數(shù)字化人事檔案管理精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理

數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會發(fā)展的同步對接。下面，筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理對數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況

1.人工操作效率低下

醫(yī)院的人事檔案主要用于對醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實(shí)全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實(shí)情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險(xiǎn)，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯誤，后續(xù)就需要通過多個復(fù)雜的程序來進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。

2.對人事檔案管理資料的利用率較低

大部分醫(yī)院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對檔案進(jìn)行整理或清理，這也會對紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。

3.檔案管理信息化水平不高

縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。

二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作

1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識

醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。

2.充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識檔案管理工作的完善

數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實(shí)現(xiàn)的，是一種對人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中充分運(yùn)用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。

3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式

對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅(jiān)持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。

4.加大隊(duì)伍建設(shè)力度

醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊(duì)伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實(shí)踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實(shí)踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。

三、數(shù)字化信息對醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

1.提升醫(yī)院工作效率

電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。

2.保存難度降低

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保存時間極長，且不容易被損壞。

3.信息儲存內(nèi)容覆蓋面更廣

電子儲存媒介具有空間大的特點(diǎn)，因此醫(yī)院在儲存人事檔案信息時不必再因?yàn)閮Υ鎴鏊蛔愣霈F(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。

4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性

紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費(fèi)極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時往往不會進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評價(jià)結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實(shí)、可靠。

5.信息獲取速度加快

在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費(fèi)較多的時間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。

四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策

1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識

數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機(jī)密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

2.完善人事檔案管理制度

要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實(shí)到個人。此外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級處理，對于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。

參考文獻(xiàn)

[1]呂慧萍.醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)數(shù)據(jù)在人事檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2013，（5）：49-50.

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第2篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】人事檔案；數(shù)字化；管理

【中圖分類號】C270【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進(jìn)行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個人經(jīng)歷的準(zhǔn)確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質(zhì)不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進(jìn)行的信息缺少嚴(yán)格審查和管理，在缺少計(jì)算機(jī)安全知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時；第二，由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴(yán)格

在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料保管技術(shù)也越來越成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)是其所依賴的配套設(shè)備、應(yīng)用軟件對數(shù)字信息轉(zhuǎn)換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度的不斷加快，計(jì)算機(jī)升級速度也隨之提高，造成計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產(chǎn)生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉(zhuǎn)換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對人事檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，對一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)看到這種發(fā)展趨勢，而且也補(bǔ)充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理人員隊(duì)伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的專業(yè)復(fù)合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實(shí)性維護(hù)較為困難

人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實(shí)性的確認(rèn)造成了極大的影響。因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案信息的修改和復(fù)制都會留下較為明顯的痕跡，容易進(jìn)行辨認(rèn)。然而，在信息化管理?xiàng)l件下，人事檔案信息的修改、移動、復(fù)制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實(shí)性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對策

針對人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的時候會因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易所復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對載體進(jìn)行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進(jìn)行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對人事檔案信息進(jìn)行公開，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調(diào)和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強(qiáng)安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項(xiàng)長效機(jī)制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進(jìn)行有效結(jié)合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進(jìn)行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

4.提升人事檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)

第3篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】：國土檔案；數(shù)字化；問題；策略；

一、建設(shè)數(shù)字化國土檔案應(yīng)注意的主要問題

國土資源檔案信息是國土資源部門在工作開展過程中逐漸形成的形態(tài)不同的歷史資料，例如，各種圖片、文本、實(shí)物和視頻等，其在國土資源部門后續(xù)工作開展中發(fā)揮著非常重要的積極作用。

隨著改革的不斷深入，我國國土資源的管理模式和管理體制產(chǎn)生了很大的變化，對征地用地的實(shí)施、土地資源的保護(hù)和開發(fā)的要求越來越高。尤其是自實(shí)施農(nóng)村土地使用權(quán)流轉(zhuǎn)、土地資產(chǎn)登記等工作以來，國土資源部分的檔案信息內(nèi)容越來越豐富，數(shù)量也越來越多，當(dāng)前有限的國土資源人力資源很難應(yīng)對檔案管理發(fā)展的實(shí)際要求。因此，我們必須對國土檔案數(shù)字化的內(nèi)容和覆蓋范圍進(jìn)行科學(xué)、合理的界定，根據(jù)具體情況和時展的實(shí)際要求進(jìn)行檔案管理數(shù)字建設(shè)，否則不僅會徒增人力、物力耗損，還會因工作量的增加影響國土檔案信息的管理效率。

國土檔案管理數(shù)字花實(shí)現(xiàn)需要推行數(shù)字化國土檔案內(nèi)容和建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。為了保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，為檔案信息的精準(zhǔn)、快速查詢提供便利，國土資源檔案管理機(jī)構(gòu)需在歸檔、立卷紙質(zhì)檔案以后，將檔案信息的類別、生成時間、內(nèi)容目錄、檔案名稱、檔案編號和檔案責(zé)任人等錄入檔案管理系統(tǒng)，并掃描、銜接那些需要連接入庫的紙質(zhì)檔案原文。

國土檔案管理數(shù)字化的推行是一種非常行之有效的檔案管理創(chuàng)新模式，也應(yīng)對社會轉(zhuǎn)型的重要舉措。數(shù)字化的檔案管理模式具有管理規(guī)范、查閱簡便、時空限制少等的特點(diǎn)，這是傳統(tǒng)的檔案管理模式所無法具有的優(yōu)勢，但有優(yōu)勢的同時，數(shù)字化檔案管理模式也存在著自身的問題。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理模式的管理人員相對較為“復(fù)雜”，程序要求相對較高，這必然會在很大程度上增加管理和維護(hù)檔案系統(tǒng)的難度。國土資源檔案信息的內(nèi)容非常繁雜、設(shè)計(jì)范圍相對較大，既有機(jī)密級的檔案信息，也有公開的檔案信息。檔案管理查詢、數(shù)據(jù)錄入和系統(tǒng)維護(hù)中任何一方人員責(zé)任意識的缺乏、保密意識的欠缺都有可能導(dǎo)致檔案資源的泄密和破損，進(jìn)而造成國家、個人和社會的重大損失。

