合同檔案管理制度精選(九篇)

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第1篇：合同檔案管理制度范文

[摘 要]在企業(yè)生產活動中，合同是企業(yè)維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業(yè)日常管理的重要任務。隨著風電企業(yè)業(yè)務、規(guī)模的不斷擴展，合同檔案的數量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎上，結合筆者的實際工作經驗，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。

[關鍵詞]合同檔案；風電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調查發(fā)現，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經濟活動和維護企業(yè)法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業(yè)生產經營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的H筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業(yè)經營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強合同檔案之間的聯系

企業(yè)合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3 實施合同檔案的統一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

第2篇：合同檔案管理制度范文

（一）缺乏專業(yè)素質高的合同文件檔案管理人才

高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強的專業(yè)性與技術性，要有檔案管理專業(yè)的知識和管理經驗，又要有熟悉公路橋梁建設的基本知識，近年來，隨著高速公路工程建設的不斷開展，業(yè)務市場競爭十分激烈。為了促使我國高速公路工程合同文件管理的得到有序進行，需具備專業(yè)素質高、管理經驗豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設中，仍然比較缺乏合同文件專業(yè)檔案管理人才。多數合同文件檔案管理的人員素質不高，缺少較強的工作責任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數檔案管理的人員主要是兼職人員，經常會有輪流上崗的情況發(fā)生，是造成整個項目工程合同文件檔案管理較為不規(guī)范關鍵，因此，培養(yǎng)合同文件檔案管理的隊伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質是當務之急。

（二）合同文件檔案管理的意識不強

在我國加快高速公路的工程建設的進程中，各承包業(yè)務的施工單位競爭十分激烈。部分承包單位為贏得整個工程項目的權，不惜和業(yè)主簽下不規(guī)范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數承包商在履行合同期間，往往違規(guī)辦事，根本沒有按照合同文件要求執(zhí)行，甚至在出現利益糾紛時，完全拋開合同文件內容，而是通過關系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設工程單位尚未設置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規(guī)范的操作流程及管理體系，進而無法及時跟蹤與監(jiān)督整個工程項目的合同文件檔案動態(tài)。

（三）不規(guī)范的合同文件檔案

在高速公路的工程施工中，由于各個參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經過甲方業(yè)主認同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時，承包商與業(yè)主雙方沒有認真分析合同文本，或者對某些條款理解錯誤，對合同的風險評估不夠等，致使最終的合同款項和實際的招投標文本中的相關款項相差甚遠，最終導致合同無法很好的履行，產生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規(guī)范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時間要統一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應該給予指正和整改后才能接收，針對上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進措施，才能逐步確保規(guī)范高速公路建設的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個項目工程的有序進行，避免不必要的合同糾紛。

二、加強高速公路工程合同文件檔案的管理措施

（一）強化合同檔案管理的規(guī)范性

高速公路合同文件檔案管理的主要任務是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項目管理工作的根本，始終貫穿于整個項目工程的各個環(huán)節(jié)。因此，高速公路工程的技術人員與監(jiān)理人員，需要與檔案管理人員密切聯系，同時，管理人員必須及時跟蹤工程的施工進度，確保檔案資料的收集完整及準確。另外，工程項目的監(jiān)理人員也應認真檢查合同文件的內容是否完整、清晰，書寫有無統一、規(guī)范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應的合同文件檔案管理問題的出現。

（二）構建完善的合同文件檔案管理制度

在高速公路的工程建設中，應根據合同協議來明確承包商與業(yè)主之間的權利與職責，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設單位構建與完善合同檔案的管理制度，依照國家檔案局頒布的法律和法規(guī)，國家的合同法和建筑法以及招標投標法等法律政策認真擬定合同文件，明確合同雙方的權利與義務。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規(guī)定，均應承擔相應的法律責任，只有不斷完善工程建設的合同文件檔案，逐步規(guī)范工程建設的檔案法規(guī)，確保合同檔案的法律性。高速公路的業(yè)主單位、設計單位、建設單位、監(jiān)理單位、國土單位、環(huán)保單位、水保單位應該主動提供合同文件作為檔案移交，還應明確規(guī)定合同文件的負責人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應努力做好本職工作，分清單位內部各級別之間的關系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時性。合同文件檔案作為工程建設的重要組成部分，負責管理檔案的人員必須學會運用先進的科學理念，不斷完善工程建設的合同檔案管理工作，實施動態(tài)管理與實時管理，及時發(fā)現、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設單位的合法權益不受損害。

（三）強化合同檔案管理人員的知識培訓

強化合同檔案管理人員的知識面，是高速公路工程建設開展檔案管理工作的根本。提高專業(yè)人才的隊伍建設問題，不斷強化檔案管理人才的知識與技能培訓，同時引進更多素質高、技術性強的專業(yè)人才，可利用在職學習、進修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識水平；可以通過參加國家級、省級、市級檔案局檔案館的長期、短期培訓提高業(yè)務知識，也可以參加一些大學院校檔案專業(yè)的長期脫產在校學習，以加強現有檔案管理人員的素質，同時逐漸增強他們的職業(yè)道德和轉變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術與檔案管理的能力，積極引進大量具有豐富管理經驗的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。

（四）注重合同文件檔案的變更文件管理

高速公路項目工程的具體實施中，通常會出現合同變更的情況，這表示承包商可能有會要求業(yè)主索賠的行為，已獲得最大的經濟利益。對此，為減少該種情況的發(fā)生，在高速公路工程實踐中應對相關的變更合同文件進行仔細的登記，并作詳細記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進度表、更改意見、變更人員會簽名單等都很重要，另外，負責管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時，不要因為它們是變更文件不予以重視收集和整理。檔案工作人員要明確的自己的工作權利與工作職責，完善構建相應的變更合同文件檔案管理體系，以便對合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進行及時跟蹤和動態(tài)管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。

三、結束語

第3篇：合同檔案管理制度范文

摘要：企業(yè)合同管理的重要性越來越明顯,財務部門作為合同管理的重要一環(huán),應積極參與企業(yè)的合同管理。本文從財務管理的角度分析了合同管理中存在的問題，并討論了企業(yè)如何加強合同管理，從而不斷提高經營管理水平。

關鍵詞 ：合同；合同管理；財務管理

一、加強合同財務管理的意義

隨著市場經濟的蓬勃發(fā)展，企業(yè)間的交易越來越頻繁，也越來越規(guī)范，更多地采用訂立合同的方式來進行。在這種大背景下，企業(yè)合同管理的重要性也越來越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業(yè)對于與交易對手的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。

