淺析工程勘察資料的信息化管理

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目前，資金投入不足是導致工程勘察資料管理水平滯后的主要原因之一。一方面源于工程局相關(guān)部門的領導對勘察資料現(xiàn)代化管理的重要價值認識不足，缺乏前瞻意識，加之國家相關(guān)行政管理部門宣傳不到位，讓下級工程部門的人員對勘察資料科學化管理沒有深入了解，因此普遍認為傳統(tǒng)的管理方式已足夠，不需要投入更多的資金進行現(xiàn)代化管理建設。另一方面，市場經(jīng)濟體制下，人們更注重直接利益的追逐，而缺乏長遠利益的考慮。而資料管理部門很少能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，其重要性被弱化。上述兩個因素導致現(xiàn)階段工程勘察資料管理體系建設缺乏資金支持，設備更新?lián)Q代速度慢，許多基層資料室或者檔案館只能利用傳統(tǒng)的手工方式操作。

當前資料管理的人員多數(shù)是非專業(yè)的管理人才，缺乏專業(yè)的知識技能，其原有的知識結(jié)構(gòu)已難以滿足當代資料管理的要求。加上資料管理人員接收理論與業(yè)務管理知識的學習培訓機會較少，造成其管理資料的方法較為落后，進而無法適應及生存于目前先進的信息化與市場經(jīng)濟環(huán)境。對此，由于資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)較差，進一步影響了現(xiàn)代資料管理的水平，應強化資料管理人員的隊伍建設，逐步提高我國工程檔案資料的管理能力。

現(xiàn)階段，我國工程檔案資料的管理及保存條件較差，多數(shù)縣級的國土部門均未設置相應的管理資料室。而少數(shù)國土部門雖已設置，但其的檔案資料卻僅存放于礦政的管理部門中，并未依照正規(guī)的標準要求，將其整理并歸納至資料室中。甚至違背標準要求，缺乏建立統(tǒng)一完整的檔案管理軟件，造成工程管理的檔案資料凌亂不堪，大量重要數(shù)據(jù)丟失，進一步影響了檔案資源數(shù)據(jù)共享、數(shù)字化辦公的實現(xiàn)。因此，針對上述存在的諸多問題，我們應加緊采取合理有效的解決措施，防止更多的工程檔案資料丟失。

各工程勘察單位應依照我國國土資源部提出的《勘察資料檔案著錄細則》，參考成果勘察資料中目錄所備注的數(shù)據(jù)庫要求，并結(jié)合原有工程檔案資料的具體結(jié)構(gòu)，對其原有的工程檔案開展著錄工作，以逐步構(gòu)建完整的目錄數(shù)據(jù)庫，研究并開發(fā)與本單位相適應的工程檔案的目錄檢索系統(tǒng)，從而完成原有工程檔案的信息化管理，不斷提高工程檔案的檢索效率。此外，工程檔案的管理人員可通過使用該檢索系統(tǒng)，依照使用者的實際要求，輸入任意的關(guān)鍵詞，比如資料的名稱、礦種、編著、勘查的程度等，即可從資料數(shù)據(jù)庫中檢索出相關(guān)的工程信息，從而為使用者提供更為快捷、簡便的工程服務。

有效實現(xiàn)工程檔案資料的數(shù)字化。首先，對資料室中的目錄進行數(shù)字化處理。其次，根據(jù)現(xiàn)有資料室中檔案資料的特點與使用情況，逐漸開展數(shù)字化的處理工作。對較長使用且文字模糊、紙張破損的檔案資料進行文字錄入、電子掃描等，并錄入光盤保存，逐漸實現(xiàn)保全檔案原件的目的。由于檔案管理部門在構(gòu)建信息資源系統(tǒng)時，受到現(xiàn)有經(jīng)濟與技術(shù)條件的制約，工程檔案的資料信息較為分散，出現(xiàn)“信息煙囪、孤島”的現(xiàn)象較多，造成信息用戶難以找到檔案信息的存放位置，從而間接影響了工程檔案信息的有效利用。當前，隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的普遍使用，網(wǎng)絡化與辦公自動化的系統(tǒng)得以和檔案信息進行資源共享，這為工程檔案信息的網(wǎng)絡構(gòu)建與使用提供便利條件，構(gòu)建科學先進的技術(shù)檔案網(wǎng)站，促使網(wǎng)絡在工程檔案的教育交流中發(fā)揮重要作用，從而逐步實現(xiàn)工程檔案資料的數(shù)字化管理。

所謂工程檔案管理工作的標準化，是指科學合理地制定、修改以及貫徹等工程管理檔案的各項指標，促使檔案資料的管理工作逐漸統(tǒng)一化與規(guī)范化。具體而言，即工程檔案資料的管理工作需要制定一套統(tǒng)一的歸類指標、標引方法以及具備專業(yè)術(shù)語或名詞的著錄規(guī)則，用來規(guī)范目前的檔案管理工作。標準化作為現(xiàn)代檔質(zhì)檔案管理工作的根本，一方面缺少標準化，將難以完成工程檔案管理工作的現(xiàn)代化指標；另一方面，隨著工程檔案管理工作的現(xiàn)代化程度增高，越加離不開標準化的工程檔案管理。對此，應設法將檔案管理的標準發(fā)納入工程檔案管理工作的現(xiàn)代化進程中，使其逐漸滲透，從而逐步實現(xiàn)工程檔案管理工作的標準化。

將現(xiàn)代化的管理技術(shù)引進檔案館內(nèi)，促使檔案管理人員接受更為嚴峻的挑戰(zhàn)及考驗。對于當代工程檔案資料的管理人員，不僅要具備豐富的專業(yè)知識，而且還需具備先進的網(wǎng)絡計算機與編研開發(fā)檔案信息的能力。對此，在工程檔案資料的管理隊伍中合理配置相應的計算機編制軟件、硬件設施的維護與操作等人員，舉辦較多的有關(guān)檔案管理的技能培訓班，強化檔案管理人員的業(yè)務教育，逐步提高檔案人員的綜合素質(zhì)，確保工程檔案的信息化。此外，信息技術(shù)的研究發(fā)展，是我國工程檔案現(xiàn)代化管理工作的基礎。不斷增強檔案人員的專業(yè)技能培訓，積極探索與開發(fā)新型的檔案管理模式，使其以新技術(shù)、新思維等去對待目前工程檔案管理的現(xiàn)代化工作。

總而言之，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，工程檔案管理的數(shù)字化不能僅停留于單機的管理方式，還要引進相應的計算機技術(shù)，以構(gòu)建不同程度的計算機網(wǎng)絡，從而實現(xiàn)計算機信息資源的共享，這也是我國工程檔案管理的必然趨勢。對此，我們唯有全面分析當前工程檔案管理工作中存在的不足，并采取上述行之有效的解決措施，才能確保工程檔案管理工作的順利開展，從而實現(xiàn)我國工程檔案管理工作的標準化要求。（本文作者：宋志萍 單位：河南省有色金屬地質(zhì)礦產(chǎn)局第一地質(zhì)大隊工程勘察院）