淺析水利工程檔案管理問題及措施

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摘要：得益于我國經(jīng)濟(jì)水平的穩(wěn)定提升，我國水利工程建設(shè)事業(yè)發(fā)展受到人們重視。作為水利工程建設(shè)中的核心內(nèi)容，水利工程檔案不僅是水利建設(shè)的重要記錄憑證與原始資料，更是水利工程開展施工驗(yàn)收作業(yè)的重要憑證。所以如何強(qiáng)化水利工程檔案管理儼然成為水利建設(shè)單位部門的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容。但是因些許管理問題的尚存，導(dǎo)致水利工程檔案管理效果不盡人意，需要借助科學(xué)應(yīng)對(duì)措施來強(qiáng)化水利工程檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：水利工程；存在問題；檔案管理；應(yīng)對(duì)措施

水利工程建設(shè)對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)增長有著至關(guān)重要的作用，針對(duì)水利工程檔案的形成，是指在水利工程規(guī)劃、勘探、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段所形成的資料數(shù)據(jù)，具有較高的保存價(jià)值。通過水利工程檔案管理高質(zhì)量開展，不僅起到規(guī)范工程建設(shè)管理的作用，亦可以對(duì)工程建設(shè)期間存在問題及時(shí)界定，幫助管理人員發(fā)掘工程建設(shè)存在問題，以此為依據(jù)制定科學(xué)補(bǔ)救措施來規(guī)范水利工程建設(shè)。也正因此，進(jìn)行水利工程檔案管理的探析研究具有至關(guān)重要現(xiàn)實(shí)意義。

1水利工程檔案特點(diǎn)分析

1.1法制性

隨著檔案管理愈發(fā)受到人們重視，近幾年我國針對(duì)水利工程檔案管理頒布相關(guān)管理規(guī)定要求，如《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等。通過對(duì)水利工程檔案管理提出更高的管理標(biāo)準(zhǔn)要求，促使檔案管理工作可以有據(jù)可依、有章可循[1]。與此同時(shí)，水利工程建設(shè)期間，所搜集的檔案資料涉及到各單位資質(zhì)證書、設(shè)計(jì)文件以及施工許可等文件。這些文件的利用必須通過相關(guān)政府部門的認(rèn)同與許可之后方可應(yīng)用，所以可以進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案管理的法制性特點(diǎn)。

1.2檔案多樣性

現(xiàn)階段水利工程檔案管理工作開展，具備周期長、種類多以及內(nèi)容涉及范圍廣等特點(diǎn)。在具體水利工程建設(shè)期間，其檔案資料收集涉及到農(nóng)業(yè)、交通業(yè)、電子通信業(yè)、工業(yè)、電力業(yè)、生態(tài)環(huán)境等方面。與此同時(shí)，水利工程建設(shè)涉及到電力、機(jī)械、地質(zhì)、建筑、水文、氣象等專業(yè)領(lǐng)域，所以使得水利工程建設(shè)有較高要求與技術(shù)性，所形成的檔案資料廣泛。相關(guān)檔案人員需搜集科技綜合檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、水文檔案、測繪檔案、勘測規(guī)劃檔案、移民安置檔案、地質(zhì)檔案以及聲像檔案等。以作者單位為例，水利工程建設(shè)涉及到水廠、河道整治、防洪排澇、電站擴(kuò)容、水閘、農(nóng)村飲水、節(jié)水灌溉、海堤等建設(shè)內(nèi)容，具體檔案資料內(nèi)容包括可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)圖、實(shí)施方案、設(shè)計(jì)變更、聯(lián)系單、安全評(píng)價(jià)報(bào)告、施工圖、會(huì)審表等材料。

