檔案數(shù)字化工作要求精選(九篇)

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第1篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

一、數(shù)字化加工中檔案原件與數(shù)字檔案信息安全管理主要內(nèi)容

1　工作流程的設(shè)計(jì)

制定科學(xué)合理的檔案數(shù)字化工作流程。只有制定完善的數(shù)字化工作流程，才能確保數(shù)字化過程中檔案原件和檔案信息的安全。通過對(duì)不同種類檔案數(shù)字化工作的考察分析，我們?cè)O(shè)計(jì)了一個(gè)科學(xué)合理的檔案數(shù)字化工作流程，這個(gè)工作流程涉及了調(diào)檔、前處理、數(shù)字化、還檔、掛接以及相應(yīng)的檢查等全部檔案化工作環(huán)節(jié)。具體工作流程見圖。

2　管理細(xì)節(jié)的控制

建立和逐步完善各工作崗位的責(zé)任制，細(xì)化數(shù)字化工作過程中各工序間的檔案交接手續(xù)，規(guī)范數(shù)字化加工場(chǎng)所的安全保密要求，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化承建單位及人員的安全保密管理和采取各種安全保密措施，是檔案數(shù)字化工作中管理控制的基礎(chǔ)。

(1)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，制定檔案數(shù)字化中的檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。檔案部門要制定具體的工作方案，調(diào)整充實(shí)檔案安全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，建立健全安全檢查、安全保管制度，建立安全檢查檔案。工作人員要分工明確、責(zé)任到人，從檔案出庫(kù)、前處理、數(shù)字化到最后檢查、還檔和數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)備份，每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，都要安排專人負(fù)責(zé)。要采取強(qiáng)有力的措施，確保檔案原件與檔案信息的絕對(duì)安全。

(2)設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化流程中各個(gè)工作環(huán)節(jié)登記表。要嚴(yán)格做好檔案進(jìn)出及各個(gè)工作流程的登記工作，確保每份檔案的流向有書面記載。設(shè)計(jì)與“調(diào)檔”工作相配套的《檔案調(diào)檔登記表》，與“前處理”工作相配套的《檔案數(shù)字化前處理登記表》，與“數(shù)字化”工作相配套的《數(shù)字化加工登記表》，與“檢查數(shù)字檔案信息”工作相配套的《數(shù)字檔案檢驗(yàn)登記表》，與“數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)、備份、提供利用”工作相配套的《數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)備份登記表》和與“還檔”工作相配套的《檔案驗(yàn)收還檔登記表》等，每張表格均標(biāo)明日期、全宗號(hào)、目錄號(hào)、數(shù)量、張頁(yè)數(shù)、重量、破損情況等相關(guān)信息，并要求相關(guān)交接人員簽字確認(rèn)，做到每份檔案的去向都登記在冊(cè)，一目了然。通過這些涉及各個(gè)工作環(huán)節(jié)的登記表，讓數(shù)字化工作中每份檔案都有一份明確的、清晰的、記錄有每個(gè)加工環(huán)節(jié)錄的“安全檔案”，以確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)中檔案原件和檔案信鼠的安全。

(3)檔案數(shù)字化要指定專門的數(shù)字化加工場(chǎng)所。數(shù)字化應(yīng)在檔案館指定的安全場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，工作場(chǎng)所中應(yīng)安裝監(jiān)管系統(tǒng)與保密設(shè)施，實(shí)現(xiàn)防磁泄漏功能或加裝磁干擾設(shè)備，消除通過磁泄漏而產(chǎn)生的安全隱患，并不得在工作場(chǎng)所中使用與工作無(wú)關(guān)的任何電器設(shè)備。要制定嚴(yán)格的數(shù)字化工作場(chǎng)所人員出入制度，條件允許的情況下，可加裝門禁系統(tǒng)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案數(shù)字化場(chǎng)所。數(shù)字化加工場(chǎng)所必須配備消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)。針對(duì)自然災(zāi)害要制定相應(yīng)的防范措施，以便在自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)可以最大限度保護(hù)檔案的安全。禁止在加工場(chǎng)所內(nèi)吸煙，在加工工作臺(tái)飲水、餐飲等。對(duì)于數(shù)字化加工場(chǎng)所要進(jìn)行定期和不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，防止各類檔案安全事故的發(fā)生。

(4)要對(duì)檔案數(shù)字化承建單位及人員有嚴(yán)格的安全保密要求。檔案數(shù)字化工作的承建單位應(yīng)該有特定資質(zhì)，數(shù)字化承建單位要嚴(yán)格遵守《保密守則》和檔案法律法規(guī)，嚴(yán)格按照數(shù)字化工作流程進(jìn)行工作，確保數(shù)字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。不得遺失、損壞檔案原件。未經(jīng)檔案部門同意。不得擅自將檔案原件和加工數(shù)據(jù)帶離指定場(chǎng)所，凡因加工需要，檔案或數(shù)據(jù)必須離開指定場(chǎng)所的，必須采取措施，確保檔案原件和檔案信息的安全。數(shù)字化承建單位對(duì)數(shù)字化工作人員要進(jìn)行保密培訓(xùn)，并持證上崗。要制定數(shù)字化工作期間的人員安全管理制度、安全審查制度、崗位安全考核等制度，并要嚴(yán)格執(zhí)行。嚴(yán)禁加工人員對(duì)檔案原件及檔案信息的私自復(fù)制。

(5)要采取各種行之有效的安全保密措施。在檔案的“前處理”、“數(shù)字化”和“原檔復(fù)原”等工作環(huán)節(jié)中可能要對(duì)檔案進(jìn)行拆卷、掃描、裝訂、放音、放像等處理，每一步都要采取必要的安全措施，以保證檔案原件的安全，不能因?yàn)槿藶榈脑蛟斐蓹n案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無(wú)法挽回的損失。