加強企業(yè)合同的財務管理具有非常重要的意義。首先，企業(yè)合同本身蘊含了大量的財務信息。常見的企業(yè)合同包括銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等，構成了財務會計核算與財務報表編制的原始憑證，加強合同的財務管理有助于保證信息的準確。其次，由于企業(yè)與外部單位和個人的交易通常是通過合同來進行，所以加強合同的財務管理可以在一定程度上降低企業(yè)交易的風險，有利于維護企業(yè)的經濟利益。第三，加強合同的財務管理，可以增強合同在財務上的合規(guī)性，更準確地滿足企業(yè)自身財務制度以及外部監(jiān)管部門的要求，維護企業(yè)形象，避免聲譽受損。

財務部門參與合同管理應該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執(zhí)行階段變更事項管理，最后到合同的后評價等各個環(huán)節(jié)都需要積極參與。財務部門需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時的財務合規(guī)性審核，合同檔案的整理、合同變更事項的財務管理等。

二、企業(yè)合同中管理中存在的問題

1.財務人員不能充分參與企業(yè)合同管理

財務人員應參與到企業(yè)合同管理過程中，但很多企業(yè)并沒有很好的做到這一點。造成這種局面的原因有兩方面：財務人員自身的原因。包括財務人員參與合同管理的意識不強，對業(yè)務知識掌握不足，無法有效了解合同內容等；合同歸口部門的原因。包括沒有認識到財務管理對企業(yè)合同管理的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業(yè)務拓展等。種種原因的背后其實是企業(yè)文化的問題，認為財務人員就只做會計核算工作，但事實上對于以盈利為目的的企業(yè)來說，財務管理涉及到企業(yè)管理的方方面面，當然也包括合同管理，財務人員可以從財務的角度保證業(yè)務合規(guī)，并為企業(yè)積極爭取經濟利益，降低企業(yè)經營風險。

2.缺乏有效的財務管理制度

企業(yè)合同涉及財務管理內容一般包括企業(yè)合同管理制度、委托授權制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統計報表制度等。有效的企業(yè)合同管理應該是制度規(guī)定明確，執(zhí)行落實到位，監(jiān)督問責機制健全。但很多企業(yè)根本就沒有制定這些制度規(guī)范，或者制定的內容很不系統，導致實際操作中做不到有規(guī)可循、有據可依，且在實際工作中對制度的監(jiān)督和落實不到位，導致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不規(guī)范

很多企業(yè)在合同管理方面做得不夠系統和科學，隨意性比較強，缺乏統籌安排。比如有的企業(yè)合同沒有統一的格式，各個部門在簽訂合同時以對方企業(yè)的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業(yè)關注的重要條款。有些企業(yè)的經濟業(yè)務早已經發(fā)生然后來補簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業(yè)的合同分類管理做的不好，比如所有的合同沒有按照銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等類型進行分類，甚至對合同都沒有登記編號，這樣就無法形成比較成體系的合同檔案，無法及時提供給使用者查閱。也有的企業(yè)對合同的保管不當，在交易完成后遲遲不轉交合同副本給財務部門，使財務人員無法及時登記交易信息，及時進行會計處理，并向決策者傳遞相關信息，向稅務機關及時納稅。還有的企業(yè)合同財務管理的信息化水平比較低，財務人員對合同進行登記、變更事項管理時全部依賴手工，這樣不僅會使得管理效率低下，出錯的概率也會大大提高。

三、加強企業(yè)合同管理的措施

（一）實施有效的財務管理

1.合同審核制度

企業(yè)財務部門要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執(zhí)行，審核內容包括涉及企業(yè)經濟利益的財務關鍵問題以及合同是否符合國家和企業(yè)財務制度規(guī)定。其中涉及企業(yè)經濟利益的財務關鍵問題包括：價格是否合理以及企業(yè)在稅務方面的考慮、支付方式及發(fā)票的開具與收取等。涉及財務合規(guī)性的問題包括：合同內容是否符合國家投資要求，是否符合監(jiān)管部門的行業(yè)限制條件，是否符合企業(yè)上級部門及自身的管理要求，合同的具體細節(jié)是否滿足會計核算要求等。在合同的具體執(zhí)行過程中，財務人員也要審核承辦部門是否按照合同的相關規(guī)定執(zhí)行，并保留好相關財務會計核算憑證。

2.合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案是企業(yè)非常重要的商業(yè)機密，是企業(yè)經營管理的重要參考資料，也是企業(yè)進行財務會計核算的重要原始憑證。企業(yè)應該高度重視合同檔案管理，承辦部門應該在合同簽署后的第一時間將合同副本送交財務部門；如果公司規(guī)定由財務部門歸檔的，財務部門則應該做好合同的登記、編號、建檔工作，歸檔時要注意分類的原則，具體分類標準可按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業(yè)務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等。企業(yè)還應該對合同檔案的查詢、借閱、復印等工作做出明確規(guī)定，并做好查詢登記工作。

3.合同變更事項管理制度

很多時候，企業(yè)合同會由于各種原因導致原合同無法繼續(xù)履行，需要進行合同變更或者終止。如果出現這種情況，財務人員需要快速反應、迅速行動，詳細了解合同變更事由，判斷變更的性質及其對企業(yè)經濟利益的影響。如無正當理由，不得隨意變更合同；如理由恰當，審批手續(xù)完備，則要及時更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會計處理變更的要及時恰當處理。

（二）強化合同執(zhí)行中的財務管理

1.銷售合同的管理

企業(yè)的銷售合同一般有現貨交易、賒銷、分期收款等多種結算方式。其中最需要關注的就是賒銷合同。因為賒銷合同中雖然與貨物相關的經濟利益和風險已經轉移，但是企業(yè)并沒有收到實際的現金，有一定的壞賬風險。在銷售合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業(yè)務部門催收貨款，把企業(yè)的經營成果落袋為安；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當地進行賬務處理；三是根據企業(yè)財務制度的規(guī)范和客戶的要求準確開好發(fā)票。

2.采購合同的管理

企業(yè)的采購合同一般有現貨交易、預付貨款、分期付款等多種結算方式。其中最需要關注的就是預付貨款合同。因為預付貨款合同中企業(yè)并沒有收到實際的貨物，有一定的違約風險。在采購合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業(yè)務部門催收貨物，確保企業(yè)采購的物資在規(guī)定的時限內運輸到位；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當的進行賬務處理；三是催促交易對手開好發(fā)票，并審核發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~、科目、抬頭等關鍵要素的準確性。