二、推行數(shù)字化國土檔案管理的建議策略

2.1數(shù)字化檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的界定

檔案管理數(shù)字化的推行需要首先將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息。由于國土檔案信息資源數(shù)量過于龐大，而且還有很多秘密級的信息，完全用數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案是非常困難的，也是沒有必要的。因此，我們應(yīng)該國土資源部門的實(shí)際工作情況出發(fā)，解放思想、用于創(chuàng)新，本著適用的原則，從提升檔案利用、查閱效率的角度出發(fā)，合理科學(xué)的進(jìn)行數(shù)字化檔案內(nèi)容和范圍界定，切勿為了數(shù)字化而盲目數(shù)字化。檔案管理的數(shù)字化一方面需要滿足實(shí)際工作需要，優(yōu)先對那些具有較高使用頻率和社會關(guān)注度的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，以使檔案的查閱和利用價(jià)值獲得充分發(fā)揮，滿足人民群眾對檔案資源的實(shí)際需求。另一方面要從國土事業(yè)持續(xù)發(fā)展的角度，對那些相對比較珍貴的、具有史料價(jià)值作用的稀有檔案信息進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，以使檔案信息的憑證作用獲得有效發(fā)揮。

2.2對檔案信息數(shù)字化的過程進(jìn)行嚴(yán)格的管理

建立數(shù)字化檔案的關(guān)鍵和基礎(chǔ)在于數(shù)據(jù)的處理，同時，這也是數(shù)字化檔案建設(shè)能否成功的必要因素，因此，必須對數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)和處理流程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過數(shù)字化檔案操作流程和制度的建立與完善，對數(shù)字化處理的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)管和審查，以確保高標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)處理。檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化的處理一方面需要對處理的過程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，讓大家都明確認(rèn)識到自己的責(zé)任，數(shù)據(jù)處理必須嚴(yán)格遵守統(tǒng)一連接、統(tǒng)一掃描、統(tǒng)一錄入、統(tǒng)一檢索和統(tǒng)一著錄的要求，盡最大程度的確保所有環(huán)節(jié)的規(guī)范化操作。另一方面，要建立完善的數(shù)字化檔案處理加工制度。讓檔案原文銜接、掃描工作人員與數(shù)據(jù)錄入工作人員簽訂協(xié)議，明確雙方在數(shù)字加工處理過程中的責(zé)任和義務(wù)，并對他們的處理過程進(jìn)行督促和監(jiān)控，以避免各種失誤和錯誤的產(chǎn)生，確保檔案信息處理的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3嚴(yán)明工作紀(jì)律

要根據(jù)檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定和保密制度，嚴(yán)格要求檔案信息管理人員，以確保檔案信息和檔案原件的絕對安全。在維護(hù)和維修檔案管理軟硬件時，必須在保密機(jī)制的監(jiān)控下邀請具有維修、保養(yǎng)保密信息資格的專業(yè)人員前來維護(hù)、維修，并做好必要的保密工作。同時，要對檔案信息管理的各個流程、各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，對檔案的查閱和利用情況嚴(yán)格進(jìn)行登記，準(zhǔn)確記錄檔案的查閱和流向，盡可能的降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

結(jié)語：國土資源檔案數(shù)字化的推行有利于檔案數(shù)據(jù)查閱、利用效率的提升，有助于國土資源部分工作效能的提升。因此，我們必須在充分認(rèn)識數(shù)字化檔案管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，對數(shù)字化檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的界定，嚴(yán)格管理檔案數(shù)字化處理加工過程，并嚴(yán)明檔案管理紀(jì)律，最大限度的降低檔案查閱、利用的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

參考文獻(xiàn)

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第4篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

一、引言

隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新?；ヂ?lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項(xiàng)目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項(xiàng)目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。

由于我國信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入是當(dāng)下我國信息化建設(shè)的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點(diǎn)，而光學(xué)字符識別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點(diǎn)。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實(shí)踐推廣。

為了學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的建設(shè)屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報(bào)告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點(diǎn)工作，鼓勵企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃

人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實(shí)到實(shí)踐中。例如我國公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。

2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

我國目前執(zhí)行的人事檔案管理?xiàng)l例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡單的操作，不能應(yīng)對復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費(fèi)。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計(jì)算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題三種。

5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計(jì)算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的問題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。

四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點(diǎn)，但是隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動關(guān)系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理

信息化的滲入使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點(diǎn)、空間等方面，實(shí)現(xiàn)檔案的交流和共享，擴(kuò)大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開放，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會。

第5篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

關(guān)鍵詞：人事檔案；網(wǎng)絡(luò)化；人才

一、實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就是通過將人事檔案信息數(shù)字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫，然后將孤立的數(shù)據(jù)庫連接成網(wǎng)絡(luò)，為社會提供網(wǎng)絡(luò)化的調(diào)檔查檔等服務(wù)。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在信息科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展基礎(chǔ)的，實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。

（一）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是優(yōu)化人才資源配置和實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。以馬克思關(guān)于生產(chǎn)力和人的發(fā)展理論為基礎(chǔ)，人才強(qiáng)國戰(zhàn)略具有以人為本的重要特點(diǎn)。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的動力源泉。人才資源的開發(fā)是其他一切資源開發(fā)的前提條件。當(dāng)前我國高等教育已基本實(shí)現(xiàn)了由精英教育向大眾化的轉(zhuǎn)變。據(jù)預(yù)計(jì)，十二五期間，應(yīng)屆高校畢業(yè)生年均規(guī)模將達(dá)到近700萬人，人才流動性也明顯加快。要實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略，就要建立科學(xué)的人才選拔機(jī)制，保證選撥程序的公平公正、真實(shí)可信，杜絕檔案信息失真的現(xiàn)象。要促進(jìn)人才的合理流動，引導(dǎo)各類人才向農(nóng)村、基層、邊遠(yuǎn)地區(qū)和艱苦行業(yè)流動，促進(jìn)人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域、行業(yè)間的合理流動和優(yōu)化配置，離不開檔案的網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，利用集中管理的制度優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析，為人才選撥提供科學(xué)的建議，同時為制定教育、就業(yè)等宏觀調(diào)控政策提供及時有效的政策支持。