3　技術(shù)支撐平臺(tái)的保障

搭建檔案數(shù)字化工作的技術(shù)支撐平臺(tái)。要根據(jù)檔案數(shù)字化工作的實(shí)際情況，采用各種安全技術(shù)和安全手段，以確保檔案信息的安全。技術(shù)支撐平臺(tái)主要包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件建設(shè)、存儲(chǔ)備份方案、安全技術(shù)和防范手段等幾個(gè)方面。

二、技術(shù)支撐平臺(tái)的設(shè)計(jì)與搭建

1　網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)必須采用物理隔離方式，打造封閉式檔案數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)體系，該網(wǎng)絡(luò)必須是封閉式獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，并且該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要嚴(yán)格按照保密部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

2　硬件建設(shè)

在硬件組成方面，重點(diǎn)考慮實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案數(shù)字化工作所必需的設(shè)備及其性能，包括服務(wù)器、終端設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、各類輸入設(shè)備等，整個(gè)系統(tǒng)的硬件組成及布置設(shè)計(jì)如下：

(1)服務(wù)器：在數(shù)字化所形成的數(shù)據(jù)量不大的情況下，服務(wù)器可用高性能微機(jī)代替，否則應(yīng)配備專用服務(wù)器；

(2)終端設(shè)備：終端設(shè)備應(yīng)采用可以控制各輸出口，如USB口、打印口、軟驅(qū)、可刻錄光驅(qū)的瘦客戶機(jī)或?qū)Ｓ糜?jì)算機(jī)；

(3)存儲(chǔ)設(shè)備：若數(shù)字化所形成的數(shù)據(jù)量較大，則要購(gòu)買專用存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列，否則可采用在服務(wù)器上加裝硬盤的方式；

(4)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：采用100M以上帶寬的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，用于數(shù)字化過程中各工序的信息傳輸和共享；

(5)輸入設(shè)備：紙質(zhì)檔案數(shù)字化可采用專業(yè)高速掃描儀、彩色大幅面掃描儀、零邊距高速平板彩色掃描儀等設(shè)備，錄音錄像檔案數(shù)字化可采用專用音視頻采集設(shè)備。

3　存儲(chǔ)備份方案

要制定良好的存儲(chǔ)備份方案，以切實(shí)保證數(shù)字檔案信息的安全。存儲(chǔ)備份方

案要遵循數(shù)據(jù)適度安全準(zhǔn)則，綜合考慮數(shù)據(jù)安全與長(zhǎng)期保存讀取、存儲(chǔ)備份自動(dòng)化程度、操作快捷有序、存儲(chǔ)備份經(jīng)濟(jì)性等各種因素，采取網(wǎng)絡(luò)在線存儲(chǔ)備份，異地、異質(zhì)備份等相結(jié)合的技術(shù)手段，并指定專人負(fù)責(zé)。

(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字化一般采用黑白二值模式；對(duì)于頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式；對(duì)于頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式。掃描分辨率要求一般在200DPI以上。數(shù)字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)在保證圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

(2)照片檔案數(shù)字化時(shí)，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般應(yīng)不低于600dpi。數(shù)字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲(chǔ)，采用LZWN式壓縮。

(3)錄音帶數(shù)字化時(shí)應(yīng)選用44.1kHz，16bit來(lái)進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲(chǔ)格式應(yīng)為WAV或MP3。錄像帶數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4Mb／s，采用MPEG2壓縮存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

4　安全技術(shù)

要采用入侵檢測(cè)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，病毒防范等技術(shù)和內(nèi)網(wǎng)安全審計(jì)管理技術(shù)加強(qiáng)檔案信息的安全。

(1)啟用人侵檢測(cè)和訪問控制的聯(lián)動(dòng)服務(wù)，對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的惡意使用行為進(jìn)行識(shí)別和響應(yīng)處理，以幫助系統(tǒng)對(duì)付網(wǎng)絡(luò)攻擊，擴(kuò)展系統(tǒng)管理員的安全管理能力。

(2)采取操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，把系統(tǒng)內(nèi)核中可能引起安全性問題的部分從內(nèi)核中剔除出去，提高系統(tǒng)的安全性。

(3)采取病毒防范技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系，實(shí)現(xiàn)病毒庫(kù)的同步升級(jí)，做到無(wú)漏洞運(yùn)行，提高檔案信息的安全性。

(4)采用內(nèi)網(wǎng)安全審計(jì)管理技術(shù)，將用戶終端所有信息輸出口封閉，在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)只允許數(shù)據(jù)由終端向服務(wù)器進(jìn)行的單向傳輸，杜絕隨意拷貝、復(fù)制檔案信息的可能。

第2篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

一、我監(jiān)所檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐

1、主要做法

當(dāng)前我省監(jiān)所檔案室的檔案保管、利用，多數(shù)仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，檔案信息資源不能很好地利用，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。為了加快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，我監(jiān)所近年來(lái)致力于檔案資源數(shù)字化建設(shè)。2012年，我監(jiān)所引進(jìn)精益A320數(shù)字化掃描儀，開始了檔案數(shù)字化的實(shí)踐工作。去年，為了加快室藏檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)上級(jí)的統(tǒng)一布署和推進(jìn)檔案室數(shù)字化建設(shè)的總要求，我監(jiān)所采用外包的方式，全面鋪開數(shù)字化建設(shè)方案，對(duì)2012年以前形成的監(jiān)所文書檔案（永久和長(zhǎng)期或30年）以及會(huì)計(jì)報(bào)表類進(jìn)行全文數(shù)字化加工。為確保這項(xiàng)工作有序、安全地進(jìn)行，我單位與外包方簽訂了明確工作要求、明確監(jiān)督檢查要求和明確保密工作要求的合同，并約定承包的數(shù)量、質(zhì)量、酬金、以及時(shí)間和驗(yàn)收方法及標(biāo)準(zhǔn)等。

