談檔案管理的缺陷與信息化的優(yōu)勢(shì)

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傳統(tǒng)的檔案一般都是紙質(zhì)形勢(shì)的，也是依賴(lài)人工管理，那么在日常的管理中，紙質(zhì)資料對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高，檔案管理人員要經(jīng)常留意資料是否發(fā)霉、發(fā)潮，平時(shí)還要注意防火、放水。因火災(zāi)或水災(zāi)造成的檔案損壞的例子時(shí)常發(fā)生，給珍貴資料的管理帶來(lái)不可挽回的損失，因?yàn)榧堎|(zhì)資料一般缺乏備份，一旦損壞，沒(méi)有補(bǔ)救措施。因?yàn)榧堎|(zhì)對(duì)環(huán)境的要求較高，每年用于優(yōu)化環(huán)境的費(fèi)用都非?？捎^。查閱人在翻看檔案的過(guò)程中，每次使用對(duì)檔案來(lái)說(shuō)都是一次損耗，檔案使用的時(shí)間越長(zhǎng)，所受到的損耗越厲害，給檔案管理工作帶來(lái)極大挑戰(zhàn)。如果檔案館需要進(jìn)行搬遷，那么需要極大的人力、物力支撐，而且需要保證檔案的有序和不流失也是很有挑戰(zhàn)的。如果不搬遷，隨著資料的越來(lái)越多，現(xiàn)有的空間可能存放不下①。隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要。企業(yè)辦公中大量使用信息技術(shù)、文檔一體化速度不斷加快，檔案資料由傳統(tǒng)的紙質(zhì)向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)在很多單位內(nèi)部信息的傳輸采用電子郵件而不再使用通告的形勢(shì)，檔案信息化已成為主體趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)是檔案工作者的新的任務(wù)和要求。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

首先，在檔案儲(chǔ)存方面具有優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案需要占據(jù)極大的空間資源，歸類(lèi)、整理、維護(hù)工作量巨大，需要很多人力資源。而檔案信息化后極大節(jié)約了空間資源，而且便于整理、歸檔，在保存方面也很便捷，既減少了資料不必要的流失，又節(jié)約了大量的資源和人力。檔案信息化后資料存儲(chǔ)只需借助硬盤(pán)便可完成，而且存儲(chǔ)量巨大，相比紙質(zhì)檔案，非常具有優(yōu)勢(shì)。

其次，在檔案維護(hù)方面具有優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案后期維護(hù)工作量很大，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔，需要耗費(fèi)檔案管理人員許多的時(shí)間、精力。而電子檔案在生成后可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，各部門(mén)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)將檔案?jìng)髋c檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行接收，根據(jù)相應(yīng)部門(mén)的編碼完成歸檔，操作快捷、高效。而且原始檔案遭到破壞后，不像紙質(zhì)檔案無(wú)法修復(fù)以致形成災(zāi)難性破壞，只需通過(guò)備份數(shù)據(jù)即可還原。

再者，查閱非常方便。紙質(zhì)檔案查閱前，需向檔案室提出申請(qǐng)，再接到許可后進(jìn)入檔案室進(jìn)行手動(dòng)翻查，不可避免地會(huì)將原來(lái)整齊、有序的檔案翻亂，檔案管理人員要重新放置、整理。而信息化管理的優(yōu)勢(shì)在于互聯(lián)網(wǎng)上的資源共享，用戶(hù)可以憑借用戶(hù)民登錄、查閱，或者直接提出在線(xiàn)申請(qǐng)，整個(gè)查詢(xún)過(guò)程只需在用戶(hù)的電腦上完成，而且查的準(zhǔn)確、快速，不用檔案管理員重新排列圖書(shū)，節(jié)省了大量的經(jīng)營(yíng)成本，而且提高了工作效率。

二、檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠是很多企事業(yè)單位共存的問(wèn)題，沒(méi)有意識(shí)到檔案工作的重要性和檔案信息化建設(shè)的重要意義，從而是信息化建設(shè)受阻，進(jìn)步不大。檔案工作者應(yīng)該加強(qiáng)信息化意識(shí)，不要將檔案當(dāng)作歷史一樣封存，而是進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理、維護(hù)，記錄重要的信息，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供歷史性依據(jù)②。

（二）檔案管理的安全性意識(shí)要加強(qiáng)

檔案信息化建設(shè)時(shí)一個(gè)長(zhǎng)期、漸進(jìn)的過(guò)程，但也不要忽視紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)，防止信息流失。紙質(zhì)檔案仍然是我們進(jìn)行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，不可忽視。再者，要保護(hù)企事業(yè)單位信息系統(tǒng)的安全，養(yǎng)成對(duì)數(shù)據(jù)施行備份的習(xí)慣，嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，對(duì)查閱權(quán)限進(jìn)行限制，保護(hù)企事業(yè)單位信息的安全、完整。

作者：寇寧 單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院