企業(yè)電子檔案管理思路

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一、電子文件與電子檔案

由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業(yè)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息等等，都可用電子計(jì)算機(jī)完成，由此而產(chǎn)生了電子文件。通過(guò)電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲(chǔ)載體或光盤(pán)上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無(wú)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化定義，我國(guó)也僅對(duì)電子文件作出了解釋?zhuān)础澳鼙挥?jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼系列?！逼渲饕卣魇菙?shù)字的、網(wǎng)絡(luò)的、計(jì)算機(jī)能識(shí)別并處理的介質(zhì)文件。對(duì)于企業(yè)而言，電子檔案是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理而言，網(wǎng)絡(luò)化、集成化是企業(yè)提高科研、生產(chǎn)和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業(yè)推行現(xiàn)代化管理技術(shù)的產(chǎn)物，也是企業(yè)推行現(xiàn)代化管理技術(shù)的手段。企業(yè)的檔案工作，面臨著科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)一系列變化所帶來(lái)的問(wèn)題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協(xié)調(diào)需求不斷增加，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造、管理日益普遍，電子文件越來(lái)越多，檔案管理由封閉型轉(zhuǎn)向開(kāi)放型;另一方面，信息處理技術(shù)的日益進(jìn)步，特別是現(xiàn)代化管理手段的采用，各種實(shí)體和虛擬系統(tǒng)的建立，電子檔案管理深入到企業(yè)各部門(mén)、各系統(tǒng)工作內(nèi)部并成為它們的一個(gè)部分或一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)以開(kāi)放的觀(guān)點(diǎn)制定檔案工作在企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序，把電子檔案工作有機(jī)地融人企業(yè)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，切實(shí)參與企業(yè)活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

二、電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用

電子檔案產(chǎn)生于數(shù)字技術(shù)環(huán)境中。數(shù)字技術(shù)的關(guān)鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字，以便電子計(jì)算機(jī)處理、保存和利用，并能解決紙質(zhì)檔案所不能解決的一些信息記錄問(wèn)題，如活動(dòng)的圖像、聲音、精確的過(guò)程、海量存儲(chǔ)信息等等。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著更加廣闊的發(fā)展前景，必將越來(lái)越廣泛地被企業(yè)認(rèn)識(shí)和利用，既能更加充分地開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案信息資源為企業(yè)、為社會(huì)服務(wù)，又使檔案事業(yè)自身在電子、信息時(shí)代繼續(xù)得到光大發(fā)展。

1.簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)。將復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門(mén)、環(huán)節(jié)過(guò)多，對(duì)提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業(yè)的統(tǒng)籌安排下，減少不必要的環(huán)節(jié)，歸并一些職能，以實(shí)現(xiàn)電子文件的收集和共享利用。

2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點(diǎn)。企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)健全以后，電子文件的收發(fā)完全按工作秩序自動(dòng)完成，提高電子檔案的工作效率、準(zhǔn)確執(zhí)行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內(nèi)容在載體上是以二進(jìn)制代碼化及數(shù)字化的光、磁信號(hào)表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環(huán)境和條件。

3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對(duì)分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現(xiàn)更加促使局部環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)向全面實(shí)質(zhì)性的一體化方向發(fā)展，即從檔案文件的保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的控制中心。隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，信息的流動(dòng)變化加快，依靠紙張等實(shí)物的大量物流來(lái)傳遞信息己無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的要求，動(dòng)態(tài)的檔案信息只有集中統(tǒng)一管理，才能保證每個(gè)工作單元得到所需要的全部實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息。而電子檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為企業(yè)信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點(diǎn)，就控制了全局，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成、資源共享。

4.優(yōu)化管理環(huán)境。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上，信息數(shù)字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)上對(duì)電子檔案的內(nèi)容加以轉(zhuǎn)換，還原成人們能夠直觀(guān)理解和習(xí)慣閱讀的格式進(jìn)行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環(huán)境。

5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件傳輸、通信傳輸?shù)刃畔鬟f方式相比，減少了大量的管理環(huán)節(jié)，尤其在我們建筑施工企業(yè)，面對(duì)工點(diǎn)分散、點(diǎn)多線(xiàn)長(zhǎng)等無(wú)法改變的事實(shí)，利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)和終端處理技術(shù)，建立內(nèi)部虛擬信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，必將大大提高工作效率，減少管理環(huán)節(jié)和費(fèi)用。

6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過(guò)與計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)話(huà)來(lái)互相傳遞信息，從而主動(dòng)地控制計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作而不是被動(dòng)地接受，為利用者提供技術(shù)支援，便于對(duì)文件檔案進(jìn)行復(fù)制、刪除、修改和完整準(zhǔn)確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案，建立利用者需求預(yù)約文檔，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)這些申請(qǐng)進(jìn)行處理，及時(shí)將相關(guān)的電子檔案加載到檔案利用系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)中供申請(qǐng)者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。

三、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

電子檔案嶄新的記錄和存儲(chǔ)方式為人們帶來(lái)了極大的方便，但也存在著一些暫時(shí)無(wú)法解決的缺陷和問(wèn)題，有待于我們?cè)诓粩鄤?chuàng)新中尋求解決的方法和途徑。

1.原始性問(wèn)題。一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統(tǒng)文件材料歸檔的保真意義。三是電子文件的精確復(fù)制件可以代替原件。四是電子檔案載體上原始內(nèi)容信息完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)，與是否是最初的物理載體無(wú)關(guān)，而是與文件形成時(shí)計(jì)算機(jī)的軟硬件相關(guān)聯(lián)。由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)間的差異性、可變性及相對(duì)獨(dú)立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。

2.真實(shí)性和完整性問(wèn)題。一是收集電子文件時(shí)往往忽略了采集背景信息和源頭數(shù)據(jù)。二是一些草稿性的電子文件處于自生自滅狀況。三是部分文件已實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，只對(duì)其進(jìn)行了邏輯歸檔。四是電子文件目前所選用的載體不耐久。五是電子文件復(fù)制起來(lái)真假難辨，其處理過(guò)程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著修改、盜竊、丟失、銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。六是電子檔案無(wú)法象傳統(tǒng)檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對(duì)信息的固化，文件與其存儲(chǔ)的載體已不如傳統(tǒng)文件那樣存在永恒的依附關(guān)系，因而使其真實(shí)性大打折扣。

3.安全性問(wèn)題。一是電子文件的信息能夠輕而易舉的被擦除。二是電子文件存儲(chǔ)的材料介質(zhì)十分易損，對(duì)環(huán)境條件要求很高。三是人為的錯(cuò)誤。四是計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子文件的破壞。電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如果不采取特別措施和嚴(yán)格的閱讀、修改權(quán)限控制，就很有可能發(fā)生在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上讀取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上電子文件的現(xiàn)象，因此，網(wǎng)絡(luò)的不安全性將是限制電子檔案發(fā)展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在目前企業(yè)管理中仍存在一定的缺陷，但作為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展方向，電子檔案必將成為勢(shì)不可擋的潮流，在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀(guān)念，不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息處理技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用程度，并輔之以相應(yīng)的配套管理模式、方法和手段來(lái)規(guī)范電子檔案管理，采取有效的技術(shù)措施和管理措施，以科學(xué)的方法解決存在的問(wèn)題，信心百倍地迎接電子檔案時(shí)代的到來(lái)。