檔案管理方式精選(九篇)

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第1篇：檔案管理方式范文

1.管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變

一是宏觀把握檔案事業(yè)中“基礎”與“主體”關系，由“偏重基礎”向“突出主體”轉變。其標志性事件是從1999年年初開始的全省國家檔案館和省直機關檔案工作目標管理“三年攻堅”工作，扭轉了從20世紀90年代中期后開始，省檔案局比較偏重于對機關、企業(yè)事業(yè)等檔案事業(yè)“基礎”單位檔案工作達標（目標管理）的督促與檢查，而對綜合檔案館這一檔案事業(yè)“主體”單位的檢查督促不夠有力的這一偏差，促進了全省檔案事業(yè)的健康發(fā)展。二是正確把握“業(yè)務”與“體制”的關系，從專注“檔案業(yè)務”向重視“管理體制”轉變。其標志性事件有二：其一是及時總結與報道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區(qū)域性檔案資源科學整合之路。其二是首倡鎮(zhèn)級建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會，會議提出了鎮(zhèn)設立檔案館同時掛市（縣）檔案館分館的模式。會后，經東莞市政府批準，大朗鎮(zhèn)成立鎮(zhèn)檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮(zhèn)級檔案工作“一館兩牌”模式成為現(xiàn)實。三是正確處理“現(xiàn)實”與“未來”的關系，從“立足現(xiàn)實”向“著眼未來”轉變。2003年3月，省檔案局在惠州召開全省檔案工作暨館庫建設會議。這是廣東省檔案事業(yè)發(fā)展史上第一次專門召開的檔案館庫建設工作會議，標志著省檔案局對全省檔案館事業(yè)已從立足“三年攻堅”時的“現(xiàn)實”，向著眼于“做大做強”檔案事業(yè)的“未來”轉變。

2.管理手段由指導為主向監(jiān)督為主轉變

從1998年起，省檔案局陸續(xù)開展了達標復查、執(zhí)法檢查、年度評估等活動，將業(yè)務指導與行政監(jiān)督有機結合，并逐步實現(xiàn)由指導為主向監(jiān)督為主的轉變。一是開展檔案達標復查，強化對檔案工作行政管理。達標復查為防止已達標單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對檔案工作出現(xiàn)明顯滑坡單位產生強烈震動，并促使其工作得到及時整改。二是開展檔案執(zhí)法檢查，從行政執(zhí)法檢查到人大執(zhí)法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開始，省檔案局組織檢查組對省直單位檔案工作進行行政執(zhí)法檢查，事后向有關單位發(fā)出了監(jiān)督檢查通知書，引起有關單位高度重視。對有些檔案工作“老大難”單位，則請省人大有關部門帶隊執(zhí)法檢查，效果顯著。三是開展檔案工作年度評估，實現(xiàn)檔案行政管理“五個結合”，將行政監(jiān)督常態(tài)化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開展對綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評估。年度評估實現(xiàn)了目標管理和年度評估、現(xiàn)場監(jiān)管和非現(xiàn)場監(jiān)管、微觀管理與宏觀管理、行業(yè)主管和專家評估以及檔案部門與地方政府（或各單位）的“五個有機結合”，收到很好效果。由于年度評估是一種定期檢查，從而實現(xiàn)了檔案行政監(jiān)督的常態(tài)化。

3.管理載體由形式單一向形式多樣轉變

廣東省運用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運用最多、影響最大、管理效果最好的是：檔案達標升級（目標管理）。從1987年起，二十多年來一直沒有間斷。當然，為了適應新形勢要求，省檔案局對升級或目標管理考核的內容和指標不斷進行修訂和補充。示范檔案館（單位）創(chuàng)建。2004年在全省開展創(chuàng)建示范檔案館活動，目前已有5個檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱號。2009年又在省直單位開展檔案工作示范單位創(chuàng)建活動。目前已有6個單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱號。檔案工作年度評估。多年實踐說明，年度評估使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。項目檔案金冊獎創(chuàng)建。自2006年該獎項創(chuàng)立以來，已有17個項目獲獎，許多在建項目和新開工項目都以爭創(chuàng)“金冊獎”作為項目檔案工作目標，有效促進了全省重大建設項目檔案管理水平的提高。

