檔案管理在文書檔案課程中的應(yīng)用

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摘要：文書檔案課程是秘書專業(yè)課程體系的重要組成部分。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)開始發(fā)揮著越來越重要的作用，這給文書檔案課程教學(xué)提出了新的改革方向。這要求我們充分地與時(shí)俱進(jìn)，將檔案管理系統(tǒng)積極運(yùn)用到檔案課程教學(xué)中。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；文書檔案課程教學(xué)；應(yīng)用

文書檔案課程在秘書專業(yè)的課程體系中發(fā)揮著重要作用，成為培養(yǎng)應(yīng)用型文秘人才的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。進(jìn)入二十一世紀(jì)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，檔案管理系統(tǒng)開始實(shí)現(xiàn)了信息化。這意味著我們?cè)谖臅鴻n案課程的教學(xué)中，必須與新的時(shí)代形式緊密結(jié)合，將基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)積極運(yùn)用到教學(xué)中，讓學(xué)生的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系符合信息化時(shí)代的需要。

一、對(duì)教學(xué)目標(biāo)和定位進(jìn)行調(diào)整

培養(yǎng)學(xué)生良好的實(shí)踐能力，把他們培養(yǎng)成為符合社會(huì)需要的應(yīng)用型人才，是高職高專教學(xué)區(qū)別于本科教學(xué)的地方。高職院校開設(shè)的文書工作與檔案管理課程是具有很強(qiáng)實(shí)用性的課程，它的培養(yǎng)目標(biāo)與就業(yè)方向密切聯(lián)系。基于電子檔案管理系統(tǒng)的文書檔案課程教學(xué)，首先要求我們必須在原有的基礎(chǔ)上調(diào)整教學(xué)目標(biāo)定位。這意味著對(duì)信息檔案管理系統(tǒng)的熟練掌握，早已成為學(xué)生在日后就業(yè)中必備的技能。傳統(tǒng)的教學(xué)目標(biāo)定位多是基于原來的紙質(zhì)檔案管理的，與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息化檔案管理系統(tǒng)難免存在不匹配的地方，這是需要我們及時(shí)做出調(diào)整的。

二、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于文書檔案課程教學(xué)的方案

1.在理論教學(xué)中要有意識(shí)地與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合理論是實(shí)踐的基礎(chǔ)，完善的理論知識(shí)能有效地指導(dǎo)實(shí)際工作。理論教學(xué)是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在理論教學(xué)中，我們要積極地改革教材編排體系，有意識(shí)地與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合。整個(gè)教材編排都應(yīng)當(dāng)遵照電子檔案管理系統(tǒng)為中心來展開。這樣能讓學(xué)生真正地學(xué)以致用，使學(xué)生樹立掌握電子檔案管理系統(tǒng)的意識(shí)。教學(xué)時(shí)，我們要讓學(xué)生意識(shí)到，如今的檔案管理工作早已走過了紙質(zhì)時(shí)代，電子檔案管理是當(dāng)今時(shí)代所普遍采用的。所以，一個(gè)不能掌握、不善于使用電子檔案管理系統(tǒng)的人，即使受到了完整的專業(yè)教育，也是難以適應(yīng)檔案管理崗位的。當(dāng)學(xué)生加強(qiáng)了對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)，就會(huì)了解到今后的就業(yè)形勢(shì)，自覺主動(dòng)地學(xué)習(xí)電子檔案管理系統(tǒng)。2.多渠道搜集電子檔案管理方面的資料和案例供學(xué)生分析在教學(xué)過程中，我們要有意識(shí)地采用網(wǎng)絡(luò)搜索等手段，多渠道地搜集電子檔案管理資料和案例供學(xué)生分析。在課堂上采取小組學(xué)習(xí)的手段，讓學(xué)生針對(duì)這些資料和案例進(jìn)行充分討論，將討論的結(jié)果進(jìn)行記錄，最后交給教師打分。此外，我們要鼓勵(lì)學(xué)生利用課余時(shí)間，增進(jìn)自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，積極地搜集資料和案例。教師在計(jì)算學(xué)生的平時(shí)成績(jī)時(shí)，要充分結(jié)合他們平時(shí)在資料、案例的討論中的表現(xiàn)。3.進(jìn)行電子檔案管理方面的實(shí)踐教學(xué)為了有效地培養(yǎng)學(xué)生在電子檔案管理方面的實(shí)踐能力，我們要積極開展電子檔案管理方面的實(shí)踐教學(xué)。具體可以從以下方面入手：（1）加強(qiáng)對(duì)教學(xué)硬件設(shè)施的建設(shè)完善的硬件設(shè)施是開展實(shí)踐教學(xué)的先決條件。各級(jí)教育行政部門和高職院校要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理教學(xué)的硬件設(shè)施建設(shè)，確保有足夠的資金支持教學(xué)，有足夠的場(chǎng)地開展教學(xué)。（2）完善教師的知識(shí)結(jié)構(gòu)首先，一些教師從大學(xué)一畢業(yè)就走上教學(xué)崗位，他們雖然理論知識(shí)完備，但是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，在進(jìn)行實(shí)踐教學(xué)時(shí)難免有些著力不從心。針對(duì)這種情況，我們一方面可以組織教師利用節(jié)假日，深入企業(yè)進(jìn)行考察，為他們補(bǔ)上實(shí)踐這一課。另一方面可以從企業(yè)邀請(qǐng)一些培訓(xùn)師，為教師進(jìn)行實(shí)踐能力方面的培訓(xùn)。這樣使教師的實(shí)踐教學(xué)能力得到提高。其次，一些教師習(xí)慣于按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的思路來進(jìn)行教學(xué)。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足，影響了他們的教學(xué)思路，導(dǎo)致他們不能滿足最新形勢(shì)的教學(xué)需求。對(duì)這部分教師，我們一方面要幫助他們提高對(duì)電子檔案管理教學(xué)的認(rèn)識(shí)，一方面要幫助他們完善電子檔案管理方面的知識(shí)，便于他們順利地開展教學(xué)。（3）組織學(xué)生進(jìn)行見習(xí)見習(xí)是教學(xué)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。通過見習(xí)，我們可以讓學(xué)生充分熟悉真實(shí)的工作環(huán)境，熟悉工作崗位對(duì)人的要求，熟悉工作節(jié)奏。院系一定要充分地重視學(xué)生見習(xí)環(huán)節(jié)，與企業(yè)建立合作關(guān)系，利用大二、大三的時(shí)間定期組織學(xué)生進(jìn)入企業(yè)見習(xí)。在計(jì)算學(xué)分時(shí)，要將學(xué)生見習(xí)的情況計(jì)算在內(nèi)。

三、結(jié)束語(yǔ)

文書檔案課程是秘書專業(yè)的一門重要的課程。在信息化時(shí)代，檔案管理早已實(shí)現(xiàn)了信息化。這給我們的教學(xué)工作提出了新要求。教學(xué)中，我們要從理論教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)兩個(gè)方面入手，與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合。

參考文獻(xiàn)：

[1]何斕.高職高專文書工作與檔案管理課程在信息技術(shù)時(shí)代下的教學(xué)實(shí)踐[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015

[2]王瑛璐，龐明秀，郭寧.基于培養(yǎng)應(yīng)用型文秘人才的文書與檔案管理課程建設(shè)探討[J].科教導(dǎo)刊，2014.

作者:許文霞 單位:浙江省臺(tái)州廣播電視大學(xué)