zhí)行，對于高校整個電算化背景和視野之下的檔案管理工作的順利實施與否具有十分重要乃至于決定性的影響。從這個角度上來看，就要考慮提升內(nèi)部人員的個人素質，而為了達到這一目標，學?？梢詮膬?nèi)外兩個方面來著手解決相關問題。從內(nèi)部而言應該選拔一些年紀較輕和素質較高的，年輕員工去學習會計電算化的相關知識和技能；從外部來說，應該有目的地去引入會計電算化相關技能的員工，不斷更新內(nèi)部人員的血液，推進高校檔案管理工作電算化的順利實施。隨著時代的發(fā)展，高校在實際操作中能夠正確運用跨級電算化完成會計的相關工作。會計電算化指的是高校會計在進行日常工作的過程當中，使用信息技術提高工作效率，提升市場競爭力的一系列活動?？朔嬰娝慊o高校帶來的一系列問題，關系到高校的長遠發(fā)展，高校的電算化是涉及到整個高校的，對高校的管理機制、經(jīng)營方法都植入電算化元素，用計算機網(wǎng)絡提高高校的運營經(jīng)營效率的一種高校運營戰(zhàn)略。
（二）做好相關規(guī)劃預案
高校的檔案管理工作是為了防控風險，然而在高校發(fā)展過程當中，風險和危機的出現(xiàn)不可避免。在這樣的情況下，高校做好與檔案管理工作相關的風險防控預案就顯得尤為重要。隨著時展和社會的進步，辦公電子化和會計電算化是當前高校發(fā)展的進程當中所必須要面對的一個重要的方向。特別是對于那些具有相關科研任務、內(nèi)部和外部的資金往來十分頻繁的學校來說，使用電子化的方式來對高效的檔案管理進行有效的分類和處理，對于提升高校內(nèi)部的會計工作的運營效率、幫助高校在運營過程當中節(jié)約更多的時間和人力成本而言都是非常有好處的。為此，著眼于長遠的發(fā)展，高校應該對自身的檔案管理工作進行電算化方面的準備。從客觀方面來說，要對客觀條件進行改善，各科室特別是涉及到會計工作的相關科室要配備足夠先進的電腦和正版的軟件。從理念上來看，在高校內(nèi)部運營的制度的設定上，一定要充分考慮到會計電算化在實施過程當中的一些客觀現(xiàn)實需求。相當一部分高校的管理者對于會計電算化軟件的安全性和保密性存疑，這種存疑往往成為會計電算化普及道路上的最大障礙，這種狀況一定要予以革除。這里防范的風險主要是高校在經(jīng)營中出現(xiàn)的相關問題，防范風險對于加強高校的長遠發(fā)展具有非常重要的意義。在當前的市場經(jīng)濟環(huán)境之下，高校的會計從業(yè)人員有可能會為經(jīng)濟利益所誘惑，在會計賬本上做手腳，為了一己私利，影響高校的整體利益。在會計電算化深度發(fā)展的當下，會計電算化的發(fā)展對于有效杜絕相關情況的發(fā)生具有十分重要的意義。隨著國外商品對于國內(nèi)生產(chǎn)商的全面擠壓，國內(nèi)的商品生產(chǎn)者在此過程中是否能搶抓機遇、迎難而上，突破既有的貿(mào)易經(jīng)營的短板，在新形勢下盡快轉化思路，跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展步伐，就顯得尤為重要。站在新的歷史節(jié)點上，為了讓我國的經(jīng)濟發(fā)展早日實現(xiàn)轉型升級，突破經(jīng)濟學上的“中等收入陷阱”，也為了讓在逆勢中的高校找到自己在信息時代的市場定位，更加規(guī)范、更加專業(yè)地進行高校會計電算化的改革。
（三）強化版權意識，重視選擇正版軟件
工欲善其事，必先利其器。為了做好電算化背景下高校檔案管理工作，當前應該更加重視電算化軟件的選擇，并更加重視人員的培訓。通過實地調研我們發(fā)現(xiàn)，在會計電算化發(fā)展的過程當中，的確出現(xiàn)了諸如信息泄露和會計信息提供錯誤最終導致的管理者決策錯誤，這些問題的出現(xiàn)一方面是由于高校的相關管理體制有漏洞，更重要的問題在于，當前有相當一部分會計不能規(guī)范熟練地使用會計電算化軟件，也就造成了當前會計電算化在審計等相關環(huán)節(jié)上出現(xiàn)相當?shù)恼系K。由于大陸版權和知識產(chǎn)權的相關法律法規(guī)建立得不夠完善，高校使用盜版軟件的情況時有發(fā)生，盜版軟件盡管能降低高校的成本，但是盜版軟件給高校帶來的風險也是顯而易見的，尤其非正版的會計軟件當中可能會有植入的木馬病毒，這給高校的信息泄露乃至正常運行都埋下了很大的隱患。高校作為國家人才的培養(yǎng)機構，其運營的效率高低直接決定了其在人才培養(yǎng)的過程當中的效率的高低，也從某種程度上對于我國勞動力人口的素質具有一定的影響。特別是考慮到高校本身教育之道，高效的管理團隊在日常工作和管理過程當中所折射的態(tài)度和對于版權方面的意識，最終會以某種方式作用于學生的思想。如果高校在會計電算化應用于高校的檔案管理算的進程當中，不去選擇使用正版軟件，就會在某種程度上對于學生的版權意識造成負面的影響。從長遠上來看，這對于提升我國整個的法制化進程將造成非常巨大的阻礙。
三、結語
會計電算化的大背景下，高校進行檔案管理工作的意義和價值越發(fā)突出，順利地解決檔案管理和審計當中出現(xiàn)的問題，有利于高校和行業(yè)的長遠發(fā)展，這同時也需要相關從業(yè)人員共同努力。
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作者:常茹 單位:陜西財經(jīng)職業(yè)技術學院
