檔案管理規(guī)則精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理規(guī)則主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理規(guī)則范文

經(jīng)過十多年的檔案信息化發(fā)展，我國(guó)主要發(fā)達(dá)地區(qū)對(duì)檔案信息化的提法達(dá)到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現(xiàn)代技術(shù)，出現(xiàn)了不同層次的檔案管理系統(tǒng)(AMIS)，涌現(xiàn)出一批數(shù)字檔案館、電子檔案館，基本實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、控制智能化，逐步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)目錄管理和全文管理?xiàng)l件下的紙質(zhì)、聲像、實(shí)物和電子文件的歸檔，有的還實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現(xiàn)在無法對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行全面、系統(tǒng)地實(shí)時(shí)監(jiān)控和綜合評(píng)價(jià)，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內(nèi)容是否真實(shí)有效，整理是否規(guī)范，歸檔是否及時(shí)，以及各部門的歸檔難度、歸檔數(shù)量等。即便是各個(gè)等級(jí)的檔案目標(biāo)管理考核，也只能對(duì)已歸檔的材料進(jìn)行抽查。顯然，傳統(tǒng)的歸檔模式對(duì)于如何提高歸檔效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件形成與歸檔的過程、時(shí)間和質(zhì)量的實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及建立對(duì)歸檔人員激勵(lì)評(píng)價(jià)的科學(xué)管理機(jī)制，仍缺乏科學(xué)有效的解決方法。

當(dāng)前AMIS基本上是對(duì)已有檔案信息的管理、利用、編研等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，而對(duì)檔案界反映比較強(qiáng)烈的“采全率低、采準(zhǔn)率低、及時(shí)性差(即檔案收集不齊、質(zhì)量不高、期限不準(zhǔn)、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對(duì)不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。

目前，在檔案整理的過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人工干預(yù)或檢查，才能達(dá)到理想的整理效果，也就是說一個(gè)單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個(gè)高素質(zhì)的檔案人員，做到仔細(xì)、認(rèn)真，并且必須非常了解單位的業(yè)務(wù)運(yùn)作。

二、應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)的解決之道

針對(duì)國(guó)內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀，廣東萬(wàn)維博通信息技術(shù)有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(tǒng)(AMIs)產(chǎn)品基礎(chǔ)上，引入人工智能技術(shù)，研發(fā)了一套“基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理平臺(tái)”，該平臺(tái)除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點(diǎn)研究了基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規(guī)劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(Archives Business Rules Database，簡(jiǎn)稱ABR)，同時(shí)也將檔案主管部門與指導(dǎo)部門的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等也整理到ABR，通過強(qiáng)大的推理引擎(RM)，對(duì)已有的檔案信息數(shù)據(jù)(AID)進(jìn)行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，以幫助立檔單位達(dá)到“檔案收集齊、保管期限設(shè)置準(zhǔn)、檔案著錄規(guī)范”的目標(biāo)，同時(shí)也為檔案管理部門建立起智能化的網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)和上崗人員自學(xué)習(xí)系統(tǒng)等。也可通過基于檔案知識(shí)規(guī)則庫(kù)(ABR)和推理引擎(RM)構(gòu)建的檔案信息雷達(dá)自動(dòng)從相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集檔案信息資源?；緦?shí)現(xiàn)以下功能：

1)采用人工智能技術(shù)，建立檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)，利用規(guī)則引擎，貫穿整個(gè)檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質(zhì)量與數(shù)量；

2)構(gòu)建檔案信息雷達(dá)，利用檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)自動(dòng)收集立檔單位的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：

3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實(shí)體正式移交前進(jìn)行相應(yīng)的非現(xiàn)場(chǎng)預(yù)檢查，保證檔案接收質(zhì)量并減少后續(xù)的著錄量與數(shù)字化加工量：

4)建立新型的檔案監(jiān)督指導(dǎo)管理體系與績(jī)效考核體系，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程考核。

5)建立新型的檔案自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，提供檔案上崗人員接受培訓(xùn)的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識(shí)的快捷方法等。

三、主要研究?jī)?nèi)容

1、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)的建立與管理

與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，稱為業(yè)務(wù)規(guī)則(Business Rules，簡(jiǎn)稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。

每個(gè)立檔單位都有不同的規(guī)則，每個(gè)資深的檔案從業(yè)人員都有不同的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在檔案指導(dǎo)的過程中可能也會(huì)定期加入相關(guān)規(guī)則，規(guī)則在不斷地更新。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)分為三類，是將檔案各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)分門別類融合。

1)針對(duì)外部的業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)：以《檔案法》為主的相關(guān)法律、法規(guī)和制度等；

2)針對(duì)結(jié)構(gòu)化的內(nèi)部規(guī)則庫(kù)：對(duì)綜合檔案以立檔單位為基礎(chǔ)的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對(duì)工程檔案以工程性質(zhì)為基礎(chǔ)的《建設(shè)工程峻工檔案歸檔范圍》：

3)針對(duì)非正式的內(nèi)部規(guī)則庫(kù)：檔案指導(dǎo)長(zhǎng)期實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，單位經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案從業(yè)人員的知識(shí)總結(jié)等。

2、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)在檔案軌跡的各個(gè)環(huán)節(jié)的用處

通過完善的業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)(BRMS)將相關(guān)的檔案規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)。

BRMS是系統(tǒng)服務(wù)堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(kù)(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)建設(shè)完成后，在檔案軌跡的各個(gè)環(huán)節(jié)可以開始發(fā)揮作用。

可對(duì)各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項(xiàng)目、案卷、卷內(nèi)等)自動(dòng)分析，提高決策水平，推理得出相關(guān)結(jié)論：

檔案著錄是否規(guī)范?

檔案收集范圍是否齊全?

保管期限定義是否準(zhǔn)確?如數(shù)據(jù)符合要求，可以搬檔案實(shí)體過來或下去檢查等，并衍生出相應(yīng)的人工智能子系統(tǒng)：

1)檔案接收即時(shí)檢查系統(tǒng)

接收檔案范圍確定后，系統(tǒng)可即時(shí)根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識(shí)規(guī)則推理引擎(RM)，對(duì)錄入或?qū)氲臋n案信息進(jìn)行檢查，系統(tǒng)自動(dòng)提出整改意見或驗(yàn)收意見。

2)檔案著錄規(guī)范檢查系統(tǒng)

根據(jù)已存在的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)對(duì)責(zé)任者、題名、保管期限等自動(dòng)進(jìn)行檢查。

3)網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)

檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術(shù)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)，自動(dòng)監(jiān)督各立檔單位的檔案整理情況，發(fā)現(xiàn)問題自動(dòng)提醒，并及時(shí)反饋，信息轉(zhuǎn)入Workflow，檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員根據(jù)實(shí)際情況作出處理。

它利用人工智能的原理，借助計(jì)算機(jī)模擬人類的思維過程，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的重點(diǎn)檢查與監(jiān)督指導(dǎo)。其目的就在于：提高監(jiān)督指導(dǎo)效率，降低監(jiān)督指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而保證檔案收集入庫(kù)的質(zhì)量。

4)立檔單位績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)