目前，在檔案信息庫(kù)與檔案掃描方面已經(jīng)完成的工作有：

檔案原件掃描文圖共計(jì)70多萬(wàn)張；文件條目計(jì)算機(jī)錄入近十多萬(wàn)條。

2、下一步打算

一是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面查漏補(bǔ)缺，提高正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，在前面掃描錄入文件信息的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

二是建立了檔案室網(wǎng)站。依托單位OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，實(shí)現(xiàn)資源共享。在局域網(wǎng)上提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽等，充分展示發(fā)展成果，實(shí)現(xiàn)資源有效利用。

三是加強(qiáng)文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)室藏?cái)?shù)字檔案向外開放的主要窗口，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求進(jìn)室單位必須同時(shí)遞交紙質(zhì)文件和電子版文件，由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一歸檔后依托OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，并通過這一途徑有效開展政務(wù)公開工作。

二、存在的問題

（一）規(guī)范和安全保障滯后

檔案數(shù)字化工作是基于檔案信息化建設(shè)大背景下的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在國(guó)家層面上，有《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等國(guó)家檔案行業(yè)法規(guī)，因此在微觀層面上要求單位亦必須制定出相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、鑒定原則和操作規(guī)程等，形成一套檔案數(shù)字化工作的制度體系；隨著檔案數(shù)字化工作的全面鋪開，加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的安全管理擺到了突出的地位，要加強(qiáng)全程監(jiān)控，做好檔案內(nèi)容的保密工作，重點(diǎn)是做好數(shù)據(jù)管理，防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、被盜等不安全因素。

（二）硬件不硬

計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件配置低、性能不穩(wěn)定，影響掃描的速度和質(zhì)量；檔案數(shù)字化是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，硬件的購(gòu)置不可能一步到位，也不需要一步到位，但應(yīng)保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的物質(zhì)支撐能力和作用。

（三）軟件不軟

一是應(yīng)用軟件的開發(fā)有待提高，軟件功能越強(qiáng)、操作越簡(jiǎn)便，效率就會(huì)明顯提高。二是人才的開發(fā)有待深化。目前我們采用檔案業(yè)務(wù)人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員結(jié)合的方式進(jìn)行的，但檔案數(shù)字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引進(jìn)大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍，提升管理水平。

三、應(yīng)對(duì)的策略

一是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是開展這項(xiàng)工作的有效保證。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，不是一朝一夕能夠完成的。檔案數(shù)字化工作又是一涉及多部門的綜合性工作，必須加強(qiáng)統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作有序展開。檔案數(shù)字化工作更是一項(xiàng)科學(xué)管理工作，必須制訂有效的工作流程，充分發(fā)揮激勵(lì)機(jī)制，才能調(diào)動(dòng)好工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使這項(xiàng)工作扎扎實(shí)實(shí)地開展下去。

二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入。在信息采集環(huán)節(jié)，購(gòu)置照像機(jī)、錄像機(jī)和掃描儀等必要的設(shè)備；在信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，購(gòu)置必要的存儲(chǔ)設(shè)備；在信息利用環(huán)節(jié)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。

三是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。一是鼓勵(lì)在職人員通過在職培訓(xùn)、進(jìn)修和自學(xué)考試等方式不斷提高業(yè)務(wù)水平，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和技能；二是從大專院校中招收檔案專業(yè)學(xué)生，充實(shí)檔案監(jiān)所檔案管理隊(duì)伍。

第3篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

中國(guó)氣象局氣象檔案館（以下簡(jiǎn)稱氣象檔案館）館藏的我國(guó)器測(cè)氣象觀測(cè)記錄始于19世紀(jì)40年代，而可利用的數(shù)字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質(zhì)氣象記錄檔案無(wú)論在實(shí)體所占空間還是在內(nèi)容記錄時(shí)間跨度上都處于絕對(duì)優(yōu)勢(shì)地位，這種檔案的實(shí)體狀況嚴(yán)重限制了其信息提供利用的時(shí)間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數(shù)字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動(dòng)了氣象記錄檔案數(shù)字化項(xiàng)目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災(zāi)害災(zāi)后重建階段檔案服務(wù)的同時(shí)，加快歷史氣象檔案數(shù)字化的步伐，加大檔案數(shù)字化的力度。

制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案

為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定了完整的方案，對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說明，對(duì)什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細(xì)的闡釋。

參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。

一、 對(duì)數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理

數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測(cè)要素、時(shí)空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄著錄格式》，對(duì)著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。

數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對(duì)新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來(lái)對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。

數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲(chǔ)是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲(chǔ)在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲(chǔ)一套。歸檔存儲(chǔ)的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、 對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用

對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對(duì)象及方式。根據(jù)中國(guó)氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對(duì)象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時(shí)間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。

檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)滿足用戶通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對(duì)復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。

三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則

氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對(duì)氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。

氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足

通過對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬(wàn)頁(yè)氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時(shí)，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

通過對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。

1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。

2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。

3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場(chǎng)地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。

4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時(shí)間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁(yè)同時(shí)進(jìn)行。

根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：

1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁(yè)，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊(cè)而不是以頁(yè)為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來(lái)不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對(duì)這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。

2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計(jì)劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無(wú)法預(yù)見的問題。

3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化工作對(duì)檔案實(shí)體安全進(jìn)行了有效的管理，但對(duì)檔案內(nèi)容信息安全的管理在檔案內(nèi)容接觸范圍及檔案?jìng)鬏斂刂品矫媛杂胁蛔?。第一，?shù)字化工作委托企業(yè)進(jìn)行，在客觀上不可避免地?cái)U(kuò)大了檔案信息的接觸范圍。第二，數(shù)字化過程有質(zhì)量檢查、格式檢查、信息復(fù)制等環(huán)節(jié)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)掃描與存儲(chǔ)設(shè)備的全封閉管理，給檔案內(nèi)容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對(duì)如何對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更嚴(yán)密的安全管理做深入研究。

