檔案資料論文精選(九篇)

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第1篇：檔案資料論文范文

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門(mén)應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：超級(jí)秘書(shū)網(wǎng)

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專(zhuān)業(yè)信息和專(zhuān)業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：

第2篇：檔案資料論文范文

高速公路不同建設(shè)階段會(huì)產(chǎn)生數(shù)量繁多的工程資料，這些資料主要包括:工程規(guī)劃項(xiàng)目材料、工程規(guī)劃布局圖、勘察階段的地理地形、周邊環(huán)境布局等相關(guān)資料、工程建設(shè)初步設(shè)計(jì)材料、具體施工過(guò)程中有關(guān)圖紙、施工流程方案、后期的公路養(yǎng)護(hù)維護(hù)方案等。不同階段不同種類(lèi)工程資料的整理和收集由不同的部門(mén)之間進(jìn)行分工配合，最后統(tǒng)一匯總成工程檔案。高速公路工程資料的過(guò)程控制要按照國(guó)家工程資料管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行要求，一方面使得國(guó)家相關(guān)部門(mén)對(duì)工程資料的管理更加的一體化和規(guī)范化，另一方面也為國(guó)家相關(guān)工程建設(shè)部門(mén)探討研究工程建設(shè)質(zhì)量的提升提供重要的參考依據(jù)。

2工程檔案管理的信息化是發(fā)展方向

高速公路工程檔案的管理必須與工程管理相協(xié)調(diào)，而隨著工程管理方式的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)粗放式由人工對(duì)工程檔案的管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化工程管理的要求。隨著高速公路建設(shè)更加復(fù)雜化、施工要求更加嚴(yán)格化，工程檔案的管理面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題，如果這些問(wèn)題得不到有效的解決，不僅會(huì)制約正在建設(shè)的高速公路的進(jìn)程和質(zhì)量，更會(huì)對(duì)未來(lái)高速公路的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。所以，不僅高速公路的建設(shè)和管理需要信息化的技術(shù)手段，而且提升高速公路工程檔案的管理水平更需要信息化的管理方式來(lái)解決。工程檔案管理的信息化指的是利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等高科技的技術(shù)手段來(lái)解決工程資料的收集、整理、歸檔、利用等問(wèn)題。而隨著信息化在高速公路工程檔案管理的發(fā)展，很多人工不能解決的技術(shù)難題在信息化過(guò)程中將得以解決?，F(xiàn)代工程管理以及工程檔案的管理的信息化，必將使未來(lái)高速公路發(fā)展更加的科學(xué)化、人性化。高速公路工程資料過(guò)程控制、工程檔案管理的信息化要達(dá)到如下所要求的目標(biāo):

(1)實(shí)現(xiàn)高速公路工程資料整理以及歸檔的規(guī)范化。

高速公路管理的規(guī)范化與工程資料的過(guò)程控制表格(abs)和工程檔案管理流程(eamp)相結(jié)合，簡(jiǎn)化資料的過(guò)程控制步驟與檔案管理的操作流程，提高現(xiàn)場(chǎng)資料以及檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

(2)形成一套高效的工程檔案的管理體系。

動(dòng)態(tài)的工程檔案管理體系，使得現(xiàn)場(chǎng)不同建設(shè)階段的工程資料同工程進(jìn)度與變更相結(jié)合，分別對(duì)建設(shè)前的工程設(shè)計(jì)、建設(shè)中的工序控制、建設(shè)后的工程養(yǎng)護(hù)維護(hù)進(jìn)行管理，形成三位一體或者多位一體的管理體系。通過(guò)施行這種管理方式，將會(huì)使工程資料的過(guò)程控制以及工程檔案的管理更加的便捷和靈活。

(3)建立一套完善的針對(duì)工程資料、工程檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)。

通過(guò)這種信息化系統(tǒng)，工程資料可自動(dòng)的整理和上傳到信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，而數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)規(guī)范和系統(tǒng)的固定程序?qū)Σ煌ㄔO(shè)階段的工程資料進(jìn)行匯總，自動(dòng)匯編成工程檔案。這套系統(tǒng)避免人工整理的繁瑣性，只需要在工程資料上傳之前對(duì)相關(guān)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定即可完成整套的工程檔案管理流程。

3高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)發(fā)展方向探討

高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)主要包括以下兩個(gè)方面，一個(gè)是對(duì)正在建設(shè)工程的設(shè)計(jì)、施工、后期維護(hù)養(yǎng)護(hù)相關(guān)階段資料的錄入、整理、收集，一個(gè)是對(duì)已完工工程檔案材料的管理。以上兩方面則完全可用信息化系統(tǒng)的對(duì)接模式來(lái)完成工程檔案管理工作，一是采用CSI模式開(kāi)發(fā)，將系統(tǒng)的收集層(C)，整理層(S)和導(dǎo)入層(I)有效分割，可使系統(tǒng)內(nèi)部的資源配置更加合理以及布局更加規(guī)范;二是采用工作流引擎技術(shù)，即采用國(guó)際上通用的wfmc標(biāo)準(zhǔn)，用戶可根據(jù)自身的工程特點(diǎn)對(duì)工序流程化定義;三是采用靈活的通用報(bào)表，通用報(bào)表系統(tǒng)包括報(bào)表模式自定義組、數(shù)據(jù)處理自定義組、報(bào)表模塊引擎，即MDYMA、ADP、RME三大集成組。系統(tǒng)采用智能化動(dòng)態(tài)調(diào)整報(bào)表結(jié)構(gòu)，對(duì)工程材料進(jìn)行系統(tǒng)化定義和分類(lèi)，通過(guò)引擎加載項(xiàng)對(duì)系統(tǒng)模塊進(jìn)行高效分解和整合，進(jìn)而滿足使用者需求;四是信息化軟件系統(tǒng)的可拓展性，開(kāi)放式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)在外界環(huán)境改變的條件下仍能與其他系統(tǒng)互聯(lián)，同時(shí)系統(tǒng)建立對(duì)外開(kāi)放的數(shù)據(jù)接口，支持其他軟件在信息化系統(tǒng)中的運(yùn)行。