績(jī)效評(píng)測(cè)內(nèi)容與目標(biāo)建立后，系統(tǒng)可定期根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)對(duì)各立檔單位的檔案信息(AID)進(jìn)行評(píng)測(cè)，通過知識(shí)規(guī)則推理引擎(RM)，自動(dòng)生成績(jī)效預(yù)評(píng)估報(bào)告，經(jīng)過Workflow流轉(zhuǎn)后產(chǎn)生最終的評(píng)估報(bào)告。

第2篇：檔案管理規(guī)則范文

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 檔案信息化 問題 解決對(duì)策

前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對(duì)于每一個(gè)單位來講都十分重要的。尤其是事業(yè)單位，作為我國(guó)的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，具有尤為重要的保存價(jià)值。因此，如何做好事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，早已成為時(shí)下每一個(gè)事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及解決對(duì)策進(jìn)行粗淺的探討，以期為事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。

1. 事業(yè)單位在檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。

1.2在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度

現(xiàn)今社會(huì)，很少有人會(huì)在一個(gè)崗位上一直持續(xù)下去直至退休。尤其是事業(yè)單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發(fā)性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發(fā)性事件，都對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了極大的影響。同時(shí)，由于目前絕大多數(shù)的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續(xù)，以至于檔案管理人員在進(jìn)行離職工作交接時(shí)，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業(yè)單位造成了極大損失。

1.3事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個(gè)重要步驟，雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)越來越破普及，但是多數(shù)機(jī)密、重要的檔案信息，事業(yè)單位還應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行管理備案。然而目前，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)后，針對(duì)機(jī)密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發(fā)揮檔案信息的最大利用價(jià)值，極大的遏制了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.4事業(yè)單位缺少高科技管理和保護(hù)檔案的意識(shí)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位原有的檔案管理方式和管理設(shè)備，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)展。然而目前我國(guó)絕大多數(shù)的事業(yè)單位，還是沒有認(rèn)識(shí)到這一問題的嚴(yán)重性。以至于在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息管理，無法及時(shí)的更新，或者是更新速度緩慢。同時(shí)，也沒有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，工作的實(shí)際需求，引進(jìn)高科技設(shè)備進(jìn)行檔案的管理與修復(fù)，對(duì)檔案的信息的保護(hù)意識(shí)仍很薄弱。

2. 完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)解決對(duì)策

2.1強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘尤為重要。首先，事業(yè)單位應(yīng)該定期安排現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)技能知識(shí)，并使其認(rèn)識(shí)到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對(duì)外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進(jìn)新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識(shí)，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。

2.2 做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴(yán)格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當(dāng)一個(gè)事業(yè)單位的工作人員因?yàn)橐恍┰蛐枰x開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯(lián)系方式，方便原單位在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)聯(lián)系。同時(shí)，最好交接工作的書面?zhèn)渥?，以此區(qū)分工作責(zé)任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

由于事業(yè)單位每天都會(huì)有新的變動(dòng)，所以事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時(shí)的跟上信息變動(dòng)腳步，及時(shí)的收集新的檔案信息，不斷充實(shí)檔案信息庫(kù)，完善檔案信息庫(kù)。同時(shí)，根本事業(yè)單位的實(shí)際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進(jìn)的設(shè)備來管理檔案，為進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因?yàn)椋魏我豁?xiàng)管理工作，都離不開相應(yīng)的規(guī)章制度。所以，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財(cái)力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，本文筆者就事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)行粗淺的探討，使我們更加清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案信息作為事業(yè)單位進(jìn)行決策、分析的重要依據(jù)，在構(gòu)建社會(huì)主義中占據(jù)著十分重要的地位。因此，如何進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)真正落實(shí)到事業(yè)單位的日常章程中，早已目前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李萍，胡曉艷.對(duì)事業(yè)單位“流動(dòng)編”人員人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外. 2008（06）.

[2] 孫艷平.論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)[J]. 科技咨詢導(dǎo)報(bào). 2007（21）.

[3] 吳啟瑞.人事檔案管理創(chuàng)新要與事業(yè)單位改革同步實(shí)施[J]. 太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2006（04）.

第3篇：檔案管理規(guī)則范文

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理 信息化水平

高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進(jìn)行教育管理的一個(gè)重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學(xué)科研管理等活動(dòng)，直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時(shí)代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現(xiàn)代化，它們的觀念落后于時(shí)代的發(fā)展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個(gè)重要組成部分，檔案管理的工作需要與時(shí)代并進(jìn)。許多學(xué)校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關(guān)輕重，并不需要在上面花費(fèi)人力物力。這是由于這些高職院校對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知還不夠徹底，對(duì)于檔案管理工作缺少系統(tǒng)認(rèn)知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業(yè)檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會(huì)上招聘的臨時(shí)工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)，重視度不高。

作為一種服務(wù)于教學(xué)管理活動(dòng)、輔助教學(xué)管理活動(dòng)的工作，檔案管理由于在學(xué)校的發(fā)展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認(rèn)為購(gòu)入幾臺(tái)電子設(shè)備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點(diǎn)微薄的投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化必須要求整個(gè)學(xué)校的管理活動(dòng)，例如教學(xué)、科研等，全都進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養(yǎng)

由于高職院校的大多數(shù)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，他們?nèi)鄙贆n案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案的歸檔分類不準(zhǔn)確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續(xù)不完備等情況。

二、實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)認(rèn)知。

要不斷學(xué)習(xí)，提高認(rèn)知水平，不斷提高學(xué)校的教育管理能力水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學(xué)校檔案管理工作方面的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的信息化放在一個(gè)重要的位置，不斷強(qiáng)化下級(jí)工作人員對(duì)檔案管理工作信息化的認(rèn)識(shí)，使得檔案管理工作的信息化有計(jì)劃、有步驟、有階段地進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)檔案資料的二次開發(fā)、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)該不斷開發(fā)促進(jìn)檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展服務(wù)功能。

（二）對(duì)檔案資源實(shí)行整合，形成固定標(biāo)準(zhǔn)。

建立檔案管理的信息化需要一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，則難以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。目前，大多數(shù)高職院校采用合辦院校、聯(lián)合發(fā)展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)五花八門。因?yàn)槿狈y(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，造成對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的建立，在原有資源的情況下進(jìn)一步進(jìn)行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養(yǎng)。

對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業(yè)知識(shí)，還需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，擁有計(jì)算機(jī)、信息數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)儲(chǔ)備。要在現(xiàn)有的檔案管理人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)目前檔案管理工作的信息化的要求，加強(qiáng)物力人力投入，配備相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備與技術(shù)指導(dǎo)人員，以完備的技術(shù)隊(duì)伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進(jìn)程。

（四）增加對(duì)檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)需要配備大量的現(xiàn)代技術(shù)硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和技術(shù)人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)時(shí)期、長(zhǎng)投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對(duì)檔案管理工作進(jìn)行長(zhǎng)期的、持續(xù)的、龐大的人力、物力投入。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個(gè)從建成到發(fā)展至今的歷史進(jìn)程，反映出高職學(xué)校教學(xué)、科研成果方面的成就。檔案可以真實(shí)全面地還原學(xué)校發(fā)展的歷史原貌。檔案管理工作是對(duì)高職院校進(jìn)行教育質(zhì)量和管理水平評(píng)價(jià)和估量的一項(xiàng)十分重要的根據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)真實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