第4篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

一、數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的重要價(jià)值

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長(zhǎng)，容易復(fù)制，傳遞速度快和便于存儲(chǔ)等紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)。對(duì)目前的社會(huì)發(fā)展來(lái)說，電子檔案具有更高的實(shí)用性。高職院校檔案管理的數(shù)字化將會(huì)實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生了前所未有的沖擊，具有很強(qiáng)大的影響力。其次，選擇數(shù)字化也是高職院校檔案信息工作發(fā)展的結(jié)果。高職院校是人才培養(yǎng)的重要基地，也是傳承中華文明應(yīng)用先進(jìn)科技的主要機(jī)構(gòu)，具有先進(jìn)的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發(fā)展，檔案的門類不斷增多，內(nèi)容更加復(fù)雜化、多樣化，當(dāng)然數(shù)量也會(huì)更為繁多。高職院校檔案數(shù)字化的管理方法恰好適應(yīng)了高職院校的發(fā)展要求。再次，實(shí)行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發(fā)展自身素質(zhì)適應(yīng)時(shí)代要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷更新，管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準(zhǔn)確與快捷，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)，必須發(fā)展檔案數(shù)字化。同時(shí)這也是國(guó)家信息化戰(zhàn)略的發(fā)展要求。

二、高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展策略

數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢(shì)，目前正值庫(kù)存檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，庫(kù)存檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容。下文從數(shù)字化工作的科學(xué)性、實(shí)用性、工作途徑和工作手段四個(gè)方面對(duì)高職院校檔案管理數(shù)字化路徑做了詳細(xì)分析。

1.實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案數(shù)字化

（1）優(yōu)化數(shù)字化管理工作。檔案資料數(shù)量龐大，其中含有大量鑒定后會(huì)做銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數(shù)數(shù)字化，只會(huì)大幅度增加檔案數(shù)字化管理工作的負(fù)擔(dān)和難度，同時(shí)白白浪費(fèi)掉大量的資金、資源。因此，庫(kù)存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進(jìn)行。要制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案，做好庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作。根據(jù)高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級(jí)別和保管年限等等，對(duì)庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作制定出一份科學(xué)合理的方案。

（2）有選擇性實(shí)施數(shù)字化發(fā)展。根據(jù)制定好的檔案優(yōu)化方案，評(píng)估鑒定庫(kù)存檔案的利用頻率、實(shí)用性和價(jià)值，按照高職院校檔案的保密等級(jí)、內(nèi)容優(yōu)先級(jí)和年度優(yōu)先級(jí)三個(gè)方面確定檔案數(shù)字化的合理范圍。首先對(duì)那些急需修補(bǔ)的檔案和利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保庫(kù)存檔案資源的有效利用。針對(duì)不適合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理方法的檔案，例如沒有解密或密級(jí)較高的、暫時(shí)不用的和保存價(jià)值較高的檔案，可以暫時(shí)不進(jìn)行數(shù)字化，待檔案管理的數(shù)字化科技條件進(jìn)一步發(fā)展成熟之后再做科學(xué)安排處理，檔案信息數(shù)字化是有條件有選擇的數(shù)字化。

（3）選取多種工作手段。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據(jù)庫(kù)存檔案的不同類別，采用不同的數(shù)字化手段。針對(duì)著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，依然不能實(shí)現(xiàn)全文檢索，雖然能通過屏幕進(jìn)行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費(fèi)用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實(shí)物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。之后，還要對(duì)電子文件的單位及人員名稱、活動(dòng)內(nèi)容、獲獎(jiǎng)情況等進(jìn)行著錄編輯。

2.實(shí)現(xiàn)電子文件檔案化

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的另一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是電子文件的建設(shè)。

電子文件檔案化的第一個(gè)要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當(dāng)中去。完善的檔案管理制度對(duì)檔案管理工作起著事半功倍的作用。對(duì)于紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件要做到及時(shí)的收集并準(zhǔn)確注明移交情況，實(shí)現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程利用和全文檢索。電子文件要有統(tǒng)一的的格式命名標(biāo)準(zhǔn)，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統(tǒng)一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時(shí)，由于電子文檔大多是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換孤傲來(lái)的，內(nèi)容也與紙質(zhì)文檔相同，因此歸檔時(shí)還要注意避免重復(fù)。

第5篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

這不僅是客觀要求，更能有效保護(hù)原始檔案，優(yōu)化檔案查閱利用的信息服務(wù)功能，提高機(jī)關(guān)檔案工作管理科學(xué)化水平。

抓緊做好的幾項(xiàng)工作

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓緊做好如下幾項(xiàng)工作：

一是做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備配套工作。在機(jī)關(guān)辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上搭建檔案專用服務(wù)器和存儲(chǔ)陣列設(shè)備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉(zhuǎn)換工具等設(shè)備，按照安全保密的要求進(jìn)行設(shè)備軟硬件裝配、網(wǎng)絡(luò)及安防布線施工。

二是做好檔案數(shù)字化工作。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范做好紙質(zhì)檔案的整理、掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、建立條目，將歷年領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、會(huì)議活動(dòng)錄像采集并轉(zhuǎn)換格式，做好檔案數(shù)字化過程中的原始檔案保護(hù)、檔案數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收和備份，以及檔案數(shù)字化成果管理等工作。

三是做好檔案管理和查閱利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)。做好檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，與機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用整合，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)電子公文及處理箋等文件的辦結(jié)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網(wǎng)絡(luò)化管理，采用全文檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提高檔案數(shù)字化信息資源的查閱利用效率。

需處理好的幾個(gè)問題

一是檔案信息化與機(jī)關(guān)電子政務(wù)同步建設(shè)問題。將檔案信息化作為機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，是貫徹落實(shí)黨和政府加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見精神的重要舉措；機(jī)關(guān)電子政務(wù)各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)建立辦結(jié)歸檔接口，與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接，提高歸檔工作效率，形成機(jī)關(guān)檔案知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務(wù)能力。

