談高職院校人事管理信息化建設(shè)

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【摘要】信息時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中得到了極為廣泛的應(yīng)用，顯著提高了企事業(yè)單位的工作效率，加強(qiáng)了各個部門之間的溝通交流，信息資源的潛在價(jià)值被挖掘出來，為單位決策的制定提供了可靠依據(jù)，促使其戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)?；诖?，高職院校應(yīng)積極推進(jìn)人事管理的信息化建設(shè)，以便充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，強(qiáng)化人事管理的實(shí)效性，為人力資源優(yōu)化配置和合理利用給予堅(jiān)實(shí)保障。本文探討了高職院校人事管理信息化建設(shè)的重要意義和有效路徑，并對人事管理信息化系統(tǒng)的功能和具體應(yīng)用加以論述，旨在為相關(guān)工作提供參考，進(jìn)而推動高職院校人事管理工作的穩(wěn)步高效實(shí)施。

【關(guān)鍵詞】高職院校;人事管理;信息化建設(shè)

一直以來，高職院校對于人事管理工作的重視程度都有所不足，投入力度較小，不注重先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，管理人員管理理念及管理手段有待完善，導(dǎo)致人事管理工作效果不甚理想，廣大教職工的工作積極性不高，對高職院校的歸屬感薄弱，優(yōu)秀人才經(jīng)常發(fā)生流失，給高職院校的運(yùn)營和發(fā)展帶來了一些不利影響。為了打破這一現(xiàn)狀，高職院校應(yīng)該明確認(rèn)識到人事管理信息化建設(shè)的必要性和緊迫性，構(gòu)建功能完善的人事管理信息化系統(tǒng)，深入挖掘教職工需求和潛力，對其實(shí)施精細(xì)化管理，為他們提供合適的薪資待遇，創(chuàng)造有利于教職工職業(yè)發(fā)展的平臺，幫助他們實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。這樣高職院校才能成為廣大教職工的溫馨港灣，教職工將會積極投身于教學(xué)、科研、后勤服務(wù)等崗位工作中，致力于為高職院校的發(fā)展貢獻(xiàn)最大的智慧和力量，高職院校的核心競爭力將會更為強(qiáng)勁。

一、高職院校人事管理信息化建設(shè)的重要意義

(一)可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。通過開展人事管理信息化建設(shè)，利用人事管理信息化系統(tǒng)實(shí)施數(shù)據(jù)信息的采集、整理和分析，能夠讓教職工的個人資料清晰呈現(xiàn)出來，給高職院校領(lǐng)導(dǎo)的決策制定提供了真實(shí)完整的信息支持。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果為教職工安排工作，提高他們與崗位的契合程度，使之能夠在崗位工作中發(fā)光發(fā)熱，在對教職工實(shí)施獎懲時也將有據(jù)可循，調(diào)動了廣大教職工的主觀能動性，有利于促進(jìn)高職院校的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

(二)有利于提高工作效率。以往高職院校的人事管理工作是比較繁瑣的，涉及到大量的重復(fù)性工作，工作效率較低，已然無法滿足新時期高職院校發(fā)展的實(shí)際需求。加強(qiáng)人事管理信息化建設(shè)，只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字詞就可以迅速查找到對應(yīng)信息，而且網(wǎng)上辦事流程清晰、快捷，為教職工提供了巨大便利。人事管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建打破了高職院校各個部門之間的信息壁壘，使得數(shù)據(jù)信息可以在部門之間快速傳遞，有助于學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)工作的高效開展。

(三)有利于實(shí)現(xiàn)人事管理變革。人事管理信息化建設(shè)體現(xiàn)了一種先進(jìn)的管理理念，將高職院校各類資源進(jìn)行整合，將冗余機(jī)構(gòu)進(jìn)行簡化，只需要配置少量員工就可以完成人事、師資、勞資等工作。在此情況下高職院校人事管理工作將得以保質(zhì)保量開展，還能取得最優(yōu)效果，給新時期高職院校人事管理工作指明了新的方向，有利于推進(jìn)人事管理的現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化開展。

