檔案信息電子化精選(九篇)
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第1篇：檔案信息電子化范文
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
第2篇：檔案信息電子化范文
【關(guān)鍵詞】信息電子化 特點(diǎn) 存在問題
【中圖分類號(hào)】D630.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01―0332-01
一、檔案信息電子化的特點(diǎn)
1.能夠充分的利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。
2.對(duì)于二次文獻(xiàn)信息要縮短其加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。以前的手工信息加工時(shí)采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細(xì)活的工作方式，會(huì)造成文件資料形成到“二次文獻(xiàn)信息”的開發(fā)時(shí)間過長，導(dǎo)致信息的實(shí)效，并嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻(xiàn)。
3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費(fèi)限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費(fèi)用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，國家不可能會(huì)給檔案部門撥較多經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會(huì)使檔案工作者的工作成果變成徒勞。
4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，這樣有利于擴(kuò)大信息的社會(huì)影響，并且擴(kuò)寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。
5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個(gè)方面信息技術(shù)結(jié)合。我國的“信息高速公路”項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入了去不階段，檔案事業(yè)要針對(duì)這方面的動(dòng)向，提前拿出對(duì)策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。
二、實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題
辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對(duì)自動(dòng)化辦公過程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點(diǎn)解決的問題。把檔案工作帶人了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，是大勢(shì)所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對(duì)文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策作一些研究。目前，在我國辦公自動(dòng)化雖然逐步已普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點(diǎn)做出分析：
1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不能互用，沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.在我國數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)無法全面實(shí)施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。
5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)存在各種類型和各種層次的安全問題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。
6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。
三、對(duì)檔案信息電子化存在問題的思考
1.實(shí)行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行檔案信息館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的巨大優(yōu)勢(shì)，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項(xiàng)龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問題。
2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個(gè)方面：一方面是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對(duì)于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對(duì)本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，進(jìn)行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施，以保證歸檔文件的真實(shí)完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。
第3篇：檔案信息電子化范文
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
第4篇：檔案信息電子化范文
［關(guān)鍵詞］文書檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對(duì)方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻(xiàn)：
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第5篇：檔案信息電子化范文
[論文摘要] 隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無紙化發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
追溯檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的mis系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由dos轉(zhuǎn)向wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dbascii轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
第6篇：檔案信息電子化范文
【關(guān)鍵詞】城建檔案電子文件; 存在問題; 措施
【 abstract 】 along with the rapid development of digital information, modern office has gradually in automation, paper records and electronic archives coexistence, the development trend and electronic files became an important form of the archives management. So to strengthen the construction of the municipal files electronic information, has become a cause of the municipal files the inevitable requirement of the development of and important content. This paper to electronic records management in analysis and put forward countermeasures.