二是檔案信息化與現(xiàn)有檔案工作制度相適應(yīng)的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數(shù)字化工作流程及規(guī)范、數(shù)字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應(yīng)的保密管理制度等，明確檔案信息化與機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作流程，徹底改變過去機(jī)關(guān)檔案工作的老觀念和老思想。

第6篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理是學(xué)校管理的重要基礎(chǔ)工作，涵蓋學(xué)校管理、教育教學(xué)活動(dòng)、教育科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估等重要資料的管理。傳統(tǒng)的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優(yōu)勢(shì)逐漸顯露出來(lái)，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發(fā)揮信息優(yōu)勢(shì)輔助和細(xì)化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢(shì)。本文從三個(gè)方面進(jìn)行了中職學(xué)校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)必須要重視信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，因?yàn)橐恢币詠?lái)中職檔案管理工作往往會(huì)因?yàn)槿狈π畔⒒瘍?nèi)容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲(chǔ)模式也容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容的損壞、丟失等問題，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)能夠解決這些問題，為了建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)要從這幾方面做起：首先，要建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的紙化檔案進(jìn)行重點(diǎn)篩選，完成信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其次，要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享建設(shè)。在共享建設(shè)的過程中要按數(shù)據(jù)庫(kù)用戶數(shù)量、連接系統(tǒng)的數(shù)量等來(lái)確定優(yōu)先順序。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行共享數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。通過數(shù)據(jù)庫(kù)共享建設(shè)中職學(xué)校校內(nèi)的各類檔案之間可以共享，保證不同側(cè)重點(diǎn)的檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理，信息共享，避免了重復(fù)工作；校外的相關(guān)信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內(nèi)容與其他高等院校、相關(guān)用人企業(yè)之間可以進(jìn)行信息溝通，保證中職學(xué)生能夠獲得更高學(xué)歷進(jìn)修、參加企業(yè)內(nèi)部招聘的機(jī)會(huì)。

二、數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容

檔案建設(shè)最為復(fù)雜的內(nèi)容就是需要不斷地更新信息內(nèi)容，諸如學(xué)生的基本情況、教師的學(xué)歷情況、學(xué)校的發(fā)展歷程等都需要隨著時(shí)間的推進(jìn)而不斷發(fā)展。在信息化檔案管理建設(shè)的過程中，可以利用數(shù)字化工具進(jìn)行隨時(shí)的檔案更新。首先，要選擇有效的數(shù)據(jù)化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數(shù)據(jù)庫(kù)更新平臺(tái)，并在原有的數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上開展、更新工作，保證滿足中職學(xué)校的人事、教育教學(xué)等檔案內(nèi)容的隨時(shí)更新，并保證對(duì)檔案內(nèi)容的管理更為標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、自動(dòng)化，確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性、兼容性、整體性和延續(xù)性。其次，在進(jìn)行數(shù)字化工具更新的過程中要一方面保證自動(dòng)化升級(jí)，當(dāng)文件保存系統(tǒng)自動(dòng)升級(jí)時(shí)，保存在系統(tǒng)內(nèi)的檔案將隨系統(tǒng)的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性，使得原有的內(nèi)容能夠備份保留。另外，在進(jìn)行更新管理的過程中要對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全管理和維護(hù)，有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識(shí)別文件加密等設(shè)置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發(fā)揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發(fā)揮管理人才的能動(dòng)作用，因?yàn)槿魏蜗冗M(jìn)的技術(shù)和設(shè)備都需要人的能動(dòng)操作，在這個(gè)過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強(qiáng)技能培訓(xùn)。中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質(zhì)載體匯集成系統(tǒng)檔案信息，以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)。（2）利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理。（3）直接在辦公自動(dòng)化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術(shù)，保證能夠隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強(qiáng)的檔案管理素質(zhì)。（1）較強(qiáng)的檔案保密能力，能夠隨時(shí)保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質(zhì)要求自己，尤其是面對(duì)信息化的檔案內(nèi)容要有檔案保密的技術(shù)應(yīng)用能力。（2）有合理化應(yīng)用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應(yīng)用。為了實(shí)現(xiàn)這些能力，中職學(xué)校要組織檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于新任檔案員工作的教師要進(jìn)行崗位培訓(xùn)，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內(nèi)容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學(xué)校應(yīng)建設(shè)健全高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案信息化管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

第7篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

一、數(shù)字化檔案概述

數(shù)字化檔案，就是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、保護(hù)，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案。數(shù)字化檔案的特征，主要體現(xiàn)在管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化等方面。具體來(lái)說：第一，信息資源數(shù)字化。企業(yè)的檔案不僅有紙質(zhì)檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，包括圖文等全部?jī)?nèi)容。第二，檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息能通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系，不受時(shí)空限制進(jìn)行利用。第三，檔案管理自動(dòng)化。數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個(gè)模塊工作都在既定標(biāo)準(zhǔn)下運(yùn)行。第四，信息資源共享。與傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案的信息可以同時(shí)供多個(gè)用戶查閱，資源共享效率大大提升。

二、國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和人工智能日益發(fā)展的今天，國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業(yè)管理的各個(gè)領(lǐng)域，例如辦公業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國(guó)有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作也取得了一定成績(jī)，信息化和網(wǎng)絡(luò)化成了檔案建設(shè)的主流。然而，我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理與國(guó)際優(yōu)秀企業(yè)檔案管理水平相比，普遍缺乏生機(jī)與活力，檔案數(shù)字化建設(shè)工作相對(duì)滯后。主要表現(xiàn)在：