4結(jié)束語(yǔ)

第3篇：檔案資料論文范文

史志是綜合記述一個(gè)地區(qū)從自然面貌到人文歷史全面情況的資料性著述，可傳承文明、記錄歷史、弘揚(yáng)文化、服務(wù)社會(huì)、借史鑒今、啟迪后人。而編纂一部志書(shū)的質(zhì)量如何，特別是史料是否真實(shí)可信，在很大程度上取決于搜集的檔案資料是否豐富完整。唐代史學(xué)家劉知幾在《史通·采撰》里，論述史料對(duì)編史修志的重要性時(shí)，明確指出：“蓋珍裘以眾腋成溫，廣廈以群材合構(gòu)。自古探穴藏山之士，懷鉛握槧之客，何嘗不征求異說(shuō)，采庶群言，然后能成一家，傳諸不朽。”檔案資料是編史修志的基礎(chǔ)，沒(méi)有充實(shí)的作為歷史真實(shí)記錄的檔案史料，要編修好一部?jī)?nèi)容豐富、可資征信的志書(shū)是不可能的。由于檔案資料具有數(shù)量浩大，內(nèi)容繁復(fù)的特點(diǎn)，在編纂工作中對(duì)檔案資料的查找收集是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，它直接關(guān)系到史志編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度。 

2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則 

首先，要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。搜集檔案資料必須真實(shí)、客觀地抄錄有用資料，做到真實(shí)存史。其次，要堅(jiān)持全面查找的原則。全面查找與題目有關(guān)的檔案全宗與類(lèi)別，在搜集查找過(guò)程中，廣征博采，巨細(xì)皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項(xiàng)”“縱不斷線”，避免“依據(jù)孤證作出結(jié)論，武斷歷史”。按照這一要求則應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個(gè)比較完整、系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)。如果搜集檔案資料時(shí)漏一份與題目有關(guān)的材料往往要輾轉(zhuǎn)復(fù)查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時(shí)竟難以復(fù)得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴(yán)。最后，要堅(jiān)持為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的原則。搜集檔案資料時(shí)，本著為歷史負(fù)責(zé)，既要搜集反映成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)的資料，也要有反映失誤和教訓(xùn)的資料，以借鑒歷史、開(kāi)拓未來(lái)、服務(wù)社會(huì)。 

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式 

3.1 分清先后緩急，循序漸進(jìn)。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個(gè)全宗中保存的數(shù)量有多寡之分，與題目的關(guān)系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時(shí)，應(yīng)首先查找與題目有直接關(guān)系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關(guān)系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進(jìn)”的查找方法，是可以避免重復(fù)勞動(dòng)節(jié)省查找時(shí)間的。因?yàn)?ldquo;直接”的全宗，常常保存的是與題目有關(guān)的檔案的正本或原稿，具有一定的“權(quán)威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度，做一些不必要的重復(fù)勞動(dòng)。 

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動(dòng)，總有一定的時(shí)間期限。從大的范圍講，編纂一個(gè)歷史時(shí)期某一方面的題目，就可以從保存這一時(shí)期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個(gè)題目屬于某一年或者某一事件，就應(yīng)該從當(dāng)年或與這一事件有關(guān)的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動(dòng)，又總有一定的地區(qū)或單位的范圍，按地區(qū)或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級(jí)檔案館的新、舊檔案文獻(xiàn)匯編中發(fā)現(xiàn)新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時(shí)，要注意這些材料中引文的出處，以發(fā)現(xiàn)新的資料線索。這對(duì)史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。 

3.3 科學(xué)組織查找力量，搞好分工協(xié)作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，在查找檔案資料時(shí)應(yīng)對(duì)資料搜集人員進(jìn)行科學(xué)的分工。一般可以按檔案資料的分布特點(diǎn)組織力量，即按與篇目有關(guān)的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類(lèi)別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專(zhuān)業(yè)志的編纂人員，對(duì)該專(zhuān)業(yè)志的整個(gè)篇目?jī)?nèi)容和與其有關(guān)的檔案材料的分布情況進(jìn)行摸底，有一個(gè)全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專(zhuān)業(yè)志篇目?jī)?nèi)容的特點(diǎn)，把較大的題目劃分為幾個(gè)階段或幾個(gè)問(wèn)題，針對(duì)不同的階段或問(wèn)題對(duì)有關(guān)的檔案資料進(jìn)行分工查找。無(wú)論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過(guò)程中，都應(yīng)該注意互通情報(bào)，緊密配合，以避免出現(xiàn)漏查和重收現(xiàn)象。 

3.4 學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，善于利用檔案檢索工具。檔案檢索工具是揭示和介紹檔案館所存的檔案內(nèi)容和成分，并對(duì)檔案進(jìn)行管理和提供利用的工具。它為檔案利用者研究解決各種問(wèn)題，提供具有參考價(jià)值的檔案和查找檔案資料的線索起著向?qū)ё饔?。檢索工具的種類(lèi)是多種多樣的，從其所揭示和介紹的內(nèi)容與成分的對(duì)象劃分，大體可以歸納為三大類(lèi)。第一，以一個(gè)全宗或全宗的一部分檔案為對(duì)象而編制的工具有：案卷目錄、全宗介紹、全宗單、全宗卷、卷內(nèi)文件目錄、重要文件卡片、重要文件目錄等。第二，以檔案館的全部或主要部分檔案為對(duì)象而編制的檢索工具有：分類(lèi)卡片、分類(lèi)目錄、檔案館介紹、全宗卡片，檔案存放地點(diǎn)索引等。第三，以一定的專(zhuān)題為對(duì)象而編制的檢索工具有：專(zhuān)題卡片、人物卡片、地名索引卡片、專(zhuān)題目錄、人名索引、地名索引、專(zhuān)題介紹等。編纂人員在查找搜集檔案資料時(shí)，只有熟悉和學(xué)會(huì)利用以上檢索工具，才能保質(zhì)保量地完成檔案資料的搜集查找工作。這就要求編纂人員學(xué)習(xí)和掌握一定的檔案管理知識(shí)。 