第4篇：檔案管理規(guī)則范文

一、當(dāng)前檔案管理信息化改革的趨勢(shì)

（一）信息的多樣化。對(duì)于多數(shù)檔案而言，往往包含多個(gè)類別，而且也關(guān)系到企業(yè)或者學(xué)校內(nèi)部的關(guān)鍵信息，所以整體表現(xiàn)出復(fù)雜性，且信息內(nèi)容多元化的趨勢(shì)，對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理的方向不但需要分析當(dāng)下企業(yè)改革的方向，同時(shí)需要注重針對(duì)一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)以及材料的科學(xué)嚴(yán)格管控。

（二）內(nèi)容的隱秘性。對(duì)于很多檔案信息而言，往往涉及到企業(yè)內(nèi)部的信息、員工信息或者其他關(guān)鍵性的信息，而這些信息也與企業(yè)將來的進(jìn)步與改革息息相關(guān)，所以對(duì)于檔案內(nèi)容表現(xiàn)而言，更體現(xiàn)出明顯的隱蔽性，即很多檔案內(nèi)容都是十分重要的，所以需要進(jìn)行加密和屏蔽，以免關(guān)鍵信息泄露，導(dǎo)致企業(yè)蒙受不必要的損失。

（三）信息的實(shí)時(shí)性。由于信息化時(shí)代背景的影響，多數(shù)企業(yè)檔案管理的信息是通過相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查或者分析取得的實(shí)時(shí)信息，所以信息本身具備時(shí)效性，而且信息也會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生價(jià)值的變化，即如價(jià)值的累積與發(fā)掘，所以對(duì)于檔案管理信息化改革而言，應(yīng)當(dāng)更加重視信息的實(shí)時(shí)性，同時(shí)強(qiáng)化檔案的信息管理。

二、當(dāng)下檔案管理信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變存在的問題

（一）缺乏管理關(guān)注度。對(duì)于多數(shù)檔案管理者而言，主要的問題體現(xiàn)在對(duì)于檔案資料的關(guān)注度不足，特別是無法了解管理流程的價(jià)值，而且檔案管理過程中為了避免出現(xiàn)問題，一昧妥協(xié)，從而導(dǎo)致管理工作無法達(dá)到具體的效果，而且對(duì)于信息化檔案數(shù)據(jù)管理缺乏精細(xì)化，這也導(dǎo)致很多企業(yè)與原先檔案管理服務(wù)效果不佳的問題，無法發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

（二）缺少明確的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案信息化管理而言，往往需要相應(yīng)的管理規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)。特別是在當(dāng)前時(shí)代背景下，檔案信息化管理往往需要依賴于專業(yè)的管理軟件才能實(shí)現(xiàn)，但是軟件最終需要相應(yīng)的硬件設(shè)備進(jìn)行支持，而不同的企業(yè)或者學(xué)校，硬件設(shè)備也存在相應(yīng)的差異性，所以需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果檔案管理設(shè)備之間存在兼容、通用等方面的差異性，很難保證檔案信息資源的共享與傳輸，也很難保證檔案信息的一致性與科學(xué)性。此外，還有一些企業(yè)或者高校在檔案日常維護(hù)管理過程中，往往只是調(diào)整檔案的目錄信息，這也導(dǎo)致調(diào)用檔案過程中檔案目錄與內(nèi)容不一致，只能逐字逐句查詢方能找到需要的信息，這也是檔案信息化管理存在的弊端。

（三）未能普及信息化。數(shù)字信息化已經(jīng)是檔案管理的主流方向，特別是對(duì)于高校地區(qū)而言，檔案信息化、無紙化管理已經(jīng)逐步普及，而且在一些企業(yè)或者高校內(nèi)部，也已將電腦作為檔案信息化的重要工具，但是管理單純是調(diào)用了電腦的計(jì)算與儲(chǔ)存功能，對(duì)于電腦的分析、修改以及網(wǎng)絡(luò)共享功能往往缺少關(guān)注，這也是因?yàn)槎鄶?shù)檔案信息改革者在管理過程中未能重視檔案專用管理軟件的研發(fā)，導(dǎo)致當(dāng)下檔案管理融入的數(shù)字信息化技術(shù)僅僅是一種表面現(xiàn)象，技術(shù)普及還需要較長(zhǎng)的周期。

三、信息化背景下檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變策略

（一）強(qiáng)化檔案信息化管理的宣傳。要保證企業(yè)或者高校內(nèi)部檔案管理的效果，則需要優(yōu)先在其內(nèi)部加大對(duì)檔案管理信息化改革的宣傳，而且需要根據(jù)時(shí)代特征開展。如通過宣傳講座、檔案信息化管理培訓(xùn)等多種方式讓管理人員在提升自身工作水平的同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)于檔案信息化管理的關(guān)注，從而保證檔案信息化管理宣傳深入人心。同時(shí)對(duì)于企業(yè)和高校自身，也需要落實(shí)推進(jìn)檔案信息化管理改革的措施，如投入更多的資金引入更多檔案管理專業(yè)設(shè)備、軟件等，為檔案信息化管理改革奠定一定基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化技術(shù)改革、創(chuàng)新及引入。要保證檔案信息化管理能夠落到實(shí)處，則應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化當(dāng)代檔案信息管理技術(shù)的改革、引入及創(chuàng)新，特別是針對(duì)性引入一些滿足時(shí)代背景技術(shù)，為檔案管理工作效果以及效率提升奠定基?A。而且回顧以往檔案管理方法，主要是以紙張作為檔案記錄憑據(jù)，通過手寫登記等方式進(jìn)行管理，無論在管理效果以及管理速度方面都無法滿足當(dāng)代多數(shù)企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，而且隨著數(shù)據(jù)量的增大，檔案管理往往缺少?gòu)V闊的覆蓋面。而當(dāng)下管理改革則可以從引入大數(shù)據(jù)分析管理入手，即管理過程獲取龐大的數(shù)據(jù)流，從而組建一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，而分析挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)，方能獲取有用的管理信息。此外，要保證檔案管理與傳輸?shù)男Ч?，則可以利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)作為媒介，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸與共享，同時(shí)能夠?qū)τ跈n案本身有誤信息進(jìn)行及時(shí)糾正，能夠保證管理的科學(xué)性與有效性。

（三）構(gòu)建科學(xué)的管理體系與標(biāo)準(zhǔn)。就目前大部分院?；蛘咂髽I(yè)而言，要保證檔案管理的信息化改革從而最大程度體現(xiàn)其服務(wù)職能，則需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體系以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行界定，而通過明確的規(guī)則與管理方式，則可以保證管理流程的合理性，而且需要對(duì)于一些關(guān)鍵性檔案進(jìn)行加密管理，從而避免因?yàn)闄n案管理疏漏或者電腦中毒問題，而導(dǎo)致檔案信息的泄露。此外，管理過程中還應(yīng)當(dāng)明確管理流程以及標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作能夠按照規(guī)定進(jìn)行，從而最大程度保證檔案管理的科學(xué)性與高效性。

