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關(guān)鍵詞:供電公司原始憑證電子化應(yīng)用;研究;成效
中圖分類號:F230 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1001-828X(2015)003-000-02
一、目標(biāo)描述
1.原始憑證電子化的管理理念
原始憑證電子化管理的核心內(nèi)容就是全面應(yīng)用電子報帳系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上報銷。網(wǎng)上報銷是以企業(yè)成本管理為核心,圍繞財務(wù)審批流程,從流程發(fā)起、審批流轉(zhuǎn)、費用支付、項目管理、資金管理、預(yù)算管理及賬務(wù)管理等環(huán)節(jié)著手,實現(xiàn)成本費用核算管理過程的電子化。
2.原始憑證電子化應(yīng)用的必要性
原始憑證是會計業(yè)務(wù)起點和企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳輸?shù)木唧w形式,作為原始憑證的銷貨發(fā)票和收付款結(jié)算單據(jù)等原始憑證如仍采用紙介質(zhì)的形式,也勢必影響會計信息化、企業(yè)信息化的進程。因此,積極推行原始憑證電子化管理,實現(xiàn)財務(wù)工作“無紙化”、“自動化”、“智能化”,已成為現(xiàn)代企業(yè)加強自身管理、謀求更大發(fā)展的必然舉措。
3.原始憑證電子化應(yīng)用的主要措施
X供電公司在推進原始憑證電子化應(yīng)用工作中,主要采取了加強制度建設(shè)、科學(xué)設(shè)計流程、實施精細(xì)管理、強化組織保障等四方面措施。其中加強制度建設(shè)和強化組織保障是理論和實踐基礎(chǔ),科學(xué)設(shè)計流程和實施精細(xì)管理是前提和具體做法。
原始憑證電子化應(yīng)用(電子報帳側(cè))業(yè)務(wù)控制圖
(1)加強各項制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
①加強財務(wù)制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。X公司前期深入各部門做了詳細(xì)調(diào)查,根據(jù)省公司電子報賬系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)范要求,修訂并健全了相關(guān)制度。對資金審批和費用報銷管理進行了發(fā)文規(guī)范,并制定《網(wǎng)上報銷管理辦法》,分備用金及出差、生產(chǎn)、工程費用支出等對職責(zé)和流程、報銷單據(jù)編制要求、審批制度等內(nèi)容進行了明確。
②完善內(nèi)控制度。在前期編制了涵蓋各項業(yè)務(wù)的《企業(yè)內(nèi)控管理匯編》基礎(chǔ)上,結(jié)合原始憑證電子化應(yīng)用工作,對原內(nèi)控制度進行了查漏補缺,完善了企業(yè)經(jīng)營管理薄弱環(huán)節(jié)的制度建設(shè)。同時,對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行系統(tǒng)定義和預(yù)設(shè),及時更新單據(jù)樣本、審批流程、人員變化、崗位權(quán)限、崗位變更等信息,使單據(jù)步入規(guī)范流程,杜絕越級審批等現(xiàn)象。
③強化預(yù)算指標(biāo)動態(tài)管控體系。期初由財務(wù)人員將年度及月度預(yù)算目標(biāo)在ERP中進行下達,確保ERP系統(tǒng)中預(yù)算與電子報帳系統(tǒng)中數(shù)據(jù)完全一致。如果出現(xiàn)超預(yù)算的情況則無法提交流程,員工需向公司 預(yù)算管理部門提出具體追加預(yù)算申請,經(jīng)過預(yù)算指標(biāo)審批并調(diào)整到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)后才可發(fā)起流程,以此確保成本費用列支均在預(yù)算的范圍均衡發(fā)生,將預(yù)算管理落到了實處。
(2)科學(xué)設(shè)計審批流程及流轉(zhuǎn)時間節(jié)點
①梳理成本費用類科目。對照《國網(wǎng)會計核算手冊》和《浙江省電力公司實施方案》的要求,結(jié)合最新版會計科目體系,對公司現(xiàn)有成本費用類會計科目及二級明細(xì)科目進行全面梳理,對各科目核算內(nèi)容及歸口部門進行明確,尤其對重點關(guān)注類費用,強化費用歸口管理的責(zé)任,提高財務(wù)核算的質(zhì)量。
②規(guī)范審批流程設(shè)計。對審批流程進行科學(xué)設(shè)計,結(jié)合原手工審批流程,根據(jù)“崗位+經(jīng)濟活動類型”設(shè)定審批流程起點,再通過審批金額設(shè)定明確的審批級次以及每個級次上需要參與的“角色”,使報銷人和審批人可以清晰地知道費用報銷單所處的審批狀態(tài)以及待審批流程,可以實時查看所在部門的費用發(fā)生情況和預(yù)算執(zhí)行情況。對福利費、辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、會議費及科技、技改項目等費用類型落實歸口管理部門專職人員進行審批把關(guān),控制專項費用發(fā)生的規(guī)范性和合理性。