第4篇：檔案資料論文范文

論文摘要:基建工程中相應(yīng)的檔案管理至關(guān)重要,檔案管理滲透于建設(shè)整個(gè)過(guò)程,地位特殊。本文就管理以及監(jiān)控中的不足,提出了應(yīng)對(duì)策略。

基建檔案在整個(gè)企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對(duì)檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對(duì)工程建設(shè)沒(méi)有直接影響,但是卻貫穿于整個(gè)建設(shè)過(guò)程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠?yàn)槠髽I(yè)之后工程擴(kuò)建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實(shí)的資料。因此,對(duì)基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實(shí)性與可靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對(duì)項(xiàng)目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。

一、基建工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)控以及管理中的不足

對(duì)工程中的檔案資料進(jìn)行管理,實(shí)際上即對(duì)工程施工整個(gè)過(guò)程里涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、進(jìn)行合理編制并且歸檔、保管。因?yàn)楣て谳^長(zhǎng),因此資料的形成也需要較長(zhǎng)時(shí)間。項(xiàng)目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動(dòng)態(tài)管理而使人員流動(dòng)性高,相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)。

1.1資料收集不夠全面

例如,某些工程上的設(shè)計(jì)有變動(dòng),在編制資料的時(shí)候,只將變更通知書(shū)進(jìn)行記錄,卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批意見(jiàn);部分交接驗(yàn)收記錄沒(méi)有簽認(rèn)手續(xù)等。對(duì)基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動(dòng)態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。

1.2資料不夠準(zhǔn)確

資料上的隨意性比較嚴(yán)重:對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類(lèi)工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來(lái)很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價(jià)值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來(lái)認(rèn)真落實(shí)。

1.3收集與整理不夠及時(shí)

對(duì)工程對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開(kāi)工時(shí)就著手,如圖紙會(huì)審紀(jì)要以及開(kāi)工報(bào)告等,對(duì)于施工過(guò)程,根據(jù)規(guī)定對(duì)其及時(shí)予以規(guī)范記錄,努力做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn),每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、到位。實(shí)際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

二、管理以及監(jiān)控措施

2.1與工程建設(shè)同步,進(jìn)行全程監(jiān)控

2.1.1及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量

一切工程合同中都對(duì)其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求以及標(biāo)準(zhǔn),樹(shù)立檔案意識(shí)等都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)。因此,必須及早對(duì)相關(guān)監(jiān)理人員進(jìn)行培訓(xùn),樹(shù)立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時(shí),對(duì)施工單位相關(guān)人員開(kāi)展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓(xùn),加強(qiáng)建檔以及歸檔意識(shí),熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等。

 

2.1.2資料分發(fā)時(shí)必須加強(qiáng)監(jiān)控

基礎(chǔ)建設(shè)工程在施工過(guò)程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗(yàn)收中起著十分重要的作用,同時(shí)負(fù)責(zé)圖紙以及其他資料的發(fā)放。未來(lái)確?？⒐r(shí)所需檔案高質(zhì)量,相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)親自參與監(jiān)控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特別是像詳勘這些數(shù)目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時(shí)使歸檔資料比較齊全。

2.1.3立項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控

工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、勘察之前,相應(yīng)的管理部門(mén)并沒(méi)有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時(shí)相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書(shū)相關(guān)部門(mén),部分文件放置在規(guī)劃部,并沒(méi)有經(jīng)過(guò)應(yīng)有文書(shū)處理程序,同時(shí),投招標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒(méi)有對(duì)上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)收集,久而久之,會(huì)使收集上述文件的難度加大,甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以,在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期,就應(yīng)當(dāng)及時(shí)介入檔案的收集以及整理,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

2.1.4對(duì)新設(shè)備的檢驗(yàn)加強(qiáng)監(jiān)控

新設(shè)備到貨后,隨之會(huì)有相應(yīng)的圖紙資料,值得注意的是,進(jìn)口設(shè)備對(duì)應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置,而國(guó)產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊(cè)又不足,這些環(huán)節(jié)時(shí)常會(huì)出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度,就可能丟失設(shè)備資料。所以,必須建立合理的設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)相關(guān)的制度并且貫徹執(zhí)行,對(duì)開(kāi)箱權(quán)限予以明確。

2.2完善制度,明確責(zé)任

對(duì)基建工程進(jìn)行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過(guò)程應(yīng)當(dāng)是有目標(biāo)、有計(jì)劃、有落實(shí)、有責(zé)任的活動(dòng)。所以,承建單位必須建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導(dǎo),質(zhì)量生成或者工程檔案部門(mén)負(fù)責(zé)專(zhuān)管,下面的各級(jí)主管相應(yīng)的分片領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理者以及項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),由施工管理者來(lái)具體落實(shí),并且對(duì)各級(jí)各類(lèi)人員的權(quán)責(zé)予以明確規(guī)定。對(duì)于大型的工程項(xiàng)目部門(mén)一定有現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理員,對(duì)于中型或者小型項(xiàng)目部門(mén),應(yīng)當(dāng)有兼職人員對(duì)資料進(jìn)行收集以及企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時(shí)對(duì)檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平以及工作質(zhì)量。依照檔案資料管理的重點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)的特點(diǎn),加強(qiáng)建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。

2.3發(fā)揮合同的法律效應(yīng)

檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨(dú)立為一條款,明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍,使相應(yīng)的承建單位也對(duì)檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)與重視,這樣以來(lái),就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn):

[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[j]. 吉林地質(zhì), 2009;01

第5篇：檔案資料論文范文

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)資料；規(guī)范化

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）12-0019-02

高校教學(xué)資料是指高校的各教學(xué)院、系、部在教育、教學(xué)、學(xué)生管理工作中形成的具體某一項(xiàng)工作的微觀資料，如學(xué)生考試試卷、成績(jī)登記表、普通本專(zhuān)科學(xué)生畢業(yè)論文、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)習(xí)報(bào)告、教師聽(tīng)課記錄以及各教學(xué)院系層面的統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、活動(dòng)材料等。這些微觀資料往往數(shù)量較多且雜，沒(méi)有納入檔案的管理范圍，但卻是學(xué)校迎接各種教學(xué)評(píng)估和檢查的依據(jù)，也是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，在一定時(shí)期內(nèi)具有一定的參考和利用價(jià)值。

