水利工程施工內(nèi)業(yè)資料整理淺議

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摘要:水利工程施工內(nèi)業(yè)資料是工程建設(shè)中逐漸積累的具有技術(shù)性很強(qiáng)的書面文件，它是工程完工后建立文檔的重要部分。但在工程施工過程里，有很多人認(rèn)為內(nèi)業(yè)資料無關(guān)緊要，這樣的思想是極為錯(cuò)誤的。在施工現(xiàn)場完成的部分稱為“外業(yè)”，而室內(nèi)的工作我們成為“內(nèi)業(yè)”。“內(nèi)業(yè)”時(shí)常被認(rèn)為是很容易的資料處理工作，但它和施工“外業(yè)”緊密關(guān)聯(lián)，具有指示、記載和追溯“外業(yè)”的效用，“內(nèi)業(yè)”可以體現(xiàn)工程項(xiàng)目的管理水準(zhǔn)，并日益規(guī)范化。

關(guān)鍵詞:水利工程;內(nèi)業(yè)資料;整理分析

水利工程施工內(nèi)業(yè)資料是評判工程質(zhì)量登記、施工驗(yàn)收和交付的重要保證。施工內(nèi)業(yè)資料是施工企業(yè)在工程里根據(jù)國家行業(yè)和企業(yè)內(nèi)部管理制度所創(chuàng)建的文本、圖片形式的記錄，并需要存檔的材料。這些材料可以作為水利工程在完工后的評估參照憑據(jù)，這對以后工程運(yùn)營和建設(shè)提供了有效的保證和依據(jù)，雖然這些年我國水利工程大量建設(shè)投入，水利部門也強(qiáng)化了工程實(shí)施的資料管理，各項(xiàng)規(guī)章制度也在逐步完善，但目前水利工程施工工作中，還是會(huì)暴露出資料整理的各項(xiàng)問題。

1水利工程內(nèi)業(yè)及內(nèi)業(yè)資料的意義和作用

水利工程內(nèi)業(yè)指的是工程資料文件的記載、整理和歸納的工作。水利施工內(nèi)業(yè)資料通過文字、影音等方式記錄水利工程實(shí)施里所產(chǎn)生的各種文件的組合。它在水利工程施工時(shí)候與被施工雙方都認(rèn)同的方式進(jìn)行內(nèi)容記錄，從原理上可以完整的記錄整個(gè)施工過程。內(nèi)業(yè)資料表現(xiàn)了水利施工中各個(gè)狀態(tài)和職責(zé)，可以準(zhǔn)確的體現(xiàn)施工時(shí)的狀況，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)施工過程中的問題。內(nèi)業(yè)資料在整個(gè)施工過程里起到實(shí)時(shí)追蹤的作用。水利工程項(xiàng)目可以分為:施工前、施工中和完工后。施工前要經(jīng)過現(xiàn)場勘探、申請?jiān)S可和搭建臨時(shí)設(shè)施等方面工作。對內(nèi)業(yè)資料員來說在這個(gè)過程中需要準(zhǔn)備相關(guān)手續(xù)和材料。而在施工中所產(chǎn)生的內(nèi)業(yè)資料則更為繁多，每一個(gè)步驟都需要做好相關(guān)記錄。完工后的驗(yàn)收是工程的最后部分，內(nèi)業(yè)資料要包含音像資料等各種形式，要能反映出各個(gè)環(huán)節(jié)工作的現(xiàn)場原貌，以提供一個(gè)完整的現(xiàn)場施工記錄情況，也是對文本資料的有效補(bǔ)充［1］。

2水利工程施工內(nèi)業(yè)資料管理中的問題

2.1管理不規(guī)范、制度不明確

在做水利工程資料管理時(shí)，由于缺乏規(guī)范意識(shí)、資料管理制度不完善促使工作人員在整理過程中沒有依據(jù)，并沒有制定相應(yīng)文檔管理制度，不清楚如何處理才是恰當(dāng)?shù)?，雖然有些工程單位建立了制度，但并不全面、更不明確，最終就是材料返工重新整理，消耗的時(shí)間成本和人力成本。一個(gè)完整的施工項(xiàng)目要有很多個(gè)部門共同完成，比如安全管理部、生產(chǎn)施工部、設(shè)備科、業(yè)務(wù)部等，每個(gè)部門都有自己的文件管理檔案，但大多數(shù)工程并沒有確切的分工，頂多委派一名資料員來處理整個(gè)項(xiàng)目的資料整理存檔，這就導(dǎo)致了文件缺乏可靠性和完整性。如果單位的資料管理人員不穩(wěn)定，時(shí)常換人，避免不了資料丟失或文件無法交接的情況產(chǎn)生。