（二）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是打牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)和推動信息化戰(zhàn)略的重要一環(huán)。人事檔案信息化就是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息交流和人才資源優(yōu)化配置，推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要中強(qiáng)調(diào)，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。當(dāng)前，以“數(shù)字校園”和電子政務(wù)為代表的數(shù)字化建設(shè)浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數(shù)字校園”的建設(shè)格局，在實(shí)際工作中取得了很好的效果，在局域網(wǎng)建設(shè)方面積累了大量經(jīng)驗(yàn)，走在了檔案信息化建設(shè)的前列。清華大學(xué)檔案館自2002年以來在原單機(jī)人事檔案Foxpro數(shù)據(jù)庫管理的基礎(chǔ)上，研發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPA-MIS。該系統(tǒng)是在清華大學(xué)檔案館人事檔案部內(nèi)部建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境，借助計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案目錄信息的計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。 在高等教育大眾化時代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設(shè)中的地位舉足輕重。雖然在數(shù)字化建設(shè)中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個高校自身?xiàng)l件不同，數(shù)字化建設(shè)快慢不一，其內(nèi)部數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如果等到數(shù)字化建設(shè)全部完成再去推行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，勢必會因標(biāo)準(zhǔn)不一致無法有效共享數(shù)據(jù)庫資源而導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力。因此應(yīng)抓住數(shù)字化建設(shè)的契機(jī)，及時建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)同步推行，用網(wǎng)絡(luò)化推動標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是提高人事檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最佳選擇。近年來，我國事業(yè)單位改革步伐加快， 2011年全國已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統(tǒng)的事業(yè)單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業(yè)單位改革是人事管理機(jī)制的進(jìn)步，為人才合理流動提供了制度保障，同時也使流動人員的隊(duì)伍進(jìn)一步擴(kuò)大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉(zhuǎn)，更加詳實(shí)的反映人才各個方面的能力，對傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)體制提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。只有利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高效率，為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足社會需求。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是在人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略雙重背景下提出的一個構(gòu)想。人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有助于實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略提出的加快人事制度改革，促進(jìn)人才合理流動，統(tǒng)籌人才，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。而國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了宏觀的思路，既利用信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理，開發(fā)人力資源，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。

第6篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；高校；人才；新媒介視角；策略建議

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0184-02

在當(dāng)前的高校人才信息管理系統(tǒng)里面，高校人事檔案管理工作無疑具有決定整體全局性問題瓶頸順利解決的關(guān)鍵意義。這件工作關(guān)系到當(dāng)代中國高校合理配置人才資源，并且有效地、有針對性地進(jìn)行人才資源開發(fā)的系統(tǒng)策略工程的開展和深入。與此同時，科學(xué)、有效、全面、客觀的人事檔案信息管理還可以為高校人才自身的學(xué)歷、技術(shù)職稱以及社會關(guān)系等領(lǐng)域的科學(xué)監(jiān)督與管理提供第一手的原始資料和依據(jù)?；谛旅浇橐暯堑母咝Ｈ耸聶n案管理新思考，就是要從當(dāng)前中國高校檔案管理的緊迫現(xiàn)實(shí)出發(fā)，積極利用先進(jìn)的多媒體數(shù)字技術(shù)和交互系統(tǒng)開發(fā)等手段來加快檔案管理的多媒體數(shù)字化進(jìn)程，從而有效地改變現(xiàn)有情境下高校人事檔案管理的舊有瓶頸和障礙。筆者認(rèn)為，要想在檔案管理的多媒體數(shù)字化和交互系統(tǒng)開發(fā)領(lǐng)域有效貫徹和落實(shí)，需要重點(diǎn)解決以下幾個方面的關(guān)鍵問題。

一、高校人事檔案多媒體數(shù)字化有效開發(fā)的重要基礎(chǔ)

在某種程度上來說，當(dāng)前中國高校人事檔案管理工作由于長期以來積累了較廣泛的多層面的頑固病癥，那種時而重視又時而忽視的現(xiàn)象還是比較普遍的，再加之高校人事檔案管理工作并非高校中的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，長期以來不被擺上關(guān)鍵的議事日程，也就不足為奇它在高校中所處的如此境遇。

1.有效明確和提高對高校人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識是必備基礎(chǔ)之一。由于高校中今日主要的競爭還是在科研和人才培養(yǎng)，爭奪各級科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)投入等方面的你爭我搶，就使得本來不被過多關(guān)注的高校人事檔案管理至今未被給予過多的重視。其實(shí)究其各個高校之間的激烈爭奪和競爭，根本的還是人才資源的比拼和最大化開發(fā)利用。鑒于目前中國大多數(shù)高校還是采取傳統(tǒng)的管理模式，就不能有效及時地跟上今日高校人才流動較為頻繁的業(yè)務(wù)實(shí)際，這就出現(xiàn)了多數(shù)的“檔隨人走”、“人走檔留”等等重大事件的不斷出現(xiàn)。實(shí)踐已經(jīng)證明，緊迫的高校人事檔案管理現(xiàn)實(shí)已經(jīng)向各單位的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和沖擊。這其中筆者認(rèn)為最應(yīng)該解決的棘手問題就是高校人事檔案管理的多媒體信息化開發(fā)和普遍應(yīng)用。這是當(dāng)務(wù)之急，更是影響長遠(yuǎn)的發(fā)展大計(jì)。

2.完善高校人事檔案管理制度，借助網(wǎng)絡(luò)化、資源化平臺達(dá)成共享模式。由于中國高校人事檔案管理存在著雖單純開發(fā)資源庫和信息庫，但是整體上相互之間未達(dá)成共享的信息平臺和快速便捷的交流溝通渠道，這就使得高校人才的人事、檔案、勞資信息等等不能集中在一個數(shù)據(jù)庫管理平臺下來進(jìn)行綜合資源開發(fā)。當(dāng)高校人才趨于穩(wěn)定和相對飽和的情境下，如何借助網(wǎng)絡(luò)化、資源化的平臺來有針對性地反映出人才的詳細(xì)優(yōu)勢和劣勢情況，從而做到人盡其才，人盡其用，這顯得尤為迫切和必要。筆者認(rèn)為，這也是有效避免過度而且重復(fù)填寫各種人事檔案表格和歸檔不同時期檔案時重復(fù)設(shè)立和取消的冗余工作。在此基礎(chǔ)上，節(jié)省了人事檔案管理工作的人力投入和物力投入，能夠節(jié)約出更多的時間來做提升管理水平和層次的其他領(lǐng)域的工作。

3.樹立為高校教職工提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)的堅(jiān)定信念是必備的基礎(chǔ)之三。高校人事檔案管理工作緊貼高校教職工的生活實(shí)際和工作實(shí)踐，這也就為其帶上了關(guān)乎構(gòu)建和諧校園，有效發(fā)揮人才積極性和主觀能動性的特殊工作符號。作為高校的檔案管理工作人員，要認(rèn)真貫徹和落實(shí)自身參與管理工作的使命感和責(zé)任感，樹立高校人事檔案工作至為重要的職業(yè)高尚信念，應(yīng)該積極調(diào)研，從而更加有針對性地滿足高校各項(xiàng)工作的需要和期待，將檔案信息的收集和整理日?；?、常態(tài)化和規(guī)范化；注重檔案的鑒別和整理、歸檔。結(jié)合高新技術(shù)和數(shù)字多媒體技術(shù)發(fā)展的實(shí)際，積極創(chuàng)建和開發(fā)人事檔案管理的信息資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及數(shù)據(jù)庫管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。這是基于為高校教職工熱情、周到、細(xì)致服務(wù)的有效舉措和切實(shí)選擇路徑。

