檔案數(shù)字化公路工程論文

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一、規(guī)范公路工程檔案的前處理流程

由于公路工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位雜、檔案數(shù)量多，人工整理可能出現(xiàn)一定的偏差。檔案數(shù)字化前處理階段是對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)核對(duì)的最佳時(shí)機(jī)。為此，在前處理流程上更應(yīng)該制定嚴(yán)格的操作流程。一是檔案出入庫中必須登記，辦理出入庫手續(xù)，責(zé)任到人。一個(gè)批次的出庫檔案不能過多；二是在清點(diǎn)檔案的過程中，要清點(diǎn)到頁。對(duì)漏編頁號(hào)的檔案，要補(bǔ)打頁碼，并在備考表中注明；三是核對(duì)檔案目錄，確保目錄與文件內(nèi)容的一致。對(duì)單份文件無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容的，原題名照錄，并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”號(hào)。三是確保檔案號(hào)的唯一性。同時(shí)一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室室藏檔號(hào)必須指代單一，保持穩(wěn)定，并留有適當(dāng)?shù)倪f增容量。

二、提前修復(fù)受損的公路工程檔案

公路工程檔案是在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的，有的檔案形成和保管條件比較差，檔案破損、霉變?cè)谒y免。在開展檔案前處理工作之時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)這些受損的檔案進(jìn)行搶救性修復(fù)。一是對(duì)破損嚴(yán)重的卷皮、卷盒進(jìn)行更換，對(duì)發(fā)生蟲蛀、霉變的檔案要進(jìn)行標(biāo)注并及時(shí)進(jìn)行修復(fù)處理，修復(fù)完成后再進(jìn)行數(shù)字化；二是對(duì)案卷內(nèi)小于A4或16開的紙張，如票據(jù)、存根、回執(zhí)等文件資料，要粘貼到A4或16開紙上，方便檔案的裝訂；三是對(duì)大尺寸、形狀不規(guī)則的圖紙要進(jìn)行標(biāo)注并使用工程圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。對(duì)褶皺明顯掃描文件無法正常利用的圖紙，要用玻璃板壓平后再進(jìn)行掃描。

三、確保公路工程檔案的信息安全

檔案數(shù)字化的目的在于方便不同層次利用者的利用。因利用者利用檔案的權(quán)限不同，在檔案前處理過程中，必須對(duì)檔案進(jìn)行開放鑒定。一是組建開放鑒定組織，成立有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案開放鑒定工作機(jī)構(gòu)，制定檔案開放鑒定方案，劃定開放鑒定范圍，明確開放鑒定的標(biāo)準(zhǔn)；二是嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，開展開放鑒定工作。根據(jù)《檔案法》《保密法》的規(guī)定，遵循“內(nèi)外有別”“既便利工作、又確保秘密”的原則，劃定檔案密級(jí)和控制范圍；三是解密的檔案和開放的檔案，履行檔案開放審批程序；四是執(zhí)行檔案登記備份策略。檔案數(shù)字化成果與檔案目錄，一式三份保存，一份提交利用，一份檔案室保存，一份根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門規(guī)定的登記備份策略，移交到當(dāng)?shù)貦n案管理部門進(jìn)行登記備份。

作者：丁建萍 單位：麗水市公路管理局