二、高職院校人事管理信息化建設(shè)的路徑

(一)更新人事管理理念。要想保證高職院校能夠更好地適應(yīng)新時展要求，必須要將人事管理改革作為切入點(diǎn)，更新人事管理理念，將信息化建設(shè)提上日程。高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分意識到人事管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，與學(xué)校發(fā)展休戚相關(guān)，遵循以人為本的思想，尊重教職工想法和需求，竭力滿足他們的物質(zhì)和精神所需，與教職工保持良好關(guān)系，認(rèn)真聽取他們的意見和建議，贏得他們對高職院校改革的大力支持，高職院校的改革步伐將會走得更加穩(wěn)健。與此同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還要加大資金、資源、技術(shù)投入力度，用于構(gòu)建人事管理信息化系統(tǒng)，將人事管理信息化建設(shè)的實(shí)施價(jià)值普及給相關(guān)管理人員，確保他們能夠靈活操作系統(tǒng)，實(shí)施人事管理工作，高職院校人事管理工作效率和質(zhì)量將會邁上一個新臺階。

(二)建立人事管理信息化制度。為了推進(jìn)高職院校人事管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步有序?qū)嵤?，?yīng)建立完善的人事管理信息化制度，指導(dǎo)相關(guān)工作，增強(qiáng)管理人員對信息化的認(rèn)識，以規(guī)章制度為準(zhǔn)繩，嚴(yán)格規(guī)范自己的操作，形成良好的工作習(xí)慣，提升高職院校人事管理信息化水平。高職院校要加強(qiáng)對人事管理信息化系統(tǒng)建設(shè)、使用、維護(hù)等制度體系的建設(shè)，每個環(huán)節(jié)的工作要點(diǎn)和目標(biāo)都要表述清晰，將每個人員的職責(zé)予以詳細(xì)劃分，促使所有部門及人員形成合力，并且將他們的工作表現(xiàn)與薪酬直接掛鉤，督促其將人事管理信息化工作貫徹落實(shí)。那么數(shù)據(jù)信息的完整性、時效性、安全性就會得到保證，信息資源的利用率相對更高，高職院校人事管理工作將會取得卓越成效。

(三)與高職院校運(yùn)營相結(jié)合。實(shí)際上，高職院校人事管理是一項(xiàng)動態(tài)的、持續(xù)性的工作，在開展信息化建設(shè)的過程中理應(yīng)與高職院校辦學(xué)特色及運(yùn)營情況有機(jī)結(jié)合到一起，打造符合其發(fā)展規(guī)律的人事管理信息化系統(tǒng)，以便展現(xiàn)出該系統(tǒng)對于高職院校人事管理工作的服務(wù)功能，切實(shí)提高人事管理工作效果。這就要求高職院校重點(diǎn)做好以下幾點(diǎn)工作:一是建立數(shù)據(jù)庫，將教職員工的人事信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，還要實(shí)時更新數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫中信息的準(zhǔn)確性。二是人事管理信息化系統(tǒng)要面向高職院校所有部門開放，既要將部門上傳的信息進(jìn)行核實(shí)，又要保證教職工可以隨時隨地訪問系統(tǒng)，獲得個性化服務(wù)。三是將數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立安全防御機(jī)制，為系統(tǒng)運(yùn)行創(chuàng)造安全環(huán)境，為不同用戶設(shè)置不同權(quán)限，以維護(hù)數(shù)據(jù)信息的安全性，防止重要信息的遺失。

(四)加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)。將人事管理信息化建設(shè)工作交給專業(yè)素質(zhì)能力較強(qiáng)的人才負(fù)責(zé)，可以顯著提高管理效力，發(fā)揮人事管理工作應(yīng)有作用，為高職院校發(fā)展注入源源不斷的活力。所以當(dāng)務(wù)之急是要加強(qiáng)對管理人才的培養(yǎng)，一方面，要選拔優(yōu)秀人才實(shí)施人事管理工作，他們應(yīng)具備良好的信息素養(yǎng)和管理素養(yǎng)，這樣才能充分勝任人事管理信息化建設(shè);另一方面，定期組織培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和講座等多元化活動，將人事管理信息化建設(shè)的相關(guān)知識技能傳授給管理人員，豐富他們的知識儲備，促進(jìn)知識內(nèi)化，以便靈活處理實(shí)際工作中出現(xiàn)的各類問題，確保人事管理信息化建設(shè)的執(zhí)行到位。另外，高職院校還應(yīng)經(jīng)常性組織管理人員的內(nèi)部交流，讓他們共同探討、分析、解決問題，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新意識，人事管理信息化建設(shè)就會得到有效踐行。