一、高校教學(xué)資料管理存在的問(wèn)題

目前各高校教學(xué)資料基本都由各二級(jí)單位自行保管。由于教學(xué)資料沒(méi)有納入歸檔范圍，絕大多數(shù)檔案管理部門(mén)都不負(fù)責(zé)教學(xué)資料的管理，以致很多教學(xué)資料都閑散置于各二級(jí)單位甚至是各工作人員手中，資料管理不規(guī)范，亂堆亂放的現(xiàn)象嚴(yán)重。目前，高校教學(xué)資料管理存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.資料管理人員意識(shí)不高。資料管理人員一般是各部門(mén)的工作人員，這些人員從事的事項(xiàng)多且雜，資料的管理工作基本都沒(méi)有納入他們的崗位職責(zé)范圍，因此很多兼職人員對(duì)檔案資料都不重視，無(wú)心管理，這就導(dǎo)致了很多資料存放散亂，缺失嚴(yán)重。

2.教學(xué)資料管理不規(guī)范。資料的管理不規(guī)范主要體現(xiàn)在：一是沒(méi)有專(zhuān)人統(tǒng)一管理和存放。各個(gè)科室甚至每個(gè)職工都有各自的資料柜，都存放有一定量的資料，這種散亂的管理方式必然導(dǎo)致很多資料的遺失，尤其在人員變動(dòng)時(shí)，很多人在離崗時(shí)也同時(shí)帶走了在相應(yīng)崗位上形成的資料。二是沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。各單位自行整理和保管，以致各單位的管理都是五花八門(mén)，隨意堆放，隨意銷(xiāo)毀，甚至當(dāng)廢紙賣(mài)掉，難以提供利用。三是沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人員提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。各二級(jí)單位的資料管理人員通常是些兼職人員，這些兼職人員缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案資料管理知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與技能，需要有專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。

3.疲于制作各種迎檢支撐資料。通常，學(xué)校和各二級(jí)單位每年都要應(yīng)對(duì)各種不同的工作檢查和考核。各項(xiàng)工作的考核指標(biāo)都不一樣，為迎接這些考核，通常每來(lái)一項(xiàng)考核就要單獨(dú)做對(duì)應(yīng)的支撐資料，以致很多高校的二級(jí)單位到年終考核時(shí)就是在不斷地做支撐資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率極其低下。并且，很多資料由于平時(shí)沒(méi)管理好，需要時(shí)找不到，待到評(píng)估或檢查時(shí)再應(yīng)急，為檢查而做資料，這種為檢查而做的資料，很多已不是原始材料，失去了應(yīng)有的價(jià)值，也使得各種評(píng)估和檢查失去了意義。

二、教學(xué)資料規(guī)范化管理的思路

教學(xué)資料規(guī)范化管理是指借用教學(xué)檔案管理中的科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、統(tǒng)一收集、整理、科學(xué)排架以及編制檢索目錄等的管理方法來(lái)科學(xué)管理教學(xué)資料，使教學(xué)資料能夠便于檢索、便于利用、便于管理。其中，教學(xué)資料的分類(lèi)可參考教學(xué)檔案的分類(lèi)法，首先按資料的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的資料作橐桓穌體歸入相同的類(lèi)別，再按形成資料的特征以便于排架和管理分別不同的二級(jí)類(lèi)目。例如可先根據(jù)教學(xué)工作和學(xué)生工作分成教學(xué)（JX）和學(xué)生（XS）兩大類(lèi)，其中教學(xué)類(lèi)又可細(xì)分為三大類(lèi)，包括教學(xué)綜合類(lèi)（教學(xué)管理工作中形成的資料）、試卷和實(shí)踐材料（具體的教學(xué)過(guò)程中的資料）以及普通畢業(yè)論文（學(xué)位工作中形成的資料）。同樣，教學(xué)資料的編號(hào)也可采用案卷級(jí)檔案的編號(hào)方法，可由“全宗號(hào)+年度+分類(lèi)號(hào)+盒（袋）號(hào)”組成，每個(gè)二級(jí)單位分配一個(gè)全宗號(hào)。資料的排架可采用“一級(jí)類(lèi)目―年度縱向排列法”，依次按類(lèi)目和年度，從左至右、從上至下的順利依次排列。

三、高校教學(xué)資料兩級(jí)一體化管理模式

教學(xué)資料的規(guī)范管理可實(shí)行兩級(jí)一體化的管理模式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資料與檔案一體化管理。由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的一級(jí)管理；各二級(jí)單位負(fù)責(zé)本單位教學(xué)資料的二級(jí)管理。學(xué)校設(shè)立檔案館，二級(jí)單位成立檔案資料室。檔案管理部門(mén)作為專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)規(guī)范和指導(dǎo)二級(jí)單位教學(xué)資料的管理，制定統(tǒng)一的教學(xué)資料管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各二級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)和檢查。各二級(jí)單位則要按照檔案管理部門(mén)的要求對(duì)形成的檔案資料進(jìn)行收集和整理，將其中具有重要價(jià)值的檔案資料移交給檔案管理部門(mén)集中保管，其余微觀教學(xué)資料由各單位按要求集中規(guī)范整理、保管、提供利用和到期銷(xiāo)毀。

四、教學(xué)資料規(guī)范化管理的策略

1.增強(qiáng)檔案資料意識(shí)。教學(xué)資料是工作中的原始記錄，反映著學(xué)校的教學(xué)管理水平，具有一定的查考價(jià)值。增強(qiáng)檔案資料意識(shí)就是要努力讓所有的師生都學(xué)會(huì)自覺(jué)為自己的工作和學(xué)習(xí)存檔、存資料，尤其要加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)宣傳，只有真正認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，才會(huì)真正地重視這項(xiàng)工作，做好這項(xiàng)工作。

