醫(yī)院檔案管理工作中信息技術(shù)的運用

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摘要：信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的運用剛剛起步，如果想要其可持續(xù)健康地發(fā)展，需要醫(yī)院檔案管理人員扎實做好每一項工作。本文首先介紹了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，并對當前信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運用的困境展開探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；醫(yī)院檔案；檔案管理

目前，信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)過不斷磨合，已經(jīng)取得了顯著成效，陳舊的檔案管理方式被打破，新鮮的管理理念正在逐步改善著醫(yī)院檔案管理服務功能，大大滿足了人們對醫(yī)院檔案管理的需求。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，我們也遇到了諸多困境，可以說，我們是在摸索中前行，在困境中發(fā)現(xiàn)新機，信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的運用剛剛起步，如果想要其可持續(xù)健康地發(fā)展，需要醫(yī)院檔案管理工作人員扎實做好每一項工作。筆者在多年從事醫(yī)院檔案管理工作中總結(jié)了一些寶貴經(jīng)驗，對信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的運用有幾點看法，愿與同行一起探討。

一、信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運用的積極作用

（一）保護紙質(zhì)檔案。醫(yī)院檔案資源服務工作一直是醫(yī)院與病患之間溝通的紐帶，患者在借閱病歷檔案時，就能夠體會到醫(yī)院檔案管理是否符合人性化、服務化的全新理念。以往的醫(yī)院病歷檔案調(diào)閱是需要患者到醫(yī)院病案科進行現(xiàn)場調(diào)檔并復印病歷，這給很多外地患者帶來諸多不便，尤其是在病歷檔案復印過程中容易造成紙質(zhì)檔案的破損，不利于紙質(zhì)檔案的保存和管理。電子病歷檔案的廣泛運用有效緩解了這一個難題。人們在借閱檔案時，只需要在網(wǎng)上提交申請即可，后臺檔案系統(tǒng)客戶服務專員通過點對點交接信息，在線發(fā)送用戶所需檔案資源信息，真正實現(xiàn)了無紙化辦公方式，從而有力保護了紙質(zhì)檔案的完整性。

（二）提升歸檔效率。醫(yī)院檔案涉及類目較多，在歸檔整理時，由于檔案管理人員專業(yè)技術(shù)的局限性，容易出現(xiàn)歸檔類目錯誤的情況，即便后期核查檔案過程發(fā)現(xiàn)了這個錯誤，糾正起來也十分困難，這也嚴重影響了醫(yī)院檔案歸檔工作的速度，致使工作效率始終得不到提升。檔案管理信息系統(tǒng)的成功搭建，大力改善了這一弊端，檔案管理人員只需要將檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵詞輸入到檔案信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)就會自動識別出檔案內(nèi)容所歸屬的類目，工作人員不再需要根據(jù)檔案目錄表查找類目，從而解放了管理人員的手工勞動，讓檔案管理人員有更多的時間去鉆研專業(yè)技術(shù)，深度開發(fā)檔案信息資源利用與服務，在提升檔案歸檔效率的同時，也進一步精確了檔案歸檔編號，讓醫(yī)院檔案管理工作更趨向規(guī)范化和科學化。

（三）避免重復存檔。醫(yī)院的正常運營與發(fā)展離不開各個業(yè)務科室的鼎力支持，在每一項活動的開展中，各業(yè)務科室都有其不同的特色和相同的環(huán)節(jié)，在檔案信息中就能夠有著明確的體現(xiàn)。那么如何將相同內(nèi)容的檔案資源進行整合和總結(jié)，是考驗檔案管理人員基本功的地方。傳統(tǒng)的人工檔案資源管理模式下，工作人員往往容易重復收集相同內(nèi)容的檔案，無法在眾多的檔案資源中迅速甄別出是否為重復檔案。信息技術(shù)融入到醫(yī)院檔案管理工作后，工作人員將檔案內(nèi)容輸入到篩選系統(tǒng)之中，系統(tǒng)就能夠自動識別出該檔案內(nèi)容是否存檔過，以及上次檔案修改的時間，有效避免重復歸檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（四）滿足保管期限。檔案保管期限是依據(jù)檔案管理條例中的相關(guān)要求執(zhí)行，醫(yī)院檔案管理有別于其他行業(yè)的檔案管理工作，因為從患者的第一次就醫(yī)到最后一次就醫(yī)往往跨度年限十分長，這就使得檔案管理工作量十分巨大。在手工錄入病歷檔案時，由于醫(yī)院就診患者眾多，難以按照患者每一次就醫(yī)時間為節(jié)點進行存檔。醫(yī)院病歷檔案信息化實施以來，這一困境得到了有效改善，每一位就醫(yī)患者的身份證號碼是唯一不變的，檔案管理人員在接收到患者檔案后，可以通過患者的身份證號碼查詢到患者上一次就診時間，便于將患者連續(xù)就醫(yī)的檔案資料進行存檔，也給醫(yī)生對就診患者下一步醫(yī)療指導提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，尤其是同一病種不同患者的診療情況數(shù)據(jù)分析更是醫(yī)療科學研究的好幫手。