3.轉讓合同的管理

企業(yè)的轉讓合同需要關注兩種，一種是預付交易款但沒有收到對價資產的合同，這一點與采購合同中的預付貨款合同類似，財務人員要做好提醒業(yè)務部門催收對價資產、認真審核相關合同憑證并及時恰當進行賬務處理、催促并審核發(fā)票等工作。另一種是發(fā)出對價資產但沒有收到交易款項的合同，這一點與銷售合同中的賒銷合同類似。財務人員要做好提醒業(yè)務部門催收貨款、審核合同憑證并進行賬務處理、及時準確開好發(fā)票等工作。

（三）提高合同管理水平

企業(yè)要努力提高合同管理的系統性和科學性，要盡量統一合同格式，規(guī)范簽署流程，實現對合同的分類管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業(yè)要努力提高合同管理的信息化、自動化水平，建立起合同管理的數據庫。企業(yè)的合同管理應該達到這樣一種水平，就是財務人員能隨時根據相關要求，按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業(yè)務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等維度統計并查詢到每一個合同，形成電子化的合同檔案，并可對每一個合同進行實時執(zhí)行追蹤和后評價。合同到期時，能自動提醒續(xù)簽，避免企業(yè)重大業(yè)務因為沒有簽訂合同而導致的經營風險和稅務風險。財務部門可定期對數據庫進行橫向或縱向對比分析，為企業(yè)決策層提供智力支持。

四、結束語

企業(yè)要切實加強合同的管理，一是財務人員積極參與企業(yè)的合同管理，發(fā)揮出應有的專業(yè)作用；二是制定嚴格規(guī)范的合同管理相關制度，并且加強監(jiān)督落實，保證實際執(zhí)行到位；三是企業(yè)要提高合同財務管理的系統性和科學性，以及合同財務管理的信息化、自動化水平。從根本上講，就是要形成企業(yè)財務部門積極參與合同管理并發(fā)揮充分作用的企業(yè)文化。企業(yè)財務人員不僅僅要做好合同的會計核算工作，還要審核合同的經濟效益和合規(guī)性，并監(jiān)督合同的進度執(zhí)行，還要能夠通過研究分析合同相關數據，為管理層提供決策支持。

參考文獻：

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[3]張遠堂.公司合同管理操作指南[M]. 北京：中國法制出版社，2008.

第4篇：合同檔案管理制度范文

關鍵詞：合同管理；法律風險；企業(yè)經營；風險管控

一、合同各階段的風險管控

合同管理是企業(yè)法律風險管控的重要內容，也是企業(yè)管理制度的重要組成部分。企業(yè)基于對于安全運營的需求，對這項工作非常重視，企業(yè)由單純重視訴訟管理，轉為重視日常合同管理。合同管理各階段的法律風險，需要切實有效的管控。

（一）合同簽訂階段的法律風險控制

1．合同簽訂階段的法律風險：合同相對人是各種經濟體制、所有制形式以及不同國家的民事主體，企業(yè)經營過程中存在大量的“風險交易”。應當警惕從簽訂階段就存在的法律風險，從內部看：合同簽訂出現問題將嚴肅處理責任人；從外部看，我國刑法規(guī)定了簽訂、履行合同失職被騙罪等罪名，觸犯刑律將依法承擔刑事責任。簽約過程中構成締約過失責任或簽約后出現違約行為，還要承擔民事責任。合同簽訂應當授權專業(yè)法律人員管理，全程進行法律風險管控，重視相關法律規(guī)范與司法解釋。

2．部門聯合會簽制度：企業(yè)內部的聯合會簽，是法律風險管控的核心制度，各部門依照管理職能緊密銜接、相互制約、獨立決策，共同參與合同審批流程。聯合會簽制度應當科學高效、公開透明，防止出現商業(yè)賄賂或謀取非法利益等內部法律風險。結合實踐，較為科學的聯合會簽流程一般涉及：（1）采購或銷售部門發(fā)起簽約申請，提交合同草本、會簽單、審核上報相對人資信材料；（2）考核部門審閱價格、進行成本和利潤分析，制作經營報表；（3）會簽部門依次審批、分管經理批示，例如：技術研發(fā)、質量監(jiān)督、倉庫、交接車間等涉及履行部門；（4）財務部門核實應收賬款，管理收放款業(yè)務，負責資產放行證件；（5）合同管理部門負責全程法律風險管控，辦理用印并、負責合同檔案管理。

（二）合同履行中的風險管控

1．財務風險監(jiān)控：合同履行階段的財務風險監(jiān)控，包括對資金問題主動調查活動，不是出現經濟損失后的消極反應。合同管理部門對財務部進行賬目監(jiān)控，經營業(yè)務中的賒銷賬款等資金使用進行例行核查。發(fā)現存在履行瑕疵及時處理，避免履行中出現抗辯權事由而導致法律風險。發(fā)現不能按期回款情況，行使抗辯權并及時溝通解決。發(fā)現相對人出現嚴重的資產或商業(yè)信譽問題，行使不安抗辯權。按照法律事務管理辦法對責任人督辦問責，規(guī)避企業(yè)法律風險，登記履行情況對客戶進行信譽評級，依照信用等級分別評議賒銷額度和賒銷時限。

2．資金動態(tài)核查：合同管理按照資金輸出和資金輸入兩個環(huán)節(jié)核查動態(tài)賬目。對合同履行發(fā)生的資金動態(tài)進行賬目核查，當天核算、當天公布并記錄在案，避免出現隨意更改賬目現象。由合同管理部門監(jiān)督制度實施，代表公司實施資金動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現可疑往來賬目尤其是極端賬目，及時采取必要的法律措施維護企業(yè)利益。監(jiān)管工作前移至履行階段而不是在合同爭議階段，履行過程中的資金變化情況，直接反映出履行中的法律風險狀況。企業(yè)應當立足于資金動態(tài)監(jiān)控，建設合安全、順暢和高效的風險管控模式。

（三）合同爭議的解決

1．合同管理善意原則：維護企業(yè)利益是企業(yè)風險管控的核心目的，出現合同爭議優(yōu)先采用低成本糾紛解決辦法。企業(yè)之間依照善意原則處理問題，主動溝通解決，不能直接追究責任或者依照合同法主張維權，使得原本可以協商解決的爭議走向極端方式。企業(yè)出現經濟損失，直接責任人和分管領導因此承擔管理責任，應當避免出現損失，遵循善意原則把爭議解決在履行過程中或者協商階段，如果爭議出現在責任追究或訴訟階段將增加企業(yè)法律風險。解決爭議以考慮經濟利益為關鍵因素，同時考慮社會影響和企業(yè)長遠利益。