2.加強(qiáng)教學(xué)資料管理人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資料與教學(xué)檔案一體化管理。教學(xué)資料的管理主要由各二級(jí)單位的兼職檔案資料管理人員進(jìn)行管理，這些人員通常不是專(zhuān)業(yè)的檔案資料管理人員，往往對(duì)檔案資料認(rèn)識(shí)不夠，管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，同時(shí)人員變動(dòng)也較頻繁，這就需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)這些兼職人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案資料意識(shí)。通過(guò)組織集中培訓(xùn)，再派專(zhuān)人進(jìn)行一對(duì)一指導(dǎo)，既可以指導(dǎo)教學(xué)資料的整理存檔，又可以同時(shí)完成重要教學(xué)檔案的歸檔指導(dǎo)，既加強(qiáng)了檔案的規(guī)范化管理，也使教學(xué)資料的管理規(guī)范化，在指導(dǎo)的同時(shí)即完成了教學(xué)資料及教學(xué)檔案的一體化管理及歸檔。

3.強(qiáng)化與創(chuàng)新教學(xué)資料工作考核機(jī)制。將教學(xué)資料工作納入教學(xué)工作的目標(biāo)考核，定期檢查教學(xué)資料工作情況并打分，對(duì)成績(jī)顯著者給予表彰，對(duì)不合格的單位，取消該單位的評(píng)優(yōu)資格，扣減相應(yīng)的目標(biāo)管理考核項(xiàng)分值，同時(shí)責(zé)令限期整改。只有這樣才能讓各二級(jí)單位重視檔案資料工作，按時(shí)保質(zhì)地完成工作任務(wù)，確保檔案資料工作獲得健康、持續(xù)發(fā)展。

4.實(shí)行教學(xué)資料的科室收集整理制度。高校的二級(jí)單位一般都設(shè)有內(nèi)部科室，如教學(xué)科、學(xué)生科、辦公室等，每個(gè)科室都形成有大量的不同類(lèi)的檔案資料，參照高校檔案管理的部門(mén)立卷制度，同樣，高校的教學(xué)資料也可以實(shí)行由材料的形成科室來(lái)負(fù)責(zé)教學(xué)資料的收集整理，如二級(jí)單位的綜合辦公室可負(fù)責(zé)教學(xué)綜合資料的收集整理，教學(xué)科可負(fù)責(zé)形成的試卷等材料的收集整理，學(xué)生科負(fù)責(zé)學(xué)生類(lèi)資料的收集整理等。科室收集整理制度是各二級(jí)單位的資料管理制度，將資料的收集整理職責(zé)具體落實(shí)到各科室的人員，既減輕了二級(jí)單位的檔案資料管理員的工作負(fù)擔(dān)，也使資料在形成后就可以直接進(jìn)入收集整理階段，減少了由于變換整理人員造成的材料交接不全、整理進(jìn)程被拖延等問(wèn)題的產(chǎn)生。

5.以迎檢工作為契機(jī)，簡(jiǎn)化迎檢支撐資料制作。學(xué)校的大型迎檢工作通常是學(xué)校的重點(diǎn)和中心工作，而迎檢支撐資料的準(zhǔn)備是迎檢工作中非常重要的一項(xiàng)，檔案資料管理部門(mén)要以學(xué)校的大型迎檢工作為契機(jī)，提高檔案資料工作地位，規(guī)范檔案資料的管理。迎檢支撐資料就是平時(shí)各種工作資料的積累，只要做好了平時(shí)資料的收集整理，迎檢時(shí)的支撐資料準(zhǔn)備工作就變得簡(jiǎn)單得多。由于平時(shí)形成的各種教學(xué)資料都進(jìn)行了收集整理，每份資料都有相應(yīng)的資料編號(hào)，因此，在迎接各種工作考核時(shí)，不再需要為迎檢而制作資料，只需要提供支撐材料目錄，標(biāo)注上檔號(hào)或資料號(hào)，查閱每年收集的資料或檔案即可。

總之，高校教學(xué)資料的管理水平體現(xiàn)著高校的管理水平，高校教學(xué)資料的規(guī)范化管理有助于提高高校的教育教學(xué)和管理工作水平，有助于各種考核、檢查工作的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊杰.建立高校歸檔單位文件材料進(jìn)行全宗式管理模式初探[J].蘭臺(tái)世界，2009，（14）.

第6篇：檔案資料論文范文

【論文摘要】檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，本文通過(guò)對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作中存在問(wèn)題的探討，提出了加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校檔案工作的針對(duì)性措施。

一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及成因

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識(shí)，一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒(méi)必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，表現(xiàn)為對(duì)檔案工作不理不問(wèn)，或?qū)訌?qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，上述對(duì)檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了工作中檔案人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)、收集檔案證據(jù)不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。

2.檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低。檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)水平低下是中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中職學(xué)校無(wú)專(zhuān)職檔案管理人員，有的是臨時(shí)配備的。因此，既有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案技術(shù)人員實(shí)在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專(zhuān)業(yè)出身或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專(zhuān)題的培訓(xùn)。檔案管理人員對(duì)分類(lèi)、歸檔、整理、保管、利用等知識(shí)未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規(guī)范化。以上問(wèn)題的存在，明顯制約了檔案管理的專(zhuān)業(yè)性。

3檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質(zhì)的低下，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整?？剖夜ぷ魅藛T的檔案意識(shí)談薄，除個(gè)別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件卻隨意處理。

目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。中等職業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。

4.檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。目前，檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在:領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒(méi)有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專(zhuān)題概要等。對(duì)檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、錄人、有些學(xué)校還未進(jìn)行整理。這些問(wèn)題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。 二、加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深人進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為，樹(shù)立“檔案就是資源”的理念，扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類(lèi)檔案的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢(shì)下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。各職能部門(mén)均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.加強(qiáng)人員配備，搞好檔案設(shè)施建設(shè)。為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)、聲像類(lèi)分別設(shè)櫥，配備六防設(shè)施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規(guī)范。