【 keywords 】 electronic file of the municipal files; Existing problems; measures
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
為了加強(qiáng)城建檔案電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，2007年9月5日建設(shè)部了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》,并于08年1月1日起實(shí)施，使城建電子檔案有了統(tǒng)一規(guī)范，進(jìn)一步促進(jìn)了電子檔案的有序發(fā)展。所謂城建檔案信息電子化，是指在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。
城建檔案館是接收、征集城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的城市建設(shè)檔案和資料的重要基礎(chǔ)，城建檔案具有涉及部門復(fù)雜性、文體格式多樣性、載體大小多樣性等特點(diǎn)。因此紙質(zhì)檔案和電子檔案一起保存必有諸多優(yōu)點(diǎn)。一是減少了紙質(zhì)檔案的破損率，保護(hù)檔案原件的完整性；二是增加了檔案查閱的效率，減少人力、物力的浪費(fèi)；三是增加了復(fù)制質(zhì)量的可靠性。電子檔案的重要性顯而易見，但事實(shí)上，由于各地、各館之間存在差異，電子檔案的發(fā)展很不均衡。
一、城建檔案信息電子化管理存在的問題
（一）館庫存儲(chǔ)超負(fù)荷，電子檔案發(fā)展緩慢。隨著城市建設(shè)迅猛發(fā)展，城建檔案館接收的紙質(zhì)檔案越來越多，逐步形成了館藏與存儲(chǔ)空間不足的矛盾。我館成立于1989年，從建館初期的幾千卷到如今的幾萬卷，并且隨著建設(shè)工程的逐年增加，館藏的檔案也在快速增長，而計(jì)算機(jī)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，只停留在檔案信息輸入、簡單檢索調(diào)檔上，檔案利用基本是以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，檔案管理的信息化發(fā)展滯后。
（二）城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不能與時(shí)代同步，城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，各類城建檔案的著錄細(xì)則、系統(tǒng)軟件相容性不強(qiáng)。城建檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，缺少一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。部分城建檔案館雖建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，電子檔案沒有真正實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，造成檔案工作效率低。
（三）檔案信息電子管理人才的缺乏阻礙了電子檔案工作的發(fā)展。隨著高科技信息時(shí)代的到來，引進(jìn)高端技術(shù)人才提高城建檔案信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化成為重點(diǎn)工作。但由于多種原因造成許多檔案部門嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，只能滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用，即便是引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其作用，更談不上檔案信息電子化了。
（四）忽略了電子檔案的特性，城建檔案信息安全得不到保障。電子檔案與紙質(zhì)檔案有著十分重要的區(qū)別，一是電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)；二是電子檔案的易更改性、易消失性。電子文件在起草過程中，操作不當(dāng)就會(huì)就造成電子文件的損害或涂改甚至消失掉，直接影響電子文件原始依據(jù)的作用。三是由于電子檔案的易改性和信息共享性造成檔案的不安全性。如果忽略了電子檔案的特性，對(duì)檔案沒有采取有效的保護(hù)措施，電子檔案可以做到在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上去讀取、更改于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子文件。其次電子檔案的存放不當(dāng)也將造成電子文件的安全隱患。
（五）城建檔案信息電子化建設(shè)資金缺乏，制約了電子信息化發(fā)展。數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致電子信息化建設(shè)發(fā)展遲緩。
二、城建檔案信息電子化管理采取的有效措施
隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)城建檔案的收集、管理、保存、查詢、利用都提出了全新要求，而城建檔案電子歸檔管理是一個(gè)以城建檔案信息為核心內(nèi)容的綜合信息資源庫。如何使電子檔案進(jìn)一步得到提高、利用，需采取以下措施：
（一）健全和開展城建檔案電子化接收和管理工作。建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，充分開發(fā)和利用城建檔案電子歸檔管理利用系統(tǒng)，對(duì)檔案電子信息管理實(shí)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案部門在接受收電子檔案文件時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行本單位規(guī)定的統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)電子文件，從根本上把好城建電子文件接收的入口關(guān)，確認(rèn)其操作正常才接收，并定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢測(cè)，便于檔案管理和信息資源利用。
（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。
一是做好全程電子檔案管理工作。在工程建設(shè)期間，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)不定期到建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位，對(duì)建設(shè)工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行檢查，結(jié)合工程特點(diǎn)，深入施工現(xiàn)場，幫助解決建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，保證城建電子檔案的真實(shí)性、完整性和長期可讀性。
二是加強(qiáng)城建電子文件的保管工作。電子檔案本身固有的特性使得它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)不完全相同。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)存在著許多不安全因素，必須保護(hù)城建電子檔案的內(nèi)容安全可靠。由于電子檔案對(duì)軟硬件和載體具有很強(qiáng)依賴性，因此必須購買質(zhì)量好的磁盤或光盤進(jìn)行刻錄保存，以保護(hù)其能夠長期處于可存取、可提供利用的狀態(tài)。同時(shí)要對(duì)電子檔案采取不同種形式進(jìn)行保存，對(duì)重要文件實(shí)施備份，確保電子檔案的安全性。此外，還應(yīng)考慮庫房設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)、載體材料的耐久性等問題。