4.積極吸引高校人才廣泛參與新媒介技術(shù)情境下的檔案管理工作程序是必備基礎(chǔ)之四。一定程度上，將高校檔案管理工作由原來的傳統(tǒng)的高校人才被動提供檔案相關(guān)資料逐步提升到高校教職工的“主動”參與、收集和整理提供資料的新發(fā)展思路上來。要借助一切可能的宣傳手段和渠道來向教職工明確人事檔案管理工作關(guān)乎每個高校人才的切身實(shí)際利益，不斷提升教職工對人事檔案工作的理解、認(rèn)識和大力支持程度。筆者建議，借助更加便捷的新媒介技術(shù)來拓寬檔案信息整理和傳送領(lǐng)域的渠道和平臺區(qū)域，這不是應(yīng)時之舉，而是長久之計(jì)、明智之策。

如何有效、全面、系統(tǒng)地將分散在高校各個職能部門工作人員手中的相關(guān)檔案信息整合化和集約化，并嚴(yán)格按照學(xué)校的相關(guān)歸檔要求來將大多數(shù)具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料收集齊備，并向檔案管理中心移交存檔，絕不能離開高校教職工的自身積極參與和熱情支持。在此工作程序鏈條中，切記要及時做好檔案的事先整理和分類，否則就會給后期的檔案中心管理人員帶來相當(dāng)大的工作量和勞動成本付出。這其實(shí)正如前文所述，如何將檔案相關(guān)知識有效合理地普及和推廣是走在各項(xiàng)整理工作前面的系統(tǒng)工程?？梢?，人事檔案管理工作不能過于盲目追求新技術(shù)、新思維和新觀念，那種步步為營、穩(wěn)扎穩(wěn)打的工作態(tài)度和處事原則也是先進(jìn)技術(shù)條件下管理人員自身的綜合素質(zhì)的有效展現(xiàn)。

二、新媒介視角下高校人事檔案管理主要策略框架建議

緊貼當(dāng)前中國高校高等教育和人事管理體制改革的實(shí)際，我們已經(jīng)明確了今后高校人事檔案管理的新目標(biāo)和新要求。那種傳統(tǒng)的、舊有的管理模式已經(jīng)不能夠?yàn)楫?dāng)前蓬勃發(fā)展的管理實(shí)踐提供更加完善的解決方案，于是，究竟應(yīng)該如何更加有效地改革和完善人事檔案管理模式，更加人性化地為高校教職工服務(wù)就成為不得不面對和著力解決的重要課題。

筆者認(rèn)為，當(dāng)前從新媒介視角來思考高校人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)實(shí)施下述幾個方面策略工程：

1.信息化、網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫化是新媒介技術(shù)條件下的切實(shí)有效之選。單純就某一個高校的人事檔案管理工作量來計(jì)算的話，雖然受到各種現(xiàn)有條件的制約和限制，但是認(rèn)真系統(tǒng)地規(guī)劃和實(shí)踐是能夠解決的。若是更大規(guī)模的檔案信息整理，傳統(tǒng)的工作模式和流程顯然不能滿足現(xiàn)有的工作需求，信息化、網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫化就成為必備的應(yīng)對策略之一。在具體實(shí)施策略工程框架時，千萬不要被冗長和海量的信息所嚇倒，應(yīng)該合理有效地借助解決方案來建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，從而進(jìn)一步提升短時間內(nèi)提供全方位服務(wù)的水平和層次。同時，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫更能使得部門之間的信息文件等等實(shí)現(xiàn)互聯(lián)和互通共享，在提供檔案信息服務(wù)的時效性和便捷性上取得歷史性的突破。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息化資源數(shù)據(jù)庫應(yīng)該著力結(jié)合3G技術(shù)來提升人事檔案資料收集與整理的新手段和新途徑，尤其是在資料拍攝的紙媒向數(shù)字圖片的轉(zhuǎn)移程序中，大量地借助新媒介技術(shù)，不僅有效地減少勞動工作量，又使得枯燥的工作趨于娛樂化和趣味化，高校人事檔案管理人員不妨一試。

2.依托校園局域網(wǎng)的點(diǎn)播訪問系統(tǒng)訂單化服務(wù)策略開發(fā)。高校人才人事檔案管理基于高校人才個性化管理的需求，可以考慮在依據(jù)校園網(wǎng)絡(luò)背景下的點(diǎn)播定制服務(wù)策略的開發(fā)和逐步推廣實(shí)施，這既是對高校教職工個人化、人性化管理的有效滿足，更是為特殊高層次人才提供信息服務(wù)的新選擇和新嘗試，這也是應(yīng)付日益激烈和常態(tài)化的高校人才流動新機(jī)制的有效應(yīng)對策略。此種點(diǎn)播訂單制個性化服務(wù)不能脫離網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源信息庫而單獨(dú)發(fā)揮效用，這也提醒我們的高校人事檔案管理工作人員要將自己應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)資源的能力和水平提升到一個較高的層次，否則就是一句望洋興嘆的空話罷了。源自于為特定高校教職工的個人發(fā)展和職業(yè)生涯服務(wù)的需要，筆者認(rèn)為，在基本具備能夠提供全體教職工的綜合服務(wù)基礎(chǔ)上，更加有效而便利地為特殊高層次人才提供多維服務(wù)也是新形勢下的有效選擇策略。

3.校園辦公自動化系統(tǒng)框架下人事檔案管理的電子公務(wù)模式建構(gòu)。如今，高校數(shù)字化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為許多高校正在普遍使用的一種信息化管理平臺。但是，我們發(fā)現(xiàn)目前許多高校由于技術(shù)平臺本身的局限和人事檔案管理工作的特殊性質(zhì)，還沒有在高校數(shù)字化管理系統(tǒng)框架下切實(shí)著手建設(shè)相關(guān)入口來為檔案管理工作設(shè)計(jì)切實(shí)可行的接入平臺。這似乎是一個較為敏感的領(lǐng)域，但是基于社會化服務(wù)部分的檔案信息管理也有被納入到數(shù)字化管理系統(tǒng)的可能和空間。在今日高校電子校務(wù)環(huán)境中，適合高校實(shí)際工作的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和構(gòu)建，借助最新信息技術(shù)，將校園電子公務(wù)的范圍擴(kuò)大到身份核對、人事、學(xué)生、教學(xué)、科研以及相關(guān)其他管理領(lǐng)域是今后發(fā)展的主要方向和重點(diǎn)指向?？梢哉f業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合和無縫對接是此種新媒介條件下發(fā)展相關(guān)構(gòu)建策略的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)階段。

