檔案管理的優(yōu)勢(shì)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢(shì)；問(wèn)題

中圖分類(lèi)號(hào)：G256 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）05-0320-01

引言：隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案部門(mén)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實(shí)施檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，影響檔案管理的準(zhǔn)確性。

一、檔案數(shù)字化管理

在對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理上存在的不足，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴(yán)密性，減少檔案泄密現(xiàn)象，維護(hù)單位整體利益。而且現(xiàn)在各個(gè)行業(yè)實(shí)施的檔案數(shù)字化管理還具備分散性和多元性的特點(diǎn)，能夠?qū)n案以數(shù)據(jù)的方式儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)中，保證資源共享的實(shí)施，有效提升檔案的使用效率。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中還要進(jìn)行檔案立卷處理，很多行業(yè)在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對(duì)這些零散的材料并不能做出準(zhǔn)確的判斷，這些情況會(huì)使得檔案立卷質(zhì)量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實(shí)。

而目前各個(gè)行業(yè)實(shí)施的檔案數(shù)字化管理能夠有效解決上述問(wèn)題，并且檔案數(shù)字化管理受到時(shí)間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時(shí)間。對(duì)于檔案數(shù)字化管理來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)，可以按照檔案編碼在互聯(lián)網(wǎng)上找到相關(guān)檔案，在節(jié)省檔案查詢(xún)時(shí)間的同時(shí)，也降低了檔案管理人員的工作難度。對(duì)于機(jī)密性檔案還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，在沒(méi)有密碼前提下，無(wú)關(guān)人員不能對(duì)加密檔案進(jìn)行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴(yán)密性。

另外傳統(tǒng)檔案還會(huì)受到保存期的限制，如果需要查詢(xún)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，需要經(jīng)過(guò)很多程序才能查詢(xún)相應(yīng)檔案。而信息化檔案并不會(huì)受到保存期的限制，查詢(xún)相關(guān)歷史性檔案只需要利用計(jì)算機(jī)檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢(xún)消耗的時(shí)間，提升檔案查詢(xún)的便利性。在查詢(xún)檔案時(shí)，計(jì)算機(jī)回到檔案進(jìn)行深化處理，有效提升檔案質(zhì)量和全面性。

三、檔案數(shù)字化管理的弊端

（一）電子文件的不安全因素，影響對(duì)他的長(zhǎng)期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出性?xún)?yōu)點(diǎn)，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。

（二）檔案信息沒(méi)有被充分利用。由于一些檔案管理人員對(duì)于電子化檔案以及數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，且在技術(shù)方面也存在一定的不足之處，導(dǎo)致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案的搜索與使用工作沒(méi)有通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見(jiàn)的檔案管理上，并沒(méi)有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)中眾多檔案資源所存在的價(jià)值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時(shí)，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文字進(jìn)行錄入和編輯，并沒(méi)有將數(shù)字化管理的功能全部開(kāi)發(fā)出來(lái)，浪費(fèi)了大量的人力與物力。

（三）檔案存儲(chǔ)的載體存在一定的束縛性。使用數(shù)字化模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，就需要將所有紙質(zhì)檔案電子化，并會(huì)將電子檔案存放在固定的硬件儲(chǔ)存器之中，這就直接增加了硬件設(shè)備的重要性，但硬件的儲(chǔ)存容量畢竟有限，且升級(jí)換代速度極高，一旦需要對(duì)存儲(chǔ)的載體進(jìn)行更換時(shí)，原有的一些文件很容易會(huì)出現(xiàn)讀取限制、軟件不兼容等問(wèn)題的出現(xiàn)，造成管理部門(mén)不得不使用大量的時(shí)間與資金對(duì)原有的設(shè)備與軟件進(jìn)行保存。而且電子檔案的數(shù)據(jù)一旦受到病毒的入侵，很容易造成數(shù)據(jù)丟失等后果，對(duì)檔案中信息的安全性造成了極大的影響。

（四）辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)不兼容。目前部分城市各部門(mén)應(yīng)用的管理軟件都不相同，如人事部應(yīng)用中國(guó)石油人力資源管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及機(jī)關(guān)部室使用OA辦公平臺(tái)等，各自為政，按照自己部門(mén)的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)及使用。檔案部門(mén)使用的檔案信息管理系統(tǒng)，則是按照檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的。由于這些管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。

四、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的策略

（一）與多部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合，保證信息共享的有效實(shí)施檔

案管理部門(mén)要與相關(guān)部門(mén)之間進(jìn)行有效的聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理進(jìn)行總體設(shè)計(jì)和檔案整理以及光盤(pán)備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門(mén)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無(wú)法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門(mén)要制定明確的規(guī)章制度，對(duì)于每天的重要信息都要進(jìn)行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務(wù)器與光盤(pán)雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對(duì)檔案查看的權(quán)限進(jìn)行密碼設(shè)置，提升資源共享的安全水平。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對(duì)企事業(yè)單位中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問(wèn)題，建議在查詢(xún)接口程序中增加查詢(xún)檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無(wú)縫集成。針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的而問(wèn)題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度。

其中最為關(guān)鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開(kāi)，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因?yàn)闇囟?、濕度等一些人為?zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過(guò)多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不被非法訪(fǎng)問(wèn)、修改和破壞。

（三）提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力，實(shí)施高效管理

數(shù)字化檔案管理并不是單一對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，同時(shí)還要建立自動(dòng)立卷等快捷管理系統(tǒng)，這就對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準(zhǔn)確對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分類(lèi)，同時(shí)還要掌握較好的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，使其能夠靈活對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。相關(guān)部門(mén)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)于數(shù)字化管理的意識(shí)與信息保密意識(shí)，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理模式的順利開(kāi)展提供一定的助益。

五、結(jié)束語(yǔ)

目前，我國(guó)在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術(shù)開(kāi)發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)信息共享，建設(shè)完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行I發(fā)展的重要目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊中營(yíng).構(gòu)建檔案數(shù)字化地方標(biāo)準(zhǔn)體系[J].中國(guó)檔案.2014（03）.

第2篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

內(nèi)容摘要：人事檔案管理作為國(guó)有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來(lái)越多的重視。然而，我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進(jìn)一步發(fā)展與完善。本文對(duì)此進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè) 人事檔案管理

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。國(guó)有企業(yè)普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、樹(shù)立企業(yè)形象上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性，利用率低，且仍有很多國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營(yíng)管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)工作的需要。

國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡(jiǎn)單。目前，有不少?lài)?guó)有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。檔案記載的個(gè)人歷史材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會(huì)影響到國(guó)企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門(mén)主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料卻沒(méi)有收集進(jìn)來(lái)，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。隨著我國(guó)社會(huì)主義人才市場(chǎng)的完善，國(guó)有企業(yè)的用人機(jī)制更加靈活，短期招聘、勞務(wù)用工的情況紛紛出現(xiàn)，國(guó)有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會(huì)中，國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來(lái)人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個(gè)人工作的發(fā)展，也不利于國(guó)有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展

（一）對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)有企業(yè)人事檔案部門(mén)要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息的開(kāi)發(fā)，提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率。將國(guó)有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類(lèi)管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存，對(duì)于正式職工、短期聘用人員、勞務(wù)人員等分別進(jìn)行編號(hào)并且管理，從而方便查找。

（二）對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

在人事檔案的收集上要及時(shí)、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；人事檔案的借閱應(yīng)注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，尤其應(yīng)注意對(duì)人事檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫(kù)，對(duì)于各類(lèi)具有專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)及資質(zhì)的職工，分類(lèi)錄入到優(yōu)秀人才庫(kù)中，這樣使國(guó)有企業(yè)在選拔和任用員工的時(shí)候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀(guān)念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機(jī)遇。電子文件的運(yùn)用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進(jìn)程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

（四）加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)人事管理人員的培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、電子化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理者和者的角色轉(zhuǎn)換，要提供人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。

第3篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理；高校；推進(jìn)