第7篇：檔案資料論文范文

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織

抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作，建立起"內(nèi)外"有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。"內(nèi)"就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門(mén)增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門(mén)的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書(shū)的形式規(guī)定下來(lái)，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的資料名目，自建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始，就積極介入。

2建立健全基建檔案管理制度、編制分類(lèi)方案和規(guī)則

制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國(guó)家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過(guò)程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門(mén)與基建部門(mén)相結(jié)合，編制分類(lèi)方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收及文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類(lèi)工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確?；üこ虣n案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個(gè)階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對(duì)基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項(xiàng)目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門(mén)，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)

一個(gè)單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對(duì)檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系?；n案作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來(lái)，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識(shí)薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專(zhuān)職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)基建管理部門(mén)、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書(shū)的形式規(guī)定下來(lái)，引起參建單位的足夠重視，自項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹國(guó)家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)，要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行，系統(tǒng)掌握項(xiàng)目開(kāi)工前、項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中、項(xiàng)目竣工后檔案工作的不同點(diǎn)與側(cè)重點(diǎn)，既瞻前顧后，又緊抓過(guò)程；二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國(guó)家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門(mén)間形成檔案共識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺(jué)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，做到主動(dòng)出擊、提前擬定計(jì)劃，實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量，同時(shí)要求檔案人員，要根據(jù)工程進(jìn)度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭(zhēng)取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

4把依法治檔工作落到實(shí)處

缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。在基建檔案未形成時(shí)，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計(jì)劃，采取多種形式、通過(guò)不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門(mén)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動(dòng)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

第8篇：檔案資料論文范文

急救全程檔案管理的概念和定義

緊急救援工作對(duì)時(shí)效和信息的要求，決定了院前急救全程檔案系統(tǒng)與醫(yī)院門(mén)診、住院檔案管理具有極大不同。醫(yī)院檔案管理是從病人入院開(kāi)始記載，記錄病人在醫(yī)院期間的治療過(guò)程。而急救全程檔案管理系統(tǒng)必須包括事前、事中和事后三個(gè)部分。

第一部分稱為預(yù)案管理系統(tǒng)。這是一個(gè)在事前就要嚴(yán)密構(gòu)建的檔案信息管理系統(tǒng)，在急救任務(wù)相關(guān)的廣闊范圍內(nèi)，記載各醫(yī)院急救應(yīng)急能力的檔案信息資料，及緊急情況下應(yīng)急處理的預(yù)案和措施。包括轄區(qū)各醫(yī)院專(zhuān)科特長(zhǎng)、床位情況、急救設(shè)備、專(zhuān)家特長(zhǎng)、存儲(chǔ)血量、高壓氧艙、護(hù)理能力、坐落位置、交通情況、專(zhuān)家聯(lián)絡(luò)通訊表、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)制度等資料，以及各種不同緊急情況發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處理預(yù)案和指令。

第二部分稱為事后檔案信息管理系統(tǒng)，也稱為疾病分類(lèi)統(tǒng)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。急救部門(mén)要與醫(yī)療機(jī)構(gòu)采用同樣的國(guó)際疾病分類(lèi)碼，建立病種分類(lèi)、發(fā)病場(chǎng)地、年齡分布、傷病時(shí)間等檔案資料的收集分析制度，保障檔案信息資料和數(shù)據(jù)收集的及時(shí)和完整，掌握流行病學(xué)的發(fā)病規(guī)律，為急救中心醫(yī)療、教學(xué)、科研和學(xué)術(shù)交流提供數(shù)據(jù)支持，為衛(wèi)生主管部門(mén)科學(xué)管理決策提供依據(jù)。

第三部分稱為實(shí)時(shí)急救檔案管理系統(tǒng)。這些檔案資料從接報(bào)警開(kāi)始建立，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、GPS衛(wèi)星定位技術(shù)、VIP信息等現(xiàn)代技術(shù)，涵蓋接報(bào)警、出車(chē)、現(xiàn)場(chǎng)搶救，直至在監(jiān)護(hù)狀態(tài)下送達(dá)醫(yī)院的全過(guò)程。急救過(guò)程中形成的所有檔案信息，包括語(yǔ)音信息、數(shù)據(jù)信息、文本信息以及視頻信息等不同形式載體的檔案信息，均具有嚴(yán)肅的法律效力。完整收集和利用這些檔案信息，是準(zhǔn)確合理實(shí)施搶救必需的條件。這些檔案信息采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以支持各級(jí)管理人員和各方面工作人員，能夠采用快速查詢檢索方式進(jìn)行利用。在人命關(guān)天的急救工作中，這些檔案信息不但要發(fā)揮嚴(yán)肅的監(jiān)督檢查作用，還要發(fā)揮保障各工作環(huán)節(jié)緊密銜接的作用，防止出現(xiàn)人為錯(cuò)漏事故，確保搶救生命的神圣工作不出任何差錯(cuò)。

實(shí)時(shí)急救檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容

天津市急救中心采用現(xiàn)代急救技術(shù)、通信技術(shù)和保障設(shè)備，形成了復(fù)雜高效的搶救體系。在建立急救全程檔案起止時(shí)間、檔案內(nèi)容要素、管理制度等方面，經(jīng)過(guò)多年探索和不斷完善，建立了一整套經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的快速收集、傳遞和處理的管理系統(tǒng)。

規(guī)范建立實(shí)時(shí)急救全程檔案的起止時(shí)間。急救部門(mén)從受理報(bào)警開(kāi)始，就與報(bào)警者發(fā)生了具有法律效力的主客體關(guān)系。天津急救中心明確規(guī)定，實(shí)時(shí)急救全程檔案從接受報(bào)警開(kāi)始建立,內(nèi)容包括調(diào)度員在、離席狀態(tài)，振鈴摘機(jī)速度，調(diào)度員與報(bào)警者對(duì)話錄音，派車(chē)指令錄音等重要檔案資料。

規(guī)范檔案首頁(yè)登記內(nèi)容。包括接報(bào)警時(shí)間、派車(chē)時(shí)間、病人姓名、發(fā)病地址、候車(chē)地址、呼叫主訴；派出出車(chē)司機(jī)、責(zé)任醫(yī)生、所屬分站等。