2.2文件不能按時(shí)處理

由于當(dāng)前水利工程的大量投入，這就促使施工企業(yè)資料管理員缺乏，一個(gè)資料管理員通常接手多個(gè)項(xiàng)目的資料管理工作。每當(dāng)出現(xiàn)工作人員缺乏的狀況時(shí)，資料員還要充當(dāng)其他部分工作。這就導(dǎo)致資料管理員工作繁雜，即使工程項(xiàng)目已完工，但資料員的文檔工作還沒有完成。等到完工驗(yàn)收的時(shí)候，只能憑記憶來處理資料，要是原始文件沒有處理到位，那么項(xiàng)目文件難以達(dá)到前后的一致性。一般工程項(xiàng)目施工時(shí)長都不短，加上工資待遇等一些原因，從項(xiàng)目的初始到終結(jié)，這期間更換了不下四位資料管理員，這就導(dǎo)致資料整理銜接的斷檔，等到驗(yàn)收時(shí)候，資料管理員對于很多不是自己整理的文檔情況不知情，這就給內(nèi)業(yè)資料整理帶來很多困擾［2］。

2.3項(xiàng)目規(guī)劃不嚴(yán)謹(jǐn)、資料填寫不專業(yè)

每當(dāng)工程施工前都要進(jìn)行項(xiàng)目的劃分，但在項(xiàng)目劃分階段，通常會(huì)出現(xiàn)以下問題:1)項(xiàng)目劃分沒有依據(jù)流程進(jìn)行區(qū)分和呈報(bào);2)劃分出來的單元稱號、部分名字以及單位名稱同工程合同以及施工圖不相符合;3)沒有針對項(xiàng)目合同和施工圖紙做出全面的解析，釀成遺漏;4)施工內(nèi)容在施工過程里有所改變，而項(xiàng)目劃分并沒有及時(shí)更新內(nèi)容并上報(bào)確認(rèn)和存案。這類問題的出現(xiàn)，對日后的資料整頓、核收、審查都造成了不良后果。水利項(xiàng)目工程一般工期都很長，而資料管理者很多都是臨時(shí)聘任的，不具備專業(yè)性，也不能保證長期工作。多數(shù)資料人員沒有接受過職業(yè)培訓(xùn)，對資料管理工作了解的不夠充分，當(dāng)進(jìn)行填報(bào)的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)下列問題:1)沒有足夠的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，不清楚報(bào)表中需要填寫詳細(xì)內(nèi)容的意思，只會(huì)仿造例表隨便填寫;2)在做數(shù)據(jù)優(yōu)化時(shí)，并沒有按照制度去改寫，而是隨手填報(bào);3)在審定表格填報(bào)時(shí)，沒有依照施工進(jìn)展去填報(bào)，導(dǎo)致出現(xiàn)很多疏漏的出現(xiàn);4)在評判質(zhì)量等級時(shí)，與填寫的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一;5)工作人員并沒有按照規(guī)則去簽字，而是代簽。

2.4沒有人才選拔機(jī)制

內(nèi)業(yè)資料整理工作是一項(xiàng)繁雜的、周密的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒆屑?xì)的工作，沒有較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感，沒有任勞任怨的品質(zhì)是難以擔(dān)當(dāng)這項(xiàng)工作的。內(nèi)業(yè)管理人員的素養(yǎng)的好壞，直接影響到內(nèi)業(yè)資料工作的好壞，進(jìn)而反映到整個(gè)施工項(xiàng)目的質(zhì)量。所以，選用文化素養(yǎng)優(yōu)異的、認(rèn)真堅(jiān)守本職工作的人員從事此項(xiàng)工作是做好內(nèi)業(yè)工作的先決條件。工程從開始到結(jié)束的內(nèi)業(yè)資料都十分重要，需對整體施工過程進(jìn)行全面記錄，確保資料可以保證上下銜接，這一工作妥善執(zhí)行，需了解內(nèi)業(yè)資料正確整理方式，在整理以及歸檔過程中，其會(huì)對工程產(chǎn)生較大影響，工作也具有復(fù)雜性，因此需要管理人員深刻認(rèn)識(shí)這一問題，重點(diǎn)提升員工的基礎(chǔ)素質(zhì)，確保工作可規(guī)范化進(jìn)行。從業(yè)人員本身需具備較強(qiáng)工作意識(shí)以及責(zé)任心，其會(huì)有益于工作開展，并且工程內(nèi)業(yè)資料整理需較強(qiáng)的人員需求量，施工人員在人員選擇上也會(huì)出現(xiàn)盲目選擇，人員水平良莠不齊的情況。多數(shù)內(nèi)業(yè)資料從業(yè)人員并不是專業(yè)的畢業(yè)生或者是剛畢業(yè)的大學(xué)生，工作經(jīng)驗(yàn)不夠充足，工作重視程度不夠，難以正視這一工作，因此后續(xù)內(nèi)業(yè)資料整體難以正常進(jìn)行，整理難度較大。