檔案的形成需依據(jù)兩個(gè)關(guān)鍵的決定因素，即某人參與社會(huì)活動(dòng)且同時(shí)伴有原始記錄的生成。無(wú)論是對(duì)于我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)、單位或社會(huì)團(tuán)體，還是對(duì)于個(gè)人，我們每天都在參與社會(huì)活動(dòng)，與自己活動(dòng)相關(guān)的語(yǔ)言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個(gè)人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來(lái)，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學(xué)，為此，工作進(jìn)展中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題應(yīng)得到管理者的重視，從而為有效推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程探討出相適應(yīng)的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)指出，高校的教學(xué)、管理以及科學(xué)研究均為檔案形成的條件，這三項(xiàng)活動(dòng)對(duì)高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。此三項(xiàng)活動(dòng)為高校檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)，在其影響之下，高校的教學(xué)研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學(xué)改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開(kāi)教學(xué)、管理及科學(xué)研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實(shí)際的材料，為教學(xué)評(píng)估與評(píng)價(jià)提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學(xué)教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運(yùn)作是高校教學(xué)教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進(jìn)作用?；仡櫺苑治?，隨著我國(guó)進(jìn)入法治社會(huì)后，社會(huì)制度得意進(jìn)步與發(fā)展，人們的法制意識(shí)及觀(guān)念得到加強(qiáng)，人們?yōu)榻鉀Q問(wèn)題不再使用隨意且無(wú)科學(xué)依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會(huì)問(wèn)題的良好觀(guān)念。對(duì)于高校而言，檔案真實(shí)反映高校教學(xué)研究與依法治理學(xué)校，為教職員工定期商討辦學(xué)治理提供依據(jù)，對(duì)工作的進(jìn)行具有查看并考究的價(jià)值，意義十分巨大。檔案就好比如會(huì)計(jì)憑證，具有權(quán)威性、真實(shí)性，為高校教學(xué)建設(shè)、科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與評(píng)價(jià)、師生管理等各個(gè)管理項(xiàng)目的開(kāi)展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需同時(shí)滿(mǎn)足：高校所有項(xiàng)目的管理工作中產(chǎn)生的有關(guān)文件需符合實(shí)際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實(shí)，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進(jìn)程，提升辦學(xué)水平與質(zhì)量。學(xué)生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學(xué)生畢業(yè)走向社會(huì)尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡(jiǎn)意賅的自我介紹，能在短時(shí)間內(nèi)讓面試單位抓住個(gè)人信息的要點(diǎn)，為盡快做出擇員奠定基礎(chǔ)。

2.我國(guó)高校檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴(kuò)大，進(jìn)而獲取了卓有成效的效益。展望我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，因其接受西方先進(jìn)管理理念的沖擊，發(fā)展進(jìn)程日新月異，在高校各項(xiàng)管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時(shí)也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問(wèn)題。經(jīng)我國(guó)高校檔案管理工作研究者多年來(lái)的探討，總結(jié)出幾個(gè)尤為突出的問(wèn)題，即：高校沒(méi)有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應(yīng)用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開(kāi)放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學(xué)目標(biāo)、辦學(xué)歷程、辦學(xué)理念等不盡相同，導(dǎo)致我國(guó)全國(guó)高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒(méi)有重視檔案管理工作，管理缺乏科學(xué)的理念與實(shí)踐行動(dòng)，因長(zhǎng)期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟(jì)效益類(lèi)的工作、形式上好壞對(duì)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)沒(méi)有任何影響的錯(cuò)誤管理理念，管理者并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識(shí)。因高校管理者對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的意識(shí)，導(dǎo)致高校的教學(xué)教育、科學(xué)研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關(guān)影響因素可以歸結(jié)為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴(yán)重致使信息不全、收集的材料過(guò)于片面、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏必要的精準(zhǔn)度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提高了高校辦學(xué)構(gòu)建的能力，運(yùn)用于檔案管理工作中的方法與技術(shù)呈現(xiàn)多元化，且不斷進(jìn)步。目前，我國(guó)高校已普遍利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高效率。雖然我國(guó)早已實(shí)現(xiàn)了人機(jī)一體化檔案管理的工作局面，但因我國(guó)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的起步相對(duì)于西方國(guó)家較晚，與國(guó)外先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行比較，仍有待于完善并提高。我國(guó)大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運(yùn)作機(jī)理采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分析、采用計(jì)算機(jī)的運(yùn)行機(jī)制對(duì)檔案文件進(jìn)行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫(kù)多以條目數(shù)據(jù)管理庫(kù)為主，缺少照片、光盤(pán)、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅占應(yīng)用文庫(kù)中的較小使用空間，使高校檔案形式過(guò)于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀(jì)下，我國(guó)的現(xiàn)代技術(shù)尚且落后于西方國(guó)家，難以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.3檔案管理者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專(zhuān)業(yè)層次、技術(shù)層次都相對(duì)于較高的政策性工作，對(duì)管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項(xiàng)工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)具備良好的思想道德修養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注力度，致使其沒(méi)有重視管理者的培訓(xùn)、再教育等項(xiàng)目活動(dòng)，所以檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國(guó)處于新世紀(jì)階段時(shí)，因高校普遍利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習(xí)慣于人機(jī)一體化的工作模式，致使其在工作過(guò)程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設(shè)

我國(guó)早已步入信息化高科技時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步與發(fā)展，近年來(lái)數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎(chǔ)，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術(shù)在我國(guó)高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應(yīng)用于工作中的方法得到了改進(jìn)，不斷與國(guó)際接軌[3]。因科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步能帶動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，進(jìn)而也影響了高校檔案管理工作的進(jìn)程，高校應(yīng)充分利用我國(guó)信息化高端技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案進(jìn)行有效且科學(xué)、合理的管理，借助信息化時(shí)代為檔案管理提供各種切實(shí)可行的技術(shù)全面提高管理工作的水平與質(zhì)量?，F(xiàn)階段應(yīng)用于檔案管理工作中的信息化技術(shù)呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲(chǔ)存工作，高校可加大設(shè)備的投入力度，利用網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)相結(jié)合的信息化技術(shù)對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行保管；利用信息化時(shí)代的數(shù)字化、光線(xiàn)技術(shù)提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機(jī)單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡(luò)覆蓋面寬廣的特點(diǎn)對(duì)單機(jī)管理進(jìn)行整合，依次對(duì)檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進(jìn)行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。

3.2提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結(jié)，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度需滿(mǎn)足于以下兩點(diǎn)：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)與投入使用奠定基礎(chǔ)，因而，檔案管理者應(yīng)著重于信息資源的開(kāi)發(fā)，合理的控制開(kāi)展力度與進(jìn)程，為高校上層階級(jí)利用檔案材料提供有力保障。研究證實(shí)，檔案存放館與檔案立卷部門(mén)應(yīng)相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責(zé)任并堅(jiān)守職責(zé)，杜絕一切對(duì)檔案立卷與儲(chǔ)存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機(jī)率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實(shí)施各項(xiàng)管理項(xiàng)目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進(jìn)行教學(xué)教育評(píng)估與評(píng)價(jià)工作離不開(kāi)對(duì)檔案信息的查閱，學(xué)校上層決策者利用檔案分析即將實(shí)施的管理項(xiàng)目是否與檔案中記載的相類(lèi)似的項(xiàng)目存在共同點(diǎn)，以便于及時(shí)進(jìn)行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項(xiàng)目。（2）為實(shí)現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進(jìn)行發(fā)展，檔案管理者采用編寫(xiě)與每一期、每一屆檔案相對(duì)應(yīng)的參考資料進(jìn)行劃分類(lèi)別，為使用者帶來(lái)便捷，避免重復(fù)查閱，從而提高上層階級(jí)的查閱速率。

4.結(jié)語(yǔ)

以上論述，高校檔案管理作為學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一，應(yīng)不斷總結(jié)管理過(guò)程中預(yù)期將出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，為解決相關(guān)問(wèn)題提供切實(shí)有效的對(duì)策。充分利用目前高新信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作實(shí)行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饒素華.高校檔案工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].云南檔案，2010，15（09）：156-157.