③提高單據(jù)流轉(zhuǎn)的時效性。本公司對每道審批環(huán)節(jié)均設(shè)置一定的流轉(zhuǎn)時限,自提交至審批人處超過三個工作日未處理,即由協(xié)同平臺發(fā)出超時短信提醒,此舉大大提高了單據(jù)流轉(zhuǎn)及財務(wù)處理的效率。若審批人有事外出或休假,也可通過轉(zhuǎn)發(fā)功能將審批事項流轉(zhuǎn)至工作人處,避免了流程因特殊事由而有所延誤,確保了財務(wù)核算的及時性。
(3)實施精細(xì)化管理
①編制簡明操作手冊??紤]到大多數(shù)員工對于網(wǎng)上報帳及會計科目比較陌生,針對用戶提出具體業(yè)務(wù)對應(yīng)的費用大類及費用類型選擇確定問題,編制簡明操作手冊對常用業(yè)務(wù)填報流程進行歸類說明,提高流程填報的準(zhǔn)確性。操作手冊中對常用業(yè)務(wù)均印制了填報模板,對需引起關(guān)注處進行重點標(biāo)注,同時對具體掃描上傳規(guī)范及事由描述以小貼士的方式列示其中,使員工對影像放置方向、附件類型選擇、文檔命名等規(guī)范一目了然,輕松操作,保證了上傳附件和流程填報的質(zhì)量。
②提高憑證電子化率。對原本需手工填寫再掃描上傳的部分表式進行電子化轉(zhuǎn)換,如員工出差需填寫的差旅費報銷單、質(zhì)量保證金退款申請單以WORD或EXCEL格式存放于局域網(wǎng)“表格下載”處,方便員工隨時下載使用。同時預(yù)設(shè)一定的計算公式,如在差旅費報銷單中設(shè)定了目前執(zhí)行的差旅費各項標(biāo)準(zhǔn),員工輸入出差地點、人數(shù)、天數(shù)、住宿費以及乘坐交通工具等項目后,能自動計算該筆差旅費報銷的實際金額,增加操作的便捷性和單據(jù)的規(guī)范性。
③加強發(fā)票管理。在網(wǎng)上報銷中發(fā)起流程時,原始發(fā)票掃描件中發(fā)票代碼、發(fā)票號碼以及密文已經(jīng)清晰可見,財務(wù)人員可先行上12366網(wǎng)站進行真?zhèn)悟炞C,便于及時發(fā)現(xiàn)并排除涉稅風(fēng)險。同時因營改增范圍的不斷擴大,對應(yīng)取得而未取得增值稅專用發(fā)票的情況可以及時發(fā)現(xiàn)并通知經(jīng)辦人予以換票,普及了員工稅法及發(fā)票管理知識,提高了企業(yè)依法治企和稅收管理水平。
(4)加強組織保障并建立定期溝通機制
①精心組織,做好上線前準(zhǔn)備工作。為確保網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的順利實施和廣泛應(yīng)用,財務(wù)資產(chǎn)部充分做好項目前期準(zhǔn)備工作。召開項目啟動會議,并在上線之前組織兩期報帳員專題培訓(xùn),讓廣大員工熟練掌握網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計理念及具體操作方法,為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的全面應(yīng)用打下基礎(chǔ)。
②做好宣傳及日常服務(wù)工作。自上線以來通過新聞稿件、操作手冊、局域網(wǎng)資料上傳等多項舉措宣傳和推廣網(wǎng)上報銷系統(tǒng),使廣大職工對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的認(rèn)知度不斷提高。同時開通網(wǎng)上報銷咨詢服務(wù)專線,由專職人員耐心解答職工在具體操作中的困難問題,加大財務(wù)知識的普及力度,樹立了良好的服務(wù)形象,促進報銷流程更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
③建立定期溝通機制。定期組織報賬員及各部門費用專職、預(yù)算管理員進行專題分析及聽取意見,對提出的問題落實到相關(guān)人員,并及時反饋解決。對預(yù)算執(zhí)行情況實行跟蹤及反饋機制,不斷完善和改進流程設(shè)置和預(yù)算控制水平。
二、原始憑證電子化運行成效
1.降低了企業(yè)運營成本
從領(lǐng)導(dǎo)和員工的角度來講,網(wǎng)上報銷系統(tǒng)改變了審批方式,所有審批可通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn),使領(lǐng)導(dǎo)和員工有自主的時間支配權(quán),大大降低了審批成本,且網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的復(fù)制創(chuàng)建單據(jù)功能,輕松一點即可實現(xiàn)差旅單的復(fù)制創(chuàng)建,對同類型的業(yè)務(wù)只需稍做修改并上傳附件即可提交流程,減少了員工的重復(fù)勞動;從財務(wù)的角度來講,網(wǎng)上報銷系統(tǒng)極大的簡化了審核和過賬的工作量,節(jié)約了大量的審核時間。
2.提升了財務(wù)形象
網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的實施,使得原本需要較長周期的報銷業(yè)務(wù)時間大大縮短,這極大的提高了員工的滿意度。財務(wù)從審核、入賬、付款的整個流程均透明地展示在員工面前,員工到領(lǐng)導(dǎo)到財務(wù)均可以隨時看到單據(jù)的狀態(tài),這種透明的流程和業(yè)務(wù)處理模式可構(gòu)建高效的、跨越空間的、動態(tài)實時的財務(wù)集中管理模式,提升財務(wù)在員工心目中的地位。