（四）強(qiáng)化多元化檔案管理服務(wù)。對(duì)于檔案管理工作而言，往往是屬于院?；蛘咂髽I(yè)本身的行政管理工作范疇，而且檔案本身包含的對(duì)象并不是單一的，因而對(duì)于院?；蛘咂髽I(yè)的檔案信息化管理工作而言，則需要優(yōu)先強(qiáng)化多元化的理念，而具體的管理方向可以包含以下幾點(diǎn)：1.促進(jìn)高校加快自身科研技術(shù)，從而為管理改革帶來重要的意義。2.對(duì)于高校和企業(yè)而言，電子檔案本身也是內(nèi)部各類評(píng)估流程的關(guān)鍵參考，而且根據(jù)相關(guān)的檔案信息或者數(shù)據(jù)開展評(píng)估，則有利于企業(yè)或者高校轉(zhuǎn)變自身需求。3.保證信息的價(jià)值，對(duì)于多數(shù)檔案信息而言，往往具有時(shí)效價(jià)值，而通過信息化手段，則可以實(shí)時(shí)更新檔案信息，從而保證信息的實(shí)時(shí)性，同時(shí)可以及時(shí)更新檔案信息，保證信息價(jià)值不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的流逝而降低，甚至失去，而且通過信息化途徑獲取的信息比較廣闊，對(duì)于檔案信息的完整化展示也將帶來關(guān)鍵性的作用。

第5篇：檔案管理規(guī)則范文

>> “三無”船舶的危害及安全管理建議 《防止船舶垃圾污染規(guī)則》相關(guān)問題研究 從船舶實(shí)際和中國(guó)船員特點(diǎn)闡述新的船舶垃圾管理模式 ISM規(guī)則的實(shí)施對(duì)船舶消防的影響及其對(duì)策 安檢新規(guī)則實(shí)施后船舶安檢面臨的問題和對(duì)策 論我國(guó)建筑垃圾管理中存在的問題及建議 城市建筑垃圾管理現(xiàn)狀及建議 船舶碰撞燈浮的原因淺析及對(duì)策建議 按照《MARPOL 73/78公約》附則Ⅴ2011年修正案船舶垃圾的管理實(shí)務(wù) 城市生活垃圾及處理的幾點(diǎn)建議 論協(xié)調(diào)WTO規(guī)則的船舶壓載水管理立法 ISM規(guī)則實(shí)施中存在的問題及解決對(duì)策 國(guó)外實(shí)施植物新品種保護(hù)的管理規(guī)則及對(duì)我國(guó)的借鑒 GSP實(shí)施中的問題及建議 杭州垃圾分類調(diào)查及建議 淺談建筑垃圾現(xiàn)狀分析及建議 關(guān)于防治內(nèi)河船舶垃圾污染設(shè)施的檢查 資產(chǎn)評(píng)估的項(xiàng)目化管理思想與意義及實(shí)施的對(duì)策建議 長(zhǎng)慶油田分公司實(shí)施全面預(yù)算管理存在的問題及建議 實(shí)施農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼檔案管理的重要性及幾點(diǎn)建議 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：

[2]

[3] ]孫志輝.重視海洋經(jīng)略海洋.人民日?qǐng)?bào)海外版，2008

[4]江彥橋.海洋船舶防污染技術(shù).上海：上海交通大學(xué)出版社 .2000

[5]

[6]潘曉峰.《MARPOL73/78公約》附則IV實(shí)施對(duì)策.水運(yùn)管理，2009.12：31-33

[7]張彤斌，李國(guó)凱，于慶昌等.常用國(guó)際海事公約研究和應(yīng)用.大連：大連海事大學(xué)出版社.2006

第6篇：檔案管理規(guī)則范文

關(guān)鍵詞:道路運(yùn)輸;檔案管理;特點(diǎn);問題;措施

一、道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理的意義

道路運(yùn)輸管理部門主要是管理車輛運(yùn)營(yíng),是有效的車輛運(yùn)營(yíng)管理機(jī)構(gòu),其工作中的重點(diǎn)就是要進(jìn)行道路運(yùn)輸營(yíng)運(yùn)車輛檔案管理,它是一項(xiàng)重要的系統(tǒng)性的工作。

如今的道路運(yùn)輸?shù)墓芾砺毮苷谵D(zhuǎn)變,管理方式不僅要合理利用國(guó)家的章程規(guī)范,還要利用經(jīng)濟(jì)、行政、法律等條件,只要是交通運(yùn)輸過程中的所有對(duì)象,都要一一進(jìn)行管理。道路運(yùn)輸行業(yè)是特殊行業(yè),其交通運(yùn)輸安全會(huì)直接關(guān)系到老百姓的人身安全和經(jīng)濟(jì)利益。因此,重視道理運(yùn)輸行業(yè)檔案管理是十分重要的。

二、道路運(yùn)輸檔案的特點(diǎn)

道路運(yùn)輸檔案除了擁有一般檔案的特點(diǎn)之外,還有專業(yè)性的特點(diǎn),主要有以下幾種表現(xiàn)方式。

(一)內(nèi)容較多。交通道路管理部門所具有的特點(diǎn)和性質(zhì)決定了其檔案管理的這一特征。該部門的主要工作職責(zé)是落實(shí)國(guó)家制定的道路管理規(guī)范的實(shí)施;做好運(yùn)輸和旅客接送的管理工作;依照國(guó)家分配的權(quán)限,審批有關(guān)公路貨物運(yùn)輸和其他運(yùn)輸管理;完成指任務(wù);征收有關(guān)的道路運(yùn)輸管理費(fèi)用;做好檢查工作,對(duì)一切違反交通法規(guī)的行為依法處理;做好對(duì)道路運(yùn)輸企業(yè)的分類指導(dǎo)及行業(yè)文明創(chuàng)建工作。

道路運(yùn)輸管理部門在實(shí)行檔案管理時(shí),肯定會(huì)出現(xiàn)有關(guān)運(yùn)輸對(duì)象的資料,因此形成了獨(dú)有的交通運(yùn)輸檔案。道路運(yùn)輸檔案主要包括:道路運(yùn)輸文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、道聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等。

(二)重復(fù)連續(xù)性。所謂重復(fù)性,隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展,都有不同程度上的車輛換代、班次重組、更新線路等,有關(guān)的檔案材料也要隨之變化,所以說,道路運(yùn)輸檔案的形成是依據(jù)客觀存在的事實(shí)。所謂連續(xù)性,是指道路交通運(yùn)輸?shù)臋n案不是一次性形成的,它是不斷的增加的新現(xiàn)象而累計(jì)起來的,如:當(dāng)年已被立案而未結(jié)案的行政處罰案件。

道路運(yùn)輸檔案是重要的交通運(yùn)輸情況記錄,它主要反應(yīng)的是我國(guó)交通運(yùn)輸?shù)木唧w狀況,還有管理部門的工作效率,檔案中的每一個(gè)數(shù)字都明確的記錄著交通運(yùn)輸情況,是一份證明,也是對(duì)歷史工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),并帶領(lǐng)管理部門制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和決策。