（三）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)。一是加強(qiáng)對(duì)單位職工的電子檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案人員去外地學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案管理經(jīng)驗(yàn),提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)，二是定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等單位相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)電子檔案的接收質(zhì)量。
（四）加大城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金投入，努力建成數(shù)字化檔案館。電子文件從形成、傳輸?shù)酱尜A都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，所以電子文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中各種設(shè)備有著密不可分的關(guān)系，也可以說計(jì)算機(jī)是生成電子文件的前提和基礎(chǔ)。離開計(jì)算機(jī)的軟、硬件平臺(tái)，電子文件既看不見也摸不著。這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性。因此要積極與上級(jí)主管部門協(xié)商爭取更多資金來購置設(shè)備，為數(shù)字化檔案館打下基礎(chǔ)。城建檔案電子歸檔管理是充分建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化存取以及信息的分布式管理，實(shí)現(xiàn)信息利用的無空間、無時(shí)間限制。通過充分利用城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建成數(shù)字化檔案館，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、信息社會(huì)化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，滿足社會(huì)各方面的需要，使檔案館成為無形觀念上的信息“基地”和“中心”
（五）做好城建檔案電子文件異地備份工作。為了提高城建檔案工作應(yīng)對(duì)地震、臺(tái)風(fēng)、雨雪冰凍等自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力，確保城建檔案安全，充分發(fā)揮城建檔案在各類災(zāi)害、事故的災(zāi)前預(yù)防、災(zāi)時(shí)應(yīng)急和災(zāi)后修復(fù)等工作中的作用，各地城建檔案館要在做好館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與同城、其他省市建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門之間的聯(lián)系與協(xié)作。通過同城之間、省市之間的協(xié)作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作。
第7篇：檔案信息電子化范文
【關(guān)鍵詞】文書檔案 信息網(wǎng)絡(luò) 電子化
為提高文書檔案管理的效率，改變文書檔案管理方式，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，要提高文書檔案管理水平，就必須采用新的管理方式和方法。要有創(chuàng)新意識(shí)、更新觀念，建立檔案信息網(wǎng)，將檔案的實(shí)體管理上升為更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，目前國家檔案局提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，并開發(fā)出一系列檔案管理軟件，有些企業(yè)還自行開發(fā)出適合自己的檔案管理軟件來提高文書檔案管理的水平，使檔案信息資源開發(fā)真正的做到方便、準(zhǔn)確、快捷，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最終目標(biāo)。下面就采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)越性談一點(diǎn)我個(gè)人粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、操作方便，簡單易行，便于管理，穩(wěn)定性強(qiáng)
在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，運(yùn)用信息系統(tǒng)的自動(dòng)分類功能，檔案部門根據(jù)歸檔的要求，及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上分門別類地記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案，非常便于管理。由于每個(gè)人在實(shí)際工作中需求不同，根據(jù)自身的需求我們可以將將電子文件選擇不同的工具來用于儲(chǔ)存。比較常見的一些例如：光盤、移動(dòng)硬盤、U盤、網(wǎng)盤等。這些均受外界環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
二、容量大，體積小，節(jié)省空間，保管經(jīng)濟(jì)
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需眾多的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，電子信息檔案由于采取電子數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，比較一些常見多用的技術(shù)有：光盤技術(shù)、掃描技術(shù)、縮微技術(shù)等等電子高科技廣泛的應(yīng)用于工作當(dāng)中，這樣一來就非常有效的增加了檔案信息的存儲(chǔ)量，電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的，可以通過數(shù)字化的整合將一個(gè)檔案館幾十年、甚至上百年的館藏信息都存儲(chǔ)在載體中，使用者可以在任意地點(diǎn)、任意時(shí)間進(jìn)行檔案查閱。對(duì)存放場地要求相對(duì)較低，不需要耗用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是容量大、體積小、節(jié)省空間，保管經(jīng)濟(jì)。
三、能夠有效加強(qiáng)檔案編研工作，提高編研質(zhì)量
文書檔案管理信息的電子化的應(yīng)用也促進(jìn)了檔案編研工作進(jìn)程，把檔案編研工作的檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案電子信息成品，向社會(huì)提供報(bào)務(wù)，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，下真功夫編寫出一些時(shí)效性、特色性、專業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會(huì)需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。
四、能夠有效改善、提高了案卷質(zhì)量和目錄編制質(zhì)量
在實(shí)際工作當(dāng)中文書人員使用信息管理系統(tǒng)，可以在很大程度上提高組卷的效率以及質(zhì)量。這種組卷方法可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，且文件著錄、標(biāo)引規(guī)范，這樣一來不但是克服了組卷的隨意性，而且還能夠起到確保歸檔材料的完整齊全的作用，既科學(xué)又規(guī)范。文書人員，可以根據(jù)計(jì)算機(jī)所列的清單確定歸檔文件，既能夠防止遺漏，還能夠確保案卷的原始性以及真實(shí)性。 使用計(jì)算機(jī)文書檔案管理系統(tǒng)，可使目錄的編制更加的規(guī)范、更加的便捷，錄入存儲(chǔ)的連貫性強(qiáng)，促進(jìn)后續(xù)工作的跟進(jìn)，而且還能提高編制速度，對(duì)錯(cuò)誤或缺失信息可以隨時(shí)修正、補(bǔ)充、增刪，制成的目錄冊(cè)資料美觀、簡潔，用時(shí)信手拈來。
