推進(jìn)工程咨詢企業(yè)信息化機(jī)制建設(shè)探析

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摘要:工程咨詢企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)，需要突破企業(yè)生產(chǎn)組織與運營管理瓶頸，才能使信息技術(shù)得到應(yīng)用。建立與信息化相關(guān)機(jī)制是推進(jìn)信息化建設(shè)的重要動力源泉。通過建立信息化機(jī)制，促使各項信息化建設(shè)工作落地見效，利用有效的機(jī)制推動員工按照企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃不懈努力。本文通過建立信息化工作組織機(jī)構(gòu)和信息化制度體系，建立信息化作業(yè)文件達(dá)到與工程建設(shè)項目管理業(yè)務(wù)深度融合，希望能夠為推進(jìn)工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)提供一些思考。

關(guān)鍵詞:工程咨詢企業(yè);信息化機(jī)制;企業(yè)信息化

工程咨詢企業(yè)通過信息化建設(shè)，促進(jìn)項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并不是依靠引入一套管理系統(tǒng)軟件就能簡單實現(xiàn)。而是以管理系統(tǒng)軟件為依托，與信息化管理機(jī)制相結(jié)合，以企業(yè)管理層為依托，完善企業(yè)信息化頂層規(guī)劃。健全與信息化管理相關(guān)的各項機(jī)制，如信息化建設(shè)機(jī)制、系統(tǒng)運維機(jī)制、系統(tǒng)培訓(xùn)機(jī)制等。只有掌握了信息化機(jī)制，才能推進(jìn)企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展［1］。

1建立信息化工作組織機(jī)構(gòu)

工程咨詢企業(yè)以工程建設(shè)項目管理為主要業(yè)務(wù)，項目管理人員普遍缺乏信息化意識，對信息技術(shù)的掌握程度普遍偏低，更缺少使用信息化系統(tǒng)輔助項目管理的經(jīng)驗。推進(jìn)工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)，實現(xiàn)項目管理業(yè)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型，有必要通過建立信息化工作組織，推進(jìn)各項信息化工作，持續(xù)營造信息化發(fā)展氛圍［2］。

1．1現(xiàn)狀分析

工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)過程中，無論企業(yè)管理層還是項目人員普遍缺乏對信息化的正確理解和認(rèn)識，較難突破固有工作思維等諸多問題，使信息化工作困難重重。筆者多年從事企業(yè)信息化工作，阻礙企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的主要原因，并不是信息技術(shù)本身的缺陷，而是企業(yè)員工思想意識上對信息化的接受程度較差。具體講，從宏觀層面看，企業(yè)信息化建設(shè)必然面臨人與人、領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、員工與員工之間、管理部門與各生產(chǎn)部門之間溝通、反饋信息的渠道不暢，企業(yè)員工不知如何配合信息化工作、如何應(yīng)用信息技術(shù)等存在的矛盾是掣肘企業(yè)信息化工作的主要原因。微觀層面，除了信息化專職人員外，其他員工還沒有意識到信息化能夠提高工作效率，節(jié)約管理成本等方面的潛在價值也是制約信息化建設(shè)的根本原因。很多企業(yè)員工對信息化的理解還停留在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)維修計算機(jī)的初級程度。因此，有必要成立信息化建設(shè)工作組織，以組織機(jī)構(gòu)的方式，使全員認(rèn)識到信息化工作的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)到每級員工都認(rèn)識到信息化工作對工作效率的持續(xù)改善和提升，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1．2必要性分析