目前需要亟待解決的問題是：現(xiàn)有檔案的數(shù)字化以及計(jì)算機(jī)輔助編研和檔案保管設(shè)備的運(yùn)用等等也對檔案管理工作提出了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加之由于統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)及功能比較原始以及多數(shù)高校檔案管理未能完全接入互聯(lián)網(wǎng)等等，使得用戶沒有順利實(shí)現(xiàn)通過系統(tǒng)來進(jìn)行信息交流與數(shù)據(jù)交換。

三、結(jié)語

從新媒介視角來觀看當(dāng)前高校人事檔案管理工作的具體實(shí)際，是建構(gòu)和諧校園，進(jìn)而努力營造良性檔案管理工作情境的有效路徑選擇之一。如果只有策略框架上的建議和思考還不足以解決緊迫的現(xiàn)實(shí)問題。筆者認(rèn)為，相關(guān)后續(xù)工作仍然需要我們付出更多的努力和投入，諸如如何進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一描述和跨系統(tǒng)范圍之內(nèi)的數(shù)據(jù)資源共享，點(diǎn)播訪問和訂單化信息檢索的權(quán)限如何控制以及如何進(jìn)行數(shù)據(jù)庫安全加密等等都是需要進(jìn)一步解決的現(xiàn)實(shí)問題和關(guān)鍵癥結(jié)所在。

參考文獻(xiàn)：

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[2]顧彩霞.高校人事檔案信息化管理之我見[J].黑龍江檔案，2010，(6).

第7篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

1 新制度下高校人事檔案管理中存在的不足

1.1 人事檔案管理制度落后。高校人事制度已經(jīng)改革為聘用制和崗位管理制度，但是，高校人事檔案管理工作制度還沒有及時地改變。

人事檔案管理制度相對落后，體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）管理制度不健全。在高校人事檔案收集階段缺乏保密機(jī)制，檔案資料在遞交、檢查、審核等必要程序上容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致資料泄密；在檔案歸檔、查閱階段也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，致使入檔材料處于堆積狀態(tài)，甚至發(fā)展成檔案材料丟失、不完整等情況。（2）管理手段落后。目前，許多高校人事檔案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備與先進(jìn)的管理手段，部分高校不愿利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資料，有的還習(xí)慣于傳統(tǒng)筆記手寫。

1.2 人事檔案管理人員工作意識落后。（1）身份觀念依舊。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，總存在一種對檔案所屬人身份不同采取不同態(tài)度的工作觀念。容易造成干部檔案齊全、完整性較高、保存較為完好；而一般工人檔案則出現(xiàn)失真、遺失現(xiàn)象。（2）檔案管理意識淡薄。一是領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與穩(wěn)定，造成人員配備不足，管理知識缺乏；二是廣大職工普遍對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍及檔案管理工作重要性等缺乏全面深刻的認(rèn)識，導(dǎo)致對應(yīng)歸檔材料不能及時送交檔案部門管理，造成人事檔案歸檔不全現(xiàn)象。這不僅違反管理規(guī)定，也給利用工作埋下隱患。（3）崗位競爭意識不強(qiáng)。許多從事高校人事檔案管理工作者，總覺得自己的工作比較有保障，特別是在本單位工作時間較長的職工，似乎覺得高校工作是一種“鐵飯碗”，無形中形成一種消極對待工作的態(tài)度。

2 新制度下高校人事檔案管理的應(yīng)對策略

2.1 改進(jìn)工作方法，完善材料整理。（1）規(guī)范人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。高校人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化就是要對人事檔案實(shí)行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制，以獲得最佳檔案管理效益，嚴(yán)格把好檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)，嚴(yán)格制定收集、整理、歸檔、借閱等工作規(guī)則，確保檔案材料齊全、完整、真實(shí)。（2）充分利用現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理數(shù)字化。檔案數(shù)字化是數(shù)字社會時代要求，數(shù)字化意味著精確、縝密、高效和快捷。把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技手段運(yùn)用到高校人事檔案管理中去，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案計(jì)算機(jī)輔助化管理，采用較為先進(jìn)的現(xiàn)代信息存儲技術(shù)推進(jìn)電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)相互連接以及資源共享。

第8篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

一、人力資源管理和人事檔案管理之間的關(guān)系

現(xiàn)代管理學(xué)的思想根本是把人作為核心并進(jìn)行相關(guān)管理，在人力資源管理領(lǐng)域當(dāng)中，其主要是利用完善的人力資源管理機(jī)制及其內(nèi)容來保證人員配置更具科學(xué)性和合理性，以此對企業(yè)人才的競爭力進(jìn)行有效提升。在此過程當(dāng)中，要對人事檔案這一重要資源進(jìn)行充分利用，從而提高人力資源管理的實(shí)效。人力資源管理的主要根本和依據(jù)便是人事檔案，它可以直接反映出人力資源的基礎(chǔ)情況，充分體現(xiàn)出人的過往經(jīng)歷與現(xiàn)下狀況?；诖耍耸聶n案可以有效幫助企業(yè)準(zhǔn)確且全面的對員工進(jìn)行考察和選拔。再者，人事檔案管理工作需要高度貼合人資管理的需求和目標(biāo)，不可以脫離人資管理。簡單來說，就是企業(yè)要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來，要將人資管理當(dāng)中的相應(yīng)內(nèi)容及信息準(zhǔn)確地記錄在人事檔案當(dāng)中。

