談高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立與發(fā)展

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摘要：高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立是社會(huì)信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的必然結(jié)果，目前很多學(xué)校都開始了檔案資源數(shù)庫的建設(shè)工作。各種教務(wù)平臺(tái)、學(xué)籍注冊(cè)管理平臺(tái)的建立，證明高校檔案資源數(shù)據(jù)庫已經(jīng)形成一定的信息整合能力，發(fā)揮著越來越重要的檔案管理價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校；檔案資源；數(shù)據(jù)庫

通過建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，高校的檔案資源管理可以實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理建立在人工管理與紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)之上，存在很多不便之處。檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為解決這種不便提供了新的檔案管理方式。

1高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案的人工管理與電子管理相比，工作效率較低，勞務(wù)成本較大，也很容易產(chǎn)生失誤，而網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)對(duì)檔案的管理可以更為高效、便捷、準(zhǔn)確，也不受時(shí)間、空間的限制。紙質(zhì)檔案也不如電子檔案先進(jìn)。電子檔案可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的最優(yōu)化保存、收集，不會(huì)因紙質(zhì)材料的毀損造成重要信息的丟失，還能節(jié)省大量存儲(chǔ)空間，在抽調(diào)時(shí)也可以快速打印、分享，從而節(jié)省大量人力物力，從而提高信息共享與傳播的效率。高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立絕非一朝一夕，而是一邊對(duì)舊有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，一邊建立電子檔案收集系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)之上完成檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。第一，要對(duì)高校館藏的舊有紙質(zhì)信息進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描、拍攝等方法，實(shí)現(xiàn)電子化、信息化轉(zhuǎn)變。第二，高校要完善電子檔案的收集體系，制定對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、管理工作的標(biāo)準(zhǔn)操作流程、處理辦法，形成“信息-檔案-電子”的快速歸檔收集能力。第三，基于以上兩點(diǎn)，建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫，將整體檔案進(jìn)行數(shù)字化、平臺(tái)化、網(wǎng)聯(lián)化，形成可以為廣大師生群體提供更切實(shí)服務(wù)的平臺(tái)，如學(xué)籍注冊(cè)管理平臺(tái)、成績(jī)查詢平臺(tái)、公共課選課平臺(tái)等。

2高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立存在的問題

很多高校的檔案資源數(shù)據(jù)庫在發(fā)展的過程中還存在著以下問題需要解決：

（1）缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的高度重視。很多高校缺乏對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫的正確認(rèn)識(shí)和高度重視，這導(dǎo)致很多高校遲遲不能完成對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行收集、管理模式的更新，其數(shù)字化進(jìn)程始終難以推進(jìn)，依舊依賴紙質(zhì)化檔案收集。此外，如果缺少對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)，各部門的檔案數(shù)字化工作將無法保持一致，各部門無法形成可互相配合的數(shù)據(jù)路徑，從而為之后的數(shù)據(jù)平臺(tái)化、集成化帶來新的阻礙。任何一項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)都需要實(shí)現(xiàn)多部門、多任務(wù)的合作，如果缺乏管理層的支持、對(duì)接將無法保障合作的行政支持、資源調(diào)度和人員協(xié)調(diào)。而目前我國(guó)教育部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化、數(shù)字化，但很多高校檔案數(shù)字化進(jìn)展的參差不齊，產(chǎn)生了學(xué)校與政府部門、學(xué)校和學(xué)校、學(xué)習(xí)與社會(huì)單位之間平臺(tái)對(duì)接的一定困難。

（2）缺少對(duì)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的物質(zhì)支持。由于對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫缺乏重視，很多高校也缺少對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行人力、物力支持。檔案數(shù)據(jù)庫需要專業(yè)人才部門、團(tuán)隊(duì)的管理、維護(hù)，還需要在多部門之間進(jìn)行檔案的收集、處理和交接配合，如果缺少人力支持將無法形成跨部門、跨領(lǐng)域的人力合作。而資金與設(shè)備支持則是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)，人員的開支需要資金支持，而信息設(shè)備、獨(dú)立的電子檔案室也是必不可少的。很多高校對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)落后，對(duì)內(nèi)沒有設(shè)置相關(guān)人員團(tuán)隊(duì)、資金配給、設(shè)施配置和場(chǎng)地安排，對(duì)外則依賴其他單位進(jìn)行業(yè)務(wù)外包，沒有形成獨(dú)立自主的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和運(yùn)營(yíng)能力，這必然會(huì)導(dǎo)致面臨復(fù)雜問題時(shí)，校方自身處理能力的缺失。

