網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下的檔案管理

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一、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案工作的影響

（一）現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和存儲(chǔ)介質(zhì)容量的不斷增加，現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境呈現(xiàn)出應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成化和存儲(chǔ)的高度集中化的特點(diǎn)。

1.應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成化。傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的應(yīng)用系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，一般分為辦公系統(tǒng)、事務(wù)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)一般由多個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)和多臺(tái)獨(dú)立的服務(wù)器支持，而隨著技術(shù)的進(jìn)步上述系統(tǒng)逐步整合集中，形成一個(gè)包含多項(xiàng)功能的復(fù)合的系統(tǒng)。

2.存儲(chǔ)的高度集中化。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式下，受到存儲(chǔ)介質(zhì)容量和網(wǎng)絡(luò)傳輸速率的限制，一般采取分散存儲(chǔ)的方式，每個(gè)基層單位、每個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)都有自己的服務(wù)器用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而在現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)模式下，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)逐步集中到市一級(jí)、省一級(jí)甚至是大區(qū)一級(jí)，基層單位不再有獨(dú)立的存儲(chǔ)設(shè)備，各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)也不再有專門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備。

（二）現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)條件對(duì)檔案工作的影響

現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境對(duì)檔案工作有較大的影響，這些影響主要是存進(jìn)檔案工作發(fā)展的，但也有一些影響如果不加以重視，會(huì)妨礙檔案工作的有序開(kāi)展。

1.現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的存儲(chǔ)與檔案管理分工不相符。由于數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)，基層單位的電子檔案存儲(chǔ)在市級(jí)、省級(jí)乃至大區(qū)級(jí)的服務(wù)器上，這些服務(wù)器的管理權(quán)限不在基層，勢(shì)必影響基層單位對(duì)本單位電子檔案的管理。

2.現(xiàn)行網(wǎng)路環(huán)境下的檔案安全完整性需要引起重視。一是伴隨著系統(tǒng)的高度集成，電子檔案的生成渠道則是復(fù)雜多樣；二是由于電子檔案必須依賴特定的技術(shù)環(huán)境才能使用，但是信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，系統(tǒng)的不斷更新，導(dǎo)致老系統(tǒng)中生成的電子檔案無(wú)法利用。

二、創(chuàng)新思想、強(qiáng)化服務(wù)，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理和服務(wù)工作

（一）不斷創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)的理念

在信息化條件下，要做好檔案管理和服務(wù)，檔案部門(mén)必須創(chuàng)新理念，不斷強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的廣度和深度，使其發(fā)揮更大的效益。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)該以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，充分認(rèn)識(shí)和了解信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的變革。其次，積極應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平。再次，根據(jù)檔案信息管理與服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際情況的服務(wù)模式，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源共享。

（二）積極構(gòu)建信息檔案服務(wù)體系

首先，構(gòu)建信息化檔案信息管理體系。一是建立檔案信息資源體系，集中管理檔案資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開(kāi)發(fā)、綜合管理，形成檔案編研材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、直屬直管各單位數(shù)據(jù)需求做好服務(wù)。二是建立信息化綜合檔案資源服務(wù)體系。形成以檔案管理部門(mén)為中心，輻射直屬直管各單位的管理模式，形成資源共享的格局，以利于檔案信息的整體開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。三是建立信息化檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開(kāi)發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其次，建立專門(mén)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全息化管理，客戶端查詢，并開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)。再次，充分運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)。這是提高檔案信息開(kāi)發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，檔案管理人員可以從傳統(tǒng)的歸類、審核、整理工作中解脫出來(lái)，集中精力從事檔案分析、評(píng)價(jià)，更好的發(fā)揮檔案資料的作用。

（三）提高信息化檔案信息的安全防護(hù)水平

信息技術(shù)條件下，檔案管理的安全問(wèn)題不僅局限于傳統(tǒng)的檔案安全，更要重視網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全。和互聯(lián)網(wǎng)安全一樣，由于檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理、資源共享，極易引發(fā)外部入侵，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞，檔案資源被非法外泄。首先為保證檔案資源的安全性，必須建立局域網(wǎng)，局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)不在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)中使用，并嚴(yán)格限制外部設(shè)備接入計(jì)算機(jī)。其次外部計(jì)算機(jī)如果需要訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)，要加裝防火墻，嚴(yán)格身份認(rèn)證、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，并且不允許外部計(jì)算機(jī)直接訪問(wèn)檔案管理服務(wù)器，只允許其訪問(wèn)專門(mén)的外網(wǎng)服務(wù)器。再次在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各個(gè)終端要安裝桌面管理系統(tǒng)、防火墻及防病毒軟件，保證信息安全。

（四）暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案價(jià)值的客觀依據(jù)，也是進(jìn)一步做好檔案信息利用與開(kāi)發(fā)的重要保障。特別是信息技術(shù)條件下，檔案使用者來(lái)自多個(gè)方面，每個(gè)方面的檔案使用者對(duì)信息的要求也不盡相同，比如管理者更關(guān)注宏觀的、連續(xù)的、趨勢(shì)性的信息，技術(shù)人員更關(guān)注檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性。因此，及時(shí)收集、整理檔案利用效果信息，也是提高檔案信息服務(wù)的重要組成部分。做好信息技術(shù)條件下檔案利用效果反饋收集工作的關(guān)鍵在于三。一是對(duì)檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的主動(dòng)性。二是加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺(jué)性，積極配合檔案部門(mén)做好這一工作。三是開(kāi)發(fā)具有互動(dòng)和反饋功能的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案使用者的意見(jiàn)和建議能夠第一時(shí)間反饋上來(lái)，便于檔案管理人員及時(shí)改進(jìn)。

（五）著力打造檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍

信息化條件下的檔案管理工作不僅需要精通檔案專業(yè)知識(shí)的人員，也需要計(jì)算機(jī)類、管理類人才。目前，檔案隊(duì)伍普遍存在檔案管理人員年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，現(xiàn)代管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏的問(wèn)題。這導(dǎo)致檔案信息化管理和服務(wù)工作嚴(yán)重滯后，不能滿足各個(gè)方面檔案使用的需求。因此，可以說(shuō)抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案信息化工作的關(guān)鍵，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案信息化工作基礎(chǔ)。為解決上述問(wèn)題主要從“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”兩個(gè)方面入手，一是現(xiàn)有人員“走出去”，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其滿足工作要求；二是專業(yè)人員“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，吸收各方面專業(yè)人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，并使其盡快發(fā)揮應(yīng)有的作用。

作者：劉東彥 單位：冀北電力承德供電公司