二、人事檔案的重要作用及價(jià)值

1.人事檔案管理對有效發(fā)揮人力資源實(shí)效有著助力作用。人事檔案是企業(yè)進(jìn)行選用人才以及提拔員工的重要依據(jù)，同時也是企業(yè)開發(fā)利用人力資源的必要工具。企業(yè)可以利用人事檔案對員工的過往經(jīng)歷及現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解，從而有目標(biāo)性的對企業(yè)人力資源管理架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以便將人力資源管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者可以通過人事檔案對人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況有充足了解，以此進(jìn)一步提高人員配置的實(shí)效，從而實(shí)現(xiàn)人盡其才的工作目標(biāo)。2.人事檔案管理對人才培訓(xùn)和整合有著促進(jìn)作用。在新形勢背景下，企業(yè)不能一味地利用人力資源，還需要定期對其進(jìn)行科學(xué)化且合理化的整合及配置，從而保證企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。與此同時，由于企業(yè)的部分業(yè)務(wù)逐漸開始細(xì)致化及繁瑣化，企業(yè)對于人才的要求也開始出現(xiàn)多元化。因此，企業(yè)可通過利用人事檔案工作并依據(jù)人資現(xiàn)狀大力開展相關(guān)培訓(xùn)工作，可以有效提升企業(yè)的人才競爭力。特別是要對人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，以便更加準(zhǔn)確且直觀地掌握現(xiàn)下企業(yè)人才的知識以及技能的薄弱環(huán)節(jié)，從而提高人才培訓(xùn)的效果。再者，有效的利用人事檔案還可以促進(jìn)人才在組織之間的合理性流動，將人才的主動性以及積極性做到充分調(diào)動。綜上所述，人事檔案管理在促進(jìn)人才培訓(xùn)及人才整合工作當(dāng)中有著較大的助力作用，是現(xiàn)下人資管理當(dāng)中的重點(diǎn)所在。3.人事檔案管理有利于科學(xué)化且合理化需求預(yù)測。人事檔案無論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢作用，可以對人才需求進(jìn)行科學(xué)且合理的預(yù)測。通過有效的利用人事檔案，可以提升企業(yè)崗位配置更具科學(xué)化及合理化，繼而最大程度上降低人力資源成本。由于社會環(huán)境以及企業(yè)環(huán)境的持續(xù)發(fā)展及變化，企業(yè)針對人力資源的管理需求也會逐漸變化。因此，需要企業(yè)制定出符合現(xiàn)狀的人力資源管理規(guī)劃。利用人事檔案中的數(shù)據(jù)信息，開展集中分析，從而了解并掌握企業(yè)現(xiàn)下人才儲備及缺口情況，以備開展具有目標(biāo)性的人才引進(jìn)工作。再者，依據(jù)人事檔案中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行人力資源規(guī)劃的擬定工作，可以有效避免人資管理浪費(fèi)成本，為人力資源與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)供需平衡提供有效保障。

三、在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現(xiàn)狀問題

1.沒有足夠重視人事檔案管理工作。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)還沒有對人事檔案管理有足夠的了解和認(rèn)識，并未將其當(dāng)作重點(diǎn)工作看待，導(dǎo)致人事檔案管理制度始終沒有得到完善及建設(shè)。同時，人事檔案的真正價(jià)值也一直未曾有效發(fā)揮。再有，現(xiàn)下大部分企業(yè)還沒有對人事檔案管理的工作流程、工作內(nèi)容以及工作職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)劃分，造成人事檔案的管理工作缺乏規(guī)范性，且企業(yè)在人事檔案管理當(dāng)中無論是人力、物力投入還是財(cái)務(wù)投入均顯不足，這對于人事檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量都有著不利影響。基于以上原因，造成了人事檔案管理無法有效服務(wù)于人力資源管理的局面。2.檔案材料管理方法陳舊，降低了人資管理效率?，F(xiàn)下，有部分企業(yè)在人事檔案管理當(dāng)中選用的工作模式過于陳舊，沒有充分利用信息化技術(shù)及設(shè)備，造成無法準(zhǔn)確且全面地通過人事檔案了解人員的詳細(xì)情況。主要體現(xiàn)在兩個方面：其一，由于企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的功能過于單一化，還停留在僅能對人事信息進(jìn)行簡單的錄入工作，無法深層加工人事檔案中的信息數(shù)據(jù)，從而難以發(fā)揮出人事檔案的決策和管理咨詢作用。其二，企業(yè)還沒有綜合利用數(shù)字掃描技術(shù)以及數(shù)字微縮技術(shù)對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化管理，繼而造成人事檔案的利用效率和管理效率均無法得到有效提升。3.沒有全面的人事檔案延伸信息，致使利用價(jià)值低。大部分企業(yè)在人事檔案管理工作當(dāng)中都存有重管理輕利用的現(xiàn)象，對人事檔案信息的延伸及擴(kuò)充沒有做到足夠重視。大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行信息資源收集的過程當(dāng)中將重心僅放在文化水平程度、年齡、性別以及工作經(jīng)驗(yàn)這些基礎(chǔ)信息上，而對于個人綜合素質(zhì)及心理健康情況等深層次的信息收集較為忽視，從而形成了無法全面了解員工真實(shí)情況的現(xiàn)狀，使人事檔案難以在人力資源管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、在人力資源管理視角下人事檔案的實(shí)施策略

1.對人事檔案管理制度進(jìn)行有效優(yōu)化，提升人事檔案價(jià)值的重視程度。在新形勢背景下，企業(yè)需要重視人事檔案管理工作，重視人事檔案制度的建設(shè)工作，對人事檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。首先，企業(yè)需要結(jié)合人事檔案管理的現(xiàn)狀，對于無法適應(yīng)新形勢的相關(guān)制度進(jìn)行修改，從而形成更具科學(xué)化且完善的人事檔案管理機(jī)制。其次，企業(yè)要加大支持力度，在人力和物力以及財(cái)務(wù)上都予以支持，從而將人事檔案管理環(huán)境進(jìn)行有效優(yōu)化。2.創(chuàng)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，以此提升人資管理效率。當(dāng)前是數(shù)字信息化時代，企業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的必要性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并搭建相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型，以此實(shí)現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從而突顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，企業(yè)要充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及云存儲技術(shù)，以此加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)。最后，為了保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，企業(yè)應(yīng)通過數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化處理，以此將人力資源管理效率進(jìn)行有效提升。3.完善人事檔案管理內(nèi)容，提高人事檔案利用價(jià)值。企業(yè)除了需要重視人事檔案的管理工作外，還要加大利用力度。首先，人事檔案應(yīng)依據(jù)企業(yè)不斷提升的用人要求對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的完善及優(yōu)化，要增添具有價(jià)值性和傳承性的檔案內(nèi)容，從而對人才的過往經(jīng)歷、整體素養(yǎng)、身心健康以及專業(yè)能力的正確反饋?zhàn)龀鲇行ПＵ?。其次，人事檔案管理的工作人員需要改變工作理念，拋棄以往的服務(wù)觀念，積極主動地為人力資源管理部門提供保質(zhì)保量的信息服務(wù)工作。

