談科技期刊編輯工作效率提升策略

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摘要:隨著社會的發(fā)展，科技期刊編輯的工作量也在逐步增加，為了提高編輯工作效率、優(yōu)化稿件加工質量，筆者結合自身工作經(jīng)驗，總結出要重視對返修稿件的核對、使用文章模板、提高初審稿件的加工質量、應用采編系統(tǒng)、提高文后參考文獻的校對效率等方法，期望可以對同類期刊出版工作提供借鑒，促進期刊質量提高。

關鍵詞:編輯;工作效率;稿件;加工質量;初審

一、引言

編輯工作繁雜而瑣碎，既要求編輯有耐心，同時又要細心。受市場環(huán)境影響，目前大部分雜志迫于生存發(fā)展的需要都在增加雜志的版面，因此編輯的工作量也在與日劇增，如何提高編輯的工作效率，使其在有限的時間內保證稿件質量是值得探討的［1］?！逗邶埥竽莲F醫(yī)》是全國創(chuàng)刊比較早的畜牧獸醫(yī)類科技期刊之一，在全國畜牧獸醫(yī)期刊界享有較高的知名度。近年來，雜志社通過不斷的改革創(chuàng)新，使刊發(fā)的稿件在創(chuàng)新性和學術性上達到較高的水準;同時通過提高編輯業(yè)務水平、完善編校流程，使刊物在標準化方面得到較大提高。筆者結合在《黑龍江畜牧獸醫(yī)》工作的多年經(jīng)驗，對如何提高編輯工作效率，優(yōu)化稿件加工質量進行初步探討，謹供同行參考。

二、科技期刊編輯工作效率提升的方法

(一)重視對返修稿的核對修改稿是編輯將初審意見及外審專家的審稿意見匯總后發(fā)給作者修改的稿件，修改稿中除了有修改意見外有時還會有編輯或外審專家格外修改或標注的內容;而返修稿是作者根據(jù)修改稿中提出的意見逐條解答并修改后返回編輯部的稿件［2］。編輯處理返修稿與處理初審稿的側重點會有不同，對于返修稿編輯會著重看作者是否將初審提出的修改意見都核實修改，修改是否合格，此外對于修改符合要求的文章，編輯還要對文章的整體結構和文字表達是否通順再著重修改［3］。然而編輯在處理修改稿時往往會遇到諸多問題:例如，1．作者返回的Word文檔不是編輯發(fā)給作者的，導致編輯和作者沒有在同一個文檔中進行修改，這時就容易出現(xiàn)漏改的情況;2．作者在返修稿中回避主要問題的修改，有的作者甚至對提出的問題不進行解釋，也不修改，只對細小的問題進行修改;3．有的作者因修改意見自己解決不了甚至把需要修改的內容刪掉，造成文章整體結構不完整;4．編輯沒有讓作者修改的內容作者自己進行了刪改，如單位和作者姓名，甚至不告知編輯;5．對于編輯修改過的內容作者又修改回去，如科技期刊標準化要求修改的內容，導致編輯做重復工作等。諸如此類的問題還有很多，針對這種情況，編輯在處理返修稿時一定不能掉以輕心，筆者總結出以下幾點建議:1．遇到返修稿未在編輯發(fā)給的Word文檔中修改這種情況，編輯要在第一時間和作者取得聯(lián)系，問明原因，讓作者一定要在編輯發(fā)的文檔中修改。2．在退修稿中將編輯要求的內容以醒目的文字逐條列出，如文中除了要求修改的地方，其它修改之處要以醒目顏色突出，這樣涉及改作者姓名、單位或數(shù)據(jù)等重要信息時會給編輯以提示;提醒作者要在編輯發(fā)給的Word中修改;修改稿是通過投稿系統(tǒng)返回還是通過郵件直接回復返回等相關要求都可以在給作者發(fā)退修稿時一并附上。3．對于返修稿，編輯首先應核對退修稿中提出的問題是否都進行了解決和修改，同時對需要解釋的問題作者是否已經(jīng)進行了說明，如果作者的解釋有事實依據(jù)，編輯也要和作者進行適當?shù)臏贤?，以達成共識［4］;對于編輯把握不了的專業(yè)性較強的內容，可以尋求審稿專家?guī)椭?，就相關問題與審稿專家溝通，討論是否錄用。4．對于退修稿件中要求修改的問題，作者沒有修改的，在返修稿中一定要標注好，就相關問題可以給作者發(fā)郵件再次強調，或直接電話溝通。5．文章的結構是文章的骨架，只有好的文章結構，文章內容表達才能更清晰、邏輯性更強［5］。主要問題解決之后，編輯還要重新把文章通讀一遍，著重審查文章的整理結構，如研究性文章中是否存在將結果部分的內容寫到了方法里，或討論部分層次不清晰，前后不連貫，討論內容脫離主題等問題。