三、當(dāng)前道路運(yùn)輸管理行業(yè)檔案工作存在的問題

我國(guó)交通運(yùn)輸管理部門有很多職工對(duì)運(yùn)輸管理行業(yè)檔案工作還不夠重視,沒有把運(yùn)輸管理行業(yè)檔案工作看成是運(yùn)輸管理工作重要的組成部分。

運(yùn)管部門的檔案管理不集中,在管理工作中形成的公路運(yùn)輸檔案分別存放在不同的科室,管理零亂,各部門之間的協(xié)作能力不強(qiáng),無法形成一個(gè)整體系統(tǒng)的交通運(yùn)輸檔案管理,使道路運(yùn)輸管理行業(yè)檔案的開發(fā)利用成效甚微。

現(xiàn)今的道路運(yùn)輸管理行業(yè)檔案系統(tǒng)軟件比較落后,管理方式和服務(wù)系統(tǒng)都很單一,沒有達(dá)到系統(tǒng)化,車輛檔案管理系統(tǒng)僅僅限于車輛建檔、過戶、停報(bào)等簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)操作,用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)配合稽查、統(tǒng)計(jì)、宏觀管理更是沒有出現(xiàn)。尤其是貨運(yùn)信息檔案系統(tǒng)很不完善,致使貨運(yùn)信息無法達(dá)到共享,車輛空駛率較高,造成了人、車、物的綜合浪費(fèi)。

四、搞好道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的措施

(一)從檔案建設(shè)方面做好管理。要建立和完善檔案管理,首先要對(duì)各管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的分工,道路運(yùn)輸?shù)臋n案管理的過程是不斷變化的,比如,從車輛入戶建檔到報(bào)廢銷檔,檔案資料則在不斷的增多,完善。同時(shí),也要經(jīng)過營(yíng)運(yùn)業(yè)戶、維修企業(yè)、檢測(cè)企業(yè)、管理部門多個(gè)管理環(huán)節(jié)。因此,建立完善的道路運(yùn)輸檔案管理制度要明確各部門的分工和責(zé)任,明確管理規(guī)則,才能保證及時(shí)準(zhǔn)確地收集、分類、歸檔、清理相關(guān)資料。

加強(qiáng)對(duì)檔案的日常管理是完善道路運(yùn)輸檔案管理的重要部分,要及時(shí)更新相關(guān)的技術(shù)資料并將其入檔,由于道路運(yùn)輸營(yíng)運(yùn)車輛檔案包含的資料比較復(fù)雜,且隨時(shí)都在變化更新,因此,對(duì)檔案的管理要隨時(shí)更新和完善,保證技術(shù)資料的時(shí)效性和延續(xù)性。所以,管理部門工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)車輛技術(shù)檔案中的資料進(jìn)行分類處理:對(duì)車輛照片、技術(shù)參數(shù)表、營(yíng)運(yùn)證和行車證復(fù)印件等資料要求永久保存;對(duì)車輛維護(hù)、檢測(cè)等資料則根據(jù)需要確定保存時(shí)限。

最后,檔案管理人員更新和保持資料是日常生活中的重要部分,還要及時(shí)清理過期資料,撤銷報(bào)廢車、轉(zhuǎn)出車檔案,收集檔案號(hào)資源和儲(chǔ)存空間。

(二)從行政方面加強(qiáng)管理。為了加強(qiáng)道路運(yùn)輸檔案管理,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在全行業(yè)大力宣傳《檔案法》,讓各工作人員充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)行業(yè)檔案管理的重要性,把檔案管理工作納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作和各業(yè)務(wù)部門的工作規(guī)劃中,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。道路運(yùn)輸管理部門要切建立好網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理方式。同時(shí),還要提高工作人員的業(yè)務(wù)水平,抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。對(duì)于檔案管理進(jìn)行完善的統(tǒng)籌規(guī)劃,投放一些資金,希望可以完成信息建設(shè)和人員培訓(xùn)工作,使全行業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作都能達(dá)到要求的檔案管理水平。

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是道路運(yùn)輸業(yè)不斷的發(fā)展,在道路運(yùn)輸行業(yè)中,車輛不斷的更新,道路也隨之?dāng)U展,新科技也紛紛出現(xiàn)。因此,在道路運(yùn)輸檔案管理中,要不斷的收集新的資料,完成信息資源共享,更快的完成科研成果轉(zhuǎn)換,為提高道路運(yùn)輸檔案管理服務(wù)。

總結(jié):綜上所述,道路運(yùn)輸檔案管理是持續(xù)性的工作,要經(jīng)過不斷的積累和發(fā)展,也可以說是道路運(yùn)輸管理的系統(tǒng)化建設(shè)工程。根據(jù)國(guó)家交通部門的正確指導(dǎo),加上領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視和部門工作人員的勤懇敬業(yè),我國(guó)道路運(yùn)輸檔案管理會(huì)越來越科學(xué),越來越完善,一定會(huì)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮重要作用。

作者單位:吉林省松原市前郭縣運(yùn)輸管理所

參考文獻(xiàn):

[1]買軍民.道路運(yùn)輸企業(yè)客戶關(guān)系管理策略研究[J].中國(guó)儲(chǔ)運(yùn).2007.(08).

[2]權(quán).道路運(yùn)輸市場(chǎng)監(jiān)管體系研究[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)(下半月).2008.(11).

[3]任明珠.圍繞“三個(gè)服務(wù)”推進(jìn)道路運(yùn)輸發(fā)展[J].發(fā)展.2007.(09).

第7篇：檔案管理規(guī)則范文

一、信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

1.檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵。檔案信息化具有非常豐富的意義，既包括傳統(tǒng)意義上對(duì)檔案信息資源的有序整理，也包括現(xiàn)代意義上對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與利用。除此之外，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息化人才的培養(yǎng)、與檔案信息化相關(guān)的制度的制定與完善等等，都在其范疇之內(nèi)。

2.檔案信息化建設(shè)意義。一是提升檔案管理工作效率的必要保證。以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，要想實(shí)現(xiàn)信息共享必須要全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，煩瑣的程序以及復(fù)雜的交接會(huì)使得相關(guān)單位對(duì)檔案的利用率大打折扣。長(zhǎng)此以往，各種檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，這樣不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠使文檔直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時(shí)間空間的限制而自由地進(jìn)行檔案調(diào)閱。因此，我們說，檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效率的必要保證。二是充分開發(fā)和利用社會(huì)檔案資源的客觀需要。將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作后，就可以通過對(duì)原生性檔案信息資源的科學(xué)管理和合理配置，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。除此之外，將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作，還可以實(shí)現(xiàn)原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。三是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案完整保護(hù)的必要措施。在檔案信息化背景下，相關(guān)部門可以直接利用信息技術(shù)將檔案數(shù)字化，一些查閱人員也可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行查找瀏覽操作，有利于降低對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)。除此之外，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化過程中，通過對(duì)字跡顏色進(jìn)行加深處理，可以最大程度地使紙質(zhì)檔案恢復(fù)原有樣貌，從而達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。