第9篇：數(shù)字化人事檔案管理范文

2019年，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》的通知，要求各地國有企業(yè)檔案管理部門與時俱進(jìn)，進(jìn)一步完善體制機(jī)制，促進(jìn)國有企業(yè)檔案管理工作更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。其中，國企退休人員人事檔案作為國企職工參與企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動的記錄，是國企職工為社會主義建設(shè)作出的貢獻(xiàn)的歷史證據(jù)，不僅是珍貴的檔案信息材料，而且在國有企業(yè)改革的時代背景下還迎來了社會化管理轉(zhuǎn)型升級的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、國企退休人員人事檔案管理社會化轉(zhuǎn)型的意義

退休人員管理是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期國企辦社會職能的表現(xiàn)形式之一，隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入已經(jīng)逐漸成為國企轉(zhuǎn)型升級的制約。2019年，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于國有企業(yè)退休人員社會化管理的指導(dǎo)意見》，在全國范圍內(nèi)推行國企退休人員社會化管理，退休人員人事檔案同步移交。

(一)助力國企職能定位轉(zhuǎn)變

我國的國有企業(yè)在其發(fā)展過程中曾經(jīng)承擔(dān)了大量的公共性職能，除了需要完成生產(chǎn)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)外，還具有退休人員管理，國企辦教育、國企辦醫(yī)療，職工宿舍物業(yè)與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導(dǎo)致企業(yè)負(fù)擔(dān)過重，嚴(yán)重拖累了生產(chǎn)效率。剝離企業(yè)辦社會職能是國有企業(yè)改革的核心。目前，國企職工住宅家屬區(qū)“三供一業(yè)”與教育、醫(yī)療職能移交改革已經(jīng)基本完成，推進(jìn)國企退休人員社會化管理是深化國有企業(yè)改革的重要課題，有助于理順政府與國企的職責(zé)界限，使國企從公共性職能中解放出來，集中精力專注主營業(yè)務(wù)，提高市場競爭力。

(二)提高檔案管理服務(wù)水平

國有企業(yè)檔案管理部門并不是專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，由于各企業(yè)管轄的自身退休人員人事檔案數(shù)量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導(dǎo)致許多企業(yè)并不能從“按崗選人”的原則出發(fā)，而是選擇讓不具有檔案專業(yè)背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏必要的上崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育，無法適應(yīng)新時代國企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業(yè)的盈利增長點(diǎn)，許多企業(yè)高管對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，缺乏更新檔案管理設(shè)施設(shè)備的動力，一些企業(yè)的檔案室都未能按要求配備除濕機(jī)和防火器材等，造成紙質(zhì)檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國企退休人員人事檔案實(shí)行社會化管理可以有效地改善這種現(xiàn)實(shí)情況。政府部門對轄區(qū)內(nèi)的所有國企退休人員人事檔案進(jìn)行集中管理，管理規(guī)模與檔案總量遠(yuǎn)超以前單個企業(yè)管轄的體量，有助于形成規(guī)模效應(yīng)，還可以利用采購談判低價(jià)采購設(shè)備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協(xié)作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化績效考核方案，通過交流協(xié)作營造工作人員之間比、學(xué)、趕、超的良性競爭氛圍。

(三)保障企業(yè)退休人員利益

由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達(dá)法定退休年齡、辦理退休手續(xù)的時間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國企人事檔案在人員退休審批結(jié)束后就毫無用處了，但實(shí)際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權(quán)確認(rèn)、社會保障權(quán)利證明等方面，對人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據(jù)有關(guān)學(xué)者的統(tǒng)計(jì)，國企退休人員人事檔案的利用機(jī)構(gòu)(人)中，社會保障部門占比最大。換言之，在國企退休人員人事檔案社會化轉(zhuǎn)型之后，社會保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))既是檔案的管理機(jī)構(gòu)，也是利用檔案頻率最高的機(jī)構(gòu)，有助于社會保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))從檔案用途的角度出發(fā)，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時調(diào)整檔案類目，重塑管理流程，使國企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務(wù)，從而有效保障國企退休人員的合法權(quán)益。

二、國企退休人員人事檔案移交可行性

國企退休人員人事檔案移交社會化管理工作時間緊、任務(wù)重，管理模式變動大，涉及國企退休人員人數(shù)眾多。在退休人員人事檔案移交過程中，國企和人事檔案接收機(jī)構(gòu)要以“送出去”“迎進(jìn)來”的姿態(tài)，主動銜接，熱情服務(wù)，打消國企退休人員的顧慮。

(一)做好政策宣傳與咨詢服務(wù)工作

國企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會化管理離不開國企退休人員的理解和支持。由于國企退休人員人事檔案管理的模式運(yùn)行已久，許多退休人員不理解改革的動因，容易產(chǎn)生檔案移交實(shí)行社會化管理可能會影響退休人員待遇的擔(dān)憂。政策宣傳與咨詢服務(wù)可以幫助國企退休人員充分了解實(shí)施退休人員人事檔案社會化管理的優(yōu)點(diǎn)，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時，國企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會化管理也是一次促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)“供給側(cè)”與“需求側(cè)”交流融合的改革契機(jī)，政策宣傳過程中能夠收集到大量國企退休人員的意見建議，也可以為檔案管理部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供思路和依據(jù)，進(jìn)而有助于促進(jìn)由“政府、群眾、檔案”新型三元互動模式取代傳統(tǒng)的“政府、檔案”二元互動模式，有效提高行政效率。

(二)制定科學(xué)合理的移交方案

在實(shí)施國企退休人員人事檔案社會化轉(zhuǎn)型之前，由于國企退休人員人事檔案是由企業(yè)自行管理的，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量參差不齊，檔案接收機(jī)構(gòu)對各個國企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開展國企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機(jī)構(gòu)需要開展調(diào)研和溝通銜接，摸排底數(shù)，列出責(zé)任清單，明確目標(biāo)任務(wù)。要積極了解掌握各移交企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，依據(jù)移交人事檔案的總量、行業(yè)類別、社保歸屬地等進(jìn)行歸納分類，制定下發(fā)具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經(jīng)辦流程、時間安排。還要認(rèn)真開展政策培訓(xùn)，組織重點(diǎn)國企人事檔案管理人員召開政策宣講會，提高國企檔案移交工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。同時按照時間表倒排工作，掌握進(jìn)度，限時完成，保證國企退休人員人事檔案社會化管理改革有條不紊、忙而不亂。