工程咨詢企業(yè)信息化工作本身，具有一定的開放性，其特性決定了與項目管理業(yè)務(wù)的緊密聯(lián)系關(guān)系是正相關(guān)性，并且相互作用。推進(jìn)信息化工作也是促進(jìn)信息技術(shù)與項目管理業(yè)務(wù)動態(tài)融合的演變過程［2］。高效地推進(jìn)信息化建設(shè)工作，首先需要建立一套科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)和機(jī)制，這樣推進(jìn)信息化建設(shè)工作才會順暢，建設(shè)效果得以保障。否則，無論付出多大努力和汗水，都可能是徒勞無功，事倍功半。成立信息化工作組織以全員共建信息化為原則，形成長效管理機(jī)制，提高項目管理業(yè)務(wù)全要素生產(chǎn)率，促進(jìn)企業(yè)提質(zhì)增效，確保信息化工作落地、見效。信息化工作組織架構(gòu)如下圖所示。組織中除信息化專員為專職人員，信息化應(yīng)用專員屬副崗，只承擔(dān)部分信息化職責(zé)，共同推進(jìn)信息化工作。研發(fā)組，主要以研發(fā)工作為主，應(yīng)用功能為輔。應(yīng)用組主要以項目應(yīng)用為主，研發(fā)工作為輔，負(fù)責(zé)生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)兼任副組長。由此凝聚各部門力量，協(xié)同工作，形成全員共建信息化的良好局面。

1．3組織特征

成立信息化工作組織機(jī)構(gòu)，目的是以虛擬組織機(jī)構(gòu)的方式帶動企業(yè)向信息化轉(zhuǎn)型，信息化工作組架構(gòu)圖中，企業(yè)總經(jīng)理“一把手”擔(dān)任組長，統(tǒng)籌信息化工作開展，決策信息化工作重大事項，監(jiān)管實施過程。負(fù)責(zé)信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任研發(fā)組組長，帶領(lǐng)企業(yè)信息化專員以及生產(chǎn)部門中有能力擔(dān)任部分研發(fā)工作的人員組成研發(fā)組，將項目需求轉(zhuǎn)化為信息化系統(tǒng)功能，信息化系統(tǒng)部署、培訓(xùn)等為主要工作。負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)兼任應(yīng)用組組長，帶領(lǐng)生產(chǎn)部門中指定有一名具有一定計算機(jī)操作能力并且能夠熟練掌握信息技術(shù)的項目人員兼任信息化應(yīng)用專員，除完成項目管理的本職工作外，兼職完成信息化系統(tǒng)對接，收集項目信息化需求，組織項目人員參加信息化培訓(xùn)，協(xié)助信息化系統(tǒng)的權(quán)限分配、協(xié)調(diào)項目人員的系統(tǒng)使用、運維等工作。以某工程咨詢企業(yè)為例，全公司共250人，其中研發(fā)組專職信息化專員2人，項目部兼職研發(fā)人員3人，各項目部兼職信息化應(yīng)用專員18人。通過成立信息化工作組的方式，使信息化戰(zhàn)略得以深入企業(yè)基層，信息化工作得以落地執(zhí)行。成立信息化工作組是促進(jìn)項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一種有效工具，解決制約企業(yè)生產(chǎn)組織與運營管理瓶頸問題，它是一種創(chuàng)新的系統(tǒng)方法和工具，用以解決現(xiàn)有機(jī)制和方法、工具無法解決的問題。同時，成立信息化工作小組并不是一蹴而就，也不是一勞永逸的。而是一種持續(xù)性、漸進(jìn)式的組建過程，推動企業(yè)信息化進(jìn)程的關(guān)鍵能力和主要方式，使信息化各項工作“名正言順”的開展。

2建立信息化制度體系

成立信息化工作小組只是有效推進(jìn)信息化工作的第一步，還需要建立配套的信息化制度體系，用制度維持組織內(nèi)部秩序，高效完成信息化各項工作，其主要體現(xiàn)在三個方面。

2．1建立目的

建立信息化制度體系旨在規(guī)范信息化各階段工作，約束信息化工作組中人員行為，明確組織分工、管理流程和審批節(jié)點，避免推諉扯皮現(xiàn)象。信息化工作的“規(guī)矩”也就是信息化的規(guī)章制度，是在信息化工作中全員都需要共同遵守，維持信息化工作良好秩序所必需的基礎(chǔ)條件和工作依據(jù)，更是信息化成功的重要保證。信息化制度也是將各項資源優(yōu)化整合，理清建設(shè)約束條件，固化管理流程。很多人認(rèn)為信息化制度是形式化的，“約束”了創(chuàng)新，容易產(chǎn)生對立情緒。其實，建立信息化制度體系，將其納入企業(yè)管理制度體系，能夠提升企業(yè)的管理水平，符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略需要，更通過制度激發(fā)信息化主體能動性有效引導(dǎo)信息化建設(shè)向良性發(fā)展。