視野更寬廣，工作更主動，管理更到位，管理方式轉變對廣東檔案行政管理影響巨大

1.管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，視野更寬廣

同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，帶來的結果就不一樣。例如“三年攻堅”工作，從目的和要求都有別于以往達標升級或目標管理活動。這是一次針對之前一段時間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發(fā)展極不平衡的現(xiàn)狀，為了促進全省檔案館事業(yè)全面協(xié)調發(fā)展而開展的專項活動，是一項著眼于全省檔案事業(yè)的宏觀決策，是檔案管理達標升級活動開展以來省檔案局從“注重個體”到“關注整體”的轉變。事實證明，這一決策實施效果明顯，實現(xiàn)了全省綜合檔案館全部達標升級，縮小了全省館際之間、珠三角地區(qū)與山區(qū)檔案館之間差距，為全省檔案事業(yè)全面發(fā)展起到極大促進作用?？梢哉f，自從管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。

2.管理手段由指導為主向監(jiān)督為主轉變后，工作更主動

實踐表明，管理手段由指導為主向監(jiān)督為主轉變后，由于提高了檔案行政管理部門工作的主動性，進而增強了檔案行政管理工作的計劃性和時效性。首先，由于監(jiān)督工作是由監(jiān)督者主動實施的，什么時候進行、對誰實施監(jiān)督都是由監(jiān)督者安排，大大提高了工作主動性；其次，由于檔案行政管理部門工作主動性提高，可以有更多時間思考對全省檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，增強了檔案行政管理工作的計劃性；第三，由于工作的主動性和計劃性提高，檔案行政管理部門可以根據黨委和政府不同時期工作重點，有針對性地組織開展一些服務性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強了檔案行政管理工作的時效性。實踐同時表明，管理手段由指導為主向監(jiān)督為主轉變后，檔案行政管理效果更加明顯。實際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無力的根本原因是檔案部門手段“太軟”，一旦動“真格”，效果還是很明顯的。

3.管理載體由形式單一向形式多樣轉變后，管理更到位

近十多年廣東省檔案局之所以不斷創(chuàng)新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉變，目的就是根據檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對性，管理工作更加到位。以2004年開始的綜合檔案館年度評估為例。這是對實行多年的“達標升級和目標管理”手段的重要補充，由于年度評估將“全省所有縣級以上國家綜合檔案館，一律納入年度評估范圍”，改變了達標升級（目標管理）活動中“鞭打快牛”的現(xiàn)象。同時，“把年度評估結果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評估結果為依據對有關的館進行獎罰”的做法，也使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館工作水平的提高。再以項目檔案“金冊獎”的設立為例。由于切合了當前國家和省對項目檔案管理的需要，而且，“金冊獎”的設立宗旨、產生方法和激勵機制都與其他獎項不同，具有明顯特色，因此，在獎項無數的當今，這個純屬“榮譽”的獎項依然引起許多單位領導的重視與關注。

與時俱進，科學發(fā)展，發(fā)揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉變的啟發(fā)

1.檔案行政管理方式必須隨環(huán)境改變而改變，與時俱進

例如，隨著“依法治國”方略的提出，省檔案局逐漸加大執(zhí)法檢查力度，強化了行政監(jiān)督職能，并逐步實現(xiàn)由指導為主向監(jiān)督為主的轉變。早在1989年國家檔案局和國務院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當時整個社會“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號上。1997年9月，十五大提出“依法治國”基本方略后，“依法行政”成為各級政府部門工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續(xù)開展的檔案達標復查、執(zhí)法檢查和年度評估等活動，就是省檔案局適應“依法治國”大環(huán)境要求，進行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應“簡政放權”改革要求，省檔案局按照“統(tǒng)一領導、分級管理”原則，通過委托或授權將一部分管理權限（如機關檔案綜合管理省特級評審、檔案綜合管理達標單位復查、省重點建設項目檔案驗收組織等）下放給各市檔案局，并逐步實現(xiàn)由注重微觀向關注宏觀轉變。隨著改革開放的繼續(xù)深入，黨和政府將會有更多新的治國方略出臺，政治、經濟、文化以及社會環(huán)境都將會發(fā)生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環(huán)境改變而改變，不斷與時俱進。

2.檔案行政管理應以“三個體系”建設為目標，堅持科學發(fā)展

近十多年以來，廣東省檔案局一直把搞好檔案資源建設、檔案利用工作和檔案安全保管工作作為促進檔案事業(yè)發(fā)展重要內容。國家檔案局提出建立“兩個體系”和“三個體系”要求后，省檔案局進一步明確方向，并將理論與實踐結合，使“三個體系”建設得到進一步深化和細化，為全省檔案資源、檔案利用和檔案安全體系建設提供保障，也取得顯著成效。目前全省各級各類檔案館館藏總量超過2125萬卷，省檔案館與廣州、深圳市檔案館通過互聯(lián)網建立的跨館查閱利用系統(tǒng)已經開通，以檔案安全問責制為基礎的檔案安全體系也已初步建立。在今后檔案行政管理工作中，應當以“三個體系”建設為目標，堅持以人為本，樹立全面、協(xié)調、可持續(xù)的發(fā)展觀，統(tǒng)籌兼顧檔案工作中個人和集體、局部和整體、當前和長遠的利益關系。