（一）軟硬件設(shè)施更新緩慢盡管許多國(guó)有企業(yè)尤其是大型國(guó)有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步伐較快，但總體來(lái)看國(guó)有企業(yè)檔案室的設(shè)備更新緩慢、設(shè)備陳舊，大多只能滿足企業(yè)的日常檔案管理工作，難以滿足數(shù)字化發(fā)展的要求。例如，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要配置各種型號(hào)的掃描儀、信息管理系統(tǒng)服務(wù)器、電子資料備份設(shè)備等，原有的陳舊的、滿足不了新時(shí)代要求的設(shè)備都需要更新。而在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)中，一些國(guó)有企業(yè)軟硬件設(shè)備更新緩慢，投資力度不夠，導(dǎo)致不能滿足數(shù)字化檔案建設(shè)的要求。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)難度大數(shù)字化檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，需要高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，技術(shù)密集，面臨著許多技術(shù)問題。例如，一些數(shù)字化產(chǎn)品兼容性較差，短期內(nèi)就會(huì)被淘汰，容易導(dǎo)致數(shù)字信息在新的硬件設(shè)備和軟件中難以讀出，技術(shù)過時(shí)問題不容忽視；檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)難確立，國(guó)有企業(yè)如何全面實(shí)現(xiàn)信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質(zhì)量，直接影響著檔案數(shù)據(jù)的保存期限和使用安全。以上這些技術(shù)問題，直接影響著國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

（三）存在較大的安全隱患數(shù)字化檔案離不開計(jì)算機(jī)、軟件和互聯(lián)網(wǎng)，離開了數(shù)字化設(shè)備檔案就不能存在，所以數(shù)字化檔案穩(wěn)定性較差。在技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代頻率加快的今天，數(shù)字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風(fēng)險(xiǎn)日漸加大；加之?dāng)?shù)字化檔案具有容易被更改、被復(fù)制等特征，國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數(shù)字化檔案在任何狀態(tài)下都能處于安全狀態(tài)非常重要。

（四）業(yè)務(wù)問題不容忽視傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，因而國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作中必然面臨一系列的業(yè)務(wù)問題，這些業(yè)務(wù)問題如果處理不好，也會(huì)影響國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利推進(jìn)。首先，原始檔案的鑒定工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前，要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，以明確數(shù)字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過程中，標(biāo)準(zhǔn)不一，人為造成了檔案數(shù)據(jù)的不完整。例如，有的國(guó)有企業(yè)在界定數(shù)字化掃描范圍時(shí)，只掃描正本，而對(duì)定稿、草稿等資料不進(jìn)行掃描；有的國(guó)有企業(yè)由于檔案沒有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問題。盡管國(guó)家檔案局推出了立卷改革，精簡(jiǎn)了檔案整理流程，但國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時(shí)不進(jìn)行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數(shù)字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個(gè)頗具爭(zhēng)議的問題。

（五）檔案數(shù)字化人才缺乏數(shù)字化檔案建設(shè)需要高層次人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一支既懂檔案管理，又精通信息技術(shù)的人才隊(duì)伍，是國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的瓶頸問題之一。一些國(guó)有企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于人手緊張、精通業(yè)務(wù)的人才缺乏，往往依靠一些有資質(zhì)的檔案掃描公司開展數(shù)字化檔案工作；一些國(guó)有企業(yè)經(jīng)費(fèi)不足，人員編制受限，沒有能力培養(yǎng)或引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才?？傊瑥?fù)合型人才的缺乏是很多國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中的瓶頸問題。

三、國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的建議與對(duì)策

針對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題，提出以下建議對(duì)策。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加經(jīng)費(fèi)保障國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)關(guān)系到企業(yè)各個(gè)方面的工作，需要在組織結(jié)構(gòu)、人員隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)保障、部門協(xié)調(diào)等方面獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持?？梢哉f，領(lǐng)導(dǎo)的支持的檔案數(shù)字化建設(shè)的首要條件，離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)只有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的必要性，才能在組織和經(jīng)費(fèi)方面給予足夠的保障，把檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入到企業(yè)管理常規(guī)任務(wù)中，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。例如，在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，前期工作量較大、時(shí)間緊迫，在數(shù)據(jù)加工時(shí)可由領(lǐng)導(dǎo)出面，聘請(qǐng)臨時(shí)工作人員幫助完成任務(wù)；數(shù)字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設(shè)置不科學(xué)，經(jīng)費(fèi)短缺，同樣應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)反映，及時(shí)解決存在問題。針對(duì)軟硬件設(shè)施更新緩慢的問題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)逐漸加大經(jīng)費(fèi)投入力度，為企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)投入必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。檔案事業(yè)是國(guó)有企業(yè)的基礎(chǔ)事業(yè)，檔案數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)工作，因此國(guó)有企業(yè)要加大檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，在企業(yè)預(yù)算中固定單列經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，并盡可能逐漸增加經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)支出落到實(shí)處，

（二）加快人才培養(yǎng)步伐，引進(jìn)新技術(shù)國(guó)有企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，普遍存在復(fù)合型人才缺乏的問題和多方面的技術(shù)問題，為了解決好這兩個(gè)問題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在加快人才培養(yǎng)步伐的同時(shí)，適當(dāng)引入新技術(shù)。國(guó)有企業(yè)檔案管理員一般都存在年齡結(jié)構(gòu)不合理、計(jì)算機(jī)操作能力不高、習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理等問題，針對(duì)這些問題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)花大力氣培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提升管理員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，通過公開招聘等方式，吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，充實(shí)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)人才隊(duì)伍。新技術(shù)引進(jìn)方面，國(guó)有企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)制度積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引入先進(jìn)的檔案管理軟件和系統(tǒng)，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，提高國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（三）積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全問題首先，要增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任心，強(qiáng)化安全意識(shí)。數(shù)字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會(huì)損壞檔案，自然因素也會(huì)損壞其數(shù)據(jù)。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過程中，要具有安全意識(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作制度進(jìn)行操作，避免檔案的損害和數(shù)據(jù)的篡改、復(fù)制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國(guó)有企業(yè)的數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案都有備份，各有兩套進(jìn)行存檔，而且紙質(zhì)檔案和電子檔案都要長(zhǎng)期保存。最后，推行數(shù)字檔案異地存儲(chǔ)方式。為了避免數(shù)字檔案在某個(gè)地方損壞后就徹底丟失的安全風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理可以采取國(guó)家檔案館的做法，建立異地備份庫(kù)，對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態(tài)。