規(guī)范救治時(shí)效檔案內(nèi)容。包括派出車(chē)型、出車(chē)時(shí)間、抵離現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間、送達(dá)醫(yī)院時(shí)間、完成任務(wù)時(shí)間；急救公里數(shù)、任務(wù)類(lèi)型（市郊、長(zhǎng)途、空駛、協(xié)議）等檔案資料。

規(guī)范救治措施檔案內(nèi)容。包括發(fā)病場(chǎng)地（家庭、道路、公共場(chǎng)所等）、發(fā)病病因（疾病、外傷、車(chē)禍、災(zāi)害等）、救治措施（靜脈、肌注、心肺復(fù)蘇等）、用藥情況、救治效果，以及送達(dá)醫(yī)院名稱等重要檔案信息。

規(guī)范收費(fèi)情況內(nèi)容。包括醫(yī)療費(fèi)、車(chē)費(fèi)、等時(shí)費(fèi)、抬擔(dān)架費(fèi)等檔案資料。

由于急救管理的復(fù)雜性、時(shí)效性和嚴(yán)肅性與一般單位有很大不同，急救全程檔案信息系統(tǒng)在檔案記載內(nèi)容、時(shí)效性和收集、保管、應(yīng)用方式等方面，與一般單位的檔案管理也有很大區(qū)別。僅2007年一年，天津市急救中心產(chǎn)生的實(shí)時(shí)全程急救檔案就高達(dá)9萬(wàn)余份。檔案數(shù)量從2003年開(kāi)始，以每年12%左右的增長(zhǎng)率高速增長(zhǎng)。這必然要求發(fā)展電子檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，使檔案的保存、檢索、統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用具有可靠的保障。

急救全程實(shí)時(shí)檔案管理系統(tǒng)的核心功能

急救全程實(shí)時(shí)檔案信息系統(tǒng)的管理功能，一是作為各急救環(huán)節(jié)科學(xué)銜接實(shí)施指令的依據(jù)；二是作為處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)；三是作為考核急救參與部門(mén)和參與人員的依據(jù)。這是提高急救效率和救治效果的重要保證，也是評(píng)價(jià)急救工作的重要依據(jù)。檔案信息中的全方位錄音檔案以及數(shù)據(jù)檔案信息，客觀地記錄了受理報(bào)警摘機(jī)速度、派車(chē)速度、出車(chē)時(shí)間、到現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間、完成任務(wù)時(shí)間、送達(dá)醫(yī)院時(shí)間、完成任務(wù)時(shí)間。快速平均反應(yīng)時(shí)間、派車(chē)任務(wù)單質(zhì)量、接警語(yǔ)音語(yǔ)態(tài)、派車(chē)準(zhǔn)確性、公正性及有無(wú)投訴等，成為考核評(píng)價(jià)各環(huán)節(jié)工作人員績(jī)效的客觀依據(jù)。特別是其中的搶救預(yù)案、醫(yī)院應(yīng)急能力專(zhuān)科特長(zhǎng)等檔案信息，為合理分流病人、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件發(fā)揮了巨大的實(shí)用功能。

應(yīng)用急救全程檔案信息管理系統(tǒng)的效果

顯著縮短急救反應(yīng)時(shí)間。在急救檔案管理系統(tǒng)支持下，各工作環(huán)節(jié)管理水平不斷提高。調(diào)度摘機(jī)平均時(shí)間由原先的3聲振鈴接起電話合格，發(fā)展為平均12秒之內(nèi)合格，再發(fā)展為平均3秒之內(nèi)全部摘機(jī)。平均到現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間，由原先的平均30分鐘左右，縮短到平均15分鐘左右。

促進(jìn)提升急救工作效率和質(zhì)量。近五年來(lái)，天津120業(yè)務(wù)量以每年12%的速度高速增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)量從2001年的53301次增長(zhǎng)到2007年的102321次。

有效服務(wù)臨床科研教學(xué)。利用該系統(tǒng)的急救全程檔案信息，總結(jié)臨床經(jīng)驗(yàn)，科研論文篇數(shù)大幅度提升。1997―2001年天津急救中心共完成論文10篇，2002―2006年達(dá)到25篇。

提供社會(huì)服務(wù)。在發(fā)生惡性突發(fā)事件或糾紛時(shí)，為公安、交管、社會(huì)保險(xiǎn)等部門(mén)提供辦案依據(jù)。天津急救中心依托現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，僅2007年就為公安刑偵辦案、交通肇事事故處理、各種保險(xiǎn)等出具證明600多起。為醫(yī)務(wù)人員查詢借閱急救檔案檢索統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表上千次。

急救全程檔案管理系統(tǒng)，有效推動(dòng)了急救質(zhì)量的提高，獲得了天津市政府“十五”期間信息化建設(shè)優(yōu)秀成果獎(jiǎng)。

第9篇：檔案資料論文范文

[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；計(jì)算機(jī)；信息化

一、文物檔案管理的主要內(nèi)容

文物檔案是直接記錄和反映國(guó)家在重要文物活動(dòng)中形成的原始記錄，具有極為重要的歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。文物檔案管理的內(nèi)容與一般專(zhuān)業(yè)檔案管理的內(nèi)容有所不同，具備種類(lèi)多樣、內(nèi)容豐富、研究?jī)r(jià)值高等特點(diǎn)，所以必須配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，并建立健全科學(xué)的管理制度，防止文物檔案毀損、丟失。在文物檔案管理中，其管理內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）文物藏品的歷史資料

有關(guān)文物來(lái)源、流傳經(jīng)過(guò)的原始記錄和采訪記錄；文化發(fā)掘報(bào)告、采集記錄、銘記題跋、鑒藏印記；書(shū)畫(huà)作者的小傳、工藝制作記錄等。