第4篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

國(guó)有企業(yè)是保障國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，更是我國(guó)小康社會(huì)建設(shè)的主要力量，保障國(guó)有企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，某種程度上來(lái)說(shuō)甚至影響著企業(yè)的長(zhǎng)治久安，強(qiáng)化國(guó)有企業(yè)檔案管理勢(shì)在必行。隨著經(jīng)濟(jì)的快速，國(guó)有企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)張，信息資源和檔案材料越來(lái)越多，且信息量越來(lái)越大，這給檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代需要?；谥R(shí)管理背景下的檔案管理模式，將知識(shí)管理理念和方法融入了企業(yè)檔案管理工作中，有效提高了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案價(jià)值得到了實(shí)現(xiàn)，為國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理提供了參考和依據(jù)。

一、檔案管理的職能

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，我國(guó)古代就已經(jīng)有了檔案管理的習(xí)慣，早在商周時(shí)期就已存在官方檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案除了本身使用價(jià)值外，更能夠?yàn)槠髽I(yè)管理提供科學(xué)依據(jù)。另一方面，企業(yè)檔案更是國(guó)有企業(yè)發(fā)展歷史的真賃實(shí)據(jù)，有一定法律效用，具有自然性與客觀(guān)性，是令人信服的歷史證據(jù)，這對(duì)于揭示國(guó)有企業(yè)內(nèi)部犯罪起著非常重要的作用。同時(shí)檔案作為歷史記錄，也為國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)研究工作提供了參考。國(guó)有企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著重要作用，是公有經(jīng)濟(jì)的核心力量，我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展離不開(kāi)國(guó)有企業(yè)。通過(guò)前文分析不難看出檔案管理對(duì)國(guó)有企業(yè)的必要性，國(guó)有企業(yè)想要持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展下去，必須提高對(duì)檔案管理工作的重視，毫無(wú)疑問(wèn)企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)著重要位置。企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的資料、文件、照片、錄像、光盤(pán)等各種載體的檔案，這些企業(yè)檔案對(duì)國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理有著深遠(yuǎn)影響，是分析國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀的重要資料，這些檔案中記錄了國(guó)有企業(yè)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)與發(fā)展?fàn)顩r，這些檔案是國(guó)有企業(yè)的寶貴財(cái)富。然而，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型已逐步完成，客觀(guān)上推動(dòng)了國(guó)有企業(yè)的深化與改革，這對(duì)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求。

二、基于知識(shí)管理的檔案管理模式

知識(shí)管理是指運(yùn)用管理手段對(duì)組織中的資訊與知識(shí)進(jìn)行分享、評(píng)價(jià)、整合、記錄、傳遞、更新、應(yīng)用、創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。二十一世紀(jì)新時(shí)代背景下，企業(yè)發(fā)展越來(lái)越依賴(lài)企業(yè)自身所擁有的知識(shí)質(zhì)量，企業(yè)所擁有的知識(shí)能蛭企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。檔案管理與知識(shí)管理存在著許多共性，二者之間密切聯(lián)系。檔案管理對(duì)象是文件、檔案、資料。知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)，而檔案作為一種顯性知識(shí)，是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分，因此檔案管理和知識(shí)管理在管理對(duì)象上存在一定程度上的重疊。另一方面，除管理對(duì)象存在重疊外，二者管理目的也有著異曲同工之妙，檔案管理目的是：保護(hù)檔案安全，避免檔案流失或損壞，升華檔案使用價(jià)值，發(fā)揮檔案職能。知識(shí)管理目的同樣是保護(hù)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)技術(shù)含量，提升企業(yè)市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。不難看出，檔案管理和知識(shí)管理目的都是為了滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)知識(shí)和檔案的使用需求，只是二者管理范圍有所不同。管理形式上檔案管理和知識(shí)管理也極為相似，都是對(duì)管理對(duì)象的搜集、加工、利用。但二者管理手段上卻存在一定差異，傳統(tǒng)檔案管理依然停留在手動(dòng)管理階段，知識(shí)管理已全面融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，基本實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理智能化、網(wǎng)絡(luò)化，管理效率和管理質(zhì)量大大被提高，使知識(shí)管理職能得到了強(qiáng)化。新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理需求，檔案管理和知識(shí)管理的有機(jī)融合給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了新的轉(zhuǎn)機(jī)，使得企業(yè)檔案管理不論在管理理念上，還是管理形式上，或是管理手段上都發(fā)著了變化?；谥R(shí)管理的檔案管理模式中，雖管理對(duì)象依然是文件、檔案、資料。但在管理理念上卻從被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱酥鲃?dòng)管理，檔案管理過(guò)程中更加注重檔案知識(shí)功能的發(fā)揮。管理手段也將加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。管理形式上也將轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理?；谥R(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式是知識(shí)管理和檔案管理的結(jié)合，不僅有效將二者優(yōu)點(diǎn)融合了起來(lái)，更擺脫了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足。這對(duì)于企業(yè)檔案價(jià)值的提升有著很大幫助，更推動(dòng)了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建

基于知識(shí)管理的檔案管理模式是將二者的管理理論、方法、理念進(jìn)行融合，并運(yùn)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。想要實(shí)現(xiàn)這種全新企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建，首先國(guó)有企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀(guān)念，摒棄傳統(tǒng)檔案管理的老思路、老模式，積極運(yùn)用知識(shí)管理理論，提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，正確認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要意義，完善檔案管理制度，保障國(guó)有企業(yè)檔案管理工作有效落實(shí)，提高企業(yè)檔案管理有效性，充分利用制度的硬性約束，來(lái)規(guī)范國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心，避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂或遺漏。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)、交流等多種學(xué)習(xí)方式，提高管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化其專(zhuān)業(yè)技能和理論知識(shí)。另外，應(yīng)加大投資力度，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提高企業(yè)檔案管理信息化水平，為檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，通過(guò)信息技術(shù)提高檔案利用價(jià)值和利用率，擺脫”重保管輕利用”的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，真正發(fā)揮檔案管理職能，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)發(fā)展，為國(guó)有企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)?；谥R(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理，是一種全新管理模式，是國(guó)有企業(yè)檔案管理工作改革創(chuàng)新的主要途徑，知識(shí)管理融入國(guó)有企業(yè)檔案管理中勢(shì)在必行。

四、全面加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)

（一）營(yíng)造人盡其用，人盡其才的工作氛圍

優(yōu)秀人才更多地看重單位的發(fā)展前景和個(gè)人自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，緊跟時(shí)代步伐，明確戰(zhàn)略目標(biāo)，讓人才看到希望，感受到企業(yè)的未來(lái)，在使用中幫助檔案管理人才最大限度實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。企業(yè)要大力宣傳并努力營(yíng)造尊重人才的良好氛圍。要開(kāi)展勞動(dòng)競(jìng)賽、班組對(duì)抗賽為載體，通過(guò)評(píng)選創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)流動(dòng)紅旗單位、崗位服務(wù)之星，選樹(shù)先進(jìn)典型，并在科研立項(xiàng)，學(xué)術(shù)交流，進(jìn)修培訓(xùn)，晉升職稱(chēng)，獎(jiǎng)勵(lì)成果等方面優(yōu)先考慮有貢獻(xiàn)人員，給予其檔案人員晉升優(yōu)惠政策，為檔案管理人才實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值創(chuàng)造條件

（二）以人為本，建立績(jī)效考核激勵(lì)機(jī)制

構(gòu)建科學(xué)先進(jìn)的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于提高檔案人才隊(duì)伍的工作積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性是極其重要的。沒(méi)有一套健全的激勵(lì)措施，沒(méi)有獎(jiǎng)罰分明，工作績(jī)效的提高將只能是企業(yè)管理者的一廂情愿。只有建立一套科學(xué)有效的人才考核體系，加強(qiáng)績(jī)效管理，嚴(yán)格公正地進(jìn)行績(jī)效考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理績(jī)效的提升，才是其根本的目的。

（三）搭建人才成長(zhǎng)平臺(tái)，推動(dòng)團(tuán)隊(duì)梯次建設(shè)

要開(kāi)展導(dǎo)師帶徒。導(dǎo)師帶徒是最傳統(tǒng)的、歷史最悠久的一種在職培訓(xùn)方式。它的優(yōu)點(diǎn)，首先在于師傅傳授的是與具體工作直接有關(guān)的知識(shí)和技能，能夠幫助徒弟盡快適應(yīng)崗位，提高工作效率，減少缺乏針對(duì)性和脫離工作需要等其他培訓(xùn)形式難以避免的弊端。通過(guò)言傳身教，有效提高檔案管理人員的實(shí)踐能力和責(zé)任心。

