高校人事檔案信息管理化建設(shè)
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《檔案學(xué)詞典》中對人事檔案的解釋為“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位整理集中保存?！备咝Ｈ耸聶n案管理是在高校人事管理活動中形成的，是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供服務(wù)利用的過程，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的和個人自然情況的真實反映，也是高校人事、組織等部門培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)。信息化指的是應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)開發(fā)和充分利用信息資源，不斷提升現(xiàn)代化水平的過程。高校人事檔案信息化管理的主要特征是依托電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入電子文件管理。所謂電子文件就是只在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送的文件。高校人事檔案管理信息化就是檔案管理者全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化管理過程中，可以直接通過計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行分類、提取、分析和加工，以便于檔案查閱，將檔案管理者從紛繁復(fù)雜的檔案管理過程中解放出來。加快人事檔案信息化建設(shè)不僅能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高工作效率，還能為領(lǐng)導(dǎo)者作決策以及教職工本人提供方便、快捷、高效的服務(wù)。隨著高校人事改革制度的不斷深入，要充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的指導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷加大財力和人力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把加強(qiáng)人事檔案信息化作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進(jìn)行建設(shè)。
二、高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題
1.對人事檔案信息化建設(shè)工作重視程度不夠。從現(xiàn)階段各高校人事檔案管理的實際情況來看，對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，存在財力、人力及物力投入不足等各方面問題，這些問題制約了人事檔案信息化管理的速度。目前仍有相當(dāng)多的高校人事檔案仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式。國家在2010年全面啟動規(guī)范化人事檔案建設(shè)，然而紙質(zhì)人事檔案管理仍在建設(shè)中，表現(xiàn)為信息化建設(shè)滯后。
2.內(nèi)容空洞缺乏個性化信息。從實際的調(diào)查情況看，檔案管理按照傳統(tǒng)的方法，人事檔案內(nèi)容往往側(cè)重于教職員工的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面，鑒定評語簡單且多重復(fù)，而教職員工的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和成績等方面相對缺乏，不能真正反映其綜合素質(zhì)，特別是對于專職教師來說，其研究成果往往歸功于文書檔案，在人事檔案中很少體現(xiàn)，人事檔案無法反映教師的教學(xué)以及科研水平。這種缺乏個性信息的人事檔案，不僅不利于檔案信息庫的信息采集和利用，也使人事檔案信息化建設(shè)大打折扣。
3.缺乏系統(tǒng)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。一些高校的人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫自行開發(fā)，建成的檔案管理系統(tǒng)規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡(luò)化水平低，缺乏系統(tǒng)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，無法實現(xiàn)跨單位和部門的資源共享，不能滿足用戶的多樣化需求，從而大大降低了檔案信息的利用率。
4.檔案管理人員數(shù)量不足，素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，由于領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案不夠重視，沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由人事部門抽調(diào)兼職人員兼管這項工作，這樣勢必會影響人事部門其他工作的順利開展。檔案人員隊伍不穩(wěn)定、變化比較大，干部人事檔案人員政治、經(jīng)濟(jì)待遇不高，既不利于干部檔案管理人員積極性的提高，又影響了干部檔案管理工作的水平，使高校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展在一定程度上受到限制。另外，專業(yè)崗位培訓(xùn)不到位。由于人事檔案工作具有檔案專業(yè)與人事工作的交叉性，很少有專門的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理人員計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉，嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案建設(shè)的發(fā)展。
三、高校人事檔案信息化建設(shè)的個案分析
溫州科技職業(yè)學(xué)院是2006年新成立的一所?？茖哟蔚母咝?，是在原溫州農(nóng)校、溫州農(nóng)科所、溫州市蔬菜所三單位的基礎(chǔ)上組建而成，是一所以農(nóng)為特色的高職院校。合并升級后的溫州科技職業(yè)學(xué)院雖然優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，但學(xué)院的人事檔案由于合并升級期間的空白管理，使得2007-2013年進(jìn)院教師的檔案需要逐步整檔，而2007年前進(jìn)院的教職工檔案需要按照2009年中國浙江省委組織部頒布的新規(guī)定來重新整理。學(xué)院擁有全院教職工人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對教職工的職稱、學(xué)歷、崗位分布及年齡結(jié)構(gòu)進(jìn)行定期分析，尚未建立完備翔實的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。從現(xiàn)階段溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案管理來看，該校對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，財力及人力投入不足，此外，溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，紙質(zhì)人事檔案管理仍在建設(shè)中，信息化建設(shè)十分滯后。檔案管理工作是一項非常繁瑣的工作，素質(zhì)的高低不僅體現(xiàn)在對檔案管理的業(yè)務(wù)水平上，對于檔案管理者來說，不僅要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，而且也要加強(qiáng)新知識、新理念、新技能的學(xué)習(xí)，不斷拓寬視野，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代化的需要。加強(qiáng)溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，真正提高檔案管理的工作效率。
四、加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理的對策建議
