檔案管理信息化建設思考

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摘要:信息化技術的快速進步為諸多企業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機，信息化技術展現(xiàn)出的優(yōu)越性是不可替代的，但是同時也給很多企業(yè)帶來了一些壓力，因為要想滿足時代的需求，不斷提升自身能力，就需要在這一背景下進行不斷改革。分析關于企業(yè)檔案管理工作的相關內(nèi)容，這項工作對于企業(yè)發(fā)展來說尤為重要，因此，需要對其進行信息化建設。但是在建設過程中會面臨很多難題，我們需要解決這些難題，對檔案管理信息化建設的重要性以及加強檔案管理信息化建設的主要方法進行了較為詳細的介紹，希望通過分析，能夠從根本上為相關人員及部門開展研究工作帶來有益的幫助。

關鍵詞:檔案管理;信息化:建設

檔案管理工作的重要性是不言而喻的，但是社會在不斷發(fā)展，對于很多行業(yè)的要求都越來越高，而檔案管理作為各個企業(yè)及單位十分重要的一項工作內(nèi)容，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，必須要提高其工作質(zhì)量和工作效率。計算機技術的發(fā)展很好地解決了這一問題，信息化建設有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是很多人對其不夠了解，導致檔案管理信息化建設還存在一定的局限性，希望通過本文的介紹，能夠讓更多的人重視這一內(nèi)容，進而取得更好的建設效果。

1檔案管理信息化建設的重要性

1.1節(jié)省大量的人力、物力

檔案管理工作的內(nèi)容非常多，包括對資料進行收集、分類整理、保存以及查找使用，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，所要歸納到檔案中的資料內(nèi)容也越來越多，這會導致工作量不斷加大。傳統(tǒng)的檔案管理工作采取的是人工完成所有工作內(nèi)容的方式，檔案管理人員的工作強度較大，且這項工作又比較枯燥，很容易出現(xiàn)失誤，不僅消耗大量的人力資源，工作效率也非常低。同時，之前的檔案資料都是以紙質(zhì)版的形式存在的，不僅需要大量的紙張，還要有儲存檔案的柜子和房間，由此來看，對于物力資源的消耗也比較大，不易保存，容易丟失和損壞，在查找時也會比較麻煩，不能在短時間內(nèi)快速找到所需的檔案資料。在檔案管理信息化建設的過程中，會對這一問題深有體會，信息化建設不再需要大量紙質(zhì)資料，檔案管理人員也不需要手寫內(nèi)容，只需要輸入系統(tǒng)中就會自動整理保存，節(jié)約很多時間，不需要大量空間保存資料，一個優(yōu)盤即可完成這項工作。最主要的是，還可以將檔案資料以圖像和視頻等多種方式進行保存，豐富了檔案內(nèi)容，具有非常重要的意義。

1.2提高了檔案的準確性及安全性

檔案管理信息化建設還有一個非常重要的意義，那就是檔案內(nèi)容更加準確，尤其是數(shù)據(jù)資料更為準確，因為檔案中的內(nèi)容非常多，企業(yè)在發(fā)展過程中必然會有越來越多的內(nèi)容積累，且一些數(shù)據(jù)十分重要，是一些重大決定的主要參考意見，因此必須保證其準確性。但是完全人為整理會產(chǎn)生疲勞現(xiàn)象，可能或多或少出現(xiàn)失誤，導致檔案的準確性有所降低，檔案信息化管理就能避免這種因過度疲勞而出現(xiàn)的失誤，可以提高檔案的準確性。另外，安全性也有所提高，檔案的保存非常關鍵，不僅要整理好，還需要保存好，一旦沒有保存好檔案，使其損壞或丟失，那么前期的工作就都失去了意義。紙質(zhì)檔案難以保存是客觀事實，它對于保存環(huán)境的要求非常高，尤其是對環(huán)境的干燥程度要求更為嚴格，潮濕的環(huán)境會使紙張破壞、字跡模糊，因此，必須要保障存儲環(huán)境的絕對干燥。紙質(zhì)檔案還比較容易丟失，安全性也會大大降低。對其進行信息化建設，可將檔案做成電子文件進行保存，可以對其進行加密，也可以將檔案進行備份，能在很大程度上提高其安全性能，盡管當前這項工作并不完善，在安全方面依然存在著一些問題，但是相對于傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，已經(jīng)有了非常大的進步，具有非常重要的意義。