第2篇：檔案管理方式范文

相關檔案整理人員，也只對相關的檔案信息進行簡單粗糙的整理、裝訂，在他們眼中，檔案管理工作并不是很重要，只要有人簡單的操作兩下就行，不需要投入太多的精力。第二，缺乏相應的管理制度，計算機網絡技術沒有在檔案管理工作中發(fā)揮其重要作用。管理制度的缺失直接導致的后果是一些重要的文件不能夠被很好的保存歸檔，從醫(yī)療信息的收集到信息的歸檔這一過程，存在很多漏洞，也致使很大一部分重要的醫(yī)療信息丟失或者失實。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理規(guī)范化對策

上文對社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理問題進行了相關分析。為了解決這些問題，可以從以下幾個方面著手。首先，重視檔案管理工作的宣傳力度，加強社區(qū)衛(wèi)生服務中心醫(yī)務人員的檔案意識。如社區(qū)衛(wèi)生服務中心的領導可以組織相關的培訓，采取多種方式對檔案管理知識進行普及。并且對相關醫(yī)務人員的醫(yī)療信息填寫進行定期或者不定期的抽查，根據抽查結果設置一定的獎懲制度。第二，根據相關的法律法規(guī)，以社區(qū)衛(wèi)生服務中心的工作實踐為指導，完善檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)，如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等，進而健全檔案管理制度，使其更加規(guī)范化。第三，創(chuàng)新檔案管理念，認識到檔案管理的工作為了今后檔案的開發(fā)利用而服務。樹立以利用、服務為中心的指導思想。第四，鼓勵社區(qū)衛(wèi)生服務中心加大對檔案管理工作的資金投入，在硬件方面，配備專門的檔案管理房，并在檔案管理房內安防防盜、防火、防潮等設備。此外，鼓勵一些有條件的社區(qū)衛(wèi)生服務中心實現(xiàn)檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開”。

三、社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理規(guī)范化的意義

第3篇：檔案管理方式范文

[關鍵詞]城建檔案 檔案工程管理方式

中圖分類號： G271文獻標識碼： A 文章編號：

一、“檔案工程”管理方式和基本內容

“檔案工程”管理方式是我們在從事城建檔案多年實踐過程中，通過不斷總結而產生的一種管理方式。在城建檔案管理工作中，由于我們對檔案接收的時間不同，檔案分類管理的不同，在城建規(guī)劃、建設、管理等部門利用檔案時，為了一條街(路)，一個建設小區(qū)項目全部所需檔案的查找，往往要花費很長時問，有時還滿足不了利用者的需求，還有很多檔案、很多數據不能綜合利用，這是由于我們按每項工程為一個保管單位的管理方式所造成。而通過實現(xiàn)“檔案工程”式的管理，這種矛盾就會迎刃而解，檔案的綜合性利用效能將極大的加強，檔案管理方式更加實用，反應的內容更加生動。

1、“檔案工程”的概念

“檔案工程”不是人們常說的建筑工程檔案，而是在實現(xiàn)對檔案動態(tài)管理工作中若干個工程的檔案重新組成的一個集合體。它是將若干工程項目的檔案根據不同工作需要進行綜合性的組合加工，是為滿足某一個專題項目的需要而進行的立體的、動態(tài)的、項目級工程檔案的重新組合。在實際工作中，我們根據城市規(guī)劃、建設、管理的需要，結合城市檔案的特點和檔案之間的必然聯(lián)系，把各個單項的工程檔案，通過設立一個專題，重新組合起來，并運用到城建檔案管理中，將這種整理的管理方式賦予了一個名稱——“檔案工程”?？梢哉f，“檔案工程”管理方式，是從城市建設管理工作需要出發(fā)，結合城建檔案的基本管理特征而創(chuàng)建的。

2、“檔案工程”的基本內容

目前，城建檔案的管理方式是以一個單項工程為一個保管單位來進行管理的。而“檔案工程”的管理是以一條街、一個小區(qū)為一個項目進行管理，一個項目包含了諸多子項目。它是對檔案保管、利用編纂、信息開放、聲像編輯等多方面的綜合管理，它把諸多單項工程集中到一個專題的組合管理。例如，在涉及到某一個小區(qū)或某一條街(路)項目的管理時，它的基礎數據依托已接收進館的城建檔案，技術支持依靠相應的檔案信息，反映到全要素電子地形圖中，通過計算機進行加工、綜合，編輯處理，把這一條街(路)或小區(qū)形象化立體化地展現(xiàn)出來，形成了一套新的完善的檔案管理系統(tǒng)。

