干部人事檔案數(shù)字化在醫(yī)院管理的作用
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互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用逐漸普及，數(shù)字化工作模式逐漸為人們所接受。如今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理應(yīng)用模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的工作需求，醫(yī)院應(yīng)該不斷提升檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用水平。干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的誕生和應(yīng)用，為醫(yī)院進(jìn)行干部人事檔案錄入、管理、保存和使用提供了極大的便利，使檔案管理應(yīng)用質(zhì)量得到了有效提升[1]。干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)該包括三個(gè)方面。其一是數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)。醫(yī)院需要將以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入于數(shù)字化管理系統(tǒng)之中。為了便于歸檔和整理，數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)該具有目錄整理功能、數(shù)字化采集功能、材料審核功能、以及文件檢測(cè)功能。借助于這些功能，檔案管理人員可以快速地實(shí)現(xiàn)檔案錄入和整理，并且通過(guò)系統(tǒng)自檢，核實(shí)檔案的完整性和正確性，以便于及時(shí)地進(jìn)行修改。錄入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成檢索目錄，為檔案查找和審閱提供便利。其二是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的主要作用是做好檔案的審核、保存以及系統(tǒng)維護(hù)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存不易，極易發(fā)生丟失或損毀。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，檔案的安全性得到了有效保障。同時(shí)，為了徹底杜絕篡改、誤刪檔案的操作，還應(yīng)該在數(shù)字化管理系統(tǒng)中加強(qiáng)安全防護(hù)措施。加大信息安全管理力度，確保系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息完整、全面且安全。其三是數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。在醫(yī)院管理運(yùn)行中，查閱檔案是一項(xiàng)極為平常的工作。為了提升檔案查閱的效率，減少力物力成本，必須在干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中設(shè)置查閱模塊，提高檔案查閱和應(yīng)用的效率。在這一子系統(tǒng)中，需要對(duì)檔案查閱者的身份進(jìn)行嚴(yán)格審查。根據(jù)檔案內(nèi)容將所有干部人事檔案進(jìn)行分級(jí)，遵循分級(jí)審閱原則，建立嚴(yán)格的訪問(wèn)準(zhǔn)入機(jī)制，提升系統(tǒng)與檔案管理的安全性。
2干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的意義
干部人事檔案在醫(yī)院職工入黨、定編、評(píng)定職稱(chēng)以及升職提干等方面都發(fā)揮著巨大的作用[2]。所以，提升干部人事檔案管理工作質(zhì)量是現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部管理運(yùn)行的要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易發(fā)生損毀也極容易被篡改，無(wú)論是檔案的安全性還是完整性都難以得到保證。所以，近年來(lái)我國(guó)不斷推進(jìn)醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)，力圖將更為便捷、安全的數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院干部人事檔案管理工作當(dāng)中。身處于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院的管理運(yùn)行模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。如今，醫(yī)院管理的自動(dòng)化水平明顯提升，行政管理人員數(shù)量大幅增加。如果仍沿用以往的干部人事檔案管理方法，需要聘用大量員工才能完成工作，會(huì)為醫(yī)院帶來(lái)大量的人力成本支出，且與當(dāng)前醫(yī)院的管理運(yùn)行模式相違背。所以，一定要在醫(yī)院的干部人事檔案管理工作中加強(qiáng)數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，滿足當(dāng)前醫(yī)院在干部人事管理工作中的高效率、高科技以及高水平要求，提高管理科技水平，減少不必要的人力財(cái)力損耗，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。
3干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院運(yùn)行中的作用
數(shù)字化管理檔案管理系統(tǒng)是人們追求檔案管理工作高質(zhì)量和高效率發(fā)展的產(chǎn)物。將干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用在醫(yī)院管理工作當(dāng)中，不僅可以增強(qiáng)檔案管理工作效率，還能實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化，推進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
3.1提升干部人事檔案管理質(zhì)量
3.1.1提升干部人事檔案的安全性
干部人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用，將所有的檔案信息以電子信息數(shù)據(jù)的形式保存在系統(tǒng)當(dāng)中，提高了檔案的安全性。干部人事檔案信息對(duì)于醫(yī)院職工的個(gè)人發(fā)展而言十分重要，這些信息是衡量他們是否具有能夠勝任當(dāng)前工作崗位以及是否可以進(jìn)行調(diào)崗或升遷的重要依據(jù)。如果檔案信息出現(xiàn)缺失、損毀或涂改，那么檔案的真實(shí)性和有效性就會(huì)大打折扣。而使用數(shù)字化系統(tǒng)就不會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，其中的檔案信息安全性可以得到有效保證。