（3）未形成檔案數(shù)據(jù)資源的管理體系。檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程需要各個(gè)學(xué)校根據(jù)自身需求、能力進(jìn)行頂層規(guī)劃論證，制定出合理的數(shù)據(jù)資源管理體系。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、專業(yè)的校園基礎(chǔ)建設(shè)，如果不進(jìn)行預(yù)先設(shè)計(jì)規(guī)劃，會(huì)導(dǎo)致檔案資源數(shù)據(jù)庫與內(nèi)部其他系統(tǒng)不匹配，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、效率損失。尤其是目前各高校的信息管理工作往往“各行其政”，數(shù)據(jù)庫的技術(shù)參數(shù)、數(shù)據(jù)路徑、分類手段都各不相同，在高校與企業(yè)、政府、社會(huì)間進(jìn)行對(duì)接時(shí)往往缺少統(tǒng)一口徑，難以快速形成覆蓋面更大、管理更垂直的檔案數(shù)據(jù)資源庫，從而造成管理上的困難與低效。綜上，我國(guó)高校在數(shù)據(jù)檔案資源庫建設(shè)方面還存在著認(rèn)識(shí)不足、人力與物資供給的落后和統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫管理體系的缺失，需要高校管理者盡快重視起來。

3高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立的發(fā)展策略

本文為高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立與發(fā)展提供以下幾點(diǎn)策略：

（1）正視檔案數(shù)字化進(jìn)程，樹立正確認(rèn)識(shí)。各高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加深對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源庫的理解與重視，通過學(xué)習(xí)、調(diào)研，制定相應(yīng)的檔案資源數(shù)據(jù)庫執(zhí)行方案，從而在頂層設(shè)計(jì)層面進(jìn)行宏觀規(guī)劃。沒有頂層設(shè)計(jì)、行政推動(dòng)，檔案數(shù)字化就難以在高校各個(gè)部門之間展開。校領(lǐng)導(dǎo)必須協(xié)調(diào)、聯(lián)系更部門相關(guān)單位，在全校各部門之間強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化進(jìn)程的戰(zhàn)略性與必要性，建立良好的部門合作意識(shí)，培養(yǎng)出色的部門合作能力，積累成熟的部門交流經(jīng)驗(yàn)。

（2）支持檔案數(shù)字化建設(shè)，做好后勤保障?！肮び破涫?，必先利其器?！睓n案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)沒有人力、物力的支持，就是無根之木，空中樓閣。高校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)離不開專業(yè)人才的管理維護(hù)，離不開高效先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，離不開專門場(chǎng)地的合理承載，離不開后勤保障的服務(wù)支持。各高校需要不斷加大人才擴(kuò)展與培養(yǎng)、資金與物資、場(chǎng)地與后勤的不斷支持，從而在操作、技術(shù)設(shè)備層面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

（3）規(guī)范檔案數(shù)字化管理，統(tǒng)一數(shù)據(jù)體系。只有完善、統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理，才能確保檔案數(shù)據(jù)資源庫的各項(xiàng)內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)與外界的規(guī)范對(duì)接。各教育部門、高校管理者要通過更廣泛、深入地監(jiān)管、引導(dǎo)，規(guī)范各高校的數(shù)字管理體系路徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)各高校現(xiàn)有檔案和未來檔案信息的統(tǒng)一化采集。形成規(guī)范、一致的檔案數(shù)據(jù)采集管理體系，一步步實(shí)現(xiàn)舊檔案的數(shù)字化、現(xiàn)有檔案的分類化和新檔案的自動(dòng)采集化進(jìn)程。

4結(jié)束語

檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立對(duì)高校檔案資源的信息化有重要作用，是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化、服務(wù)化的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，需要高校與政府部門的高度重視與支持。

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作者：李瑩 單位：魯迅美術(shù)學(xué)院