1.3同步性

針對(duì)水利工程項(xiàng)目建設(shè)，其中各個(gè)施工建設(shè)活動(dòng)的開展必然會(huì)伴隨相關(guān)記錄與成果的產(chǎn)生，例如工程是否值得建設(shè)開發(fā)，需要依據(jù)對(duì)項(xiàng)目建議書的制定與規(guī)劃；工程建設(shè)是否可行合理，需要進(jìn)行可行性研究報(bào)告的制定與研究；怎樣規(guī)范、高質(zhì)量開展工程建設(shè)，需依托于設(shè)計(jì)圖紙與施工方案的規(guī)劃等。由此可以體現(xiàn)出，水利工程建設(shè)與檔案資料之間保持同步。

2水利工程檔案管理尚存問題分析

雖然各個(gè)單位對(duì)檔案管理的重視度不斷提升，但是多種限制性因素的存在，仍使得工程檔案管理存在諸多問題，具體體現(xiàn)為：（1）例如部分大型水利工程建設(shè)，因建設(shè)周期長，并且工程建設(shè)期間參見單位眾多，這就導(dǎo)致工程建設(shè)期間形成的資料檔案較少，使得水利工程檔案資料匱乏。并且在具體施工期間，因項(xiàng)目變動(dòng)遷移、機(jī)構(gòu)解散等現(xiàn)象的發(fā)生，導(dǎo)致檔案材料遺失現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。再加上大部分單位開展檔案管理工作，僅是在工程項(xiàng)目建設(shè)竣工階段，或者是在快要竣工階段開展檔案收集，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)原始資料丟失、原件資料匱乏等現(xiàn)象。（2）因水利工程建設(shè)周期較長，再加上部分單位對(duì)材料收集的不重視，導(dǎo)致材料收集工作開展不及時(shí)，對(duì)水利工程建設(shè)期間存在的材料檔案無法完整收集。（3）大部分單位在開展檔案管理工作期間，針對(duì)檔案的整理，會(huì)進(jìn)行復(fù)印件、原始檔案、電子版檔案的存留，雖然檔案資料保存較為完整，但會(huì)大量占據(jù)存儲(chǔ)空間[3]。（4）檔案資料的借閱需要經(jīng)過檔案辦公室、總工辦等部門的審批。而針對(duì)檔案歸檔卻未制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)與要求，僅是在歸檔時(shí)間方面做出限制，導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)。

3水利工程檔案管理應(yīng)對(duì)措施

3.1注重檔案收集工作的強(qiáng)化

要想進(jìn)一步提升檔案收集管理效果與有效性，需依據(jù)具體工程建設(shè)情況，在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、施工階段以及竣工驗(yàn)收階段進(jìn)行檔案采集的強(qiáng)化。檔案管理部門需要求檔案管理人員加強(qiáng)與工程參見單位的聯(lián)系，并按照規(guī)定制度嚴(yán)格開展檔案收集工作。需要注意，不同階段所開展的檔案收集工作標(biāo)準(zhǔn)要求不同，所以必須按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)開展符合不同建設(shè)階段的檔案收集工作，確保水利工程項(xiàng)目檔案資料收集的完整性與連續(xù)性。此外，檔案管理部門需積極參與到項(xiàng)目驗(yàn)收活動(dòng)中，對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收階段檔案資料的提交細(xì)致審核，若發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在問題、漏洞，需要求參見單位重新進(jìn)行檔案資料的搜集和提交，確保檔案資料達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求后方可繼續(xù)參與決算。

