數(shù)字化時(shí)代構(gòu)建檔案管理信息化

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摘要:檔案管理工作作為高校教育管理工作中的重要組成部分，不僅能夠體現(xiàn)學(xué)校的管理質(zhì)量，同時(shí)能體現(xiàn)高校的管理能力，全面展示高校發(fā)展的管理業(yè)績(jī)。分析大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化的意義和高校檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的有效策略。高校檔案管理工作必須根據(jù)時(shí)展的需要不斷提升管理水平，全面發(fā)揮檔案管理工作的作用。

關(guān)鍵詞:數(shù)字化時(shí)代;高校檔案管理;信息化

數(shù)字化時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被不斷發(fā)展應(yīng)用，大數(shù)據(jù)運(yùn)算方式已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。在我國(guó)傳統(tǒng)高校的檔案管理工作中，主要以紙質(zhì)文件作為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存途徑，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求。從客觀上來(lái)看，受近幾年教育政策的影響，高校不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致學(xué)生數(shù)量增大，增加了檔案管理工作的復(fù)雜性。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)展背景，選擇更為便捷高效的儲(chǔ)存方式進(jìn)行檔案管理。

1大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化的意義

高校檔案管理工作作為高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，不僅是時(shí)展的要求，也是高校自我發(fā)展的要求。在數(shù)據(jù)化背景下，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)信息量規(guī)模不斷增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)與目前高校管理需求不匹配。同時(shí)，數(shù)據(jù)化時(shí)代是資源共享的時(shí)代，紙質(zhì)化檔案管理工作的局限性不僅在于交流共享功能的缺失，也在于其工作步驟的繁瑣。傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要通過(guò)人工完成檔案收集、歸納工作。工作量巨大且缺乏效率，易出現(xiàn)工作錯(cuò)誤。在數(shù)據(jù)化背景下，采用信息技術(shù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件收發(fā)，智能化記錄入歸檔檔案，提高了檔案管理效率［1］。高校檔案管理信息化對(duì)于高校教學(xué)管理的整體工作效果具有積極的影響。

2高校檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1缺乏對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作被應(yīng)用到社會(huì)各方面。但目前許多高校檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將紙質(zhì)檔案管理作為主要工作內(nèi)容，難以適應(yīng)時(shí)展的需求［2］。同時(shí)，大部分高校通常將學(xué)校建設(shè)的重點(diǎn)放在提升教學(xué)質(zhì)量上，而不注重對(duì)檔案的管理。導(dǎo)致高校檔案管理工作優(yōu)化意識(shí)的缺失，不注重對(duì)檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃的制訂。

2.2檔案管理信息化建設(shè)缺少資金投入

高校檔案管理工作具有系統(tǒng)性、全面性、復(fù)雜性，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅要優(yōu)化工作形式，也對(duì)現(xiàn)有管理工作提出挑戰(zhàn)，需要在檔案管理工作中投入的資金和設(shè)備，特別是高校各類檔案較為復(fù)雜，需要先進(jìn)的硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備作為開(kāi)展檔案工作的基礎(chǔ)。但目前許多高校對(duì)檔案信息化管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中不注重資金設(shè)備的投入，影響了高校檔案管理的信息化進(jìn)程，難以滿足現(xiàn)代化教學(xué)管理工作的需求，也影響了高校管理工作的效率。

2.3缺乏專業(yè)檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

近年來(lái)，受我國(guó)教育政策的影響，為培養(yǎng)出更多的高素質(zhì)人才，許多高校都采取擴(kuò)招策略，導(dǎo)致學(xué)生規(guī)模不斷擴(kuò)大，也導(dǎo)致檔案管理工作更加復(fù)雜。但在目前的高校管理系統(tǒng)中，一些高校缺乏專業(yè)的檔案管理工作者，大多為兼職人員，他們沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，不具備開(kāi)展檔案管理信息化工作的能力和水平。在大部分高校中，檔案管理部門與教學(xué)、人事部門融為一體，不僅不能體現(xiàn)檔案管理的重要性，也使從業(yè)人員難以發(fā)揮自身的價(jià)值，導(dǎo)致檔案專業(yè)人才流失。