二、檔案信息化建設(shè)所面臨的新問題

1.思想認(rèn)識(shí)的“不充分性”。檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行受很多因素影響，其中對(duì)它的“思想認(rèn)識(shí)”就是一個(gè)極為重要的方面。但是從當(dāng)下來看，很多單位并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)脫離實(shí)際。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)不顧檔案管理工作發(fā)展實(shí)際，不考慮個(gè)人、單位、社會(huì)的利用需求，一味追求個(gè)人政績(jī)以及單位外在形象而盲目跟從社會(huì)發(fā)展潮流，為了信息化而信息化，從而導(dǎo)致在后續(xù)的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設(shè)輕管理、重形式輕內(nèi)容等現(xiàn)象不絕于耳。另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對(duì)信息化檔案管理工作認(rèn)識(shí)深度不足。檔案信息化建設(shè)既要求相關(guān)人員錄入館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，又要求其緊跟社會(huì)發(fā)展潮流進(jìn)行最新信息與資源的收集整理。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、客戶端APP開發(fā)、網(wǎng)頁(yè)建設(shè)等等都包含在內(nèi)，因此它是一項(xiàng)極為復(fù)雜且煩瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對(duì)這些問題認(rèn)識(shí)不足、準(zhǔn)備不充分，最終導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等問題頻頻出現(xiàn)，從而又會(huì)降低檔案管理工作的整體效率。

2.基礎(chǔ)設(shè)施的“不完善性”。檔案信息化建設(shè)離不開具有較高性能的軟硬件作為基礎(chǔ)支撐。但是由于缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的全部開發(fā)與利用，不注重對(duì)檔案信息化管理環(huán)境、配套設(shè)備等方面進(jìn)行完善。一方面，致使其內(nèi)部檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。另一方面，配套設(shè)備落后陳舊，得不到及時(shí)更新。此外，軟件系統(tǒng)的不完善與不流暢，也會(huì)導(dǎo)致用戶查閱體驗(yàn)較差，不利于檔案整體利用效率的提升。

3．規(guī)章制度的“不科學(xué)性”。一方面，由于檔案信息化建設(shè)屬于一種新興事物，我們?nèi)狈?duì)此工作制度建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。另一方面，伴隨著檔案管理環(huán)境的變化，原有的一些檔案管理規(guī)則制度都不再適用于當(dāng)下。所以，在實(shí)際的檔案管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)規(guī)章制度與實(shí)際情況相矛盾的現(xiàn)象。

4.管理過程的“不規(guī)范性”。第一，對(duì)信息化檔案材料的收集程序不規(guī)范，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不完整。第二，對(duì)信息化檔案材料的整理程序不規(guī)范，導(dǎo)致材料內(nèi)容查閱起來非常困難。第三，對(duì)信息化檔案材料的調(diào)閱程序不規(guī)范，不僅容易造成一些需要保密的資料外泄，而且還有可能導(dǎo)致資料的丟失。

5.信息安全的“不可靠性”。造成檔案資源不安全的因素有二。一是檔案管理部門缺乏對(duì)信息化檔案管理的安全意識(shí)，導(dǎo)致其審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，黑客的竊密技術(shù)也得到飛速發(fā)展，嚴(yán)重威脅著檔案信息安全。以現(xiàn)在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于一些檔案管理部門平時(shí)不注重加強(qiáng)防范，不注重技術(shù)維護(hù)，從而導(dǎo)致其檔案信息被封鎖。

6.部門合作的“不協(xié)調(diào)性”。由于缺乏高效而統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從而使得各個(gè)部門及工作人員猶如一個(gè)個(gè)孤立的島嶼分散在單位之中，進(jìn)而導(dǎo)致部門合作出現(xiàn)不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理部門內(nèi)部的不協(xié)調(diào)，使得成員之間由于缺乏溝通而導(dǎo)致低水平的重復(fù)運(yùn)作。二是檔案管理部門與單位其他部門之間的不協(xié)調(diào)。以人事檔案為例，若檔案管理部門不能與其他部門進(jìn)行有效合作，那么人事檔案的收集難度可想而知。

7.人才素質(zhì)的“不平衡性”。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在給檔案管理工作者帶來便利的同時(shí)，也對(duì)其專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進(jìn)行科技管理。這樣一來，就對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。但是目前來看，仍然有很大一部分檔案管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。不僅如此，一些編外人員工作積極性不足、專業(yè)性不強(qiáng)。導(dǎo)致人才綜合素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重降低了信息化的檔案管理工作效率。

三、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的新對(duì)策

1．提升檔案信息化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)是基礎(chǔ)。首先，應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案信息化建設(shè)的重要性，最大程度地爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工。對(duì)每一項(xiàng)具體的與信息化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及信息化檔案管理知識(shí)，以提升社會(huì)各界對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。

2．完善檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施是關(guān)鍵。完善的軟、硬件配置一方面有利于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請(qǐng)專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

3．完善檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度是根本。首先，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格依照《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行材料收集、歸檔、調(diào)閱等。其次，要求單位要在《檔案法》的基礎(chǔ)上，依據(jù)單位實(shí)際發(fā)展水平對(duì)各項(xiàng)規(guī)則進(jìn)行細(xì)化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應(yīng)當(dāng)制定責(zé)任追究制度。對(duì)于一些檔案泄密行為、違反規(guī)則的行為進(jìn)行追責(zé)與制裁。

4．加強(qiáng)檔案信息的安全性建設(shè)是重點(diǎn)。首先，檔案部門應(yīng)當(dāng)通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識(shí)。其次，單位要采取有效措施、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的保護(hù)。最后，相關(guān)部門要加強(qiáng)內(nèi)部管理。不僅要提升工作人員思想素質(zhì)準(zhǔn)入門檻，也要對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行定期思想素質(zhì)考核。

5．培養(yǎng)具有較高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是保障。一方面，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并引導(dǎo)檔案管理者們樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。另一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí),并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法,以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。

第8篇：檔案管理規(guī)則范文

【關(guān)鍵詞】高校服務(wù)體系；檔案管理工作；高素質(zhì)人才培養(yǎng)；檔案信息資源共享；

新時(shí)代院校事業(yè)前進(jìn)發(fā)展中無可取代的組成部分――高校檔案管理工作。也真實(shí)地反映了院校高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍建設(shè)、科學(xué)研究、對(duì)外服務(wù)功能和院校社團(tuán)活動(dòng)，檔案信息的搜集和檔案管理體系改革是當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理工作建立的關(guān)鍵因素，也是現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的實(shí)現(xiàn)，需不斷培養(yǎng)創(chuàng)新人才，這是推動(dòng)高校檔案管理工作趨向現(xiàn)代化的重要保證。