（二）文物的鑒定資料

文化鑒定意見(jiàn)、定級(jí)記錄；使用先進(jìn)的鑒定方法、鑒定儀器對(duì)文物藏品進(jìn)行鑒定的檢測(cè)報(bào)告、化驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告；專(zhuān)家學(xué)者對(duì)文物作者、時(shí)間、真?zhèn)巫龀龅蔫b定記錄。

（三）文物藏品的研究資料

文物專(zhuān)家學(xué)者在科學(xué)研究文物的過(guò)程中所發(fā)表的專(zhuān)著、論文、銘刻拓片、圖錄、叢書(shū)目錄索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的資料

在對(duì)文物藏品采取保護(hù)措施時(shí)，如滅菌、除銹、消毒、防蟲(chóng)等過(guò)程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄；文物藏品出入庫(kù)記錄、保存現(xiàn)狀記錄；對(duì)文物藏品修復(fù)、復(fù)制的承制者、修復(fù)部位、時(shí)間、工藝流程、使用材料等方面的記錄。

（五）文物特征記述資料

對(duì)文物的時(shí)代、產(chǎn)地、色澤、質(zhì)地、數(shù)量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關(guān)文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。

（六）其它資料

在意外事故中，對(duì)文物損毀情況的領(lǐng)導(dǎo)處理意見(jiàn)、有關(guān)批示的原件、原文、復(fù)印件，這些資料是文物藏品原始記錄的重要依據(jù)。

二、計(jì)算機(jī)在文物檔案管理中的應(yīng)用

（一）建立文物檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案整理是文物檔案管理最基本的工作之一，也是較為繁雜的一項(xiàng)工作，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文物檔案管理時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立尤為重要。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠極大程度地方便檔案整理工作的開(kāi)展，只需要按照文物檔案的類(lèi)別將其錄入到計(jì)算機(jī)中，再將生成的新檔案添加到數(shù)據(jù)庫(kù)中，整理工作便基本完成，與傳統(tǒng)的文物檔案整理相比，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用使整理工作變得非常簡(jiǎn)單。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立主要涉及以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：其一，檔案整理分類(lèi)。由于文物檔案的整理分類(lèi)具有一定的學(xué)科規(guī)律，故此在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)咨詢相關(guān)方面的專(zhuān)家，通常可根據(jù)原有的文物檔案進(jìn)行分類(lèi)；其二，檔案資料錄入。由于文物檔案涉及的內(nèi)容較廣，所以應(yīng)根據(jù)不同的內(nèi)容選擇不同的錄入方式，如聲音、圖片、影像等可借助專(zhuān)門(mén)的設(shè)備進(jìn)行錄入。

（二）建立檔案資料檢索系統(tǒng)

對(duì)文物檔案進(jìn)行檢索和查詢，是體現(xiàn)文物檔案用途和價(jià)值的一種有效途徑，通過(guò)建立文物檔案資料檢索系統(tǒng)能夠使檢索和查詢變得更加方便、快捷，也使文物檔案的應(yīng)用更加開(kāi)放和廣泛，研究人員只需要在計(jì)算機(jī)上輸入想要查詢的內(nèi)容，如文物名稱、出土?xí)r間、年代、出土地點(diǎn)等，便可以借助檢索系統(tǒng)找到與之相關(guān)的資料，如文物藏品卡片、藏品檔案以及其它相關(guān)資料等等，這給研究人員帶來(lái)了極大的便利，既節(jié)能了時(shí)間，又提高了工作效率，最為重要的是延長(zhǎng)了重要文物檔案的使用壽命。例如過(guò)去檔案的載體一般為紙質(zhì)卷帙，這些載體又面臨著最終消亡的結(jié)局，文物的信息生命依然存在巨大的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)在檔案中的應(yīng)用，掃描和復(fù)制從根本上解決了這個(gè)問(wèn)題。

（三）實(shí)現(xiàn)文物檔案信息資源共享

文物檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并建立健全責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制和目標(biāo)管理機(jī)制以及相應(yīng)的激勵(lì)制度，借此來(lái)促進(jìn)檔案管理人員逐步向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢(shì)下數(shù)字化檔案管理工作的要求。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)文物檔案管理部門(mén)的職能進(jìn)行強(qiáng)化，并加大后續(xù)監(jiān)督管理力度，推進(jìn)文物檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。此外，應(yīng)當(dāng)建立并完善文物檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能，以檔案開(kāi)放的明文規(guī)定為依據(jù)，并以現(xiàn)有的檔案信息資源庫(kù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建起一個(gè)完善的檔案信息平臺(tái)，定期對(duì)特定人群以及社會(huì)公眾開(kāi)放，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)文物檔信息資源共享，最大程度地發(fā)揮出文物檔案的價(jià)值。

（四）創(chuàng)新文物檔案管理方法

文物檔案管理人員應(yīng)立足于實(shí)際，增強(qiáng)文物檔案管理的主動(dòng)性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新管理工作方法，推動(dòng)文物檔案管理良性發(fā)展。文物檔案管理部門(mén)可建立重點(diǎn)文物檔案網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)，以檔案室為中心，以相關(guān)單位為網(wǎng)點(diǎn)，不斷擴(kuò)大文物資料的收集范圍，提高文件材料質(zhì)量。同時(shí)，制定切實(shí)可行的文物資料收集辦法，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督檢查各項(xiàng)措施的落實(shí)情況，從而確保文物檔案資料收集完整。計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新管理從根本上解決文物的輸入分類(lèi)建檔工作。

三、結(jié)論

總而言之，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理文物是極為寶貴的歷史遺產(chǎn)，而文物檔案是全面、準(zhǔn)確反映文物相關(guān)情況的重要資料。由于文物檔案涉及范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，保障文物檔案資料安全，提高文物檔案利用效率，應(yīng)當(dāng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理工作中，以滿足信息時(shí)代下文物檔案事業(yè)的發(fā)展需求。實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化、必需有高素質(zhì)的人才，能夠掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備。而高素質(zhì)人才是實(shí)現(xiàn)這一要求的保障。文物檔案工作者要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，努力實(shí)現(xiàn)文物資源的全社會(huì)乃至全人類(lèi)共享。這將是計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中的重大突破。

參考文獻(xiàn)：