第8篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

1. 檔案數(shù)字化管理的必要性和優(yōu)點(diǎn)

1.1新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理模式因?yàn)榇嬖谥恍┍锥耍呀?jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。傳統(tǒng)社會(huì)下的檔案管理的缺點(diǎn)，首先是管理任務(wù)的繁重，因?yàn)閷?duì)于數(shù)以百計(jì)，數(shù)以萬(wàn)計(jì)的數(shù)據(jù)資料都是要用紙質(zhì)文本存留下來(lái)，當(dāng)然就需要大量的檔案人員進(jìn)行謄寫、整理、校對(duì)等工作，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且對(duì)于人力資源也是極大的浪費(fèi)。此外對(duì)于一些重要的文案的保存也是個(gè)問題，尤其是一些歷史性的資料，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，難免會(huì)損壞，這樣對(duì)于歷史研究和人文研究都是個(gè)很大的損失。試想大量的文獻(xiàn)都被存儲(chǔ)下來(lái)，這樣對(duì)于后期的查找也是個(gè)問題，如果需要某種資料的話，需要一點(diǎn)一點(diǎn)的翻閱，查找文獻(xiàn)的年份，存儲(chǔ)地點(diǎn)等等，這樣的檢索對(duì)于利用者的時(shí)間也是極大的浪費(fèi)。

1.2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)。檔案的數(shù)字化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式有很多優(yōu)點(diǎn)。第一點(diǎn)，檔案的數(shù)字化管理提高了經(jīng)濟(jì)效益，傳統(tǒng)的管理模式需要大量的檔案人員，存儲(chǔ)空間等等，而現(xiàn)在直接將檔案存儲(chǔ)在電腦里，就大大的減少了存儲(chǔ)空間的利用，而且也不需要很多檔案人員進(jìn)行謄寫、校對(duì)，這樣也節(jié)省了很多不必要的工作人員開支。第二點(diǎn)，檔案的數(shù)字化管理提供了辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。人們可以足不出戶的進(jìn)行檔案資料的傳送與接受，不同國(guó)家的公司企業(yè)之間也可以通過數(shù)字化的檔案交流，這樣就節(jié)省了很多不必要浪費(fèi)的時(shí)間。第三點(diǎn)，增加了對(duì)檔案的原件保護(hù)，將紙質(zhì)化的檔案換做數(shù)字化的檔案后，保存起來(lái)更加容易，不易損壞。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2.淺析新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1檔案數(shù)字化工作的保密性受到威脅

雖然檔案的數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)的管理模式有很多優(yōu)點(diǎn)，我國(guó)的數(shù)字化管理方面并不是很成熟，因此仍然存在一些本質(zhì)上的問題。首先就是檔案的保密性工作，因?yàn)榇罅康臄?shù)據(jù)都被儲(chǔ)存到網(wǎng)上，而網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)十分復(fù)雜的小社會(huì)，比如一些黑客的介入和電腦病毒的傳播，都可能導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，更別提這些數(shù)據(jù)了，而且這些數(shù)字化的檔案往往都沒有紙質(zhì)檔案作備份，因此，如果遭到侵襲的話，后果是不堪設(shè)想的。比如在網(wǎng)上很容易查找到一個(gè)人出生年月，進(jìn)而得到其身份證號(hào)碼，這樣的話，個(gè)人隱私就很容易泄露了，這樣哪還有什么個(gè)人隱私而言。長(zhǎng)此以往，人們對(duì)檔案的數(shù)字化管理的信譽(yù)度也會(huì)慢慢降低。此外還存在著一些網(wǎng)絡(luò)上的黑色交易，出于對(duì)金錢的崇拜，個(gè)別人員違背個(gè)人原則，而出賣重要的資料，從而對(duì)企業(yè)或是單位造成了很嚴(yán)重的后果。

2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

除了檔案的秘密性工作之外，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也需要提高。一方面他們的技術(shù)水平需要提高，有時(shí)遇到一些很基本的電腦操作問題，就可能會(huì)被難住，不知道怎么操作。還有他們搜集信息，處理信息的能力也需要提高，因?yàn)樵谔幚頇n案之類的工作時(shí)，需要對(duì)很多資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類的整理。如果搜集信息的能力差的話，就會(huì)影響到整體的工作效率。綜上述，檔案人員存在的本質(zhì)問題就是實(shí)際操作技能的欠缺和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的不足。當(dāng)然這與他們接受的教育模式脫不了干系，傳統(tǒng)意義上的教育，過多的強(qiáng)調(diào)了書本上的知識(shí)，而忽略了實(shí)際技能的鍛煉，而這些卻恰恰是當(dāng)代大學(xué)生所缺少的工作技能。另一方面，檔案人員的自身素質(zhì)需要提高，檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機(jī)密，因此作為企業(yè)中的一員，應(yīng)該有責(zé)任為公司的機(jī)密文件做好保密工作，不能出現(xiàn)上述的因?yàn)榻疱X上的利益誘惑，而違背個(gè)人的處事原則，做出出賣重要機(jī)密文件的事。

3.提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

3.1做好檔案的保密性工作

做好檔案的保密工作是檔案數(shù)字化工作的中心，那么針對(duì)上述出現(xiàn)的問題，應(yīng)該采取哪些針對(duì)性措施呢？首先筆者認(rèn)為，檔案人員要對(duì)本公司或單位的文件檔案做好加密工作，開啟防火墻，防止收到網(wǎng)絡(luò)黑客或是病毒的侵害，當(dāng)然這需要一些技術(shù)上的支持。此外，要形成嚴(yán)格有效的監(jiān)督機(jī)制，防止公司或單位內(nèi)部出現(xiàn)泄露公司檔案機(jī)密的事情。此外為了以防萬(wàn)一，公司要為中國(guó)要的檔案做好備份，防治系統(tǒng)癱瘓之類的問題對(duì)檔案的儲(chǔ)備產(chǎn)生不良影響。