3實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的有效策略

3.1強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，設(shè)計(jì)具體發(fā)展方案

為進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代化高校管理工作，高校必須對(duì)檔案管理信息化工作加以重視。首先，要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，不斷重視檔案部門的作用，將檔案管理信息化工作與高校的發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，給檔案管理信息化建設(shè)工作提供總體方向。其次，要從檔案管理部門入手，采取合理措施，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，從實(shí)際工作出發(fā)，設(shè)計(jì)出優(yōu)化檔案管理工作的具體方案［3］。為強(qiáng)化相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，需要高校管理部門重視檔案管理信息化建設(shè)工作。校方可以從教學(xué)的總體管理層面出發(fā)，分析檔案信息化建設(shè)對(duì)高?？傮w布局發(fā)展的重要性，使學(xué)校管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。其次，采取合理措施，建立員工交流會(huì)或績(jī)效考核機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門的工作，深刻理解優(yōu)化檔案管理工作的重要性。再次，提升高校總體對(duì)檔案管理信息化工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步打好基礎(chǔ)。

3.2加大資金投入力度，扎實(shí)開(kāi)展檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，首先，要有先進(jìn)技術(shù)設(shè)備作支持，才能進(jìn)一步開(kāi)展工作。在管理人員具備檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)的前提下，要優(yōu)化落后的檔案設(shè)施，通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)管理設(shè)施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行提供保障。為獲得更多的資金投入，首先，檔案管理部門要提升在高校教學(xué)管理中的地位，爭(zhēng)取高校的建設(shè)資金;其次，要注重計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新，充分利用建設(shè)資金，更新優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)備，保證資金的充分利用;再次，要秉持科學(xué)化、效率化、實(shí)用化理念，對(duì)檔案管理信息化軟件進(jìn)行升級(jí)，構(gòu)建起符合數(shù)據(jù)化時(shí)代要求的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。要重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過(guò)流暢快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案?jìng)鬏斉c保存的順利進(jìn)行。最后，檔案管理部門在爭(zhēng)取資金與設(shè)備投入的過(guò)程中，必須保證資金的利用效率，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)、濫用的情況發(fā)生，有效地推動(dòng)檔案管理信息化工作［4］。

3.3強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才

為推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步適應(yīng)數(shù)據(jù)化時(shí)代的要求，高校必須將專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)重視起來(lái)，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案人才。只有建立一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，才能不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)工作。在數(shù)據(jù)化時(shí)代，對(duì)人才的要求不斷變化，因此，檔案管理部門必須進(jìn)一步重視檔案人員業(yè)務(wù)水平與工作能力的提升，適應(yīng)時(shí)展對(duì)檔案管理信息化的要求［5］。為了更好地開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，需要檔案管理部門對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。采取合理措施，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，使其積極主動(dòng)地參與到檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)中。在實(shí)際培訓(xùn)過(guò)程中，管理部門必須先了解工作人員的實(shí)際工作能力，選擇多種培訓(xùn)方式來(lái)幫助檔案管理人員提升專業(yè)知識(shí)。如檔案人員對(duì)總體信息技術(shù)不了解，難以正確操作相關(guān)設(shè)備時(shí)，檔案管理部門就可以聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，提升檔案管理人員的操作水平。當(dāng)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)缺失時(shí)，可以引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，保證檔案管理人員具備專業(yè)理論知識(shí)，能夠在檔案管理信息化工作中發(fā)揮積極作用。

4結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化技術(shù)作為高校檔案管理的良好載體，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理便捷化、輕盈化、系統(tǒng)化。同時(shí)，數(shù)據(jù)化時(shí)代信息交流與儲(chǔ)存方式的改變，加快了高校檔案管理工作的信息化速度，因此，高校必須采取合理措施，通過(guò)提升檔案管理人員意識(shí)、人才培養(yǎng)、制度建設(shè)等多種措施，推動(dòng)檔案信息化工作的發(fā)展，提高檔案管理工作效率。

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［5］賴文淵.計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建分析［J］．中國(guó)管理信息化，2019，(11):174－175.

作者：閆麗俠 單位：長(zhǎng)春師范大學(xué)