1 高校檔案管理現(xiàn)代化體系的建立

遵循剛頒布的高校檔案管理規(guī)則，實(shí)事求是，根據(jù)院校的情況為其制定一套促進(jìn)院校全方面發(fā)展的規(guī)則，使“宏觀駕馭主干，微觀把握枝干”的準(zhǔn)則真正落實(shí)到檔案管理工作中，避免學(xué)校檔案管理成為院校管理工作的“幌子”，一定要遵照院校檔案管理的要求落實(shí)工作，前提是強(qiáng)化高校教師職工對(duì)“依法治檔”重要性的正確理解，為確保高校檔案工作更好的開展，院校需強(qiáng)化對(duì)全面做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，一方面要求院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并支持檔案管理工作的實(shí)施，院校檔案資料的預(yù)測(cè)、規(guī)劃、實(shí)施、指揮及把握是做好院校其它管理工作的基礎(chǔ)；另一方面，高校部門與部門之間應(yīng)建立合作關(guān)系，積極參與其它部門舉辦的各項(xiàng)院校宣傳活動(dòng)，借助活動(dòng)平臺(tái)鞏固并加強(qiáng)檔案管理在院校管理工作中的重要位置，于此同時(shí)，還可以讓院校各個(gè)部門認(rèn)識(shí)檔案管理工作內(nèi)容并深入了解檔案管理工作對(duì)其部門所發(fā)揮的作用，為后期日常生活中院校檔案信息搜集工作奠定基礎(chǔ)，使得院校檔案管理工作的步伐得以加快，在院校宣傳過程中應(yīng)建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度，現(xiàn)社會(huì)管理工作較看重有經(jīng)驗(yàn)的管理層人員，因此束縛了人才流動(dòng)性問題，易出現(xiàn)不思進(jìn)取的觀念，因而很難創(chuàng)新管理，這就要求競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的引入。高校管理工作中應(yīng)明確責(zé)任分工，加強(qiáng)責(zé)任感和危機(jī)感，以此激發(fā)工作人員對(duì)檔案管理工作的熱情及潛質(zhì)，提升高校檔案工作的質(zhì)和量。

2 高校檔案管理人才培養(yǎng)

人才資源是現(xiàn)代化檔案管理的重要戰(zhàn)略資源。要以檔案管理人才資源強(qiáng)化檔案管理工作的戰(zhàn)略，落實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。筆者認(rèn)為，高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的關(guān)鍵，其中，專業(yè)人才是經(jīng)高等檔案管理教育并接受過專業(yè)實(shí)踐培訓(xùn)的，已被現(xiàn)代教育培訓(xùn)的人才，一方面熟知檔案管理專業(yè)知識(shí)，另一方面具備政治德育素養(yǎng)和熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校檔案是一所學(xué)校歷史和政治面貌及發(fā)展過程中的實(shí)事記錄，作為院校重要信息源的它，需要建立一支強(qiáng)大檔案管理人才隊(duì)伍。這支隊(duì)伍首先熱愛檔案管理工作，其次具備熟練的專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)踐能力，再者具有良好作風(fēng)是基本，最終形成穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)、積極、創(chuàng)新的特有檔案管理人才。新時(shí)代檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)存在一定問題，如人員思想陳舊、缺乏創(chuàng)新意識(shí)、相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)低、專業(yè)人員的缺乏、隊(duì)伍穩(wěn)定性差等。針對(duì)這些問題，根據(jù)現(xiàn)檔案管理工作的要求和發(fā)展需要作出以下“人才興檔”的策略。

2.1 現(xiàn)代化的工作觀念

專業(yè)檔案管理受教于現(xiàn)代化的教育，這樣的人才思想現(xiàn)代化，沒有守舊思想，思維及工作方式靈活，能夠摒棄傳統(tǒng)，開拓創(chuàng)新[2]。對(duì)傳統(tǒng)的管理方式和思想觀念大膽提出質(zhì)疑，與此同時(shí)可很快接受新的事物。在現(xiàn)代化教育的熏陶下，他們喜歡創(chuàng)新，善于觀察現(xiàn)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向和教育改革的趨勢(shì)，讓自己的創(chuàng)新意識(shí)良好的運(yùn)用在工作中。面對(duì)新形勢(shì)的他們會(huì)積極應(yīng)對(duì)，不落伍于現(xiàn)時(shí)代的發(fā)展，很好的適應(yīng)現(xiàn)代科技信息發(fā)展和社會(huì)變革的需求。

2.2 全面的檔案管理知識(shí)

檔案管理學(xué)是現(xiàn)時(shí)代被邊緣化的二級(jí)學(xué)科，它是人類文明史的功臣，作為檔案管理人員一方面要熟知檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，另一方面要掌握和管理學(xué)科相關(guān)學(xué)科，這也是現(xiàn)時(shí)代高校專業(yè)檔案管理人才的特點(diǎn)。

2.3 工作動(dòng)力足

高素質(zhì)專業(yè)人才的大多喜愛在自己熟知并專長(zhǎng)的專業(yè)上施展一技之長(zhǎng)，促成自己的事業(yè)。因此他們?cè)诠ぷ髦袝?huì)革新舊的檔案管理體系，工作中的他們精神飽滿、思維靈活、喜愛挖掘新事物。在現(xiàn)代化高校檔案管理中，推陳出新是一股重要能量。

高校需重視對(duì)檔案管理工作人員的繼續(xù)教育，這是他們的終身教育。實(shí)現(xiàn)的前提是隨時(shí)代教育的發(fā)展及時(shí)更新知識(shí)，為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)檔次，需把繼續(xù)教育和職稱評(píng)比及職位晉升薪資提高相結(jié)合，全方位保障檔案管理專業(yè)人員繼續(xù)教育的拓展和實(shí)施。

3 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合

現(xiàn)社會(huì)主義社會(huì)經(jīng)濟(jì)中信息資源作為比較重要的戰(zhàn)略資源，在其全方位歸并和信息的集中過程中，在合理歸并范疇中涉及的各領(lǐng)域檔案資源，經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和引導(dǎo)，利用對(duì)院校檔案資源編排和放置的調(diào)整檔案工作部門的整合等多項(xiàng)策略，再次把檔案管理部門和主管部門的工作內(nèi)容和準(zhǔn)則規(guī)劃清楚，明確它們之間的關(guān)系，以檔案管理部門為核心部門，其它主管部門做好輔助工作的院校檔案資源管理體制，使檔案資源得以優(yōu)配置。并完善管理制度強(qiáng)化機(jī)制，建立專業(yè)的院校檔案建設(shè)和管理制度，使高校各個(gè)部門檔案的形成、流轉(zhuǎn)和管理工作分工明確，促成院校檔案管理流轉(zhuǎn)新機(jī)制的建立，以保證每項(xiàng)檔案的規(guī)整和檔案管理模式的革新，堅(jiān)持以人為本的檔案管理體制，最大范圍的輔助和滿足院校需求為出發(fā)點(diǎn)，切實(shí)發(fā)揮檔案的獨(dú)有價(jià)值，遵從統(tǒng)一分類原則，讓院校服務(wù)“一條龍”模式盡快實(shí)現(xiàn)。