五、提高辦公效率，檢索神速，提升了文件傳遞的速度和安全性
計(jì)算機(jī)具有極快的運(yùn)算速度和強(qiáng)大的信息處理功能，利用計(jì)算機(jī)整理文件，不僅可以收到事半功倍的效果，而且由于電子檔案建立了完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。通過多種查詢手段：文書人員可以從模糊查詢，組合查詢，分類查詢這三者當(dāng)中進(jìn)行選擇，從而選取最切合實(shí)際的查詢方式，然后在檔案庫中進(jìn)行檢索，以找出有用的檔案信息，因此，實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢、檢索神速，加快了業(yè)務(wù)處理的速度，真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層面上，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，從而根據(jù)工作的需求不但實(shí)現(xiàn)了可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行文件收發(fā)，而且還進(jìn)一步的提高了文件傳遞的安全性，與此同時(shí)還更加節(jié)約了時(shí)間，既降低了人為因素的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，效率顯著。
六、網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享
在傳統(tǒng)的手工操作中，普通的文書傳遞方法主要是通過工作人員只手互相傳遞，這種陳舊的方法不僅造成資金以及資源方面的浪費(fèi)，在一定程度上造成文件和信息查找困難。在傳閱的過程中，時(shí)間延誤或文件丟失的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案管理人員歸檔和其他人員檢索帶來很大不便。公文網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)工具，網(wǎng)上適時(shí)傳閱辦理，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，不僅提高了流轉(zhuǎn)速度，還有效保障了文書的安全，加快了現(xiàn)代社會(huì)工作節(jié)奏，它所起到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是不可估量的。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索，利用更加便捷，提高了部門之間的了解、交流、協(xié)調(diào)、增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛地開發(fā)和利用。
這與目前提倡的――改進(jìn)工作作風(fēng)“八項(xiàng)規(guī)定”具體內(nèi)容中的“要精簡文件簡報(bào)，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)，沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡報(bào)一律不發(fā)。”的精神遙相呼應(yīng)。
七、有利于檔案管理的不斷創(chuàng)新
配備檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)，掃描儀，光盤刻錄機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運(yùn)用這些設(shè)備來縮微檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化，科學(xué)化處理及保存。為此，各級(jí)政府和單位不斷加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，力爭更多的經(jīng)費(fèi)，加大硬件設(shè)施建設(shè)和軟件的升級(jí)。為檔案部門利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來存儲(chǔ)大量的檔案資源，有效的利用信息技術(shù)，來滿足社會(huì)各界的需要，并將這類檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，通過這些信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，給檔案工作注入新的活力和生機(jī)，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和社會(huì)價(jià)值，為檔案工作現(xiàn)代化，信息化的繼續(xù)發(fā)展提供有力的保證。
八、強(qiáng)化了服務(wù)職能，提高了服務(wù)社會(huì)的能力
由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，能夠確保其安全性，最大限度地滿足利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會(huì)形勢(shì)，了解社會(huì)需求，及時(shí)地、有針對(duì)性地開發(fā)檔案資源，提供社會(huì)急需的高質(zhì)量檔案信息。使之成為一個(gè)面向社會(huì)，面向大眾，為廣大人民群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用，極大提高了檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力。
總之，為了更好的開發(fā)利用文書檔案，就必須與時(shí)俱進(jìn)，用信息化、科學(xué)化的頭腦來改變和提高管理水平，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)，普及檔案知識(shí)，向社會(huì)傳遞檔案信息，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷把新的技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，積極推廣文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，有效提升檔案管理整體水平，使之更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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第8篇：檔案信息電子化范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子信息化；措施；途徑
1 檔案管理電子信息化的優(yōu)勢(shì)分析
1.1 大幅提高了辦公效率。檔案管理電子信息化的最大優(yōu)點(diǎn)是計(jì)算機(jī)的信息處理能力非常強(qiáng)，通過計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案信息的處理，對(duì)文件資料的收集、統(tǒng)計(jì)、分類、存儲(chǔ)和查閱等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財(cái)力、物力的過多浪費(fèi)，提高了檔案部門的工作效率；同時(shí)使二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間縮短，進(jìn)而使得檔案信息的時(shí)效性得以提高；檔案管理電子信息電子化還能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出，其信息成果可以進(jìn)行備份且允許任意的拷貝。
1.2 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3 增加電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要。選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存u盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