2．避免出現訴訟案件：合同爭議的解決應當避免出現訴訟案件，這體現出日常合同管理的重要性，只有實行科學嚴謹的日常管理，才能有效實現企業(yè)法律風險管控。企業(yè)參與訴訟活動可能產生經濟損失或不良社會影響，尤其國有企業(yè)參與訴訟，出現政治影響后企業(yè)負責人可能因此失去晉升機會、承擔連帶責任。即使私營企業(yè)也應當考慮企業(yè)社會形象，不能濫訴、纏訴。合同管理部門依照合法合理性原則開展法律風險管控工作，滿足相對人合理要求靈活處理爭議，維護締約雙方長遠合作關系。爭取用緩和方式解決爭議，出現合同沖突，當事人可能采取不合作態(tài)度，導致問題陷入尷尬局面。確實無法達成一致的合同爭議，先發(fā)送律師函通知表示善意提醒。最終決定以訴訟方式處理的爭議，委托專業(yè)律師提訟主張合法權利。

二、合同管理制度與企業(yè)風險管控

合同管理立足于企業(yè)法律風險管控，有效的保障了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定環(huán)境，保障了企業(yè)的經營安全和長遠發(fā)展。面對復雜多變的市場環(huán)境，企業(yè)之間依賴合同形式保障各方權利義務，合同管理制度在企業(yè)法律風險管控中占據核心地位。提高企業(yè)的合同法律風險管理能力會提高企業(yè)整體競爭力，為企業(yè)帶來高利潤的回報。

（一）合同管理的法律風險管控體系

1．合同管理制度建設：企業(yè)應當先簽訂合同后辦理業(yè)務，例外情況依照公司章程的規(guī)定辦理業(yè)務，良好的合同管理能夠在法律范圍內保護企業(yè)合法權益,以免受到不必要的經濟損失。企業(yè)應當制定適合本單位實際情況的《合同管理辦法》、《合同管理流程》、《授權委托管理辦法》、《印章管理辦法》等制度，進行體系化的法律風險管控。合同管理不是經營業(yè)務的附屬程序，堅決杜絕事后補辦合同行為，業(yè)務辦理完畢又補辦合同手續(xù)讓整個合同管理制度形同虛設。雖然無紙質合同的實際履行，如符合《合同法》規(guī)定也是有效法律行為，但這種情況使企業(yè)承受巨大法律風險：對于合同中標的物數量、質量最終認定方式，以及履行時間、地點、方法等方面的約定容易出現爭議，沒有紙質合同作為認定和主張的依據，這些爭議無從確認和查證。

2．資信調查與建立信用檔案：合同申辦部門負責收集和提交合同相對人資信材料，包括合同履行應當具備的資質證件、營業(yè)執(zhí)照、質量證件或法律文書、專利證書等文件。確認對方的民事行為能力和民事責任能力有重要法律意義，這些因素直接影響出現爭議后的法律請求效果。對簽約人的授權委托授權書和身份進行嚴格審核，避免因無權產生法律風險。一些企業(yè)沒有謹慎考察相對方主體資格，導致合同歸于無效或效力待定，或者與無履約能力當事人簽訂合同導致合同陷入履約障礙。合同簽訂后全程登記履行情況，建立客戶資信檔案并進行信用評級。

3．合同條款審核：企業(yè)經營合同大多是常見類型，依照《合同法》我國承認各種符合成立和生效要件的無名合同，締約各方應當誠信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。經營過程中使用的格式條款合同，制定十幾條主要關鍵條款反復使用，格式條款不能避免法律風險。條款最終由經辦人填寫，其中空白項和附則（其他約定）的填寫中存在巨大法律空間，經辦人在填寫時，與簽署普通合同有同等法律風險。因此，簽署格式條款同樣需要嚴格審核，無論何種類型合同，應當由專業(yè)法律工作人員或律師逐一審查合同條款。

4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是簽署合同的關鍵，依照《合同法》規(guī)定：約定加蓋印章生效的合同，自加蓋印章并符合生效要件時生效。企業(yè)經營合同一般約定加蓋行政章或合同專用章，除非特別約定，財務專用章或部門印章不能用于簽訂合同。合同印章由專門部門保管和使用，未經會簽手續(xù)并經分管經理同意，業(yè)務員不得隨意使用公司印章。需要攜帶外出的使用的，應當由經理批準按流程使用并及時歸還。

（二）聯網審批流程的法律風險管控

1．聯網審批的監(jiān)管優(yōu)勢：現代企業(yè)采用合同聯網審批流程具有監(jiān)管優(yōu)勢，重視和利用現代科技手段是法律風險管控的發(fā)展趨勢。在網絡系統中上傳的合同電子數據長期保留在數據庫，系統能立即發(fā)現和記載違規(guī)行為。這種監(jiān)控模式提高了企業(yè)法律風險管控效率：法務部門網上管理人員可以全程監(jiān)督合同業(yè)務，聯合會簽部門的辦理情況直接在電腦系統顯示，避免了各部門相互推諉；在網上可以隨時核對合同條款、查閱審批信息，有效減少了工作失誤；由于流程的公開性和互動性，經辦人對于提交材料更加謹慎。聯網審批通過的合同，由經辦人確認后上報合同管理部門加蓋印章，大幅度提高監(jiān)管效率。

2．紙質資料的網上流程銜接：紙質合同的簽署和監(jiān)管，是企業(yè)法律檔案管理工作的一部分，合同檔案是司法過程中的重要書面證據，這項工作從形式審查到實質審查都直接關系企業(yè)利益。實行合同管理聯網管理平臺的企業(yè)，申報的各項數據應當與紙質合同檔案完全一致，簽署過程中合同文本在內部網絡上傳遞和儲存，經聯合審批并上報經理批準后，依照審批情況簽署紙質合同，這種公開審批的模式使得決策者更加審慎。各部門有獨立的賬戶和密碼，對合同管理全程有效的管控，各部門相互之間配合、相互監(jiān)督，紙質材料與電子文件相互印證一致。

（三）合同檔案在法律風險管控中的利用

1．合同檔案的整理利用：紙質同檔案屬于法律風險管控的重要文件，監(jiān)管部門審查合同履行全程并立卷存檔，合同回收采取統一的編號和歸檔方法，按照“資本輸出類”和“資本輸入類”對合同檔案進行科學分類。建立合同目錄包括（1）合同文本原件，包括補充協議、備忘錄等資料；（2）資信檔案，包括各類與合同有關的證件、質量文件、專利文件等資料；（3）部門聯合會簽單，包括經理批示、各部門會簽、履行情況備注等文件；（4）財務單據，包括借款單據、賒銷單據、銀行單據等資料；（5）法律文書，包括授權委托書、履行情況備注等其他法律文件。