2.5沒有端正內(nèi)外業(yè)的關(guān)系，工作無法順利開展

有部分內(nèi)業(yè)工作管理員認(rèn)為這份工作單調(diào)無味，成天亂忙，工作內(nèi)容無意義，還不被其他部門所理解，沒有外業(yè)吃香，導(dǎo)致工作積極性低下、沒有工作事業(yè)心和成就感。而很多外業(yè)工作人員覺得內(nèi)業(yè)工作是內(nèi)業(yè)管理人的事，與我何干，對內(nèi)業(yè)工作毫不關(guān)心、態(tài)度冷漠、不理解不合作，甚至把自己的分內(nèi)之事也都變相推給了內(nèi)業(yè)工作人員，釀成互相推責(zé)、工作不融洽。對此，要明確內(nèi)業(yè)管理和內(nèi)業(yè)工作任務(wù)，端正雙方的職責(zé)，互相理解和支持，為內(nèi)業(yè)工作提供良好的工作氛圍也是搞好內(nèi)業(yè)管理工作的前提保障［3］。

2.6建設(shè)單位不夠重視

在水利工程建設(shè)過程中，特別是在現(xiàn)階規(guī)模較小的工程中，施工單位往往只注重施工質(zhì)量，不過多考慮工程文件采集工作，通常會(huì)出現(xiàn)以下情形:1)工作已經(jīng)開始，資料管理人員還沒有就位，原始材料收集不及時(shí)，日志記錄不完善;2)原材料檢查有疏漏，檢驗(yàn)批次不足;3)文件整理所需的范式、參考文件、相關(guān)制表等缺乏，導(dǎo)致使用的文檔不規(guī)則等問題。

2.7項(xiàng)目內(nèi)容整體性不夠充足

現(xiàn)階段，水利工程開展過程中，資料整理缺乏統(tǒng)一性形式，多數(shù)單位均存在自身的套制式表格，并沒有形成統(tǒng)一性的形式。在不同區(qū)域管理中差異性較大，表格內(nèi)容相差較遠(yuǎn)，缺乏統(tǒng)一性的管理理念。施工單位需結(jié)合自身工作理解填寫表格，過程中會(huì)存在項(xiàng)目漏填以及重復(fù)填寫的情況，后期資料整理過程中難度較大，難以對實(shí)際工作情況進(jìn)行反映。

2.8工程管理與檔案整理聯(lián)系不夠密切

相關(guān)施工單位針對內(nèi)業(yè)資料整理重視程度不夠，竣工后查閱資料過程中存在不完善不合理的情況，難以真實(shí)反映工程實(shí)際情況。部分工程中存在隱蔽工程，資料不夠完整，竣工后采集照片，難以反映工程實(shí)際情況。內(nèi)業(yè)資料需要與工程進(jìn)度保持一致，竣工后，資料整體存在困難，工程具體情況反映缺乏真實(shí)性［4］。

3加強(qiáng)水利工程內(nèi)業(yè)資料管理的方法

3.1健全的制度與規(guī)范化管理

一般內(nèi)業(yè)管理制度包括計(jì)劃報(bào)表制度、數(shù)據(jù)處理制度、文件檔案管理制度、會(huì)議制度等等。采用明確清晰的規(guī)章制度，設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制。施工單位將文件材料的收集整理和工程品質(zhì)的建立視為同等重要，在施工的初始階段，就該選派專業(yè)人員負(fù)責(zé)建立文檔整理的規(guī)范制度，各個(gè)建設(shè)單位都應(yīng)該此為依照，實(shí)施資料的整頓和匯總。施工企業(yè)要按期對資料進(jìn)行審核，倘若工程有多個(gè)施工標(biāo)定，按期舉行評比，針對文檔整理標(biāo)準(zhǔn)的、準(zhǔn)確的，企業(yè)要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。通過建立健全的制度體系，照章行事、科學(xué)規(guī)范，促使內(nèi)業(yè)管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2為資料管理者提供職業(yè)培訓(xùn)