二、當前信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運用的困境

（一）管理理念落后。醫(yī)療事業(yè)的進步與醫(yī)院檔案管理工作密不可分，然而在很多醫(yī)院領(lǐng)導眼中，醫(yī)療業(yè)務技術(shù)的精進比檔案管理工作更為重要，經(jīng)常將醫(yī)院檔案管理工作邊緣化，視其為可有可無的一個工作環(huán)節(jié)，恰恰是這種落后的檔案管理理念影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的腳步，致使檔案管理工作還停留在手工操作的層面上，無法展示出信息技術(shù)對醫(yī)院檔案管理工作的積極作用，浪費了珍貴的檔案信息資源利用價值。

（二）信息傳遞脫節(jié)。檔案信息資料的生成、保存到利用需要經(jīng)歷一個檔案信息傳遞過程，如果沒有一個健全的檔案資料交接制度，那就極為容易出現(xiàn)檔案信息傳遞過程的脫節(jié)現(xiàn)象，檔案資料就會滯留到某一個環(huán)節(jié)上，傳遞流程不暢、信息錄入滯后等等因素都會對醫(yī)院檔案信息利用造成障礙，甚至在檔案信息傳遞時存在著人為丟失檔案的情況，難以保障醫(yī)院檔案信息歸檔的完整性和及時性。

（三）檔案服務單一。醫(yī)院檔案服務功能較弱，一般只針對醫(yī)院內(nèi)部科研工作和患者病歷檔案調(diào)取，根本沒有真正發(fā)揮出醫(yī)院檔案資源在社會發(fā)展中的重要價值，檔案管理工作還處于保管狀態(tài)，且檔案服務項目較為單一，有關(guān)部門長期忽視檔案資源利用工作。雖然很多醫(yī)院已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要作用，開始著手構(gòu)建了檔案信息管理系統(tǒng)，但是卻在模塊設(shè)置上考慮不周全，僅僅只有幾種功能，無法滿足人們對醫(yī)院檔案資源的需求。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施陳舊。醫(yī)院檔案信息化需要計算機、掃描儀、拍攝儀等信息設(shè)備的支持，可是由于檔案部門經(jīng)費短缺，信息技術(shù)設(shè)備更新又較快，先進設(shè)備還未完全配備，檔案信息化的開展也得不到快速推進。硬件設(shè)施不到位、軟件設(shè)備維護慢等原因也在制約著醫(yī)院檔案管理信息化的進程。

三、促進信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運用的有效策略

（一）規(guī)定管理標準。各醫(yī)院要以戰(zhàn)略眼光，制定適合本醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時，嚴格要求醫(yī)院各職能處室要以信息化建設(shè)的標準形成正在錄入的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導重視、部門協(xié)作、互相促進，共同提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新局面。

（二）強化服務意識。檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫(yī)院檔案管理人員需要進一步提升自身的檔案服務意識，樹立良好的服務理論，對檔案服務方式進行優(yōu)化，加快醫(yī)院檔案信息服務的開放度。同時，醫(yī)院檔案部門在工作中需要加強與其他部門及科室的溝通和聯(lián)系，建立良好的交流平臺，進一步拓展檔案服務渠道，最大限度地加快對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用，以便于更好地與現(xiàn)代化醫(yī)院管理的現(xiàn)實需求相適應。

（三）維護網(wǎng)絡(luò)安全。在進行醫(yī)院檔案管理的安全層次進行劃分時，最好對各方面因素進行全面、系統(tǒng)地考慮，并根據(jù)層級與管理的不同來設(shè)定針對性地訪問權(quán)限，并委派專業(yè)的系統(tǒng)管理人員來負責對用戶進行指導，對敏感信息給予適當?shù)谋O(jiān)控，從而將其中常見的安全隱患給予及時地發(fā)現(xiàn)和排除。同時，還可以借助一系列物理手段來確保網(wǎng)絡(luò)安全，如防火墻、身份認證與加密技術(shù)等。防火墻技術(shù)被更多地應用在被安全隔離的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，其不僅能夠?qū)ν獠烤W(wǎng)主機或用戶進行有效地限制，而且在獲取允許的情況下才可以對檔案信息進行訪問。

（四）提高人員素質(zhì)。在進行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中，為了確保其工作的效率和質(zhì)量，就需要做好管理人員的培訓與教育工作，使他們更好地了解和掌握醫(yī)院的基本情況，如部門設(shè)置、工作分工和職能特點等，以便更好地培養(yǎng)復合型優(yōu)秀人才。同時，還需要加大管理人員對醫(yī)院相關(guān)部門業(yè)務知識和業(yè)務活動的了解與掌握，并根據(jù)工作的實際情況來開展醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案的實際作用。綜上所述，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，越來越多先進的技術(shù)手段被應用到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)之中，從而有效地提高檔案管理的效率。因此，我們不僅需要清醒地認識到醫(yī)院檔案信息化的重要性，還要對檔案管理制度進一步完善，對醫(yī)院信息管理設(shè)備進行配置，不斷提高檔案服務的水平。

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[2]武增華,平丹丹.醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的價值分析[J].辦公室業(yè)務,2020(01).

作者：袁燕 單位：佳木斯市中心醫(yī)院