(三)簡化檔案移交流程

檔案接收機(jī)構(gòu)接收到國企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區(qū))，同時開展人事檔案信息化加工。要暢通移交業(yè)務(wù)流程，在移交過程中，檔案直接在國企與檔案接收機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，企業(yè)退休人員本人不用辦理任何手續(xù)，只需在接到社區(qū)通知后到社區(qū)報(bào)到并確認(rèn)相關(guān)信息。

(四)加強(qiáng)檔案移交中的過程控制

為保質(zhì)保量完成國企退休人員人事檔案移交任務(wù)，檔案管理部門應(yīng)及時落實(shí)國企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標(biāo)、工作要求，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)案，對檔案移交接收工作認(rèn)真進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。一是建立通報(bào)機(jī)制，對考核范圍中的重點(diǎn)企業(yè)形成移交情況進(jìn)度報(bào)表，定期通報(bào)情況；二是建立督查機(jī)制，對各檔案接收機(jī)構(gòu)按行政區(qū)劃歸屬進(jìn)行工作督查，加強(qiáng)溝通，及時指導(dǎo)。

(五)設(shè)置過渡期，確保平穩(wěn)移交

國有企業(yè)涉及的行業(yè)范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規(guī)范，實(shí)行統(tǒng)一管理難度較大。國企退休人員人事檔案管理的社會化轉(zhuǎn)型打通了檔案管理的前后端，促使各企業(yè)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及時歸檔、合理組卷、規(guī)范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關(guān)國有企業(yè)在過渡期內(nèi)保持一定力量協(xié)助檔案接收機(jī)構(gòu)做好企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理服務(wù)的協(xié)調(diào)工作，如有檔案材料缺失需按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充或提供情況說明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。

三、國企退休人員人事檔案日常業(yè)務(wù)改革

檔案移交只是國企退休人員人事檔案社會化轉(zhuǎn)型的第一步。社會保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))成為國企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業(yè)退休人員提供檔案整理、查詢、調(diào)動、出具證明等服務(wù)，需以“就近辦、簡化辦、網(wǎng)上辦”為要求，推進(jìn)窗口服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，不斷提升企業(yè)退休人員的滿意度。

(一)流程再造

傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式以檔案服務(wù)機(jī)關(guān)的職能為中心，檔案管理人員具有資源優(yōu)勢與政務(wù)權(quán)利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。近年來，“一窗受理”成為政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的熱點(diǎn)名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對面服務(wù)的場所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機(jī)構(gòu)對外辦事部門都以方便群眾辦事為目標(biāo)，將原本的各分項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理窗口統(tǒng)一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業(yè)務(wù)部門對綜合窗口工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一個綜合窗口都可以經(jīng)辦國企退休人員人事檔案業(yè)務(wù)。另外，安排領(lǐng)導(dǎo)干部輪流到辦事大廳值周，負(fù)責(zé)向前來辦事的外來人員提供引導(dǎo)、政策解釋、陪跑服務(wù)；實(shí)行窗口工作人員錯時上下班制度，實(shí)行中午時段窗口對外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時間等，這些都是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有益嘗試。當(dāng)然，“一窗受理”不應(yīng)僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應(yīng)該借“一窗受理”完成檔案政務(wù)服務(wù)的流程再造，使其成為“政府再造”的契機(jī)?！罢僭臁崩碚撌钱?dāng)下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過對政府行政部門與公共管理組織績效的根本性變革轉(zhuǎn)型，大幅提升效能、服務(wù)能力、創(chuàng)新能力與適應(yīng)能力。“政府再造”要遵循公共導(dǎo)向，檔案管理部門應(yīng)以便民利民為出發(fā)點(diǎn)，最大限度地簡化辦事環(huán)節(jié)，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務(wù)效能。

(二)精簡相關(guān)材料

應(yīng)從企業(yè)、群眾的辦事需要出發(fā)，精簡國企退休人員納入社會化管理服務(wù)審核所需材料。比如，社會保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))可以利用信息化手段獲取國企退休人員的基礎(chǔ)信息，從而取代傳統(tǒng)的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業(yè)務(wù)的平均辦結(jié)時間，為“一窗受理”提速增效。

(三)檔案數(shù)字化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)在各部門間的流轉(zhuǎn)共享就必須通過“調(diào)檔”的方式進(jìn)行，檔案材料流動緩慢且利用效率低下。如果業(yè)務(wù)申辦發(fā)起地與檔案保管地距離較遠(yuǎn)，經(jīng)常需要耗費(fèi)更多時間，無法“即辦即走”。因此，要實(shí)施改革，就需要信息技術(shù)的協(xié)助。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展方向，是指通過使用掃描儀等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字圖像存儲在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，把數(shù)字圖像和目錄數(shù)據(jù)用關(guān)聯(lián)關(guān)系連接起來的處理過程。國企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會化管理以后，可以分批次進(jìn)行檔案數(shù)字化。一方面，檔案數(shù)字化以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，有助于形成倒逼機(jī)制，促使檔案管理機(jī)構(gòu)及時做好紙質(zhì)材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準(zhǔn)確真實(shí)、類目完整；另一方面，檔案數(shù)字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務(wù)信息的公開，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。

(四)打通檔案信息共享壁壘

國企退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員人生經(jīng)歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會化管理以后，凡是涉及行政業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，如有關(guān)高齡、勞模、政治面貌、高級職稱等信息的數(shù)據(jù)采集，都可以在檔案移交環(huán)節(jié)完成，不再需要辦事企業(yè)與群眾自行填寫，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)延伸到社區(qū)，在行政審批權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，通過多部門合作使檔案異地查詢、檔案業(yè)務(wù)異地“一窗受理”成為可能。

四、社會化轉(zhuǎn)型的成效與展望

國企退休人員人事檔案管理社會化轉(zhuǎn)型有效提高了企業(yè)與退休人員辦理檔案業(yè)務(wù)的便捷性，推動了檔案數(shù)字體系的構(gòu)建與公共服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變；同時，也對經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理能力提出了新的要求。開放且充滿活力的政府、從群眾需求出發(fā)的服務(wù)理念，以及不斷提升的信息化水平是社會化轉(zhuǎn)型改革成功的關(guān)鍵所在。一方面，檔案管理部門應(yīng)鞏固現(xiàn)有改革成果，保持與國有企業(yè)的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應(yīng)注意分析國企退休人員人事檔案管理中出現(xiàn)的新形勢、新問題，不忘初心，與時俱進(jìn)，努力完善健全檔案管理機(jī)制，更好地為企業(yè)退休人員服務(wù)。

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