第5篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；檔案意識(shí)；檔案責(zé)任意識(shí)

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）23-0156-02

檔案一方面發(fā)揮具有通常意義上的文獻(xiàn)引介功用，另一方面也潛在的具有“公正”歷史的能力，檔案作為信息資源，在開(kāi)發(fā)利用中實(shí)現(xiàn)了它應(yīng)有的價(jià)值。作為檔案管理工作者，要想保持并發(fā)揮檔案應(yīng)有價(jià)值功用，應(yīng)該樹(shù)立最基本的檔案意識(shí)、檔案保密意識(shí)、檔案法律意識(shí)、檔案責(zé)任意識(shí)和檔案服務(wù)意識(shí)，為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展盡自己應(yīng)有之力。

一、檔案意識(shí)

檔案客觀(guān)且生動(dòng)地印記了人類(lèi)社會(huì)各方面的實(shí)踐活動(dòng)，比如政治活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)商業(yè)活動(dòng)、軍事行動(dòng)、文化發(fā)展、教育改革、科學(xué)研究成果等。在日常生活中，我們很容易地把機(jī)關(guān)的公文檔案、人事檔案以及涉及國(guó)家和企業(yè)的商業(yè)秘密的成文文獻(xiàn)作為我們意識(shí)中的檔案，雖然沒(méi)有錯(cuò)誤，但是亦非全部的正確，因?yàn)檎嬲臋n案涉及面十分的廣泛。舉個(gè)學(xué)校的檔案例子，在學(xué)校里，學(xué)校的檔案涉及行政人員、教學(xué)（這是比較大的一塊兒）、學(xué)校的調(diào)查研究、基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃與建設(shè)、財(cái)政預(yù)算、學(xué)生學(xué)籍、圖書(shū)資料、學(xué)校外向交流及其學(xué)報(bào)編輯與出版等等。

毫無(wú)疑問(wèn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，有利于搞好檔案工作，較強(qiáng)的檔案意識(shí)，不僅能夠樹(shù)立相關(guān)人員的歷史擔(dān)當(dāng)意識(shí)，而且對(duì)于我們的日常生活、工作都產(chǎn)生很大的推動(dòng)作用。我們的教師會(huì)在編寫(xiě)教案（講義）時(shí)不自覺(jué)地就會(huì)頭腦清醒，認(rèn)真負(fù)責(zé)；我們的學(xué)生在寫(xiě)畢業(yè)論文時(shí)就會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地搞好文獻(xiàn)搜集、開(kāi)題報(bào)告及論文的創(chuàng)作；我們的圖書(shū)管理人員就會(huì)認(rèn)真歸類(lèi)整理圖書(shū)、報(bào)刊資料，不致使其破損或丟失；我們的會(huì)計(jì)工作人員就會(huì)認(rèn)真地做好賬目報(bào)表，保證不會(huì)有什么紕漏；我們的工程規(guī)劃人員就會(huì)精益求精，多方驗(yàn)證，而使規(guī)劃圖紙科學(xué)、完整；我們的公職人員在執(zhí)行公務(wù)的活動(dòng)中就會(huì)秉公辦事，不，不貪贓枉法，本著對(duì)人民負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的決心，認(rèn)真、廉明地做好本職工作。社會(huì)各階層檔案人員在工作中認(rèn)真履行自己的任務(wù)，就會(huì)做到保質(zhì)、保量、保時(shí)，不唯上、不唯親，只為歷史的純潔、客觀(guān)。在工作中，認(rèn)真地對(duì)待各種矛盾和困難，集思廣益；在執(zhí)行過(guò)程中，認(rèn)真組織和開(kāi)展各項(xiàng)工作，科學(xué)發(fā)展；在檢查考核時(shí)，堅(jiān)持依法、依規(guī)考對(duì)，進(jìn)而保證相關(guān)人員堅(jiān)強(qiáng)的檔案意識(shí)。

二、檔案保密意識(shí)

檔案中還有一些是涉及國(guó)家、企業(yè)及個(gè)人的秘密檔案，它對(duì)維護(hù)各方的切身利益承擔(dān)著重大的政治責(zé)任及歷史責(zé)任。當(dāng)下處于全球化的背景下，世界各個(gè)國(guó)家都在為自身的發(fā)展而奮勇直追，如果一個(gè)國(guó)家文檔保密工作很到位，那么這個(gè)國(guó)家就能在全球化過(guò)程中占領(lǐng)先機(jī)，反之，如果一個(gè)國(guó)家的檔案機(jī)密保護(hù)得不到位，那么這個(gè)國(guó)家就會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中步步受制于他國(guó)，很難在世界之林立穩(wěn)腳跟。在相對(duì)和平發(fā)展的年代與國(guó)度，檔案的保密實(shí)質(zhì)上就是保一國(guó)之安寧、之團(tuán)結(jié)、之興旺、之和諧。作為接觸秘密檔案最集中的檔案管理部門(mén)的工作人員，其肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任和重?fù)?dān)，與其自身及國(guó)家來(lái)說(shuō)都是不言而喻的，他們肩負(fù)著不同于一般的工作人員所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。在一定程度上，檔案管理工作人員的保密意識(shí)強(qiáng)弱直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)與劣，因此我們的檔案管理人員不僅要認(rèn)真地工作，而且還要增強(qiáng)自己的檔案責(zé)任心、檔案事業(yè)心，以此來(lái)增強(qiáng)檔案的保密意識(shí)。同時(shí)，在業(yè)余之外的閑暇活動(dòng)中，還時(shí)刻對(duì)自己知道的檔案秘密提高警惕，對(duì)套話(huà)者做到緘口不提。所以，不管檔案人員身居何處，對(duì)于機(jī)密的文檔都要做到守口如瓶，以防紕漏橫生，進(jìn)而避免意外泄密事件發(fā)生到自身。檔案管理人員的保密意識(shí)對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全有著重要的作用，故而他們必須要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，檔案保密意識(shí)的強(qiáng)與弱直接影響了檔案保密工作質(zhì)量的好與差。

鑒于上述，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面工作中做好檔案的保密工作。首先，從檔案的承載設(shè)施來(lái)看，國(guó)家需要根據(jù)既有規(guī)定加大檔案庫(kù)房設(shè)施的新建工作，合理使用檔案的庫(kù)房。當(dāng)然，庫(kù)房設(shè)施應(yīng)當(dāng)居于相對(duì)合適的場(chǎng)域，另外要加固庫(kù)房門(mén)窗，提升防腐、防盜等水平。應(yīng)該將檔案存儲(chǔ)庫(kù)房與其他類(lèi)似場(chǎng)所區(qū)別開(kāi)來(lái)，要指派專(zhuān)業(yè)、合格的人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理與規(guī)范的保存。絕密檔案作為特殊的文件，涉及了一個(gè)黨派、一個(gè)國(guó)家、一個(gè)企業(yè)及個(gè)人的核心利益，它決定著黨派、國(guó)家、企業(yè)及個(gè)人的全方位的利益，直接關(guān)系著其生死存亡，所以嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)秘密檔案的保存意義甚大。有鑒于此，筆者以為，相關(guān)管理人員在管理過(guò)程中，應(yīng)該把絕密的檔案作為特級(jí)重點(diǎn)保存對(duì)象，進(jìn)行全面的保管；同時(shí)，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w類(lèi)不同時(shí)期的歷史檔案，依據(jù)相關(guān)管理原則，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原則，它不僅是一個(gè)國(guó)家的豐富文化，我們還能吸取其寶貴的經(jīng)驗(yàn)，以鑒后人。另外，還要采取制度化的保密意識(shí)。工作中做到實(shí)事求是，依據(jù)檔案自身的不同特點(diǎn)，采用不同的保密制度與管理措施，進(jìn)而達(dá)到檔案管理保密意識(shí)工作的制度化目的。

三、檔案法律意識(shí)

《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的根本性指導(dǎo)法律，是社會(huì)各級(jí)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理事業(yè)的根本依據(jù)，它為廣大的檔案管理部門(mén)進(jìn)行具體的檔案管理工作指明了方向，提供了法律的基礎(chǔ)。