二、“檔案工程”管理與傳統(tǒng)管理方式的區(qū)別

1、綜合管理與單一管理的區(qū)別

從城市建設發(fā)展規(guī)律上看，城市是從單一管理逐漸向多元化、綜合管理轉變，城建檔案管理也應逐步適應這一發(fā)展規(guī)律，而“檔案工程”就是從單一管理向多元化、綜合管理轉變的具體體現(xiàn)。

目前，從城建檔案館的管理方式上看，多大應用了檔案計算機管理系統(tǒng)。然而，計算機在檔案管理中大多數僅作為檢索工具，替代了卡片、分類帳和總賬，管理的手段仍然比較單一，還不能適應城市建設發(fā)展的需求。例如：如果需要了解某一條街(路)、一個小區(qū)的檔案數據時，要翻閱總賬、分類帳，即便用計算機，統(tǒng)計出的數據也只是對某一類工程檔案名稱的匯總，即使組成了一套專題的信息卡，反映不了需要的全部數據，必要時還要調閱大量的檔案，這種操作既麻煩又費時間。而“檔案工程”的管理。是對一個專題的綜合性的管理，能解決這一問題。我們以幸福南大街為專題的“檔案工程”為例，經過對這條街路的全部檔案進行綜合加工重新組合后，將該條街內的所有建筑物、構筑物、綠地、各種地下管線的數據和相關信息都反映在電子地形圖上，標識出建筑物的屬性、功能地名、牌號、面積、層數；構筑物的類型、功能；綠地的面積，綠地的特點；各種管線的類型、長度、管徑大小、材質、埋設深度等，通過計算機對這部分檔案數據進行綜合處理，當需要了解這條街任何一項工程全貌時，只需打開計算機，所有數據一目了然?！皺n案工程”的管理解決了傳統(tǒng)管理方式解決不了的諸多問題，實現(xiàn)了{當案由單一項目的管理到綜合管理的轉變。

2．內在管理與外在管理的區(qū)別

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要表現(xiàn)在對檔案實體的管理，而“檔案工程”管理主要體現(xiàn)在對檔案信息的管理。目前，我們對城建檔案的整理編目、保管和利用等工作，主要是對檔案實體管理。計算機在檔案管理中也只作為檢索工具，其管理的檔案信息，還亟待于去開發(fā)。而“檔案工程”則不同，它是是針對檔案信息方面的管理。它是通過對檔案信息的加工。這種管理方式既可以對平面的數據進行管理，又可以對立體的數據按項目、按專業(yè)進行管理。如果需要查看該專題的內容，只需電擊專題文件的視窗，所需要的專題內容以“動感“的形式展現(xiàn)在你的眼前，這種管理方式不但方便，而且更容易被人們接受。管理方式更加靈活，內容更加豐富，適用范圍更加廣泛。

三、“檔案工程”管理方式在實際工作中的作用

“檔案工程”的管理方式在檔案管理中的作用是多方面的。如，檔案的業(yè)務指導、檔案的保管和利用、檔案的信息開發(fā)、檔案的編纂和技術保護等方面。主要體現(xiàn)在：

1．加強了館藏檔案的全面管理，進一步提高了接受檔案的業(yè)務指導工作

在實施“檔案工程”的管理方式中，由于對進館檔案進行了重新組合加工，對該項目的全系統(tǒng)的檔案進行了整理，掌握了該項目的檔案完整情況。由于城市建設檔案館成立后，還有很大一部分的城建檔案分散在建設單位保管，很多重要的建筑物、地下管線檔案的完整情況沒有摸清，”檔案工程”針對問題收集城建檔案，或采取有效的補充措施，來完善該項目的管理需要。同時，在檔案業(yè)務指導部門，進一步明確了系統(tǒng)性的觀念，在對各個基層單位的業(yè)務指導和重點工程檔案的接受工作中，加強了對城建檔案整體管理的指導，進一步提高了進館檔案的質量。

2．提高檔案整理及利用工作的水平

目前，城建檔案的利用手段，主要是通過總帳、分類帳，專題卡片、計算機檢索工具等組成，這些檢索手段，主要是通過對每一項工程按類別和年代排列組成，采用了計算機。管理后，計算機僅成為先進的檢索工具，它的性能并沒有較好的發(fā)揮。而通過“檔案工程”的管理，在檔案的整理編目和利用方面則有了進一步的突破。在城建檔案的利用上，使檔案的檢索速度明顯的提高，大量的城建檔案能充分發(fā)揮了作用，徹底改變了一卷一卷查找的利用方式，減少了編纂各種專題卡片的勞動，提高了工作效率。對利用者來說，只要說出建筑物在哪一條街路上，或某個小區(qū)，或門牌號，就可在計算機上準備地查找出該建筑物及所需要的檔案。對城市建設管理部門提供的檔案，也將是全面的、詳實的組合性檔案，并可對道路、小區(qū)等建設，進行全面的分析，做出科學的判斷。