2 檔案電子信息化管理的歸檔要求
在電子文件的歸檔過程中，應(yīng)注意登記電子文件的容量及形成時(shí)間，特別是形成時(shí)間不但要登記年、月、日還要登記時(shí)、分，因?yàn)槲募灰薷钠浯鎯?chǔ)容量、時(shí)間，則和原來的文件是不一致的，這樣檔案人員就能注意到文件在復(fù)制、打開過程中是否被有意或無意的修改，如果發(fā)現(xiàn)文件被修改，應(yīng)及時(shí)尋找原因，防止類似情況再次發(fā)生，并盡可能恢復(fù)原電子檔案的本來面貌。對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)注意是否被加密和壓縮，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件被加密時(shí)，應(yīng)及時(shí)和文件形成者取得聯(lián)系，給予解密。對(duì)壓縮的文件，由于壓縮工具眾多，一人一個(gè)方法，不利于檔案的提供利用，建議對(duì)所有壓縮的文件全部解壓后再存儲(chǔ)在光盤上，這樣對(duì)電子檔案的保管、日后維護(hù)、提供利用等都是有利的。歸檔拷貝的份數(shù)，一般為二套，分別存放在不同的地方，如果某些電子檔案利用率特別高，可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)讀寫錯(cuò)誤，但同時(shí)同一文件同一位置出錯(cuò)的可能性是很小的，這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時(shí)間，檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案，在經(jīng)濟(jì)能力允許的情況下，可適當(dāng)考慮轉(zhuǎn)存到縮微膠片等其它更能耐久存儲(chǔ)的載體上。
3 電子檔案的保管和維護(hù)措施
電子檔案的保存，首先要求具備一個(gè)適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境，一般是指脫機(jī)存儲(chǔ)而言，因而要達(dá)到有關(guān)要求如歸檔光盤應(yīng)直立排放，嚴(yán)防變形，不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，對(duì)需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中，有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中，防磁柜平時(shí)盡量少開啟，防磁柜的鑰匙應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。良好的保存環(huán)境，不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，即使在良好環(huán)境下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長期保存過程中材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致，所以對(duì)保存的電子檔案，應(yīng)每隔一年抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)一次。光盤的拷貝轉(zhuǎn)存應(yīng)根據(jù)光盤的保管情況、光盤驅(qū)動(dòng)器的發(fā)展和兼容情況、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定，當(dāng)上述四個(gè)條件任何一個(gè)發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)考慮有必要進(jìn)行轉(zhuǎn)存，轉(zhuǎn)存時(shí)特別要注意選擇最新型號(hào)的光盤、驅(qū)動(dòng)器、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境，這樣下次轉(zhuǎn)存的時(shí)間間隔可長一些，同時(shí)原光盤至少應(yīng)保存一個(gè)轉(zhuǎn)存周期，以防萬一。
4 實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化的途徑
4.1 檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是經(jīng)過電子技術(shù)處理而記錄在新的介質(zhì)上的一種方式，進(jìn)而形成了新的文件和檔案。稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性，使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革，檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷，可使檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享化，更大限度的滿足企業(yè)對(duì)檔案信息利用的需求。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化打下了基礎(chǔ)，檔案信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。
第9篇：檔案信息電子化范文
進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)檔案電子管理和信息化建設(shè)而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。
一、檔案在信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用？
檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫”。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。它是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。在學(xué)校檔案管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。？當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，檔案管理電子化、信息化管理勢(shì)在必行。？而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力。
二、實(shí)現(xiàn)檔案電子化是時(shí)代必然要求
當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。
（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔。？
（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。？
（3）電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會(huì)給將來的檔案的有效利用帶來隱患。
（4）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。
三、當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)的主要不足
（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重
存在以下現(xiàn)象：一是上級(jí)機(jī)關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來開展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。
（二）部門重視程度存在不平衡
業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。
（三）復(fù)合型人才不足
目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。
四、對(duì)今后開展檔案信息化建設(shè)的展望
（一）總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