社會(huì)的急劇發(fā)展和變化要求檔案管理事業(yè)也應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的需要進(jìn)行改革。筆者以為，檔案管理人員首先應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀(guān)念。必須意識(shí)到檔案管理要實(shí)現(xiàn)法制化的歷史性改革和轉(zhuǎn)變，所以必須在觀(guān)念上進(jìn)行改變。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到用法律指導(dǎo)我們的思想與行動(dòng)，實(shí)際中真正做到依法辦事，對(duì)于無(wú)視法律的人員進(jìn)行依法處理。當(dāng)然，依據(jù)法律管理檔案重點(diǎn)在人，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量與水平。所以，培養(yǎng)并提升檔案管理人員的法律意識(shí)是非常重要的。另外，學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案法律。檔案行政管理機(jī)關(guān)是國(guó)家行政執(zhí)法部門(mén)，它的主要職能是依法管理檔案工作。若要發(fā)揮好這一職能，必須做到執(zhí)法必嚴(yán)。所以，檔案行政管理工作部門(mén)首先要增強(qiáng)法律意識(shí)，為其他部門(mén)正常的、有序的開(kāi)展檔案管理工作樹(shù)立一個(gè)典型，發(fā)揮示范榜樣作用。

筆者認(rèn)為，培養(yǎng)并加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，必須集中地組織檔案從業(yè)者認(rèn)真地學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)。唯此，才能夠做到以法律法規(guī)來(lái)指導(dǎo)檔案的具體管理工作，當(dāng)然，這也是為了適應(yīng)國(guó)際經(jīng)濟(jì)、文化的全球化的新挑戰(zhàn)。檔案從業(yè)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)法律知識(shí)，并且運(yùn)用新法規(guī)調(diào)整檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作為社會(huì)各方面發(fā)展服務(wù)貢獻(xiàn)自己的力量。

四、檔案責(zé)任意識(shí)

信息化的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了新的思維要求，因?yàn)闄n案信息化是一個(gè)綜合性極強(qiáng)的復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，它不僅需要上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的特別重視。作為檔案管理人員也需要不斷更新理念，認(rèn)真研究并探索檔案管理的基本規(guī)律。合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，整合各方面的智慧與力量，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)向更廣領(lǐng)域進(jìn)發(fā)。

我們要想具備很強(qiáng)的檔案責(zé)任意識(shí)，就應(yīng)加強(qiáng)基本的理論知識(shí)研究，提升專(zhuān)業(yè)理論水平和素養(yǎng)。檔案從業(yè)人員必須不斷提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，開(kāi)拓創(chuàng)新，提前進(jìn)入管理程序，做到全方位參與到信息化建設(shè)之中，并將自身有機(jī)地融入到其中，使檔案管理工作與各工作流程有序、合理的銜接起來(lái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)型文件信息正常運(yùn)行的適時(shí)監(jiān)控。檔案從業(yè)人員業(yè)要積極地參與到國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，積極主動(dòng)地配合操作人員，建立并完善檔案信息化系統(tǒng)。同時(shí)還應(yīng)該積極主動(dòng)地掌握各類(lèi)相關(guān)的信息，及時(shí)地設(shè)計(jì)出合理化的、高水平的分析報(bào)告，供決策管理者分析和借鑒。

另外，要堅(jiān)持以市場(chǎng)為導(dǎo)向，深入挖掘各種新的檔案信息點(diǎn)，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，多渠道開(kāi)辟檔案信息資源渠道。所以，必須對(duì)新出現(xiàn)的檔案信息要特別予以重視，適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)大檔案信息的搜索領(lǐng)域，只要是與檔案關(guān)系密切的各種信息資料，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)的注意收集整理。同時(shí)，檔案的收集整理也要充分地利用現(xiàn)代科技信息手段，進(jìn)而拓展收集信息的深度和廣度，檔案管理核心也要轉(zhuǎn)向自身形成的材料及其有直接關(guān)系的信息資料。

五、檔案服務(wù)意識(shí)

隨著現(xiàn)代科技的深入發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也日趨完善，這必將改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作的方式，進(jìn)而帶來(lái)服務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)性革命，最終實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值利用服務(wù)內(nèi)涵的升華，檔案作為信息資源的價(jià)值得以切實(shí)且充分的體現(xiàn)。如何使檔案服務(wù)工作做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案信息資源在社會(huì)各領(lǐng)域應(yīng)有的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案從業(yè)人員自身的價(jià)值，確實(shí)是一項(xiàng)迫在眉睫的問(wèn)題。

檔案從業(yè)人員要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，拓展服務(wù)價(jià)值的意向范圍，深入發(fā)掘檔案信息中所蘊(yùn)藏的社會(huì)多方位的價(jià)值，并能夠及時(shí)地、主動(dòng)地提供給所需者，進(jìn)而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這就要求檔案從業(yè)人員改進(jìn)既有的服務(wù)模式，積極主動(dòng)地參與社會(huì)活動(dòng)中去，為社會(huì)各界提供滿(mǎn)意的服務(wù)。

檔案部門(mén)擁有著豐富的信息資源，這是其一大優(yōu)勢(shì)，而相關(guān)檔案管理部門(mén)不僅是資源的管理者，更是檔案信息資源的整理者、研究者和傳揚(yáng)者。檔案從業(yè)人員要開(kāi)發(fā)這些資源為社會(huì)服務(wù)，這是其做好本職工作的最有成果性的證明和見(jiàn)證。對(duì)檔案進(jìn)行編輯和研究是高效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要手段，能夠?qū)谜叩男枨筇峁┻m時(shí)且足量的服務(wù)，那是編研者的價(jià)值的自我實(shí)現(xiàn)的最佳途徑。另外，檔案從業(yè)人員也要在服務(wù)的質(zhì)量、層次、水平上加以提升，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行高效的搜集、整理和創(chuàng)新研究。特別是能夠主動(dòng)地參與到社會(huì)各單位、各部門(mén)、各階段的工作中去，利用既有的檔案信息資源，為社會(huì)各界提供準(zhǔn)確的、豐富的檔案資料及文件匯編，貢獻(xiàn)力量。

當(dāng)然，僅僅加強(qiáng)在檔案從業(yè)人員、檔案管理人員方面的管理工作還是不全面的，作為相關(guān)檔案領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該增強(qiáng)其自身的檔案意識(shí)，深化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也能夠把檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓，并且真正從思想觀(guān)念上重視檔案管理工作，要在管理經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)人員方面給予大力的支持。對(duì)檔案管理的工作要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃方案，要肯借助于新興的科學(xué)技術(shù)，切實(shí)解決現(xiàn)實(shí)中存在的矛盾和問(wèn)題。相信，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案管理工作在新的歷史時(shí)期一定會(huì)有一個(gè)質(zhì)的突破性的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

第6篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

1.醫(yī)院檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)發(fā)展的推進(jìn)，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理中逐漸推廣應(yīng)用，功能由單一向多方面、多媒體的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐漸現(xiàn)代化，使得醫(yī)院檔案信息資源的管理更加高效，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資源共享，然而醫(yī)院檔案在計(jì)算機(jī)管理方面仍然存在較多問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）規(guī)章制度不完善，隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展，新的醫(yī)療手段與醫(yī)療技術(shù)在臨床不斷使用，傳統(tǒng)檔案管理制度尚不完善，導(dǎo)致很多有價(jià)值的科研成果不能被有效運(yùn)用。一些信息雖然歸入檔案，然而文字資料內(nèi)容重點(diǎn)不突出，文字資料與圖表資料明顯不符，資料漏錄等均會(huì)導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，資料檢索較為復(fù)雜，因此當(dāng)需要查閱資料時(shí)難度較大。

（2）工作人員管理檔案意識(shí)不明確，醫(yī)院作為醫(yī)療中心，掌握著大量的資料，如：病歷、病理切片、X光膠片、藥物臨床試驗(yàn)記錄等等，這些資料既可為患者提供治療依據(jù)，也可為醫(yī)務(wù)工作者提供教學(xué)、科研數(shù)據(jù)。而醫(yī)院大部分醫(yī)務(wù)人員及個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)并不能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，忽視檔案工作的必要性，導(dǎo)致檔案資源開(kāi)發(fā)缺乏，檔案不能為教學(xué)、醫(yī)療及科研服務(wù)。