2．2設(shè)計要點

信息化制度設(shè)計，應(yīng)覆蓋信息化建設(shè)全生命周期，本著符合信息化建設(shè)發(fā)展客觀規(guī)律，分階段量化各項指標(biāo)，明晰責(zé)權(quán)，通過制度固化信息化工作流程的設(shè)計原則。隨建設(shè)周期準(zhǔn)確把握頒布時機(jī)，同時兼顧一定的前瞻性、即時性，使制度與實際工作相符，避免制度與實際工作“兩張皮”的情況。信息化制度設(shè)計要點如下表所示。從上表可以看出，建立信息化制度是隨信息化各階段逐步頒布落實、循序漸進(jìn)的過程，并且結(jié)合實際建設(shè)情況持續(xù)優(yōu)化不斷完善。使信息化各階段工作有章可循，有據(jù)可依。

2．3推進(jìn)路徑

信息化制度是信息化工作的重要保障，隨著各項信息化制度的陸續(xù)頒布。如何使信息化制度服務(wù)于信息化工作，作為信息化工作的工作依據(jù)并得到貫徹執(zhí)行，找到推進(jìn)落地執(zhí)行的路徑可以使信息化建設(shè)工作事半功倍。推進(jìn)制度落地執(zhí)行主要從兩個方面進(jìn)行。首先，制度頒布后不是束之高閣，而是為了完成編制制度而做的必需工作。管理部室頒布制度，員工并不知曉制度內(nèi)容從而無法執(zhí)行，這是制度推行難的主要原因。破除執(zhí)行難，首先組織相關(guān)人員，開展多次規(guī)模不等的宣貫，讓每位與之有關(guān)的人員了解、明晰制度內(nèi)容。其次，除了開展宣貫外，建立必要的考核與獎懲機(jī)制，量化考核指標(biāo)和獎懲標(biāo)準(zhǔn)。信息化建設(shè)必然會打破一些固有的工作方式和工作流程，如果沒有實際利益上的獎懲，員工很難自覺遵守制度中有關(guān)規(guī)定。信息化績效考核期間，需要有專人監(jiān)督管理，嚴(yán)格按照考核結(jié)果進(jìn)行績效獎罰，保障信息化制度的有效性，提高信息化制度與項目管理業(yè)務(wù)績效之間的協(xié)調(diào)性［3］。建立績效考評體系，嚴(yán)格按照公平、公正、公開的原則，對不同崗位職位、責(zé)任等制定不同的激勵指標(biāo)，避免主觀和盲目性，切實保證績效考評機(jī)制的順暢落實?？冃Э荚u體系的目的以激勵為主，扣罰為輔，激發(fā)全員使用系統(tǒng)的積極性。此外，提高對績效考評機(jī)制的重視，將考核結(jié)果納入年度評優(yōu)等重要組成指標(biāo)，避免年度考核的形式化缺陷?？冃Э荚u機(jī)制的目的是激發(fā)創(chuàng)新意識，通過使用信息技術(shù)提高工作效率。

3建立信息化作業(yè)文件體系

建立信息化工作組和制度都是以信息化工作為中心開展的管理活動，相對獨立于項目管理業(yè)務(wù)，作用于信息化建設(shè)各階段。使信息化與項目管理業(yè)務(wù)深度融合則應(yīng)從項目管理作業(yè)指導(dǎo)文件著手考慮，其主要體現(xiàn)三方面。

3．1建立意義

規(guī)模大、正規(guī)的工程咨詢企業(yè)都會結(jié)合自身項目管理業(yè)務(wù)特點編制的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)文件，用于描述項目管理過程的具體可操作性描述文件，指導(dǎo)項目人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、正確指導(dǎo)項目管理程序準(zhǔn)，為項目管理業(yè)務(wù)建立基線，還含有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，是項目管理人員上崗前培訓(xùn)的教材之一。成立信息化工作組是為了以組織的形式使全員參與信息化建設(shè)，編制信息化制度是為了明晰各方責(zé)權(quán)利，都是以信息化建設(shè)為中心開展與企業(yè)管理相關(guān)的推進(jìn)信息化活動。在業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)文件中增加與信息化有關(guān)的部分是使信息化成為項目管理業(yè)務(wù)必須完成的標(biāo)準(zhǔn)動作，實現(xiàn)了與項目管理業(yè)務(wù)融合的最佳路徑。