專業(yè)的資料管理人員是做好內(nèi)業(yè)資料整理工作的必要前提，擁有專業(yè)的水利工程資料員才能把資料管理工作依據(jù)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)做到位。鑒于參與項(xiàng)目的各方人員中有許多工程技術(shù)人員，而施工單位文件檔案管理人員缺乏，人員設(shè)置不全的狀況，通過組織各建設(shè)單位相關(guān)員工學(xué)習(xí)資料管理知識(shí)，并制定相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場指揮、按時(shí)檢查，使施工順利進(jìn)行，其中文檔的內(nèi)容、樣式、封裝、綁定和歸檔都以標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行。通過培訓(xùn)使員工在工作上更具有責(zé)任感，能及時(shí)熟悉現(xiàn)場環(huán)境，熟知施工流程，并積極參與水利工程系統(tǒng)化專業(yè)培訓(xùn)［5］。

3.3注重原始資料的歸納和匯集

原始資料包括工程日志、監(jiān)管日志、測量日志和原材料工廠材料證明等，特別是一些重要部件的原始記錄，包括其中的隱秘和關(guān)鍵要點(diǎn)記錄的數(shù)據(jù)，要做到細(xì)致和完善。此類數(shù)據(jù)對于補(bǔ)充內(nèi)業(yè)資料檔案非常關(guān)鍵。原始資料是完工后的資料重要組成部分。在項(xiàng)目開始時(shí)，我們必須注意原始文件數(shù)據(jù)的收集和積累。要保存好各種原始文件的記錄而且要詳細(xì)。通過對施工日志完整的記錄，在今后工作中如果發(fā)現(xiàn)問題可以提供關(guān)鍵的資料憑證。內(nèi)業(yè)資料管理員在記錄過程中要記錄當(dāng)天的天氣狀況以及工程變更的人員、施工機(jī)械、施工部件、施工進(jìn)展等，記錄要準(zhǔn)確、詳細(xì)。登記記錄也應(yīng)是持續(xù)的，要堅(jiān)持每天記錄。

3.4注意項(xiàng)目劃分和資料的申報(bào)

在項(xiàng)目拆分前，要充分了解施工合同和施工圖紙，并遵守流程進(jìn)行區(qū)分和上報(bào)。如果工程內(nèi)容在施工過程中發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)處理。上報(bào)建設(shè)單位并向質(zhì)量監(jiān)督單位備案。如有變動(dòng)內(nèi)容涉及到關(guān)鍵部分或重大隱蔽工程的，應(yīng)當(dāng)通知監(jiān)理單位再次進(jìn)行確認(rèn)。所有內(nèi)容的填寫和簽字應(yīng)確保其準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化。相關(guān)的負(fù)責(zé)人要仔細(xì)核實(shí)內(nèi)容填寫的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性和準(zhǔn)確性。背景材料的填筑必須及時(shí)，否則不能真正反映施工的質(zhì)量，也不可能確保整個(gè)工程的質(zhì)量，一旦出現(xiàn)問題，難以追究責(zé)任人，后果難以想象。

3.5隱蔽工程檢查記錄的注意事項(xiàng)

隱蔽工程檢查記錄的填寫要與技術(shù)審查和質(zhì)量檢查的工作結(jié)合進(jìn)行，并按照規(guī)定填寫項(xiàng)目名稱、位置、隱蔽檢查項(xiàng)目、檢查意見、檢查員、檢查日期等。當(dāng)涉及內(nèi)容變更和需要協(xié)商的部分應(yīng)詳細(xì)闡述并記錄其依據(jù)，以方便項(xiàng)目后續(xù)清算提供參考。隱蔽的檢查記錄中不能有未解決的問題存在，文件說明要清晰明了。

3.6文件組織應(yīng)與項(xiàng)目施工過程同步

數(shù)據(jù)整理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，是確保項(xiàng)目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性基本保障。因此，可采取以下措施來管理工程數(shù)據(jù):一、在簽署相關(guān)合同時(shí)，同時(shí)提議數(shù)據(jù)存檔的需求，并對文件的數(shù)量和質(zhì)量、準(zhǔn)確性和完整性以及交付方面制定明確規(guī)定。二、在核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量時(shí)，對文件收集和整理進(jìn)行查閱。第三，在初步驗(yàn)收過程中，歸檔資料必須提前驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并糾正遇到的問題。第四，在工程驗(yàn)收之前，特別調(diào)動(dòng)各部門相關(guān)工作負(fù)責(zé)人，組成數(shù)據(jù)檔案小組按照規(guī)定要求進(jìn)行集中整理和歸檔，確保符合驗(yàn)收要求。