2．合同業(yè)務的全程督辦：依照合同檔案進行全程督辦，發(fā)現違規(guī)行為依照合同管理辦法問責。對合同履行情況進行監(jiān)控，順利履行完畢的合同登記后存入檔案；沒有合適履行的合同注明原因并及時督辦；出現爭議的合同，將合同檔案上報法律事務部門處理，避免出現超過訴訟時效的情況；進入訴訟程序的合同糾紛，委托法律專業(yè)人員或者律師進行維權，建立法律風險檔案。通過系統化、全程化的合同管理制度，有效對企業(yè)法律風險進行管控。

三、結語

隨著我國依法治國工作的全面推進，企業(yè)更加重視法律風險管控工作。雖然現階段有很多工作要進行完善，但令人欣慰的是，我國的合同管理水平正在大幅度提高，企業(yè)的法律風險管控工作逐步走向科學化和精細化。市場經濟法制化體是社會的巨大進步，也是法律事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要信號。在全體法律人的探索和努力下，基于對于合同管理制度與企業(yè)法律風險管控的不斷研究和實踐，將形成更加規(guī)范、誠信、安全、文明的市場環(huán)境，促進我國經濟繁榮發(fā)展。

作者:范曉偉 單位:西北政法大學

參考文獻：

[1]李杰利．合同管理規(guī)范高效操作規(guī)程．中國時代經濟出版社．2004．

[2]張雅冰．論企業(yè)合同法律風險防范的協同性．經營管理者．2011（19）．

[3]王懷、王正志．公司法律風險防范與管理．法律出版社．2007．

第5篇：合同檔案管理制度范文

為推進合同管理相關制度落實，進一步規(guī)范行政執(zhí)法行為，區(qū)政府將組織區(qū)監(jiān)察局、區(qū)法制辦、區(qū)政務督查室于8月中旬在全區(qū)開展本年度行政執(zhí)法集中檢查暨合同管理專項檢查活動?，F將有關事項通知如下：

一、檢查范圍

區(qū)政府各部門、區(qū)直各單位、各街道辦事處以及各直屬企事業(yè)單位。

二、檢查內容

1、行政執(zhí)法檢查的主要內容包括：貫徹落實國務院《全面推進依法行政實施綱要》和執(zhí)行我區(qū)年度依法行政工作要點的情況；規(guī)范行政許可和行政處罰行為的情況及相關法律文書；規(guī)范行政處罰裁量權的情況；重大行政處罰決定備案情況；行政執(zhí)法隊伍建設情況等。

2、貫徹落實《區(qū)機關單位合同審查規(guī)定》及區(qū)機關單位合同層級審批制度、合同風險預警報告制度、合同爭議處理制度、合同檔案管理制度等四個制度的情況及合同歸檔整理情況。

三、檢查形式

本次檢查活動主要采取實地檢查和案卷評查等形式。

（一）填報行政執(zhí)法案卷及簽訂合同統計表

各部門、各單位應認真統計年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷及年11月以來對外簽訂的所有合同，分別填寫《行政處罰案卷登記表》、《行政許可案卷登記表》和《簽訂合同統計表》，于年8月13日前將電子版通過金宏網報送到區(qū)法制辦。

（二）實地檢查

從8月中旬開始，區(qū)監(jiān)察局、區(qū)法制辦、區(qū)政務督查室將組成聯合檢查組對各部門、各單位進行實地檢查，聽取匯報，查看相關檔案資料。各部門、各單位應對本年度依法行政工作開展情況及貫徹落實《區(qū)機關單位合同審查規(guī)定》及其配套制度情況進行自查，形成自查報告，同時整理好合同檔案備查。具體檢查時間另行通知。

（三）案卷評查

凡是具有行政處罰和行政許可主體資格的行政機關（組織）都要參加案卷評查。各部門應從本年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷中分別選出行政處罰和行政許可案卷各20宗，于年8月13日前報送到區(qū)法制辦（不滿20宗的全部報送）。

四、相關要求

（一）開展行政執(zhí)法檢查活動是規(guī)范行政機關執(zhí)法行為的重要舉措，特別是根據區(qū)政府有關領導要求，將對合同管理相關制度的落實情況作為本次檢查活動一項重要內容。希望各部門、各單位高度重視，認真整理好檔案，充分做好迎檢準備，并認真對待執(zhí)法檢查過程中提出的監(jiān)督意見。

第6篇：合同檔案管理制度范文

 

主要內容

 

《規(guī)劃》由商務部牽頭，與中央網信辦和國家發(fā)展改革委聯合印發(fā)。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內容在“四、專項行動”的“（一）電子商務信息基礎設施建設工作”中，分別為“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”和“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”。

 

其中，“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標準，推進電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務平臺。在符合國家法律法規(guī)前提下，實現各級平臺互聯共享，依托國家電子商務示范城市，面向各類電子商務交易與服務平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務的促進和保障作用”。

 

“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”提出，要“支持電子商務交易平臺研發(fā)數據產品。支持企業(yè)依托大數據及統一編碼技術，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務交易平臺海量交易數據信息，提供合法合規(guī)的數據信息產品，提高電子商務經營效率與水平”。

 

《實施方案》由國家發(fā)展改革委牽頭，與商務部、中央網信辦聯合印發(fā)。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內容在“二、主要任務”的“（一）電子商務基礎設施建設專項行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。

 

其中，“4.電子印章管理及電子合同應用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關標準規(guī)范及制度，建設電子合同公共服務平臺，為各類電子商務市場主體提供規(guī)范化電子合同相關服務”。

 

“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度；推進電子會計檔案管理”。

 

有關背景

 

新一輪的科技革命孕育出了電子商務，并已成為當今我國經濟下行壓力中逆勢增長的新亮點。隨著經濟的發(fā)展以及信息技術深入廣泛的應用，電子商務可謂是如日中天。受到人們熱捧的網上購物，極大地提升了國家信息消費需求的層次。然而，縱觀其流程，從進貨、存儲到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應當如何促進國家經濟的發(fā)展。

 

在財務會計領域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數量增長。特別是不少企業(yè)為應對日益增大的風險而采取了財務共享模式，這導致財務會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區(qū)域中心，使財務共享中心紙質的會計檔案管理不堪重負。

 

在此背景下，各企業(yè)強烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應對《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務發(fā)展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進電子商務的發(fā)展，又可以拉動居民消費，從而促進國家經濟發(fā)展的轉型升級。

 

2012年2月6日，國家發(fā)展改革委聯合

 

12個部委共同下發(fā)了《關于進一步促進電子商務健康快速發(fā)展有關工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務企業(yè)會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發(fā)揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數據管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質量?！?/p>

 