3.2提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

除了做好檔案的保密性工作之外，還要提高檔案人員的自身素質(zhì)。首先提高他們的專業(yè)知識(shí)技能，這要求他們?cè)诖髮W(xué)期間，要認(rèn)真學(xué)習(xí)課本上的這部分知識(shí)，除了這些知識(shí)之外，，還要掌握一些基本的計(jì)算機(jī)技能和資料搜集與處理的能力。當(dāng)然專業(yè)知識(shí)技能僅僅是一部分，實(shí)際操作技能的訓(xùn)練也是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，這要求檔案人員要合理安排自己的時(shí)間，針對(duì)性的做些實(shí)踐性的訓(xùn)練。當(dāng)然企業(yè)也可以對(duì)公司的檔案人員進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)，以提高或更新他們的實(shí)踐操作能力。最重要的一個(gè)方面，檔案人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格要求自己，檔案工作涉及到機(jī)密性的問題，因此他們應(yīng)該提高自己的責(zé)任感，在做好檔案處理工作的同時(shí)，也要做好檔案的保密工作，不能受利益的驅(qū)使，而做出違背自己職業(yè)要求的事情。此外企業(yè)或是單位也應(yīng)該做好監(jiān)督工作，包括自上而下的監(jiān)督和自下而上的監(jiān)督工作。

第9篇：檔案數(shù)字化工作要求范文

[關(guān)鍵詞]城建檔案；數(shù)字化

一、新形勢(shì)下城建檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)的問題

（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數(shù)字化信息的程度，是下一步工作的基礎(chǔ)。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數(shù)字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數(shù)字化的著錄工作設(shè)置了很大的障礙，浪費(fèi)了大量的人力物力資源。

（2）有效利用問題。城建檔案全面數(shù)字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設(shè)服務(wù)。隨著工程建筑的大量增加，新形勢(shì)下這個(gè)問題表現(xiàn)得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。

（3）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展為全面數(shù)字化工作提出了新要求。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展城建檔案全面數(shù)字化是新時(shí)期城建檔案管理部門面臨的一個(gè)全新的課題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與發(fā)展不僅給原有的工作帶來(lái)新的影響，而且還將使某些舊的觀念發(fā)生根本性的變化。

二、新形勢(shì)下城建檔案管理全面數(shù)字化的必要性

（1）城建檔案管理全面數(shù)字化是信息時(shí)展的必然走向。信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流，信息產(chǎn)業(yè)正逐漸成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。城建檔案館運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，增加科技含量并結(jié)合本身的優(yōu)勢(shì)，保證工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場(chǎng)條件下，把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來(lái)管理、開發(fā)和經(jīng)營(yíng)，走上科技強(qiáng)檔之路。充分利用現(xiàn)代化的科技設(shè)備和手段，建立檔案信息，方便對(duì)各地用戶隨時(shí)對(duì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，消除時(shí)間、區(qū)域的限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價(jià)值。

（2）城建檔案管理全面數(shù)字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對(duì)于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、保障居民生命財(cái)產(chǎn)安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災(zāi)害，或者遇到煤氣泄漏等應(yīng)急事件后，城建檔案資料的完整可以為實(shí)施營(yíng)救、制定對(duì)策提供重要的參考依據(jù)。鑒于我國(guó)一些地區(qū)自然災(zāi)害發(fā)生頻繁，國(guó)家建設(shè)部提出城建檔案異地備份的思路，即有計(jì)劃地將本地區(qū)的城建檔案進(jìn)行全面數(shù)字化加工以后，與相隔較遠(yuǎn)的另一區(qū)域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對(duì)應(yīng)的是河南省，哈爾濱對(duì)應(yīng)鄭州，齊齊哈爾對(duì)應(yīng)開封，牡丹江對(duì)應(yīng)洛陽(yáng)等。因而，城建檔案全面數(shù)字化勢(shì)在必行。

（3）城建檔案管理全面數(shù)字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案由本冊(cè)式檔案變?yōu)樘N(yùn)藏豐富的現(xiàn)代化信息資料，使檔案內(nèi)容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內(nèi)涵。數(shù)字化技術(shù)已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力，城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)給檔案工作帶來(lái)了無(wú)限的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)城建信息管理提出新的要求。社會(huì)各階層對(duì)城市建設(shè)信息的利用日益頻繁，社會(huì)理念由封閉變?yōu)殚_放，城建檔案的現(xiàn)代數(shù)字化管理可以為各企事業(yè)單位、各機(jī)構(gòu)以及廣大市民最高效率地提供準(zhǔn)確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復(fù)建設(shè)，減少經(jīng)濟(jì)損失。

三、新形勢(shì)下城建檔案管理全面數(shù)字化的實(shí)施策略

（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設(shè)工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進(jìn)，在開展城市規(guī)劃建設(shè)管理的各項(xiàng)活動(dòng)中，應(yīng)將城建檔案管理內(nèi)容納入城市建設(shè)管理序列，把是否具備完整的技術(shù)檔案資料、檔案管理部門是否驗(yàn)收合格，作為能否進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關(guān)。另外，還要及時(shí)對(duì)采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動(dòng)化的電子掃瞄等方法，進(jìn)行輸入、校對(duì)、管理，對(duì)能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和實(shí)效性，為檔案管理工作全面轉(zhuǎn)向數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。

（2）資金上投入。資金是加強(qiáng)城建檔案管理的基本保障，在具體運(yùn)作過程中，財(cái)政部門要充分考慮新形勢(shì)下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，不斷更新現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案的數(shù)字化提供硬件上的保障。同時(shí)，要避免長(zhǎng)期一成不變，應(yīng)該建立年度遞增機(jī)制，隨著政府財(cái)政收入的增長(zhǎng)和城建檔案管理的實(shí)際要求，每年遞增財(cái)政投入，確保設(shè)備的更新與時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展同步。當(dāng)然，也要提高資金的使用效率和效益，避免出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置等問題。