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摘要:隨著信息技術的迅猛發(fā)展，高職院校在項目管理方式上要緊跟時展潮流，摒棄陳舊的手工管理方式，要采取智能化管理手段進行項目管理。在總結相關參考文獻的基礎上，介紹了高職院校項目管理系統(tǒng)流程的優(yōu)化，以需求為導向從多個角度對高職院校項目管理系統(tǒng)進行研發(fā)與設計優(yōu)化，提出高水平高職院校項目管理系統(tǒng)的優(yōu)化設計與實現(xiàn)目標，設計出一套功能完備的系統(tǒng)方案。
關鍵詞:高職院校;項目管理系統(tǒng);優(yōu)化設計
1高職院校項目管理系統(tǒng)概述
項目管理如果遵循傳統(tǒng)的項目管理形式，不僅會降低高職院校項目管理系統(tǒng)的實際開發(fā)效率，還會給后期項目管理的使用帶來較大的弊端。針對高職院校項目管理系統(tǒng)的發(fā)展情況，必須做好項目文檔管理系統(tǒng)的研究與設計。在項目管理系統(tǒng)中，做好各個階段的文檔審核與管理，使高職院校的科研管理人員明確項目進度、項目進展，準確把握、鞭策項目開發(fā)，為后續(xù)項目管理工作的順利開展助力。
2高職院校項目管理系統(tǒng)流程的優(yōu)化
分析高職院校項目管理系統(tǒng)，可以清楚的感受到項目的有序、穩(wěn)妥進行，主要依托于對項目文檔各個階段的嚴格審核，給項目參與者帶來便利。在高職院校項目管理系統(tǒng)的開發(fā)上，應該明確劃分系統(tǒng)人員，主要包括系統(tǒng)與科研管理人員，整個項目的負責人員與項目組長。他們分別負責維護數(shù)據(jù)庫，管理用戶、部門，分配權限。項目文檔模板的生成，項目的創(chuàng)建與審批。查詢項目信息、審核階段項目、溝通上下級意見。創(chuàng)建具體文檔，編輯與修改文檔內容。高職院校項目管理系統(tǒng)的大致流程:第一，由相關的科研管理人員負責統(tǒng)計主流項目類型，對制作出的文檔模板進行管理;第二，由相關的科研管理人員選擇相應的文檔類型模板，創(chuàng)建項目類型模板;第三，基于現(xiàn)有類型的模板建立新項目;第四，由相應的項目負責人選擇項目組成員，選舉項目組長，做好相關任務的分工工作;第五，項目組長負責模板的下載，并定期上傳文檔，查看評語，負責文檔的審核，直至通過項目;第六，按照模板的要求，由項目負責人進行文檔審核，直至文檔審核通過后，再將階段性文檔上傳給科研管理人員進行審核;第七，按照模板要求，由科研管理人員進行階段性審核，直至文檔通過后，再進行下一階段文檔的審核工作，直到所有的階段文檔都通過審核，使項目得以順利完成。
3以需求為導向，對高職院校項目管理系統(tǒng)進行研發(fā)與設計
本研究所述系統(tǒng)是由以下六大子系統(tǒng)組合而成，見圖1。文檔模板庫管理是科研管理人員根據(jù)高職院校承接的項目類型制定出的模板庫。文檔模塊庫中包含各種文檔，在創(chuàng)建項目類型模板上，應將全部上傳對應的需求文檔，實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理。項目類型模板管理由兩部分組合而成，即項目類型階段管理、文檔模板管理。更新文檔模板庫主要由相關的科研管理人員負責，并結合項目類型，對項目類型模板進行初始化，便于順利建立新項目。在項目類型的階段管理過程中包括添加、刪除、查詢等固有項目的操作。項目基本信息管理是在創(chuàng)建具體項目的過程中，負責管理并保存基本的項目信息，準確的把握項目信息，實現(xiàn)對現(xiàn)有項目的增、刪、改等操作，明確每個角色的人群職責。文檔審核管理，即:未上傳待審核審核中審核通過。文檔涉及的人員包括項目組員、組長、負責人員以及科研管理人員。系統(tǒng)管理包括對用戶的操作管理、權限、退出系統(tǒng)以及部門管理等相關功能。
4高水平高職院校項目管理系統(tǒng)的優(yōu)化設計與實現(xiàn)目標
4.1高水平高職院校項目管理系統(tǒng)的優(yōu)化設計
第一，優(yōu)化設計項目管理系統(tǒng)的總體邏輯架構。利用ASP.NRT平臺三層架構，將整個項目管理系統(tǒng)自上而下分為表示層、業(yè)務邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層三個部分。高職院校開發(fā)的項目管理系統(tǒng)是對這三層架構的簡單拓展，使原有的三層架構轉變?yōu)槲鍖蛹軜?，增加了服務層與數(shù)據(jù)層。第二，對項目管理系統(tǒng)功能模塊的設計。在項目管理系統(tǒng)功能模塊的設計上，需要將其分為五個管理模塊，即:項目類型模板、項目成員、項目基本信息、階段審核以及財務，這五個管理模塊在整個管理系統(tǒng)中各司其職，發(fā)揮著截然不同的功能與作用。
4.2高水平高職院校項目管理系統(tǒng)的實現(xiàn)目標
首先，項目類型模板管理模塊主要負責建立項目類型模板。建立項目類型模板的根本目的是為了調動新建項目。在項目類型中點擊新建按鍵，建立任一種類型項目，再點擊特定類型行，根據(jù)所彈出的項目階段添加框選取新建，將選定項目的階段數(shù)添加進去，如圖2所示。將三個階段添加于項目管理系統(tǒng)中，并單擊特定階段行，在彈出的項目階段文檔框中選擇新建，添加所需的文檔。在項目階段文檔框中選擇上傳的文檔模板，在文檔模板中顯示。其次，項目審核管理。項目審核包括組長審核、負責人審核、科研部門審核。組長審核是指對負責某個項目階段的任一文檔進行審核，組長審核完成以后可將文檔提交至負責人進行審核。負責人審核是指負責某個項目中所有階段的審核工作，負責人完成審核工作后將文檔提交至科研部門審核。科研部門對所有項目文檔進行審核。三個審核模塊的界面大致相同，按照基本操作流程進行即可。最后為文檔審核流轉，基本流轉過程如下:新建一個項目以后，由組員負責完成所在組項目文檔的編寫，之后提交給組長，由組長審核，審核通過后由組長提交至組負責人、科研部門，由科研部門進行最后審核，直至整個項目完成。若某個環(huán)節(jié)的文檔審核沒有通過，應該馬上退給上一級審核機構，以保證文檔審核流轉的有效性、科學性。
5結語
對于高職院校的項目管理系統(tǒng)，設計與優(yōu)化的核心在于文檔審核流程，其中涉及到文檔在諸多角色間的投遞工作。要建設高水平高職院校的項目管理系統(tǒng)，必須設計出一套功能完備的系統(tǒng)方案。本研究提出的系統(tǒng)開發(fā)與設計優(yōu)化思路還不夠完善，尚存在許多可拓展的地方，僅供參考借鑒。
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作者：薛寧 張敏 單位：哈爾濱職業(yè)技術學院