4 全方位實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)趨向現(xiàn)代化，因此高校檔案管理工作必須與其接軌，現(xiàn)時(shí)代院校借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備并使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行高校檔案管理工作，大大縮短了檔案信息收集時(shí)間，提高信息收集效率，從而讓檔案管理工作自動(dòng)化得以落實(shí)，不僅如此，實(shí)際檔案管理工作中也大大彰顯了人才的創(chuàng)新，不僅使檔案管理人員擺脫了繁瑣的手工勞務(wù)式的工作方式，還大幅度提高了人力資源利用率，檔案信息資源共享同步實(shí)施，用現(xiàn)代化科學(xué)方法加強(qiáng)高校檔案管理服務(wù)體系，采取建立多功能搜機(jī)制和服務(wù)方式的推陳出新來實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案管理工作作為院?；A(chǔ)工作的無可取代的組成部分之一，摒棄傳統(tǒng)檔案收集方式，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上不斷完善。使檔案館的綜合管理機(jī)制得以全方位提升，在院校檔案信息被收集和歸檔管理時(shí)，我們必須作為信息共享的主動(dòng)方，推動(dòng)并努力實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使院校檔案管理價(jià)值得以體現(xiàn)，再者使院校綜合檔案館創(chuàng)新管理準(zhǔn)則和全方位服務(wù)功能得以提高，以高校檔案管理工作更好地服務(wù)于院校管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李玲.淺談信息化背景下檔案人才隊(duì)伍建設(shè)[J].云南檔案，2012（05）.

[2]黃為，陳艷，唐振華，劉霞，張后萬(wàn)，吳樂情，蔣晗，王蘭，張淑英，倪永寧，張偉娜.檔案專業(yè)高等教育改革之我見[J].檔案學(xué)通訊，2007（02）.

第9篇：檔案管理規(guī)則范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案；統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；檔案館

電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬主要包括檔案館中文書類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、科技類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、數(shù)碼照片統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、數(shù)字錄音錄像統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、會(huì)計(jì)類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等幾種類型。深入探究檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的構(gòu)建對(duì)提升檔案館電子檔案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)注意的問題

（一）堅(jiān)持“準(zhǔn)確、及時(shí)、連續(xù)、系統(tǒng)”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫(kù)上架或者銷毀、移出之時(shí)應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進(jìn)行分別登記，避免將多個(gè)年度的檔案資料進(jìn)行合并登記。

（二）注意計(jì)量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統(tǒng)計(jì)單位是“GB”，而數(shù)字化錄音錄像的電子檔案的時(shí)間在統(tǒng)計(jì)中以“小時(shí)”為準(zhǔn)，這與檔案館的總庫(kù)藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的登記過程中，應(yīng)該充分注意各個(gè)計(jì)量單位的換算，并嚴(yán)格根據(jù)自身單位的實(shí)際情況選擇相應(yīng)的計(jì)量單位，這樣不但方便檔案資料的統(tǒng)計(jì)，而且還能夠更加準(zhǔn)確地反映電子檔案的庫(kù)藏變化情況，有效提升電子檔案的統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確性。

（三）統(tǒng)計(jì)方法要科學(xué)規(guī)范。在當(dāng)前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進(jìn)行保存，但由于每張光盤內(nèi)的電子文件儲(chǔ)存較多，統(tǒng)一進(jìn)行每個(gè)文件計(jì)算則非常麻煩，而且無法保證其準(zhǔn)確性。因此，針對(duì)這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數(shù)量和容量大小。但是，在使用這種方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的過程中，應(yīng)該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數(shù)量的大小，以確保檔案資料的統(tǒng)計(jì)規(guī)范性。

（四）電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬要電子化。在檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立過程中，應(yīng)該充分利用EXCEL電子表格的強(qiáng)大篩選功能，逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個(gè)數(shù)據(jù)。同時(shí)，還可以充分利用公式進(jìn)行計(jì)算，從而全面提升檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的工作效率和準(zhǔn)確性。

二、檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立策略

（一）設(shè)立與館藏門類及分類、管理規(guī)則相匹配的統(tǒng)計(jì)體系。在檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立過程中，應(yīng)該合理地將不同類別的檔案資料納入到統(tǒng)計(jì)體系中，其主要包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統(tǒng)計(jì)需求，更加全面真實(shí)地反映檔案館的館藏情況。同時(shí)，在建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬體系時(shí)，應(yīng)該根據(jù)不同類型進(jìn)行逐層下探，構(gòu)建不同類型的檔案資料分賬?？傊瑸榱吮Ｕ蠙n案館電子檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，避免出F不缺項(xiàng)、不漏項(xiàng)、不交叉、不重復(fù)的現(xiàn)象，需要在電子檔案統(tǒng)計(jì)過程中將深度逐步下探到二級(jí)類目，甚至還可以延伸到三級(jí)類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統(tǒng)計(jì)精細(xì)度。

（二）設(shè)立橫縱結(jié)合的檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。檔案館通過建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發(fā)展情況。其中，電子檔案統(tǒng)計(jì)在廣義上是具有推廣價(jià)值的，即從檔案資料統(tǒng)計(jì)工作人員的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持橫縱結(jié)合，充分突出多樣性的原則。同時(shí)，在檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)體系的構(gòu)建過程中，雖然縱向內(nèi)容是主體，但是橫向的內(nèi)容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對(duì)電子檔案管理工作的重視程度和建設(shè)力度準(zhǔn)確把握的重要指標(biāo)。

（三）建立與管理層次相適應(yīng)的層級(jí)體系。在我國(guó)檔案館電子檔案的管理過程中，根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案事業(yè)管理體制，應(yīng)該始終堅(jiān)持以立檔單位為基本單位進(jìn)行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應(yīng)該始終以整理單位的卷、件檔案資料進(jìn)行管理，全面準(zhǔn)確地維護(hù)檔案館內(nèi)部各種資料的內(nèi)在聯(lián)系；堅(jiān)持構(gòu)建與本單位相適應(yīng)的統(tǒng)計(jì)層次，確?！叭谫~”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準(zhǔn)確反映不同種類檔案案卷的總數(shù)、長(zhǎng)度和比例等各項(xiàng)基本情況。因此，便需要根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建多級(jí)賬來進(jìn)行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細(xì)賬，確保各個(gè)層次相互對(duì)應(yīng)，保障電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬建立的規(guī)范化。

（四）建立和維護(hù)精確的統(tǒng)計(jì)表間關(guān)系。電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬并不是一張或者幾張報(bào)表，而是一整套涉及全面的檔案資料數(shù)據(jù)表，所以無法避免在年表內(nèi)、跨年報(bào)表之間出現(xiàn)承接、匯總和總分的關(guān)系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會(huì)體現(xiàn)在檔案館的庫(kù)藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現(xiàn)出總值相等的數(shù)量平衡關(guān)系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關(guān)系。這種關(guān)系呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)的現(xiàn)象，但并不是簡(jiǎn)單的加減，而是建立在強(qiáng)烈的邏輯基礎(chǔ)上的一種需要統(tǒng)籌考慮的關(guān)系。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)過程中，應(yīng)該始終保持清晰明確的統(tǒng)計(jì)思路，采用先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)方案，以便能夠更好地滿足各個(gè)單位對(duì)檔案資料的應(yīng)用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]程巧.淺論立檔單位檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳的設(shè)計(jì)及實(shí)施[J].檔案時(shí)空，2014（12）：18-20.