2015年5月4日，國務院下發(fā)了《關于大力發(fā)展電子商務加快培育經濟新動力的意見》，專門要求財政部、稅務總局、國家檔案局、國家標準委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案綜合試點工作，完善相關技術標準和規(guī)章制度。

 

為此，國家檔案局做了大量的工作來落實這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯合國家發(fā)展改革委、財政部、審計署、稅務總局批準中國聯通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點。試點單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、銀行回單和內部信息系統產生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對此，國務院給予高度關注，第一時間在國務院門戶網上予以報道；與此同時，與財務會計有關的各大網站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財經新聞同樣也予以報道。一項電子文件管理試點政策能夠取得如此反響，是因為電子會計文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務企業(yè)經營的成本，推進了可信交易的環(huán)境建設，為助推國家電子商務的發(fā)展提供了有力支撐。據統計，僅一家中央二級企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費用600多萬元。

 

基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關部門認識到了電子檔案管理在經濟發(fā)展中的重要作用。2016年，國家發(fā)展改革委牽頭成立“促進電子商務發(fā)展部際綜合協調工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進電子商務發(fā)展部際綜合協調工作組制定《規(guī)劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點的成效，強調電子檔案管理對電子商務發(fā)展的重要作用，得到了有關部門的認可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。

 

落實中長期規(guī)劃有關措施

 

為落實《規(guī)劃》和《行動方案》，國家檔案局領導高度重視，制定了“十三五”期間落實的具體措施。

 

一是推進電子商務企業(yè)數字檔案館（室）建設試點，每年遴選一定數量的電子商務企業(yè)作為試點單位參與數字檔案館（室）建設。

 

二是大力推進企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，與國家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點?！笆濉逼陂g分期推進企業(yè)參與試點，在驗收通過后，選出典型示范企業(yè)并向全國推廣。

 

三是探索電子商務電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數據技術開發(fā)電子商務電子檔案資源，建立電子商務電子檔案資源開發(fā)成果轉化為數據信息產品的機制，會同稅務主管部門推進電子發(fā)票檔案公共利用平臺建設，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數據的電子發(fā)票大數據產品推廣利用機制。

 

四是加強企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設，制定電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標準、元數據管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺數據歸檔指南。

 

五是推進新《會計檔案管理辦法》的實施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會、培訓班，推進新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實施。

 

六是對電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點技術進行攻關，開展電子商務企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數據技術開發(fā)電子商務系統電子檔案的思路，盤活海量交易數據信息。

 

七是鼓勵電子商務企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標準規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術難點開展攻關。

 

有關工作納入《規(guī)劃》的意義

 

1.有利于通過服務國家經濟建設提高檔案工作的地位

 

近年來，電子商務發(fā)展風起云涌，在經濟增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務規(guī)劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進電子商務的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經濟建設的主戰(zhàn)場。這是貫徹檔案工作服務中心和服務大局的重要措施，也是檔案工作為經濟建設服務的具體體現。

 

2.有利于加強檔案資源建設

 

電子商務作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務活動高度電子化，較少形成傳統載體的檔案，所以容易導致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務活動，保證電子商務活動形成的檔案資源應收盡收，有利于維護電子商務檔案資源的安全。

 

3.有利于推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作

 

電子商務活動的一大顯著特點便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務規(guī)劃，將促進電子文件歸檔和電子檔案管理技術難點的解決，將促進互聯網、云計算技術背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

 

4.有利于將檔案融入國家大數據行動

 

第7篇：合同檔案管理制度范文

導致各部門間管理水平存在不同程度的差異，造成不少管理效率較低的檔案資源需要重新進行錄入，嚴重降低了檔案管理工作的質量與效率。此外，企事業(yè)單位內部在運用檔案管理軟時，還存在某些質量方面的問題，嚴重阻礙了檔案管理信息平臺的有效應用。當前，不少企事業(yè)單位內部的檔案管理制度存在不合時宜的情況，主要體現在檔案管理方式不靈活，管理效率較企事業(yè)單位檔案機構的調整稍有滯后，導致檔案管理無法很好地滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求。

2）檔案管理軟件及設備難以滿足現代化需求

而且軟件管理系統智能化、數字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應機構調整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業(yè)配置的軟件應用水平較差，實際管理過程中極易導致重要的檔案信息數據丟失。

3）管理軟件現代化程度不高

導致檔案查詢及使用軟件過程中出現難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進一步深化檔案管理信息平臺的應用，加快構建統一、標準的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。

4）進一步明確應用需求及目標

第8篇：合同檔案管理制度范文

摘 要 合同管理是企業(yè)經營管理的一個重要方面，在市場競爭環(huán)境下，企業(yè)合同數量和合同管理風險不斷增多，做好合同管理對于企業(yè)來說有著重要意義。文章結合企業(yè)合同管理短板，就市場競爭環(huán)境下企業(yè)合同管理內容和方法進行了概括、總結，以期能對企業(yè)合同管理工作有所幫助。

關鍵詞 市場競爭環(huán)境 企業(yè) 合同管理

合同管理指企業(yè)以當事人身份參與合同簽署、履行、變更、解除、終止等行為的合同管理全過程。在市場競爭中，市場風險和企業(yè)管理如影相隨，難以回避的市場風險要求企業(yè)必須重視和加強合同管理。為此，許多企業(yè)都依據合同管理理論和法規(guī)，在合同管理上做出了積極努力，但是對于許多企業(yè)來說，合同管理始終是管理工作的短板，這不得不引起我們的重視。

一、企業(yè)合同管理短板

（一）管理主體法律觀念淡薄

許多企業(yè)在市場競爭環(huán)境中，只關注經濟效益、生產經營，對合同管理、檔案管理等不重視。許多企業(yè)由于人手和資金有限，都沒有聘請專業(yè)的法律顧問，合同管理權都歸于領導，經營部門、紀檢部門沒有合同管理參與權，合同管理部門和管理制度建設都有待完善。在合同管理上，許多企業(yè)管理人員由于法律知識欠缺、法律觀念淡薄，都是只憑口頭承諾與別人簽署協議，對合同條款內容是否完善、對方是否守信等缺少考慮，從而給企業(yè)經營管理埋下了隱患。

（二）合同簽署控制制度不完善

合同簽署是合同管理的核心，在合同訂立前，企業(yè)只有依據合同審查制度，做好合同訂立前的審查工作，才能規(guī)避不必要的L險，避免經濟損失。但是，許多企業(yè)的合同簽訂監(jiān)控制度都不完善。一些合同簽訂主體在簽訂合同前，對對方當事人的主體資格、商業(yè)信譽、履約能力都不了解，都是憑借熟人、網絡信息與人簽署的合同，合同的內容條款也不齊全，條款約定不明確、條款沖突等問題極為常見。在后期合同履行、出現糾紛時，合同難以發(fā)揮應有作用。