(二)使用文章模板每個期刊在期刊主頁上或雜志里都會刊出投稿須知，甚至有的期刊會把詳細的文章模板提供給作者，供作者下載，這便于作者了解相應期刊對文章內容及格式的要求。編輯在處理稿件時經(jīng)常會遇到作者來稿寫作格式不正確的情況，出現(xiàn)這種情況筆者分析可能有兩種原因:一是作者在投稿時沒有查閱該期刊對文章格式的要求，沒有看投稿須知或使用文章模板;二是看了文章模板，但沒有仔細閱讀，且對于規(guī)范化方面的內容了解不深，尤其是圖、表、公式、參考文獻等格式。因此，在處理稿件時，編輯可以先讓作者把文章格式按本刊投稿格式要求進行修改，也可以直接把文章模板發(fā)給作者，讓作者參照修改。這樣既可提升編輯的審稿效率，同時也促進科研工作者對于科技期刊標準化的了解、掌握和運用。

(三)提高初審稿件的加工質量《黑龍江畜牧獸醫(yī)》雜志社在2014年8月開始采用期刊稿件采編系統(tǒng)，實現(xiàn)了編輯在初審中即可進行電子稿加工，改變了以前只能在紙版校樣上進行稿件加工的局限，使稿件加工工作適當提前。1．稿件加工時間前移，可減輕稿件后期加工的壓力。編輯部由于發(fā)稿量逐年增加，編輯的工作量也在逐漸加大，如果在初審過程中就可以將文章中80%～90%的問題解決掉，那么編輯的工作效率則會大幅度提高;2．在初審中進行稿件加工，是與作者聯(lián)系的最佳時機［6］。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有些作者在投稿時就臨近畢業(yè)或即將要離開做試驗的單位，此時與作者就文章相關事宜進行溝通，作者的記憶還比較清晰，對原始數(shù)據(jù)查找也比較容易，甚至補做試驗也來得及。同時由于剛投稿，作者會比較關注稿件投稿情況，針對編輯提出的修改意見也會積極配合;但是若間隔一段時間(一般是6～8個月)，編輯在對文稿校對時發(fā)現(xiàn)問題需要與作者聯(lián)系，此時作者對試驗相關細節(jié)的記憶就不會很清晰，甚至有時都很難聯(lián)系到作者，給編輯工作增加了困難，不利于編輯工作效率的提高。因此，建議將稿件加工校對時間前移，在解決完文稿中有質疑和需要作者修改調整的內容并經(jīng)過編輯加工校對后，再給作者發(fā)錄用通知單。