3.2注重檔案管理工作的連續(xù)性、有序性開展

水利工程檔案的形成涉及到項(xiàng)目建設(shè)全過程，所以必須保證檔案管理工作開展的連續(xù)性與完整性，依據(jù)對(duì)實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)需求的分析，從以下方面強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理的有序性和連續(xù)性：（1）施工準(zhǔn)備階段。施工準(zhǔn)備階段涉及到諸多報(bào)批文件，管理人員需按照規(guī)定要求對(duì)報(bào)批文件妥善管理，通過合理且科學(xué)的文件分類、排序，進(jìn)一步提升報(bào)批文件的管理有效性，發(fā)揮出后期查驗(yàn)階段報(bào)批文件的作用與價(jià)值；（2）工程設(shè)計(jì)勘測階段。按照規(guī)定分類要求，合理分類水利工程項(xiàng)目中涉及到的水文、氣象、地質(zhì)等參數(shù)性文件資料；（3）工程施工階段。按照規(guī)定要求統(tǒng)一整理施工文件材料、施工技術(shù)材料、竣工驗(yàn)收材料、分部工程材料、分項(xiàng)工程材料等，確保材料的整理與收集符合專業(yè)要求。針對(duì)工程驗(yàn)收階段形成的驗(yàn)收記錄、審核文件，必須按照規(guī)定要求規(guī)范性整理。檔案部門需引導(dǎo)管理人員明確，必須對(duì)文件檔案之間存在的關(guān)聯(lián)性明確掌握，按照規(guī)定要求將資料檔案裝訂成冊，提升檔案整理收集的連續(xù)性與完整性[3]。

3.3注重檔案管理機(jī)制完善

要想進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，進(jìn)行管理制度機(jī)制的完善健全至關(guān)重要，在具體檔案管理期間，首先提高對(duì)檔案管理重視度，做到在項(xiàng)目立項(xiàng)階段為項(xiàng)目建設(shè)配備專職檔案管理人員，將檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)成本管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、安全管理放在同等地位。其次，依據(jù)工程建設(shè)具體情況，合理制定與落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，依據(jù)工程建設(shè)需求進(jìn)行崗位職責(zé)重新修訂，結(jié)合對(duì)相應(yīng)管理措施的制定，做到對(duì)水利工程檔案管理的層層落實(shí)與完善，實(shí)現(xiàn)在檔案管理期間進(jìn)行崗位職責(zé)制度的落實(shí)與踐行。與此同時(shí)，要求檔案管理人員明確自身職責(zé)，做到檔案管理過程中職責(zé)分明。最后，嚴(yán)控項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，要求管理人員對(duì)歸檔的檔案文件細(xì)致審查，做到歸檔文件完整、有序，進(jìn)一步提升檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)性以及標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4注重檔案人員素質(zhì)強(qiáng)化與管理信息化建設(shè)

隨著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求的愈發(fā)嚴(yán)格，對(duì)檔案人員能力素質(zhì)提出更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。構(gòu)建高素質(zhì)、高專業(yè)檔案管理隊(duì)伍儼然成為檔案管理工作強(qiáng)化的關(guān)鍵所在，所以單位需加大對(duì)人員素質(zhì)能力強(qiáng)化的重視度。若條件允許，積極組織檔案管理人員開展集體性的先進(jìn)管理技術(shù)、理念教育活動(dòng)，進(jìn)一步深化人員的專業(yè)素質(zhì)能力與技能水平。與此同時(shí)，組織檔案人員結(jié)合定期培訓(xùn)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)的方式，促進(jìn)管理人員管理觀念與思維的轉(zhuǎn)變，并深入掌握現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展態(tài)勢、相關(guān)法規(guī)制度的提出等最新動(dòng)態(tài)，確保其檔案管理工作開展?jié)M足水利工程建設(shè)需求。另外，加大信息化檔案管理重視度，引進(jìn)更為先進(jìn)的管理技術(shù)，并注重對(duì)老舊設(shè)備的更新與維修，確保檔案管理具備良好硬件環(huán)境。

4結(jié)束語

綜上所述，水利工程檔案管理具備周期性長、檔案種類繁多、內(nèi)容廣泛等特點(diǎn)，要想避免與消除現(xiàn)階段水利工程檔案管理存在的問題，必須依據(jù)對(duì)工程建設(shè)具體情況與需求的分析，以科學(xué)應(yīng)對(duì)措施為依據(jù)為檔案管理強(qiáng)化提供指導(dǎo)，充分發(fā)揮出檔案管理作用與價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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作者：蔡倩蕓 單位：泉州水務(wù)工程建設(shè)集團(tuán)有限公司規(guī)劃設(shè)計(jì)分公司