二、市場競爭環(huán)境下企業(yè)合同管理策略

（一）建立健全合同管理制度

在市場競爭環(huán)境下，由于許多企業(yè)在合同管理上較為薄弱，所以合同欺詐事件時有發(fā)生。拿起法律武器保護自己，加強合同管理，是維護企業(yè)自身權益的需要。因此，企業(yè)管理人員要提高法律意識，根據《合同法》要求，完善企業(yè)合同管理制度，將合同歸口管理、合同資信調查、簽訂、審批、審查、登記、備案等合同管理過程都納入法制軌道，明確企業(yè)合同范本管理、合同履行與糾紛處理、合同管理獎懲要求和標準，構建層次分明、職責明確、程序規(guī)范的合同管理體系，確保企業(yè)合同管理工作有法可依，時時處于可控制狀態(tài)。

（二）設立法律顧問和法務部門

企業(yè)法律顧問部門統一進行合同歸口管理，是一些大企業(yè)常用的合同管理模式，這種管理模式能有效提高合同管理的規(guī)范性。因此，企業(yè)要借助其他企業(yè)的合同管理經驗，設立企業(yè)法律顧問，增設企業(yè)法務部門，聘請具有法律專業(yè)知識和合同管理能力的專業(yè)人士主管合同管理工作，并以法律顧問為參謀，結局企業(yè)在合同管理上存在的問題。在此基礎上，提高合同管理人員法律素養(yǎng)，定期不定期的開展法律知識學習培訓活動，要求合同管理人員熟練掌握民商法律知識，不斷提高合同管理水平，減低企業(yè)合同管理風險。

（三）制定合同范本，建立合同檔案庫

規(guī)范的合同文書是規(guī)定當事人權利義務的法律依據，也是合同當事人解決合同糾紛的重要參考憑證。企業(yè)與對方當事人簽署合同，本身就是一個為自己立法、以法律做擔保的過程。通常來說，企業(yè)合同文本要包括當事人信息、履行期限、方式、違約責任、解決爭議的方法等方面的內容。企業(yè)要以合同法為基礎，制作規(guī)范的合同文書，明確合同交易條款和細節(jié)問題，確保合同語言規(guī)范，條款完備。然后，將不同的合同歸檔、分布，建立健全合同檔案庫，將正式合同、合同初稿、評審意見、會議紀要、合同補充等綜合到一起，運用現代化管理手段如利用信息技術進行合同管理和共享，以提高合同管理和使用效率，降低企業(yè)交易成本。

（四）加強合同審查和監(jiān)督管理

合同審查和監(jiān)管是提高合同管理效率的關鍵，因此，企業(yè)在于對方當事人簽訂合同前，要對其主體資格、商業(yè)信譽、履約能力等進行全面審查，看合同條款是完備、合法，履約期限、履約方式是否清晰。企業(yè)法律顧問要從合同項目論證開始，就參與到合同檢查、簽訂、監(jiān)督中去，嚴格控制合同談判、起草、修改、簽訂、履行等各個節(jié)點，切實維護企業(yè)權益。然后，依據合同要求，向對方索取有效證明和資料，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、身份證復印件等。在合同簽訂結束后，做好合同履行過程中的監(jiān)督管理工作，密切關注對方是否依照合同規(guī)定，依法履行合同。在對方履約過程中，一旦發(fā)現異常情況，要及時與對方進行溝通，進行反饋，避免因為合同違約給自己帶來更大的損失。在合用違約糾紛出現后，企業(yè)首先要就合同糾紛的性質、嚴重程度進行評估，可以通過與對方當事人協商、談判來解決問題，也可以申請法律沖裁或提訟，通過法律途徑解決問題，借助合同撤銷權、變更權或不安抗辯權保護自身的合法權益。

綜上所述，合同管理是一個充滿挑戰(zhàn)、動態(tài)發(fā)展的過程。在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)只有建立健全合同管理制度，提高合同管理人員的法律意識，嚴格把握合同審查、簽訂和履約等各個環(huán)節(jié)，才能提高合同管理的標準化和整體水平，才能促使企業(yè)不斷向前發(fā)展。

參考文獻：

[1] 閆紅玲.企業(yè)合同管理常見問題及對策[J].現代經濟信息，2014（16）.

第9篇：合同檔案管理制度范文

關鍵詞：企業(yè)；社會保障；人事檔案；對策探究

0引言

基于我國社會保障制度體系建設在維護國家安定、社會穩(wěn)定，促進我國社會經濟發(fā)展、保障全體公民安居樂業(yè)所擔當的重要社會角色，文章分析了在我國社會保障體系建設及運行當中，仍然面臨諸多矛盾和問題，存在許多不盡人意的地方，尤其是企業(yè)人事檔案管理工作在社會保障體系建設中的不到位，引發(fā)了太多的糾紛，從而導致上訪、投訴案件的增多，給我國新常態(tài)下的社會穩(wěn)定造成影響。為此，筆者就此展開論述。

1當前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

1．1企業(yè)改制導致職工檔案的管理缺失

隨著我國經濟體制改革的深入，改制企業(yè)的勞動關系是否理順則成了重點和難點，有些改制企業(yè)在工作中忽視人事檔案的重要性，移交操作過于簡單，如：有的改制企業(yè)把職工的社會養(yǎng)老保險費和社會醫(yī)療保險費以及人員名單交給社保部門就算完成改制任務，而遺留問題及改制時因該完善的工作往往用一句簡單的“企業(yè)已改制，檔案已托管到社保”加以推諉。由于改制企業(yè)職工的人事檔案移交管理不到位，繼而出現這樣的現象：改制破產后企業(yè)職工人事檔案有的移交社保部門、有的移交主管部門、有的仍堆放在企業(yè)，有的干脆放在個人口袋里。然而檔案畢竟是個人的歷史資料，往往在關鍵時候體現它的作用。當有政策出臺可享受優(yōu)惠而需要開證明時，問題就來了。檔案放在社保的，還可從社保開具房改貨幣化補貼證明、出國經濟收人證明、購房經濟收入證明、購房貸款證明等。但是對子女教育、工齡認定、辦理遺屬供養(yǎng)生活費等證明，由于社保部門本身畢竟沒有檔案管理這項職能，也沒有時間和精力將人事檔案管理工作細化到家，所以很多時候這樣的證明社保部門無法開具，給個人帶來一些不便和影響?？梢哉f，由于改制破產企業(yè)職工檔案移交管理的不到位，給檔案所有人、社保部門造成許多不利的影響，而且給原本就承擔繁重工作任務的社保機構帶來額外的負擔。