三、人事管理信息化系統(tǒng)的功能及應(yīng)用

(一)系統(tǒng)功能。人事管理信息化系統(tǒng)是一個功能比較強(qiáng)大的系統(tǒng)平臺，是由薪資模塊、考勤模塊、福利管理模塊、人力資源管理模塊等共同組成的，每個模塊對應(yīng)特定功能，可以實(shí)現(xiàn)對高職院校人力資源的精細(xì)化、科學(xué)化管理。1．薪資模塊。主要用于計(jì)算高職院校教職工的薪資，需要綜合考勤信息，將罰款和稅款進(jìn)行扣除，即可自動生成教職工應(yīng)該發(fā)放的薪資。該模塊與高職院校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的整合具有一定的必要性，可以讓高職院校的財(cái)務(wù)狀況更加明晰，可謂是薪資管理的一大突破。2．考勤模塊。高職院校所有教職工的考勤信息都會存儲在該模塊中，根據(jù)他們的上下班時間統(tǒng)計(jì)出勤情況，進(jìn)而得出教職工是否有遲到、早退、曠工等惡劣行為，按照預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算，靈活性強(qiáng)，計(jì)算結(jié)果精準(zhǔn)，給教職工薪資管理提供了完整的信息。3．師資模塊。根據(jù)各教學(xué)部門某些崗位對職稱、職業(yè)技能等方面的需求快速找到匹配程度高的教職工;根據(jù)教職工的職稱信息，對職稱多年未變動的教職工，及時了解分析個人情況，幫助理順個人職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并提出針對性的建議;根據(jù)學(xué)院的發(fā)展定位、專業(yè)設(shè)置以及課程安排，及時安排負(fù)責(zé)已取消課程或已取消專業(yè)教學(xué)工作的教職工外出進(jìn)修或培訓(xùn)來提高相關(guān)教職工的專業(yè)技能，以實(shí)現(xiàn)完美轉(zhuǎn)型。4．人力資源管理模塊。該模塊涉及到高職院校教職工的招聘、安置、評估、補(bǔ)償和發(fā)展，也就是說，從教職工進(jìn)入到高職院校就職以后就要為他們建立專屬的信息化檔案，將他們的信息詳細(xì)記錄下來，以便于高職院校領(lǐng)導(dǎo)安排和調(diào)控教職工的職位，給他們安排培訓(xùn)活動，設(shè)置合適的薪資福利，增加高職院校人才儲備，之于高職院校發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用。

(二)系統(tǒng)應(yīng)用。1．網(wǎng)絡(luò)招聘。網(wǎng)上招聘已成為高職院校招聘人才的重要渠道，人事管理信息化系統(tǒng)在其中發(fā)揮著不可小覷的作用，可以將應(yīng)聘者的信息進(jìn)行深入分析，判斷與崗位工作的匹配度，通知符合條件的應(yīng)聘者面試時間和面試地點(diǎn)，大大簡化了招聘流程，提高了招聘的有效性。2．培訓(xùn)模塊。培訓(xùn)模塊也被稱作為學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)，可以對高職院校教職工培訓(xùn)情況進(jìn)行跟蹤和反饋，概述了培訓(xùn)課程、書籍、CD、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)或材料可用于開發(fā)哪些技能，有針對性地對教職工進(jìn)行培訓(xùn)，激發(fā)其內(nèi)在潛能，在培訓(xùn)過后還會安排考核，以檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，并存儲每個教職工的績效，通過分析模塊進(jìn)行訪問。3．員工自助服務(wù)模板。教職工將個人學(xué)歷、職稱、技能證書等方面的信息更新錄入系統(tǒng)，將相關(guān)證書原件提交系統(tǒng)管理員審核后，系統(tǒng)管理員確認(rèn)其更新，可以減少系統(tǒng)管理員的工作量。教職工登錄系統(tǒng)可以查詢個人的出勤記錄、教學(xué)工作量、工資福利待遇，對于信息存在疑義時可以直接與管理人員進(jìn)行交流，得到他們提供的專屬服務(wù)。4．分析模塊。高職院校人事部門將人力資源指標(biāo)與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合起來，以確定教職工人數(shù)趨勢和異常情況，以便更好地預(yù)測教職工流失率對未來高職院校運(yùn)營產(chǎn)生的影響，分析人才流失原因，并采取相應(yīng)的對策來防止人才流失。

四、結(jié)語

總而言之，高職院校人事管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要長期開展的工作，將會對高職院校的發(fā)展產(chǎn)生積極效應(yīng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極更新人事管理理念，制定完善的規(guī)章制度，打造先進(jìn)的人事管理信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)管理人才的培育，致力于給人事管理信息化建設(shè)提供方方面面的保障，以彰顯人事管理信息化的優(yōu)勢，增強(qiáng)人事管理工作效果，為高職院校的蓬勃健康發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者：易普金 單位：廣西經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院高級經(jīng)濟(jì)師