（3）醫(yī)院檔案管理方面存在較大差異，醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，導(dǎo)致傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)施、思想觀(guān)念等無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。一些非可再生醫(yī)療檔案，科研價(jià)值巨大，且數(shù)量較大，逐年遞增，檔案管理一旦出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)對(duì)醫(yī)院造成無(wú)法挽回的損失。而一些管理人員在工作中，由于工作負(fù)擔(dān)重、程序繁雜、工作量大等因素未及時(shí)準(zhǔn)確將檔案輸入，導(dǎo)致檔案資源開(kāi)發(fā)利用無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（4）國(guó)內(nèi)醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用水平相對(duì)較低，目前一些較為先進(jìn)的醫(yī)院雖然配備了多媒體、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，然而僅用于簡(jiǎn)單的檢索管理、目錄輸入，而在對(duì)軟件操作時(shí)，僅根據(jù)自身觀(guān)念、習(xí)慣等進(jìn)行操作，醫(yī)院檔案資料無(wú)法發(fā)揮真正的作用。

（5）目前國(guó)內(nèi)檔案軟件開(kāi)發(fā)較為落后，雖然有一些比較成熟的檔案信息管理軟件，然而不同系統(tǒng)、行業(yè)、區(qū)域之間存在較大差別，軟件開(kāi)發(fā)在通用性、實(shí)用性等方面存在較大缺陷。

2.醫(yī)院檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)有利條件

現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、建設(shè)等發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作均提出了更高的要求，為滿(mǎn)足醫(yī)院管理工作的需要，醫(yī)院檔案部門(mén)必須實(shí)現(xiàn)及時(shí)、快速、準(zhǔn)確的提供豐富、詳實(shí)的檔案信息。隨著社會(huì)水平及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理處于良好的外部環(huán)境中，辦公、管理自動(dòng)化程度亦隨之提高，加快了醫(yī)院檔案管理的工作效益及質(zhì)量的提高。計(jì)算機(jī)管理下可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)分類(lèi)標(biāo)引、輸入、著錄等，具有較高的時(shí)效性及實(shí)用性，因此只要醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，計(jì)算機(jī)設(shè)備配備即可實(shí)現(xiàn)。近年來(lái)隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院面臨競(jìng)爭(zhēng)力增加，多實(shí)行目標(biāo)管理，這就要求其在檔案管理中建立近期、長(zhǎng)遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)，建立詳細(xì)的計(jì)劃、具體內(nèi)容及落實(shí)措施，醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)全面管理，就必須了解檔案管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，為醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理提供了有利條件。醫(yī)院計(jì)算機(jī)管理是聯(lián)系各科室的重要體系，通過(guò)檔案信息與其他信息的橫向與縱向交流，將醫(yī)院檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確反應(yīng)，從而促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的這個(gè)優(yōu)勢(shì)保證了其資源來(lái)源。

3.醫(yī)院檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理存在的問(wèn)題

隨著醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的推進(jìn)發(fā)展，檔案管理計(jì)算機(jī)獲得了較大成就，然而仍然存在較大的問(wèn)題及困難，主要有以下幾點(diǎn)：

（1）檔案管理人員不能重視計(jì)算機(jī)管理檔案的重要性，目標(biāo)不明確，對(duì)于檔案管理的目的，需要解決的問(wèn)題等均不明確，僅流于形式。計(jì)算機(jī)檔案管理工作人員多為兼職或非專(zhuān)業(yè)人員，計(jì)算機(jī)知識(shí)不熟練，技術(shù)掌握缺乏深度，導(dǎo)致在操作中難度較大。

（2）醫(yī)院檔案管理面臨較多的難題，作為信息社會(huì)產(chǎn)物，計(jì)算機(jī)管理檔案載體資料包括軟磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，而文件種類(lèi)包括數(shù)據(jù)庫(kù)字處理文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖像文件、表格文件等管理難度較大，具體管理措施及方法缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)管理方案的廣泛應(yīng)用。

（3）計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)保護(hù)難度較大，計(jì)算機(jī)管理檔案載體主要為磁性介質(zhì)，對(duì)存放環(huán)境要求較高，磁性介質(zhì)性能不穩(wěn)定、壽命較短，從而為文件保護(hù)要求更高。而黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒、計(jì)算機(jī)軟件故障等均是醫(yī)院檔案管理需要思考的重要問(wèn)題。

4.結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)取得了一定的成就，然而仍然存在一些問(wèn)題，因此相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮醫(yī)院計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，重視法規(guī)建設(shè)，提高外語(yǔ)應(yīng)用能力及計(jì)算機(jī)軟硬件，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理，促進(jìn)醫(yī)院計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周桁.醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理之我見(jiàn)[J].中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2007，02（02）：124-125

第7篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

所謂人事檔案管理工作，實(shí)際上就是收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案，為其提供系列性的活動(dòng)。從目前發(fā)展來(lái)看，我國(guó)在人事檔案管理工作中，需要根據(jù)相關(guān)工作部門(mén)的政策要求，在認(rèn)識(shí)檔案中記錄工作經(jīng)歷、思想品德情況、個(gè)人工作能力、個(gè)人今生情況等等，對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)以及管理工作具有非常重要的作用。從近些年的發(fā)展來(lái)看，隨著我國(guó)不斷加大人事制度方面的改革，人才流動(dòng)也愈加頻繁，但是事業(yè)單位在人事檔案管理工作中普遍存在著一些問(wèn)題面臨非常大的挑戰(zhàn)。

二、人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）從事人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不理想。我國(guó)目前人事檔案管理人員普遍存在著理論知識(shí)不足、文化知識(shí)不理想的問(wèn)題。部分人事檔案管理工作人員仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)管理理念，與社會(huì)實(shí)際需求相脫節(jié)，缺乏創(chuàng)新性管理，實(shí)際的管理效果并不是非常理想。人事檔案的管理工作非?，嵥椴⑶疫B續(xù)性非常強(qiáng)，如果不能夠投入非常大的人力和精力，那么實(shí)際的管理效果并不會(huì)非常理想。由于體制改革的影響促使事業(yè)單位編制不斷減少，人事工作部門(mén)兼任了人事檔案管理工作，但是由于管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)性，缺乏認(rèn)識(shí)檔案收集的專(zhuān)業(yè)意識(shí)，使得一部分檔案并沒(méi)有及時(shí)歸檔，職業(yè)檔案存在著一定的缺失?？傊?，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日漸發(fā)展促使人員流動(dòng)性日漸加強(qiáng)，因此，檔案管理工作人員也存在著較為頻繁的調(diào)換，人事檔案管理效率受到了阻礙，實(shí)際的管理效果并不是非常理想。

（二）人事檔案管理工作信息化不理想。科學(xué)技術(shù)日漸發(fā)展促使事業(yè)單位普遍采用信息化人事檔案管理系統(tǒng)，信息化水平不斷提升。從目前人事檔案管理工作來(lái)看，部分事業(yè)單位仍然沒(méi)有使用較為先進(jìn)的管理手段，大部分單位仍然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理方式，手工操作式的人事檔案管理花費(fèi)巨大的時(shí)間和精力，實(shí)際的檔案保管并不是非常理想，工作效率不高。在調(diào)取人事檔案的過(guò)程中，管理工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)進(jìn)行審核以及調(diào)取，缺乏時(shí)效性并且人事檔案更新速度也并不是非常理想。

三、人事檔案管理和利用對(duì)策

（一）提升人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位在實(shí)際工作過(guò)程中，需要重視人才管理工作，加大人事檔案管理工作力度，認(rèn)識(shí)到工作的業(yè)務(wù)性、政策性以及保密性等，提升實(shí)際的管理工作效率。國(guó)家人事管理制度日漸發(fā)展促使社會(huì)工作日漸深入，人事檔案管理工作部門(mén)迫切需要高素質(zhì)、復(fù)合型人才。在人才招聘過(guò)程中，需要挑選工作作風(fēng)更加正派并且具有工作責(zé)任心的工作人員，這樣才能夠真正做到嚴(yán)守秘密，工作更加誠(chéng)懇。此外，認(rèn)識(shí)檔案管理工作工作人員需要重視自我完善，不斷學(xué)習(xí)，提升自我。相關(guān)主管工作部門(mén)需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的重要作用，定期性開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)方面的培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)工作人員更好、更加及時(shí)把握先進(jìn)人事檔案管理知識(shí)以及人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，使得人事檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展需求相配合，提升事業(yè)單位人事檔案管理利用效率。