1.充分認(rèn)識人事檔案信息化的重要性。隨著高等學(xué)校人事制度改革的不斷深入，要充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的指導(dǎo)下積極穩(wěn)妥的推動人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷加大財力及人力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進(jìn)行建設(shè)。由于人事檔案能夠比較全面而準(zhǔn)確的反映人才本身、使用等方面的情況，通過查閱人事檔案，能了解本單位人才各方面的數(shù)據(jù)，利用人事檔案里的綜合信息，加上科學(xué)的管理方法，有助于掌握并進(jìn)一步分析一個人的職業(yè)軌跡，預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?。對人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，為高校實施人才戰(zhàn)略工程提供強(qiáng)有力的支持。高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在高校人事檔案管理工作是實施人才強(qiáng)校戰(zhàn)略的高度審視檔案信息化管理工作的重要性，切實把人事檔案管理工作擺上重要議事日程，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高人事檔案管理工作的信息化及科學(xué)化水平，專題研究部署人事檔案管理工作，形成上下聯(lián)動抓管理的生動局面和長效機(jī)制。
2.提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。要樹立信息化的意識，不斷更新服務(wù)觀念，善于運用現(xiàn)代化管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。要不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新理念，以便在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。建設(shè)一支素質(zhì)過硬的檔案管理隊伍是實施人事檔案信息化管理的重要支撐。人事檔案管理部門從本質(zhì)上決定它是為人服務(wù)的部門，要徹底擺脫為了檔案而從事檔案工作的思想，作為檔案工作者就要始終樹立以人為本的思想，將檔案管理工作同高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)緊密聯(lián)系起來，真正發(fā)揮其功能。
3.建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案信息化建設(shè)是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)，所以無法照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。
4.提高檔案信息利用，實現(xiàn)信息資源共享。高校人事檔案信息化管理，使人事檔案管理與計算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙質(zhì)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)移到檔案信息資源建設(shè)、利用和管理上來，從被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?。其基本目?biāo)就是利用電子計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對教職工檔案信息進(jìn)行存貯、加工、檢索、傳輸，為干部人事工作提供及時高效的服務(wù)。這個目標(biāo)要求人事部門充分利用信息化的機(jī)遇，迅速搭建信息化平臺，使高校的人才資源得到更科學(xué)的利用和開發(fā)，進(jìn)一步提高檔案信息利用率，實現(xiàn)信息資源共享。
5.提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識。網(wǎng)絡(luò)信息化是個較新的概念，管理人員需要改變傳統(tǒng)意識，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識，勇于進(jìn)取。用全新的、開放的思維接受社會的發(fā)展和改變，將高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。
6.注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點，同樣具有一定的風(fēng)險，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識讀性、存儲材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對這些問題，一般需要從以下三個方面加強(qiáng)管理。
（1）在人事檔案的管理和調(diào)閱時，明確保密級別和用戶權(quán)限。
（2）保證數(shù)據(jù)安全，建立安全機(jī)制，進(jìn)行專門的安全保密設(shè)計。
（3）電子檔案的保存客觀環(huán)境需謹(jǐn)慎，在檔案變動前后及時做好備份。
7.有步驟、分重點地推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實現(xiàn)檔案信息化需要有步驟、分重點地進(jìn)行。首先，根據(jù)高校自身的特點和信息化實現(xiàn)程度，制訂與之相適應(yīng)的具體分層分期實施方案。其次，確保網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施齊全后，搭建系統(tǒng)運行平臺，設(shè)置保密等級和用戶權(quán)限。再次，隨著人事的變動，逐漸積累檔案數(shù)據(jù)資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。人事檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢。加強(qiáng)信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，學(xué)校只有不斷創(chuàng)新、加強(qiáng)管理才能更好地發(fā)揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進(jìn)的過程，有待在實踐中不斷發(fā)展和完善。要因校制宜，用信息建設(shè)思想總攬全局，實現(xiàn)人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設(shè)與高校信息化同步發(fā)展，為高校的教學(xué)科研服務(wù)?？傊咝Ｈ耸聶n案管理工作信息化是高校檔案工作信息化建設(shè)的重要組成部分。重視和推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)，是為高校的改革和發(fā)展提供及時、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，為積極推動高校各項事業(yè)的順利開展提供有效保證，充分發(fā)揮高校管理、科研、人力資源等各方面優(yōu)勢。應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代辦公手段對人事檔案實施信息化網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了人事檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮了人才信息資源的使用價值，是人事檔案工作發(fā)展的必然要求，科學(xué)有效地做好人事檔案信息化管理，對高校的改革和人事管理都將起到積極的促進(jìn)作用。人事檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢。加強(qiáng)信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，高校只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)管理才能更好地發(fā)揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進(jìn)的過程，有待在實踐中不斷發(fā)展和完善。要因校制宜，用信息建設(shè)思想總攬全局，實現(xiàn)人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設(shè)與高校信息化同步發(fā)展，為高校的教學(xué)科研服務(wù)。
作者：王一凡