1．2特殊工種記錄不完善

根據國家的有關規(guī)定，特殊工種審批統一由各級地方勞動保障部門根據企業(yè)上報材料對從事特殊工種名稱、從事時間、公示結果、企業(yè)上報備案材料及本人檔案記載等情況進行核對，并嚴格把好審核、審批關，對沒有原始檔案或原始檔案沒有記載特殊工種經歷的，不得作為特殊工種提前退休依據。根據以上政策，勞動障保部門審定特殊工種的重點也是唯一依據，是國家和各省所定的特殊工種目錄中從事某項工種記載的原始記錄，因此，對提前退休特殊工種的審批，檔案管理尤為重要，這項工作做好了，既能保護在特殊崗位上職工的合法權益，也能遏制企業(yè)違規(guī)辦理職工提前退休、審批把關不嚴、審批條件掌握不一，甚至違反規(guī)定審批的不良現象。綜上，原始檔案的管理成了維護職工合法權益、規(guī)范職工退休審批制度，促進養(yǎng)老保險制度改革的有力保證。目前由于改制企業(yè)或某些歷史原因，許多檔案遺失或檔案記錄不全。有的企業(yè)雖有檔案，也有記錄，但職工工作崗位轉換后，不及時記入檔案，很難保證檔案真實性與合法性；有的檔案記錄不全，工資單上反映特殊工種的補貼，不能證明職工自己從事的特殊工種職業(yè)崗位時間。所以說，改制企業(yè)職工檔案管理工作的缺位，將給特殊工種的認定帶來巨大的困難。

1．3合同制職工檔案管理存在的問題

實行勞動合同制是《勞動法》的主要內容，是加強企業(yè)經營機制轉換的一項重大舉措，是企業(yè)人事制度建立，并與社會主義市場經濟體制相適應的必然要求，也是企業(yè)實行人員聘任制度的必然途徑。實行聘用制后，雙方可以協商約定聘用時間，打破了以前以崗位定終身的用人制度，用工形式日趨靈活，人才流動更加頻繁。但目前有些企業(yè)對合同制職工的檔案管理不規(guī)范，有的甚至無勞動合同，對續(xù)聘、解聘、崗位調整、職務升遷、工資待遇、獎懲尚無據可尋，致使用人單位與職工之間矛盾沖突常有發(fā)生。企業(yè)隨意解除合同，損害了職工的切身利益，在發(fā)生勞動爭議時往往因職工與單位沒有一份完整的用工記錄，沒有勞動合同，給勞動爭議仲裁帶來麻煩，更是影響到了勞動爭議仲裁的公正性。

2對策與措施

2．1加大宣傳力度，以提高全社會的共識

與社會保障體系建設的發(fā)展進程相比，企業(yè)人事檔案管理工作目前存在著一定的差距，表現在：社保信息提供不準確、不及時；改制單位職工檔案不完整；人事檔案管理基礎工作較為薄弱；部門與部門之間存在差距等。這一方面影響了政策的貫徹落實，另一方面也影響了政府部門的形象。所以提高各單位及企業(yè)人事干部對檔案管理重要性認識尤為關鍵。只有從基礎抓起，保證各企業(yè)所提供檔案的準確性、及時性，才能保證在落實各項社會保障待遇及開展勞動爭議仲裁等各項工作時的準確、公正，更好地保障職工的合法權益。

2．2明確目標任務、以突出工作重點為前提

一是加快社區(qū)檔案信息平臺建設。托管社保人員在檔案進入社保后，由于從單位人轉向社會人，單位對職工推向社會就不再履行管理手續(xù)，而社保在收到“兩費”后，就只停留在“兩費”管理，而忽視了人員的其它管理，造成職工需要檔案時，無處可查，給職工本人和社保工作造成了許多麻煩。社區(qū)建立檔案信息平臺后，實現社區(qū)與社保計算機信息聯網，社保部門通過社區(qū)提供的各種信息，及時了解職工的生存狀況、健康狀況、工作變動情況，以及其他有關信息，通過及時地歸檔，建立完整的個人信息數據庫，為提供全面、準確的檔案服務打下良好的基礎。二是加強特殊工種檔案的管理。涉及有特殊工種的用人企業(yè)應加強特殊工種管理檔案，將本企業(yè)職工從事特殊工種的名稱、從事特殊工種起止時間及變換工種（工作）崗位等情況做出完整人事檔案記錄，將單位從事特殊工種職工花名冊報當地勞動保險部門登記備案或建立數據庫實行計算機管理，確保勞動保障部門對所轄提前退休的特殊工種的職工進行年度檢查審核。對職工符合提前退休條件，在辦理提前退休手續(xù)時，勞動部門根據每年年檢從事特殊工種的名稱、起止時間及累計從事特殊工種年限進行審核，以此為據進行公告，在無異議情況下，方可辦理提前退休審批，以便杜絕過程中的人情“風”、鉆空子等不公正的現象。三是加強勞動合同的管理。全面推行勞動合同用工制度，不是一項孤立的工作，需要企業(yè)的嚴格管理和重視。所以，有關部門要加大《勞動法》執(zhí)法力度，督促企業(yè)與職工簽訂規(guī)范合法的勞動合同，并建立用工合同檔案管理制度，做到各種爭議案件有據可依，切實維護勞動關系爭議雙方的合法權益。勞動爭議仲裁實踐表明，勞動爭議案件的處理關鍵是事實清楚，材料準確，檔案完整。而這些都離不開檔案管理部門所做的基礎工作，所以說檔案管理的成效直接影響著仲裁工作的準確性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓，要讓企業(yè)人事檔案管理工作為社會保障工作提供有效的服務，就必須建立一套較為完整的企業(yè)人事檔案管理制度，并由熟悉企業(yè)人事檔案管理的工作人員規(guī)范社保人事檔案管理。企業(yè)人事檔案收集手段要不斷改善，社保部門要盡早介入。要盡可能創(chuàng)造條件，并利用現代先進管理手段，建立計算機信息平臺，加強現有企業(yè)檔案室的管理。加強企業(yè)人事工作人員培訓交流工作，讓他們樹立一種全新的檔案理念。只有做到企業(yè)人事檔案資料的真實和完善，才能實現社保工作的公平、公正，才能保障職工的合法權益。企業(yè)人事檔案的收集、保管和利用，正成為我國勞動保障部門解決勞動糾紛、認定工齡、提前退休審批、養(yǎng)老保險金認領等各項工作必不可少的重要環(huán)節(jié)。所以應積極探索企業(yè)人事檔案工作的新思路、新方法，善于創(chuàng)造性的開展工作，努力實現企業(yè)人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻

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