第4篇：檔案管理方式范文

一、促進人事檔案管理信息化

目前，隨著信息社會的到來，我國的人事檔案管理工作人員不斷積累經驗，開始迎合時展的需要，并對人事檔案的管理進行了創(chuàng)新研究，在人事檔案管理中逐漸開始應用信息技術，以此來提升人事檔案管理的效率，同時也能夠有效地保證人事檔案管理的完整性以及檔案信息的具體性。對于人事檔案管理來說，主要是為了能夠實現(xiàn)對人才資源的社會化管理，從而來實現(xiàn)人才資源的共享，以此來保證各個企業(yè)以及事業(yè)單位在聘用人才之前能夠了解其基本信息。對于人事檔案管理的信息化來說，主要是依靠相關的計算機軟件系統(tǒng)來完成，以方便人們對于一些檔案信息的查詢。人事檔案信息化實現(xiàn)的過程中，一定要具有一個完善的網絡條件以及計算機管理的軟硬件系統(tǒng)，這樣能夠更好地對人事檔案信息進行全面的貯存，促進對人事檔案各項信息的管理。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化能夠有效地滿足社會對于人才信息的高度需求，能夠有效推進我國人事檔案管理信息化進程的發(fā)展。

二、做好人事檔案管理的網絡化建設

對于傳統(tǒng)的人事檔案管理來說，主要是以紙質為主要載體，這導致在使用的過程中，經常會出現(xiàn)損壞的情況，不利于長期的保存與管理，隨著我國電腦以及網絡技術的普及，在我國很多的企業(yè)以及事業(yè)單位都應用了信息技術手段，來做好企業(yè)的檔案網絡化管理，利用網絡技術來建立電子信息檔案，有效地促進了我國人事檔案管理工作與人事管理改革的發(fā)展，提升了工作效率。目前，很多企業(yè)開始了自身檔案管理的改革，將現(xiàn)代信息技術充分地融入到了檔案管理中，因此，人事檔案管理信息化是我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢。利用計算機網絡技術，將一些個人以及組織的信息準確地錄入到相關的人事檔案管理系統(tǒng)中，另外人事檔案管理有效地提升了管理的效率，并且為檔案信息管理提供了很大的便利性。對于企業(yè)以及事業(yè)單位來說，其管理者要重視人事檔案管理的信息化網絡化，從而來推進檔案管理的現(xiàn)代化建設。只有這樣才能夠保證人事檔案信息的完整性以及準確性。在一個完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)中，相關人員可以根據自身所需要的信息來進行檔案資源的查詢。通過相關實踐研究表明，現(xiàn)今在我國的人事檔案管理中，基于網絡信息技術下的電子信息檔案管理系統(tǒng)，更加有助于各個事業(yè)單位以及企業(yè)各個檔案資料的查詢，有效地提升了管理的效率。所以，我國的各大企業(yè)以及事業(yè)單位必須要在人事檔案管理中融入相關的計算機網絡技術，以此來做好人事檔案管理的信息化建設，建立電子化的檔案，以此來促進對檔案資料的管理以及查詢。

三、賦予人事檔案管理新型管理理念

在人事檔案管理中，主要是展示一個人從學校到工作中的不同經歷，將一個人的人生軌跡都全面地記錄在內，簡單地說，人事檔案管理工作屬于與人密切相關的工作，在人事檔案管理中，必須要積極地調動人的積極性，能夠改變工作人員傳統(tǒng)的思想觀念，提升檔案管理人員的服務意識。堅持以人為本的服務理念，能夠為人們提供全面的服務，為其解決一些疑難問題，在人事檔案的管理中，必須要堅持以人為本的理念。在我國，很多的人事檔案管理人員是以檔案管理為中心，很大程度上忽視了其服務的質量。所以，基于這種現(xiàn)象，我國的人事檔案管理部門對于相關的管理工作一定要重視，充分提升自身的服務水平，堅持以群眾為基礎，走群眾路線，從而落實人事檔案管理工作。在優(yōu)化我國人事檔案管理工作的同時，一定要充分改善我國人事檔案的管理方式，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，以此來促進我國人事檔案管理工作的改革與發(fā)展。

四、結語

第5篇：檔案管理方式范文

論文摘要:結合實際，談談新時期檔案的管理方式。

檔案事業(yè)作為社會主義現(xiàn)代化建設不可缺少的重要組成部分，它必須適應和滿足國家經濟發(fā)展、社會進步的總體需求，否則就無法為各項建設事業(yè)服務。為此，案法》中明確規(guī)定，各級各類檔案館及檔案部門應當采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