（二）重視人事檔案管理工作的信息化。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的日漸發(fā)展促使科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化則成為社會(huì)發(fā)展的重要發(fā)展趨勢(shì)，這也就為事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作成為了社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)要求，同時(shí)也是符合人事工作制度改革以及發(fā)展需求，對(duì)促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展具有非常重要的作用，因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要符合檔案信息發(fā)展需求。作為人才信息發(fā)展的重要資源庫(kù)，需要更加合理利用人事檔案信息庫(kù)，盡可能發(fā)揮信息化重要作用，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升人事檔案管理方面的實(shí)效性，促進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化以及信息化。總之，為了能夠提升事業(yè)單位人事檔案管理工作效率，需要重視應(yīng)用信息化管理方式，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)無(wú)紙化人事檔案管理相結(jié)合的方式，提升人事檔案管理有效性。在人事檔案管理工作過(guò)程中，需要充分利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理工作，借助網(wǎng)絡(luò)可以有效共享不屬于保險(xiǎn)范圍的相關(guān)認(rèn)識(shí)檔案信息，為社會(huì)提供更加高效、更加優(yōu)質(zhì)的人事服務(wù)，提升工作便捷性，同時(shí)提升人事檔案管理利用有效性。

（三）完善人事檔案管理工作效率。在人事檔案管理工作過(guò)程中，完善人事檔案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部門(mén)。相關(guān)管理工作部門(mén)需要完善相關(guān)管理制度，明確人事檔案管理工作人員工作職責(zé)，同時(shí)還需要詳細(xì)規(guī)定檔案核對(duì)、檔案保管以及檔案查閱等，人事檔案管理工作人員需要明確自身肩負(fù)的重要責(zé)任，規(guī)范各項(xiàng)工作制度，定期性核對(duì)人事檔案，保證檔案號(hào)碼與檔案名冊(cè)保持一致性，進(jìn)而及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且有效的解決問(wèn)題。此外，在人事檔案管理工作過(guò)程中，需要嚴(yán)格的執(zhí)行相關(guān)保密制度，為檔案安全性以及準(zhǔn)確性提供保障。此外，還需要針對(duì)檔案目錄、檔案樣式以及檔案規(guī)格等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，提升人事檔案一致性，為人事檔案的流轉(zhuǎn)提供保障。需要不斷規(guī)范查檔工作，需要保障單位簽授同意書(shū)，并且填寫(xiě)檔案借閱的審批表，嚴(yán)禁出現(xiàn)私自銷(xiāo)毀以及私自保存等問(wèn)題，同時(shí)也嚴(yán)禁避免出現(xiàn)人事檔案轉(zhuǎn)遞的問(wèn)題，也就是說(shuō)，人事檔案必須通過(guò)機(jī)要渠道來(lái)進(jìn)行傳遞，嚴(yán)禁出現(xiàn)郵寄或者是自帶，提升人事檔案管理規(guī)范性，構(gòu)建更加完善的認(rèn)識(shí)檔案管理工作制度。

第8篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

（一）人事檔案管理工作的管理懈怠

由于一些高職院校對(duì)人事檔案管理工作缺乏應(yīng)有的科學(xué)認(rèn)識(shí)，造成從管理者到具體工作的員工對(duì)此不夠重視。人事檔案管理工作很難做出顯著的成績(jī)，工作考核方式不明確，不能引導(dǎo)員工的積極性，這樣的狀況使得員工的工作懈怠，員工不重視對(duì)自身專(zhuān)業(yè)能力和水平的提高，人事檔案管理的辦公設(shè)施難以得到更新，缺乏建立完善的管理制度，該項(xiàng)管理工作處于低水平狀態(tài)，這就是被動(dòng)的應(yīng)對(duì)管理模式，急需要在改革中進(jìn)行創(chuàng)新管理模式。有的高職院校人事檔案管理部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)性工作人員，這樣難以滿(mǎn)足該項(xiàng)工作對(duì)專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求。這就需要對(duì)該部門(mén)的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。在人事檔案管理的硬件方面也十分匱乏，需要建立檔案管理的相應(yīng)的配套設(shè)施，增添打印機(jī)、掃描儀等專(zhuān)業(yè)設(shè)備。

（二）人事檔案管理工作滿(mǎn)意度較低

當(dāng)前，隨著社會(huì)對(duì)技能人才的急切需求，高職院校得到了迅速發(fā)展。對(duì)于新的發(fā)展形勢(shì)，如“人檔分離”，高職院校的人事制度也進(jìn)行了改革。而長(zhǎng)期以來(lái)形成的人事檔案管理舊的管理理念一直阻礙著人事檔案的管理服務(wù)。此外，一些院校的檔案管理技術(shù)手段十分落后，仍舊采用手工技術(shù)，不能進(jìn)行現(xiàn)代化的信息化的技術(shù)應(yīng)用。與此同時(shí)，由于高職院校的發(fā)展迫切需要檔案管理對(duì)師資的學(xué)歷、教學(xué)能力和科研水平進(jìn)行反映，但是，很多人事檔案仍舊收集整理的是政治面貌、職務(wù)變動(dòng)等信息，缺乏人事檔案工作的個(gè)性化和創(chuàng)新，造成人檔案失去了院校遴選人才的價(jià)值。在面臨著高職院校師資力量的迅速擴(kuò)大的局面，原有的人事檔案管理觀(guān)念和技術(shù)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足于高職院校發(fā)展的需要。

二、應(yīng)用心理學(xué)原理與方法改善人事檔案管理工作水平

（一）心理學(xué)原理與方法

通過(guò)運(yùn)用心理學(xué)相關(guān)概念和方法，把握高職院校人事檔案管理工作人員的心理規(guī)律、心理機(jī)制，給予他們?nèi)宋年P(guān)懷、心理疏導(dǎo)等，提高自我效能感，使其獲得積極的正面的情緒，人事檔案管理工作價(jià)值的自我實(shí)現(xiàn)激勵(lì)和引導(dǎo)著工作人員不斷改善和提高工作水平。改善該項(xiàng)工作人員的心理狀態(tài)，不斷挖掘他們的工作潛力，激發(fā)人的正向建設(shè)性積極力量和內(nèi)在的優(yōu)秀品質(zhì)，使員工自身和工作都能夠獲得積極的進(jìn)步。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，加強(qiáng)該部門(mén)員工的樂(lè)觀(guān)、積極等正性情緒的培養(yǎng)，通過(guò)積極情緒因素來(lái)改善員工的身心和工作狀態(tài)，從而帶動(dòng)整個(gè)部門(mén)的工作效果。因此，應(yīng)用心理學(xué)原理與方法改善人事檔案管理工作水平具有重要的意義和良好的效果。

（二）改善人事檔案管理的心理學(xué)路徑

首先，要重視檔案管理人員心理狀態(tài)。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者要給予該部門(mén)員工更多的人文關(guān)懷，讓員工能夠在動(dòng)態(tài)開(kāi)放的環(huán)境中，得到尊重、關(guān)注以及欣賞的積極情緒，這樣才能讓員工充分發(fā)揮自身的工作能力，讓員工體驗(yàn)到工作的充實(shí)和幸福，員工才能夠可持續(xù)性地進(jìn)行檔案管理工作。要加強(qiáng)人事檔案管理的制度化和規(guī)范化建設(shè)，為該部門(mén)員工提供進(jìn)修和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，舉辦人事檔案管理的教研和交流活動(dòng)，讓員工分享到其他人的成功工作經(jīng)驗(yàn)，提高自我效能感，使得他們能夠獲得工作上的滿(mǎn)足感和成就感。正是通過(guò)關(guān)心檔案管理人員心理狀態(tài)，采取情感化管理方式，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的以人為本理念。