3.1.2檔案的采集和歸檔更規(guī)范
高質(zhì)量的檔案采集以及檔案歸檔，是保障干部人事檔案完整性和有效性的根本。檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重心，檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升可以有效提高醫(yī)院的內(nèi)部管理工作效率，推進(jìn)醫(yī)院的平穩(wěn)運(yùn)行。使用干部人事數(shù)字化系統(tǒng)，可以使干部人事檔案的采集和歸檔工作變得更加規(guī)范，提升工作效率。減輕了檔案管理人員的工作量。利用電子掃描儀器，可以將紙質(zhì)檔案中的文本信息和圖像信息直接錄入其中，而且在采集過(guò)程中還會(huì)對(duì)圖像進(jìn)行裁剪、圖片掛接等簡(jiǎn)單的處理，是錄入的信息更加完整清晰[3]。此外，干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案的合理分類(lèi)。工作人員將干部人事檔案錄入后，所有檔案會(huì)直接按照科室類(lèi)、信息種類(lèi)或其他共同類(lèi)別進(jìn)行自動(dòng)歸類(lèi)，為醫(yī)院的管理人員查閱檔案提供了便利。
3.1.3提高干部人事檔案應(yīng)用效率
醫(yī)院在選拔和任用干部時(shí)，會(huì)對(duì)其人事檔案進(jìn)行審閱，確定該職工的各項(xiàng)素質(zhì)符合干部崗位要求后才會(huì)予以聘用。干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的分類(lèi)功能極其強(qiáng)大，豐富了檔案信息的查詢渠道。能對(duì)外聘人員的檔案進(jìn)行追蹤，如果其檔案還沒(méi)有錄入本院系統(tǒng)之中，那么系統(tǒng)會(huì)發(fā)出提示，提醒檔案管理人員及時(shí)錄入；系統(tǒng)中的類(lèi)別劃分極為細(xì)致，還可以對(duì)某一種材料進(jìn)行單獨(dú)查詢、單獨(dú)審閱。這樣的模式，有效地增強(qiáng)了檔案信息應(yīng)用的針對(duì)性。利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的快速查找和審閱，使檔案的效率得到了有效提升，為快速推進(jìn)醫(yī)院運(yùn)行管理工作奠定基礎(chǔ)[4]。
3.2促進(jìn)醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置
合理調(diào)配醫(yī)院的人力資源是醫(yī)院管理工作中的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。醫(yī)院高素質(zhì)人才眾多，無(wú)論是內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)還是外部競(jìng)爭(zhēng)壓力都非常龐大，為了實(shí)現(xiàn)更合理地人才培養(yǎng)和使用，促進(jìn)醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的合理應(yīng)用，人事調(diào)動(dòng)更具科學(xué)性。通過(guò)合理的人事調(diào)動(dòng)，妥善安置醫(yī)院的各類(lèi)型人才，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效地提升醫(yī)院的人力資源優(yōu)化配置效率。干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，減輕了檔案管理人員的工作壓力。醫(yī)院可以重新制定檔案管理人員的選用標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)原有的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、工作能力不強(qiáng)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，經(jīng)培訓(xùn)仍然不達(dá)標(biāo)者直接辭退，提升醫(yī)院內(nèi)部管理人員的整體素質(zhì)。而且，干部人事數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以推進(jìn)人力資源管理工作質(zhì)量的提升。當(dāng)新醫(yī)師被聘用或調(diào)派至本院后，該醫(yī)師的原單位和現(xiàn)單位可以直接進(jìn)行電子數(shù)據(jù)對(duì)接。將該醫(yī)師的干部人事檔案直接通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，讓接收醫(yī)院的人力資源管理部門(mén)可以快速地掌握新職工的綜合信息，實(shí)現(xiàn)更合理地調(diào)配。此外，數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提升干部任前審核工作效率。在正式提干前需要對(duì)備選人的各項(xiàng)信息進(jìn)行任前審核。這項(xiàng)工作關(guān)系重大，必須慎重對(duì)待。通過(guò)干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以更快捷地完成各項(xiàng)信息地審核，為醫(yī)院選拔出真正地人才[5]。人力部門(mén)可以直接將檔案信息作為參考依據(jù)，無(wú)需二次調(diào)查直接實(shí)現(xiàn)任前審核。這樣能有效提升人才選拔的質(zhì)量和效率，為醫(yī)院運(yùn)行提供更強(qiáng)勁的動(dòng)力。綜上所述，醫(yī)院的干部人事檔案中對(duì)個(gè)人的思想、行為以及能力進(jìn)行了全面記錄。在進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，醫(yī)院可以通過(guò)綜合考量干部人事檔案內(nèi)容，來(lái)判斷人事調(diào)動(dòng)的合理性。將數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作中，使檔案管理效果得到了有效提升；讓醫(yī)院對(duì)干部人事檔案的使用更為得心應(yīng)手；提高了醫(yī)院行政管理質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]鄭力嘉.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代信息科技，2019；（04）:192-193+196
[2]宋歡.提升醫(yī)院人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2018；（S1）:440-446
[3]閆春揚(yáng).淺析做好醫(yī)院干部人事檔案管理的具體對(duì)策[J].黑龍江檔案，2018；（04）:97
作者：宋歡 單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院