事實上，辦公自動化的普及、新型信息介質和記錄方式的出現(xiàn)、高新技術在檔案保管與利用上的逐漸的采用，正在深刻地改變著傳統(tǒng)的檔案管理手段與方法，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已成為歷史發(fā)展的必然。而標準化工作開展的好壞，直接制約和影響著檔案管理現(xiàn)代化的進展。

試想，當各級檔案管理部門紛紛利用及計算機管理檔案時，如果沒有統(tǒng)一的著錄規(guī)則、沒有規(guī)范自際引方法，沒有事先確定的通用性很強的智能化軟件系統(tǒng)，就很難體現(xiàn)出計算機管理檔案的優(yōu)越性，實現(xiàn)檔案信息資源共享也只能成為美麗的空中樓閣。

當縮微最影技術被廣泛應用于檔案保管技術時，人們普遍注意到，如果事先不對縮微現(xiàn)象進行科學、規(guī)范的整理，不對縮微品的標記作出統(tǒng)一的規(guī)定，最后獲得的縮微品既不能替代原件利用，又可能造成一種新的浪費。

當一座座全新的檔案庫房拔地而起之后，如果我們事先沒有選擇與建筑相匹配的標準化的裝具、設備等，那將帶來意想不到的困惑與麻煩。

    當我們走出統(tǒng)管理方法進人高新技術管理之中時，如果我們忽略直接采用當今世界通用的手段為.法，而一味哩頭苦干、自己摸索、自己研究的話，那么頓悟之時必然已經失去許多許多……

    無數事實早已證明，標準化滲透于檔案管理現(xiàn)代化的進程之中，標準化工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重三夔前提和基礎，也正是失之個意義上我們才說，沒有標準化就無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

    一般來講，每一項標準的制訂、實施，都是對國際、國外先進技術和方法的間接采用，或是對實踐經驗的,邵吉，或是對業(yè)務工作中某一方面的符合新形勢的質和量的利學規(guī),.檔案工作領域的標準，無論是基礎標準還步自比務技翁準或管理標準，絕大多數來自于實踐而高于實踐，也有少部分來自于國際標準。這些標準所規(guī)定的某些數量和質量指標是較為手俘的，標準所推薦的技術手段和方法相對而言是較先進的。因此在檔案工作中認真地推行這些標準，不僅能夠借助于標準提供的技術引導來規(guī)范業(yè)務工作，而且可以依據標準來擺脫大量的重要性的女釋毛時耗物的工作，使我們利用別人捌共的有效捷徑，去高效地開展自己的工作，實現(xiàn)減能增效、獲得最佳效益。

第6篇：檔案管理方式范文

關鍵詞：市政工程；檔案；方法

Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中圖分類號： TU99文獻標識碼： A 文章編號：

市政工程檔案的分類

市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中規(guī)定的模板文件、部門規(guī)章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯(lián)系單，合同臺帳，收發(fā)文本、采購計劃)也分為外來和自制兩類。

二、檔案管理的方法

(一)管理體制改革的分析

要定期對相關的檔案管理制度和法規(guī)進行研究學習，及時制定一批既符合市政工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規(guī)規(guī)章。2001年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設項目檔案驗收規(guī)范》兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據，我們可根據其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點建設項目的檔案。

(二)重視工程檔案管理工作

工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業(yè)資料分散于l工程技術科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施_工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力、物力、財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業(yè)資料整理結束，為交工驗收做好準備。

(三)制定出工程檔案管理辦法

1．檔案管理前的控制

為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發(fā)揮檔案資料在各個工作環(huán)節(jié)中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規(guī)定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。

2．檔案管理中的控制

在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規(guī)章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或專業(yè)性較強的檔案(如培訓記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發(fā)傳遞記錄等、監(jiān)理文件、施工文件、考核記錄)實行分散至各部門(單位)進行管理，檔案管理部門定期監(jiān)督、檢查與總結。為此，我們在各部門設立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎保證。

(三)加強對市政工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程梢案中運用?，F(xiàn)階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發(fā)展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

(四)建立檔案檢索系統(tǒng)

各部門應有效利用部門的微機資源建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協(xié)調工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料；內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規(guī)定。公司經營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更)。

(五)及時做好傳遞和變更記錄

在檔案管理的過程中，如果經常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

(六)加強市政工程檔案管理人員和有關技術人員的素質

隨著時代的變遷和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，市政檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。在迅速發(fā)展的市場經濟中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識、有文化素質、政治強、業(yè)務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先，要注重人才。社會的發(fā)展，科學技術的進步，使市政檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術也廣泛應用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動市政檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。

