事業(yè)單位人事檔案管理工作強(qiáng)化思路

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摘要:工作人員的人事檔案資料,記錄著員工的教育背景和重要經(jīng)歷,反映著員工的道德水平和學(xué)識高低,是事業(yè)單位用人選人的依據(jù)。如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作,提高管理工作的規(guī)范性,有效性,科學(xué)性,是檔案管理工作的重要組成部分。高質(zhì)量的人事檔案管理工作為事業(yè)單位選用人才、提拔干部和提高員工素質(zhì)有著重大的作用。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在著眾多問題,針對問題應(yīng)該提出什么樣的解決思路,我們來做一些探究和分析。

關(guān)鍵詞:人事檔案;管理工作;解決思路

1事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題分析

1.1目前,國內(nèi)許多事業(yè)單位任然采用紙張保存這種比較陳舊的檔案管理方式,大量的紙張文件,不僅僅比較占空間,而且容易損壞和丟失,查閱起來不方便。雖然當(dāng)下計算機(jī)管理已經(jīng)初步普及,但是在很多單位,計算機(jī)記錄的只是檔案的目錄,具體的檔案文件依舊是以紙張形式存在,時間越長,丟失和損壞的可能性就會越來越大,給檔案管理工作造成眾多不便。

1.2檔案管理人員專業(yè)性欠佳,事業(yè)單位對該崗位重視程度不夠

在大多數(shù)事業(yè)單位看來,管理人事檔案這樣的工作崗位是屬于沒有職權(quán),油水少,不需要技術(shù)含量的工作,更有勝者,有部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這樣的工作是個人就能做。所以有些單位還存在不設(shè)立人事檔案管理人員的事情存在,只是在需要人事變動時,抽調(diào)其他部門人員來臨時頂替或者協(xié)助管理人事檔案工作。還有的事業(yè)單位將沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的工作人員安排到該崗位。種種觀念和行為都體現(xiàn)著事業(yè)單位對單位人事檔案管理工作的不重視,導(dǎo)致大量的人事管理人員其專業(yè)性不強(qiáng),不具備適應(yīng)當(dāng)代數(shù)據(jù)化管理人事檔案的要求,造成了管理混亂,體制臃腫等現(xiàn)象。

1.3人事檔案管理的信息化進(jìn)程只在初步階段,任重而道遠(yuǎn)

相對于紙張保管,個人信息的數(shù)字化管理使得人事檔案從保管到提取,再到讀取都要快捷方便的多,管理成本也小的多。顯然,眾多事業(yè)單位也已經(jīng)意識到檔案管理的數(shù)字化信息化將對檔案管理工作起到革命、革新的作用,但是真正落實到具體工作上面所取得的成績只是一點半點。許多單位依然采用紙質(zhì)管理手工歸類管理的方式,有的即使安裝了檔案管理系統(tǒng),由于管理系統(tǒng)的落后以及技術(shù)水平的限制,往往只是將檔案編號和目錄輸人程序系統(tǒng)中,提取和調(diào)閱工作任然是靠人工查閱的方式,這樣半生不熟的辦法,使得工作效率提升不高。

2提高檔案人事管理工作的幾個提議

2.1從思想意識層面,提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視

在事業(yè)單位,單位領(lǐng)導(dǎo)要將人事檔案管理工作放到其他干部隊伍建設(shè)一樣的重視程度上來,提高對檔案管理工作的認(rèn)識,從財力、物力、人力等方面支持檔案管理工作,將人事檔案管理工作和其他日常工作平等對待。組建人事檔案管理工作管理部門,針對檔案管理部門制定專項管理制度,對人事檔案工作實行定性、定量考核,分級、分類指導(dǎo)等,統(tǒng)一動態(tài)管理人事檔案管理部門工作,進(jìn)而完善事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

2.2不斷完善和補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容,適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要

對于檔案管理部門來說,要順應(yīng)改革的潮流,逐步豐富人事檔案的內(nèi)容。比如事業(yè)單位里的月、季度、年的考核結(jié)果,主要工作業(yè)績報告以及參加重大項目或者活動的材料等。對于工作人員的個人情況要動態(tài)追蹤,統(tǒng)籌管理和規(guī)劃。人事檔案要能夠真實體現(xiàn)其工作經(jīng)歷和工作情況,包括個人的學(xué)歷情況,進(jìn)修或者繼續(xù)教育情況,各種專項技術(shù)資格等。完善和補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容,是事業(yè)單位結(jié)構(gòu)改革的重要內(nèi)容之一,也是事業(yè)單位精準(zhǔn)使用人才的基礎(chǔ)。

2.3合理運(yùn)動數(shù)字化、信息化的辦公方式以提升工作效率

選擇一套成熟的、實用的、適合本單位規(guī)模的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng),通過信息化系統(tǒng)來管理事業(yè)單位的人事檔案,不僅僅是跟上了時代科技進(jìn)步的步伐,更是實實在在的簡化檔案提取及閱讀各類檔案信息的方式,將人事檔案管理工作的信息化水平提高了一大截。通過實現(xiàn)純數(shù)字信息化的檔案管理,既可以有效的避免人事檔案的丟失或者損壞,而且在檔案資料的保密性和保險方面都能做的更加完美。

2.4選用高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人員來做檔案管理工作,加強(qiáng)保密工作

對于檔案管理工作人員選拔,要選用那些具有一定檔案理論知識,比較高的政治覺悟,明白檔案管理工作基本方式方法,同時要能夠熟練操作計算機(jī)檔案管理系統(tǒng),具有一定文字表述能力的人才。事業(yè)單位要不定期的組織學(xué)員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn),讓從事檔案管理的人員能夠熟悉和了解相關(guān)的法律知識,具有獨立完成工作的業(yè)務(wù)能力。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)該了解文秘學(xué)和情報學(xué)的知識,高素質(zhì)的檔案管理人員是提高檔案管理水平的必要條件之一。另外,事業(yè)單位必須要完善檔案資料在保管、利用、保護(hù)、保密等方面的制度規(guī)范。對于檔案資料要實現(xiàn)專人保管,專人查閱,集中歸檔,認(rèn)真執(zhí)各項檔案管理制度,在遵紀(jì)守法的前提下,嚴(yán)格按照檔案管理方面的規(guī)章制度來進(jìn)展工作,為人事檔案資料的保密性提供保障。

3結(jié)束語

電子信息化給人事檔案管理工作注人了新的血液。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高自身對于人事檔案管理的重視,將人事檔案管理工作提到日常事宜上來,加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn),使其具備高素質(zhì),高技能。不斷補(bǔ)充檔案內(nèi)容,反映員工的實際工作情況,提高檔案的利用率和實用性,使檔案更加科學(xué)合理的為單位服務(wù),促進(jìn)事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展。

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作者：趙睿 單位：秦皇島市引青管理局