1.3促進企業(yè)發(fā)展

檔案管理信息化建設能夠在很大程度上促進企業(yè)的發(fā)展。首先，檔案能夠記錄企業(yè)發(fā)展的整個過程，對其進行信息化建設能夠?qū)⑵湟杂跋竦男问秸宫F(xiàn)出來，在介紹企業(yè)工作內(nèi)容和企業(yè)發(fā)展狀況時，更容于理解，可用于企業(yè)的宣傳工作。其次，還能為企業(yè)發(fā)展提供有效的參考意見。檔案中記載著企業(yè)發(fā)展過程中的成功經(jīng)驗和失敗經(jīng)歷，當企業(yè)面臨問題或轉(zhuǎn)型時，好的參考意見是非常重要的，而檔案就具備這樣的作用。但是其中也存在著一些問題，那就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案使用不方便，內(nèi)容較多，盡管分類保存，但是要想準確找到所需資料也比較困難，需要花費大量的時間，會對企業(yè)的發(fā)展造成一定的影響。檔案管理信息化可幫助企業(yè)快速查找資料，輸入關鍵詞就能很快找到準確信息，為企業(yè)的發(fā)展提供有效的參考意見。從以上角度來看，檔案管理信息化建設在很大程度上可促進企業(yè)的發(fā)展。

2加強檔案管理信息化建設的方法

2.1提高對檔案管理信息化建設的重視

為了充分發(fā)揮檔案的重要作用，為企業(yè)發(fā)展提供有效的幫助，加強信息化建設十分必要，可以從以下幾個方面入手:首先，必須要提高重視程度，主要是領導的重視程度。只有企業(yè)領導足夠重視，才能投入精力完成工作，員工也才能提高重視程度。在此基礎上，才能建立完善的檔案信息化管理制度，原有的檔案管理制度并不符合檔案信息化管理的要求，因此，必須結(jié)合實際情況重新制定。只有具備完善的管理制度，才能保障各項工作的順利開展，這也要求制度的落實工作要到位，相關工作人員應高度重視，清楚工作內(nèi)容的重要性，嚴格執(zhí)行，提高對檔案管理信息化建設的重視程度。

2.2加強網(wǎng)絡安全性

網(wǎng)絡安全問題十分常見，也是當前進行檔案管理信息化建設的重要方面，尤其是網(wǎng)絡會存在漏洞，黑客可能會入侵，竊取檔案資料，使企業(yè)遭受巨大損失。要提高其安全性，及時修復網(wǎng)絡漏洞，使用安全性能更高的軟件，對重要文件進行備份和加密，做到防患于未然，從根本上解決問題，提升網(wǎng)絡技術水平。

2.3提高檔案管理人員的工作能力

提高檔案管理人員的工作能力，是加強檔案管理信息化建設的重要方法，雖然由計算機完成檔案管理工作，但是還需要人力進行操控，因此要求檔案管理人員具備熟練使用計算機技術的能力。工作人員對待工作要足夠認真，有耐心，這是最基本的要求。檔案信息化管理與普通檔案管理工作有所不同，還需在意識上有所轉(zhuǎn)變，提高重視程度。

3結(jié)語

檔案管理信息化建設的重要性應該得到重視，計算機技術的好處顯而易見，如今發(fā)展得也比較成熟，將其應用于檔案管理進行信息化建設，必然會取得非常顯著的效果，這是未來明確的發(fā)展方向。但是受到多方面因素的影響，建設過程還存在各種各樣的問題，還不夠完善，本文針對這些問題，提出了相關的解決方法，希望能從根本上為相關人員及部門開展研究工作帶來有效的幫助。

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作者：王麗君 單位：大慶市龍鳳區(qū)招生辦