其次，提高檔案管理人員樂(lè)觀(guān)積極的工作特質(zhì)。從員工個(gè)體的角度，要培養(yǎng)樂(lè)觀(guān)積極的工作特質(zhì)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，富有工作上的創(chuàng)造力，員工易于采取積極方式來(lái)更好地完成人事檔案管理工作，抵抗特殊工作性質(zhì)帶來(lái)的壓力。這樣的工作效果反過(guò)來(lái)也促使員工獲得積極反饋，員工更加熱愛(ài)人事檔案管理工作，對(duì)此項(xiàng)工作投入更多的精力和熱情，獲得事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。與此同時(shí)，高職院校應(yīng)加強(qiáng)績(jī)效考核，引導(dǎo)員工通過(guò)工作努力來(lái)獲得院校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)。

最后，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，使其獲得工作的認(rèn)同感。由于檔案管理需要團(tuán)隊(duì)分工與協(xié)作，通過(guò)提高自身的專(zhuān)業(yè)能力，增強(qiáng)員工的自信，獲得其他同事的認(rèn)可，這樣有助于提高人事檔案管理部門(mén)整體的工作水平。要重視對(duì)員工職業(yè)技能如信息技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)的培養(yǎng)，提高員工的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，得到領(lǐng)導(dǎo)、教師的贊揚(yáng)，這樣也增強(qiáng)了檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的自我認(rèn)同感，才能以最佳工作效率進(jìn)行工作。

三、結(jié)論

第9篇：檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文

1、財(cái)政檔案的科學(xué)管理能夠提供豐富的信息資源

當(dāng)前我們正處于一個(gè)信息含量日新月異、技術(shù)手段飛速發(fā)展的時(shí)代，誰(shuí)能夠掌握更多更新的信息，誰(shuí)就能夠掌握競(jìng)爭(zhēng)的先機(jī)。而財(cái)政檔案作為一種經(jīng)濟(jì)信息，如實(shí)記錄了財(cái)政管理過(guò)程、國(guó)家發(fā)展歷史和各種經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)，對(duì)做好當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)工作有重要的指導(dǎo)作用。

2、財(cái)政檔案的科學(xué)管理是制定國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策的重要依據(jù)

每隔五年，我國(guó)都要制定和一個(gè)五年計(jì)劃，這是有關(guān)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)民生的頭等大事，是對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)政策的權(quán)威性解讀。在制定計(jì)劃之前，首要進(jìn)行的工作就是對(duì)國(guó)家在規(guī)定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)狀況、財(cái)政管理過(guò)程進(jìn)行研究，明確中國(guó)的經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，總結(jié)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，而承擔(dān)這一重要任務(wù)的載體就是財(cái)政檔案，通過(guò)解讀和分析財(cái)政檔案，能夠了解到各部門(mén)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策的執(zhí)行情況、各級(jí)單位的財(cái)政實(shí)況、國(guó)家財(cái)政經(jīng)費(fèi)在各部門(mén)的運(yùn)行使用狀況等等，這些第一手的真實(shí)信息，能夠準(zhǔn)確的衡量國(guó)家的財(cái)政狀況和社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，從而為制定出更符合中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的經(jīng)濟(jì)政策奠定基礎(chǔ)。

二、現(xiàn)階段我國(guó)財(cái)政檔案不符合科學(xué)管理的問(wèn)題

1、硬件設(shè)施不符合工作要求

在我國(guó)的大部分財(cái)政部門(mén)的檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)較少，辦公設(shè)備都比較落后，例如計(jì)算機(jī)配備不齊全，影印機(jī)、碎紙機(jī)等機(jī)器設(shè)施缺乏，用于存放和管理檔案的空間不夠，沒(méi)有用于進(jìn)行監(jiān)管的儀器設(shè)備，工作室潮濕，應(yīng)急設(shè)施缺乏等等，這些實(shí)際問(wèn)題都會(huì)影響檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2、財(cái)政檔案管理程序和制度不完善

當(dāng)前我國(guó)各地方財(cái)政局的檔案管理大多是采用本單位的自有模式，沒(méi)有一套詳細(xì)的規(guī)范程序，在實(shí)際的管理過(guò)程中，存有很多工作誤差，例如檔案的采集、借閱、整理制度不完善，執(zhí)行不到位，工作人員的積極性不高，沒(méi)有按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，工作制度陳舊，不能符合當(dāng)前的實(shí)際要求，檔案中的信息不真實(shí)不完整，缺乏參考性等，這些管理漏洞不利于檔案的整理和研究工作，尤其對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策的制定產(chǎn)生一定的偏差。

3、財(cái)政檔案工作人員素質(zhì)不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理目標(biāo)

財(cái)政檔案的管理工作受到的重視較少，因此人員配備和工作素質(zhì)都不夠完善，專(zhuān)業(yè)的管理人員較少，甚至有的部門(mén)財(cái)政管理工作是由其他崗位人員兼任，這容易使檔案管理工作出現(xiàn)斷檔，針對(duì)科學(xué)管理工作的上崗學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)基本沒(méi)有，對(duì)財(cái)政檔案科學(xué)管理的研究和投入不足，這些因素都會(huì)影響檔案的科學(xué)管理。

4、財(cái)政檔案管理的信息化建設(shè)水平低

當(dāng)前是信息化全面發(fā)展的時(shí)代，對(duì)檔案管理同樣提出了要求，但與其他部門(mén)工作的信息化水平相比，檔案管理工作的信息化建設(shè)比較落后，例如對(duì)檔案信息化利用的開(kāi)發(fā)程度不夠，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)同系統(tǒng)不同層級(jí)之間、不同系統(tǒng)的職能單位之間對(duì)檔案信息的交流和借鑒，電子檔案的錄入所占比例不高，大部分還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，不便于管理和查閱，檔案信息管理系統(tǒng)的研究和使用與工作實(shí)際有差距，不能滿(mǎn)足工作需求。

三、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案科學(xué)管理的有效路徑

1、提高對(duì)財(cái)政檔案管理的重視程度和經(jīng)費(fèi)投入

領(lǐng)導(dǎo)必須重視財(cái)政檔案的管理工作，將財(cái)政管理工作納入單位的重要工作事項(xiàng)來(lái)布置和研究，要積極配備先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備，加大對(duì)財(cái)政檔案管理工作的資金投入力度，提高經(jīng)費(fèi)的使用效率，要對(duì)檔案管理的空間、環(huán)境、應(yīng)急設(shè)施等，按照規(guī)定要求進(jìn)行完善，確保檔案管理工作的硬件設(shè)施到位，要加強(qiáng)對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)和信息監(jiān)控，保證檔案的信息嚴(yán)密。

2、完善財(cái)政檔案管理制度，建立長(zhǎng)效機(jī)制

各級(jí)財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實(shí)際狀況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，對(duì)制度的貫徹落實(shí)進(jìn)行嚴(yán)格要求，要采取規(guī)范化的操作流程，要對(duì)原有的工作程序進(jìn)行檢查，減少工作中的拖沓環(huán)節(jié)，對(duì)不符合規(guī)定的操作行為要進(jìn)行嚴(yán)格禁止，確保制度執(zhí)行到位，并要求各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案收集工作予以重視，檔案管理人員要對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性進(jìn)行檢查和整理，各單位要采取適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)工作人員的工作熱情，提高責(zé)任感，切實(shí)提升工作質(zhì)量和工作效能。

3、提升財(cái)政檔案管理工作人員技能水平

財(cái)政檔案的作用發(fā)揮，很大程度上取決于管理人員的工作能力，因此必須對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行全面優(yōu)化，要積極配備具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)、符合工作要求的崗位人員，開(kāi)展具有針對(duì)性的檔案管理強(qiáng)化訓(xùn)練，落實(shí)上崗培訓(xùn)制度，定期聘請(qǐng)上級(jí)單位的檔案專(zhuān)業(yè)管理人員進(jìn)行授課，積極組織檔案管理工作的研討會(huì)和交流活動(dòng)，與相關(guān)單位進(jìn)行財(cái)政檔案管理工作研究等，以提升人員素質(zhì)來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作的整體水平。

4、提升財(cái)政檔案管理的信息化建設(shè)水平