(四)重視期刊稿件采編系統(tǒng)在編輯工作中的應用期刊稿件采編系統(tǒng)的出現(xiàn)順應了期刊出版數(shù)字化的需求，提高了編輯及雜志社各部門的工作效率。傳統(tǒng)的編輯出版流程一般是，投稿作者通過投稿郵箱投稿，或編輯自行組稿→編務稿件登記→稿件初審、復審、終審→編校(一校、二校、三校)→組版→發(fā)排→印刷→發(fā)行。整個流程環(huán)節(jié)復雜，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對整個出版流程工作造成影響，甚至延誤正常刊期［7］。而期刊稿件采編系統(tǒng)可實現(xiàn)從稿件來稿到編輯審稿的全流程管理，簡化工作流程。例如，以前作者通過郵箱投稿后，編務需要從投稿郵箱中將每篇稿件下載下來，然后針對關鍵信息進行登記，耗時耗力;而通過期刊稿件采編系統(tǒng)投稿后的稿件，作者在投稿時就會將相關信息登記完成，期刊采編系統(tǒng)會自動生成記錄，并將信息存入數(shù)據(jù)庫。此步驟可將編務登記稿件的環(huán)節(jié)省去，同時也會降低因編務工作延遲導致編輯工作效率降低風險的發(fā)生。此外，審稿過程需要編輯、作者及審稿專家針對稿件的內容及結構修改等進行溝通、交流，編輯與任何一方的溝通出現(xiàn)問題都會降低工作效率，使審稿的周期延長，工作的強度加大;而期刊稿件采編系統(tǒng)可使作者、編輯、審稿專家的工作透明化，任何一方在期刊稿件采編系統(tǒng)中更新稿件信息，其他人都會看到，只要信息更新及時，作者便可以及時了解到自己稿件的處理情況?？梢哉f期刊稿件采編系統(tǒng)為編輯、作者及審稿專家提供了一個平臺，使編輯工作更加智能化，也使編輯部的工作更加簡化，既提高了編輯的工作效率，使編輯從繁瑣的事務中解脫出來，有更多的時間用于稿件加工，也促進了期刊的國際化發(fā)展［8］。

(五)熟練使用Word、Excel等常用的辦公軟件Word、Excel等辦公軟件是編輯在日常工作中經(jīng)常使用的，熟練掌握這些軟件可以大幅度提高編輯的工作效率。如官鑫等提出可以巧用Excel軟件對稿件信息、審稿專家信息和作者信息等進行整合和拆分［9］;倪樹森等提出可以利用Word和Excel軟件快速制作期刊郵寄標簽［10］。Word、Excel等辦公軟件的使用技巧還有很多，編輯在日常工作中應積累并主動學習相關知識，提高自身能力的同時也能提高工作效率，一舉兩得。

三、結語

雖然編輯的工作量在不斷加大，但是在保證工作質量的前提下，編輯還要不斷學習、提高［11］，時刻關注專業(yè)領域的發(fā)展，提高編輯業(yè)務水平，掌握編輯行業(yè)規(guī)范，在工作中注意方式方法，不斷總結經(jīng)驗，促進期刊發(fā)展。

參考文獻:

［1］林國真．優(yōu)化工作流程提高編輯的工作效率［J］．天津科技，2015，42(4):73－74+76．

［2］陸宜新．編輯應重視對修改稿的復審［J］．編輯學報，2016，28(1):34－36．

［3］袁立凡，王薇，宋淑云．淺談提高稿件編輯加工效率的方法［J］．編輯學報，2010，22(1):26－27．

［4］李明芳．網(wǎng)絡環(huán)境下提高醫(yī)學期刊編輯加工質量和效率的探討［J］．海峽預防醫(yī)學雜志，2010，16(5):72－73．

［5］張彩鳳．科技期刊編輯流程各環(huán)節(jié)的協(xié)同效應［J］．山東理工大學學報:社會科學版，2011，27(1):91－93．

［6］賈翠娟，武文．科技文稿編輯加工的時機把握與修改技巧［J］．編輯學報，2013，25(1):39－40．

［7］郝京紅，閆聰．一種采編平臺在期刊編輯中的應用［J］．中國傳媒科技，2013(10下):83－84．

［8］許敏，李慶華．淺析稿件采編系統(tǒng)在學報編輯工作中的應用［J］．編輯學報，2010，22(1):27．

［9］官鑫，韓宏志，李欣欣，等．巧用Excel軟件提高期刊編輯的工作效率［J］．長春師范大學學報，2019，38(6):197－200．

［10］倪樹森，王芳菲，丁月華．利用Word和Excel軟件快速制作期刊郵寄標簽［J］．新聞傳播，2019(1下):67－68．

［11］程翠，王靜，胡世蓮．積沙成塔，用學習成就優(yōu)秀編輯［J］．今傳媒，2019(8):131－133．

作者：王芳菲 倪樹森 朱海虹 單位：黑龍江省農業(yè)科學院