(七)定期對資料進行整理

由于資料整理比較繁雜，不產生經濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業(yè)資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

(八) 嚴格把關市政檔案的驗收

嚴格的把關是保證市政檔案質量的重要環(huán)節(jié)，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的丁程，應分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。

第7篇：檔案管理方式范文

【關鍵詞】水利；檔案管理；傳統(tǒng)；現(xiàn)代

自古以來，水利事業(yè)就是國民經濟發(fā)展的有力支柱，從前的水利檔案管理工作大多是管理各種紙質檔案，如今隨著科學技術的高速發(fā)展，各種先進的技術和設備不斷應用于生產實踐，同時我國正在大力推進信息化建設的進程，在這種形勢下，水利檔案管理工作也要與時俱進，從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，在各部門的不懈努力下，目前我國水利檔案管理工作正在向現(xiàn)代管理方式轉變，已經取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變還存在一些制約因素，還需要我們進一步加以解決，解決這些問題有利于水利檔案管理工作的發(fā)展進步，有利于水利事業(yè)的良好發(fā)展，同時也有利于我國信息化建設的推進，可見本文研究內容具有一定的現(xiàn)實意義。

一、水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的制約因素

現(xiàn)如今，計算機網絡技術已經得到普及，廣泛的應用于人們的生產、生活以及學習當中，水利檔案管理工作中也應用到了計算機網絡技術，與此同時，水利檔案管理工作的工作方式也需要轉變，現(xiàn)代技術對傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，近些年以來，我國大力推進信息化建設，各部門不懈努力，不斷將水利檔案管理工作進行轉變，在此過程中面臨著一些制約因素，筆者認為，阻礙水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的制約因素主要有以下幾個方面。

主觀認識不到位。人的主觀認識對實踐活動具有很大影響，如果人的主觀認識不到位，會對實際工作產生很大干擾，目前在水利檔案管理工作中，一些工作人員尚且沒有認識到傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的重要性，認為水利檔案管理工作只是一項基礎性工作，沒必要大費周章，工作人員的這種錯誤意識，無疑會阻滯水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，例如在實際工作中，由于工作人員認識不到位，人們往往忽視了水利檔案管理工作，會導致檔案管理工作與建設管理工作不同步，資料收集沒有及時性，資料傳遞也比較滯后，未來水利檔案管理工作想要更好的從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，必須要解決這一問題，糾正工作人員的主觀認識。

二、水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的基礎條件及途徑

（一）水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的基礎條件

筆者認為，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，還需要一些基礎條件，只有具備了這些基礎條件，水利檔案管理工作才能良好發(fā)展，順利的向信息化工作模式轉變，而這些基礎條件主要包括以下幾個方面。

1. 法律保障。任何一項事業(yè)都離不開法律保障，只有具備了健全的法律保障，在實際工作中才能有法可依，實踐工作才能規(guī)范化，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，必然離不開法律保障，在以后的發(fā)展中，應該進一步完善各項法律法規(guī)，健全相關的技術標準，這樣一來，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的過程中，就具備了法律保障，可以在爭取的軌道上前進。筆者認為，在實際工作中應該通過相關法規(guī)，進一步明確電子檔案的憑證價值以及證據資格，進而避免人們對電子檔案產生“信任危機”，同時制定完善的技術標準，使實際工作更加有章可循。

2. 技術措施。在信息化建設大潮中，不可缺少的是現(xiàn)代化技術，隨著社會的不斷進步，各個領域都已經離不開技術措施的支持，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，必然需要相應的技術措施，在實際工作中，應該對傳統(tǒng)的紙質檔案進行處理，使之不斷實現(xiàn)數字化，充分應用手工錄入、掃描等各種措施，將其它載體形式上的檔案資料輸入計算機當中，這項工作比較繁瑣，比較耗費精力，但這是水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變的必由之路，必須細心做好這項工作。另一方面，要充分利用數字化檔案生成等技術，同時運用信息安全技術，為水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變提供技術支持。

3. 人才支持。信息化建設需要人才儲備，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，也離不開人才支持，在以后的發(fā)展中，水利檔案管理工作需要吸納更多的高素質專業(yè)人才，只有全面提高工作隊伍的整體水平，才能順利實現(xiàn)傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，有了專業(yè)人才的帶動，工作人員才能更快的從傳統(tǒng)工作模式中得到突破，專業(yè)人才熟識水利檔案管理工作的新理念，對各項業(yè)務比較了解，熟悉行業(yè)標準，擅長運用現(xiàn)代化技術，可以在很大程度上推動水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變。

三、結語

水利事業(yè)就是國民經濟發(fā)展的有力支柱，目前我國信息化建設的進程不斷推進，各行各業(yè)都向著信息化的方向發(fā)展，各種先進的技術和設備不斷應用于生產實踐，我國水利檔案管理工作正在向現(xiàn)代管理方式轉變，已經取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變還存在一些制約因素，還需要我們進一步加以解決，筆者認為，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變，應該具備法律保障、技術措施、人才支持，同時應該降低成本、提高管理效率，糾正工作人員的主觀認識，轉變工作人員的工作重點以此來推進水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉變。

參考文獻

[1] 王文平.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的思考[J].中國水利，2013，06：62-64.