3．2設(shè)計要點

項目管理作業(yè)指導(dǎo)文件中的信息化部分設(shè)計要點，主要從三方面考慮。首先，項目管理作業(yè)指導(dǎo)文件中明確，開展的信息化活動應(yīng)與企業(yè)信息化戰(zhàn)略保持一致，使項目人員清楚地認(rèn)識到信息化是企業(yè)發(fā)展的方向，是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要形式，提升項目管理管理全要素生產(chǎn)率，推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手。其次，結(jié)合項目的規(guī)模、投資、周期、建設(shè)單位個性化要求等項目特點，確保信息技術(shù)的通用性的前提下，兼顧個體化。更簡單地理解，例如:規(guī)模小，周期短，只承擔(dān)部分工程建設(shè)階段的項目管理業(yè)務(wù)，并不適用全生命周期，大型、操作復(fù)雜的信息化系統(tǒng)，而應(yīng)將信息化建設(shè)重點放在項目信息的收集與整合，反映項目的整體狀態(tài)。最后，現(xiàn)階段工程咨詢企業(yè)的項目管理業(yè)務(wù)因建設(shè)單位需求繁雜、地域、人員分散等客觀條件制約，很難通過一套系統(tǒng)、一個軟件完成。在作業(yè)指導(dǎo)書中，提倡項目管理業(yè)務(wù)的信息化是應(yīng)用新技術(shù)，多元軟件、多系統(tǒng)并存，針對不同項目管理業(yè)務(wù)，相互協(xié)同，伴隨工程建設(shè)項目的各個階段的信息化轉(zhuǎn)型。

3．3推進(jìn)路徑

項目管理業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)文件隨著業(yè)務(wù)發(fā)展不斷更新完善，其中信息化部分同樣秉持隨業(yè)務(wù)發(fā)展，緊跟最新技術(shù)發(fā)展，循序漸進(jìn)逐步完善。從宏觀層面看，信息化作業(yè)文件不是獨立的個體，獨立的信息化作業(yè)指導(dǎo)文件只能解決與業(yè)務(wù)融合的目的，只有與信息化制度文件結(jié)合配套使用才能形成完整的項目管理業(yè)務(wù)信息化閉環(huán)。從微觀層面看，信息化作業(yè)指導(dǎo)文件的執(zhí)行需要信息化工作組的共同推進(jìn)才能見實效。無論多么完善的制度和作業(yè)指導(dǎo)文件也需要組織中的人來執(zhí)行，否則就是空談。這也意味著，需要將組織、制度、作業(yè)指導(dǎo)文件三個層面有機(jī)結(jié)合，全方位的全員共建信息化，才能使信息化工作組發(fā)揮組織效能，信息化制度呈現(xiàn)規(guī)范化管理，作業(yè)指導(dǎo)文件推進(jìn)項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目的。4結(jié)語企業(yè)推進(jìn)信息化從來都不是一帆風(fēng)順，靠“敲鑼打鼓”喊幾句口號就能輕松實現(xiàn)的，工程咨詢企業(yè)具備信息化轉(zhuǎn)型的巨大潛力，在邁向信息化的進(jìn)程中，必然要承受其他行業(yè)都不曾遇到的各種壓力和嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。企業(yè)信息化工作，重在通過機(jī)制建設(shè)等各種管理手段和方法促進(jìn)信息化工作落地、見效，推動企業(yè)信息化更快、更好發(fā)展，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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［3］蔣雯婷．如何推進(jìn)事業(yè)單位激勵機(jī)制建設(shè)［J］．人力資源，2021(10):104-105．

作者:吳振全 于利賢 單位:北京北咨工程項目管理咨詢有限公司