3.7文件檔案的整理要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化

在驗(yàn)收完成期間，要對資料文件進(jìn)行保存和裝訂。1)項(xiàng)目開工文件:①開工命令;②開工請求;③施工隊(duì)組織機(jī)構(gòu)、施工計(jì)劃、方案和程序(包括施工部門報(bào)驗(yàn)有關(guān)的材料);④設(shè)備檢查清單;⑤進(jìn)場人員檢查報(bào)告(含項(xiàng)目總監(jiān)或總工的變更請示和函復(fù));⑥施工放樣單;⑦滿足技術(shù)工程、圖紙審核報(bào)告和設(shè)計(jì)交底;⑧材料驗(yàn)收報(bào)告(包括合格證和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告);2)項(xiàng)目管理相關(guān)文件:①施工單位的營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì);②停工、返工和復(fù)工相關(guān)文件報(bào)告;③事故管理文件;④設(shè)計(jì)更改;⑤與施工建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要;⑥竣工相關(guān)文件;⑦建立施工管理部通知和其他材料(如各種通知等);3)工程質(zhì)量相關(guān)資料:單項(xiàng)工程質(zhì)量評估、工程檢驗(yàn)表回執(zhí)、施工自查初始表;4)項(xiàng)目驗(yàn)收資料:質(zhì)量評議文件:羅列順序?yàn)轫?xiàng)目報(bào)告，單位、分部;單位和分部的工程簽收;5)工程計(jì)量和結(jié)算文件:包括增收、核減的各式報(bào)告，單裝訂;6)工程管理報(bào)告:附件:施工大事件，可一起合訂;7)施工日記:單獨(dú)封裝;8)影音資料(相片、錄音記錄、視頻記錄、光碟、U盤等);9)竣工圖:單獨(dú)封裝;10)交付材料清單(一式三份，蓋章并簽字)。文件封裝時(shí)要采用三孔一條線綁定，孔間距7cm。注意裝訂時(shí)，線不能壓字;文件紙張要一致，為A4規(guī)格，裝訂高度一般為0.5～1.5cm，最大厚度不要超過2cm。如果超過2cm，要多批裝訂，但要標(biāo)識(shí)出該批文件為一個(gè)整體;各類材料必須設(shè)有封皮，蓋章并附上對應(yīng)的目錄，目錄必須覆蓋在頁面上，在底部標(biāo)注頁碼;在做文件交接時(shí)，施工部門應(yīng)提供可查閱的完整清單。

3.8保證樣式統(tǒng)一

制度是確保工程正常運(yùn)行的重要因素，發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，現(xiàn)階段，工程樣式表格種類相對較多，避免各個(gè)區(qū)域工作產(chǎn)生沖突，需結(jié)合工程實(shí)際情況，對表格樣式進(jìn)行調(diào)整，保證統(tǒng)一性和完善性，制定完善的水利工程建設(shè)用表，整體工程凸顯規(guī)范性，資料收集合理。此種范本需與現(xiàn)代化需求相適應(yīng)，與這一含工業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步予以符合。表格樣式中需具備統(tǒng)一的簽名位置，確保內(nèi)業(yè)資料整體合理化，工作更加簡易和便捷，節(jié)省人力成本［6］。

4結(jié)語

在水利工程項(xiàng)目施工中，內(nèi)業(yè)資料整理是一項(xiàng)繁雜、細(xì)微、關(guān)鍵的工作，也是施工過程中不可或缺的，它是工程核收的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目問題發(fā)現(xiàn)的追查根據(jù)，因此內(nèi)業(yè)資料管理人員一定要高度重視、沉著并謹(jǐn)慎看待，確保其準(zhǔn)確性和完備性。這是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)繁瑣的系統(tǒng)工程，工程質(zhì)量的好壞取決于各參建方的關(guān)注程度。本人以為只要各部門領(lǐng)導(dǎo)予以重視、職責(zé)劃分明確、規(guī)范執(zhí)行，確實(shí)做到工程進(jìn)度與資料管理同步實(shí)行，那么工程項(xiàng)目的管理水平也就獲得極大提高，進(jìn)而更好的服務(wù)于水利項(xiàng)目建設(shè)并提高經(jīng)濟(jì)效益。

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作者:顏莉 單位:甘肅省水利水電工程局有限責(zé)任公司