第8篇：檔案管理方式范文

關鍵詞：社會保險事業(yè)；檔案；管理

中圖分類號：C816 文獻標識碼：A

隨著社會保險改革不斷深化，社會保險覆蓋面逐漸擴大，社保檔案的數量也日益增多。社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬戶，關乎民計民生。如何做好社會保險檔案工作，已成為社會保險經辦機構的一項重要任務。

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業(yè)的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：

（一）數量大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數量的龐大。

（二）變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動態(tài)變化。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。

（三）要求高。社保檔案是按國家的有關規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標準；二是形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、加強社保檔案管理的必要性

社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。

（一）加強社保檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要。 隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社保部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（二）加強社保檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細信息，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（三）加強社保檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準確的各項統(tǒng)計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

三、新時期加強社保檔案管理的方法

新時期如何實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門必須解決的現(xiàn)時問題，責任重大，任重而道遠。

（一）提高思想認識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度, 及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級領導對社保檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題,為建設和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（二）健全制度程序，理順社保檔案工作管理機制。依據《檔案法》、《保密法》、《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和管理細則。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費,實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。把檔案管理“星級達標”工作作為一項重要任務，納入社會保險工作的總體規(guī)劃，制定“星級達標”工作目標，明確檔案管理責任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。

（三）加強信息化管理，實現(xiàn)“軟、硬、人”統(tǒng)一協(xié)調。信息技術的不斷發(fā)展為我們創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)智能、人性化管理提供了先決條件。各級社保部門應克服資金緊張的困難，購置現(xiàn)代化設備裝備檔案室。在機型上在市內要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機聯(lián)網及共享社會保險檔案數據奠定基礎。同時應著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由全市社會保險部門統(tǒng)一組織實施。要逐步實現(xiàn)檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計。努力做到對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數字統(tǒng)計、相關信息資料統(tǒng)計等，最終實現(xiàn)系統(tǒng)的網上互聯(lián)和自助查詢，使每個參保人可以方便的查詢到自己的信息。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進管理方法，全方位為參保單位和個人服務。

（四）提高業(yè)務素質，嚴把服務水平。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識，具備計算機實際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴格把關，切實將工作經驗豐富、責任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓教育工作，采取崗位培訓、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓、到兄弟縣市學習取經、邀請各地檔案部門業(yè)務骨干授課和現(xiàn)場業(yè)務指導等形式，努力提高檔案管理隊伍的專業(yè)技術素質和現(xiàn)代化管理水平。社保部門還應與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，開展經驗交流。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

第9篇：檔案管理方式范文

【關鍵詞】 社會保險管理 重要意義 問題 解決方式

1 社會保險檔案管理工作的意義

社會保險檔案是規(guī)范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監(jiān)督都需要依托檔案資料。

社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。

做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現(xiàn)中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業(yè)發(fā)展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。

2 社會保險檔案管理中的主要問題

檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統(tǒng)一管理的標準和規(guī)范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現(xiàn)各種問題。

檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。

檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。

檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。

3 加強社會保險檔案管理的對策和建議

加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統(tǒng)一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環(huán)節(jié)的協(xié)調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內?？h級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規(guī)章和設置專門的領導機構。

完善制度規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業(yè)務檔案管理制度勢在必行。系統(tǒng)化、標準化的檔案管理流程和規(guī)章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業(yè)檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業(yè)務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。

推進資源建設，實現(xiàn)檔案管理信息化。積極發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的輕松快捷著錄、完整高效統(tǒng)計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協(xié)議服務單位聯(lián)網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現(xiàn)存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業(yè)務窗口對檔案資料進行前端掃描。

利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現(xiàn)。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續(xù)編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現(xiàn)行業(yè)務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現(xiàn)檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。

參考文獻：

[1]王慶悅.做好社會保險檔案管理工作的思考[J].山東檔案，2011（3）：56-57.

[2]王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012（32）：123-124.

[3]鐘聞.社會保險檔案管理規(guī)范化的幾點思考[J].中國檔案，2007（9）：68-69.