會計電算化下企業(yè)內部控制問題及對策

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摘要：企業(yè)內部控制是企業(yè)內部管理中一項重要的手段，與企業(yè)內部經營管理有著密切的關系。伴隨著電算化技術的不斷提高，會計電算化也更加受到企業(yè)的廣泛關注和應用，但由于企業(yè)在經營管理決策方面對會計電算化的依賴程度逐步加大，也使得企業(yè)內部控制面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)。本文先是對會計電算化下內控概念及意義進行論述，然后重點對會計電算化下內控問題及解決對策進行分析，以期完善企業(yè)內控體系，使其滿足會計電算化要求的同時，進一步提高企業(yè)的經營管理效率。

關鍵詞：會計電算化；風險控制；管理研究

在當前快速發(fā)展的經濟形勢下，機遇和挑戰(zhàn)并存，進一步增加了企業(yè)內部經營管理的壓力，同時也更加突出了企業(yè)內部控制的重要性。企業(yè)要想在激烈的市場環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢，就需要加強內部控制，確保企業(yè)處于可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)。當下會計電算化已廣泛應用至企業(yè)會計內部控制中，一方面豐富了企業(yè)內部控制的管理體系，減少了企業(yè)經營風險發(fā)生的概率，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的經濟效益；另一方面也給企業(yè)會計內部控制帶來了諸多新的挑戰(zhàn)和問題，如財務監(jiān)管制度不完善使得違規(guī)操作較多、會計電算化意識薄弱、內部控制分工不明確、財務會計人員專業(yè)水平不高等。這些問題的存在，不利于企業(yè)內部控制水平的提升。因此要求企業(yè)必須要做好會計電算化環(huán)境下的內部控制工作。

一、會計電算化下企業(yè)內部控制概述

（一）會計電算化下企業(yè)內部控制的含義

企業(yè)內部控制指的是由企業(yè)在一定的控制環(huán)境下，依據(jù)相關法律法規(guī)通過引導、監(jiān)督、評價等職能，以實現(xiàn)會計信息質量提高、企業(yè)經營效率提高、企業(yè)資產安全運作、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展等目標所開展的一項企業(yè)管理活動。而會計電算化下的企業(yè)內部控制，具體指的是企業(yè)在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下，為了防止會計信息失真所采取的一系列措施包括監(jiān)督軟件開發(fā)的質量、規(guī)范約束人員的行為等。以達到提升會計信息的真實性、可靠性和完整性的目的，進而為會計電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行提供一個良好的外部環(huán)境。

（二）會計電算化下加強內部控制的意義

1．有利于完善內部控制制度

企業(yè)進行會計電算化，一方面改變了傳統(tǒng)會計機制，另一方面也可以優(yōu)化會計工作的組織架構。企業(yè)可以進一步建立并健全相關的內部風險控制體系，明確不同部門和相關負責人員的具體工作崗位、職責及相關工作人員的操作行為，促進相關部門之間的彼此監(jiān)督。

2．有利于拓展內部控制范圍

會計信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行和維護是一項較復雜的工作，涉及安全保密控制、軟件及硬件環(huán)境控制、會計軟件維護等方面。在會計電算化時代背景下的企業(yè)財務，財會人員要依據(jù)會計電算化系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)來對企業(yè)財務進行分析并進行財務預測。企業(yè)要努力確保企業(yè)財務信息的真實性及完整性，不僅要從嚴要求財會人員可以準確無誤地進行操作，更是必須盡一切努力在內部控制范圍不斷擴大的情況下抓好對企業(yè)會計的內部控制。

3．有利于改變內部控制形式

會計電算化背景下，企業(yè)內部控制形式也發(fā)生了改變。目前，通過使用會計電算化的手段，可以輕易完成會計憑證的錄入到會計報告輸出等操作，不僅可以降低傳統(tǒng)會計管理中的差錯率，還可以確保計算機系統(tǒng)的安全。與傳統(tǒng)的人工控制方式比較，會計電算化管理的可靠性及精確度更高，可以進一步提高企業(yè)內部控制的水平。在企業(yè)會計電算化管理系統(tǒng)中，對系統(tǒng)進行有效的控制要求遠比傳統(tǒng)的人工操作方式要求更為復雜。因此，電算化系統(tǒng)的運行和操作更容易給企業(yè)帶來各類風險的問題，包括電算化系統(tǒng)存在著大量數(shù)據(jù)的讀取失真，保密的數(shù)據(jù)容易被盜取及惡意篡改。通過切實加強對企業(yè)會計的內部管理及控制，就可以有效地降低風險發(fā)生的機會。

二、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制存在的主要問題

越來越多的企業(yè)加大了在會計電算化環(huán)境下對企業(yè)內部控制的建設，也取得了不錯的效果。但同時也應看到，在會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制還存在一些問題，影響到了企業(yè)的經營發(fā)展，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）財務監(jiān)管制度不完善，容易出現(xiàn)違規(guī)操作

財務工作是一項非常嚴謹?shù)墓ぷ?，一旦出現(xiàn)任何一點差錯，都可能會造成嚴重的后果。因此也需要在日常工作中，既要明確財務控制過程中相應的權限，又要強化對財務工作過程的管控，以確保財務工作規(guī)范化地開展。但從實際情況來看，許多企業(yè)的財務監(jiān)管制度并不完善，使得內部控制權限缺乏有效的支持，以至于在實際的財務會計工作中，存有較大的隨意性，會計工作缺乏嚴謹性，也因而容易出現(xiàn)諸多違規(guī)操作的現(xiàn)象。如在會計電算化的環(huán)境下，企業(yè)在付款時通常會通過網上銀行來完成支付，但由于企業(yè)一般只設有一名出納，加之企業(yè)網銀的使用也未設置相應的權限，導致出納一人就能直接將錢付出，這無疑極大地增加了企業(yè)資金使用的風險。

（二）未充分認識到會計電算化環(huán)境下內部控制的重要性

隨著我國會計信息電算化的推進及發(fā)展，它的實際運用范圍也變得更加廣泛，許多專門從事會計信息化的行業(yè)和機構都在經過全面的信息化建設之后極大地提升了會計的工作效率。但與此同時也有不少企業(yè)對電算化下的內控重要性缺乏深度認識，阻礙了內控工作的有效進行。一是主觀認識有誤，認為會計電算化就是給會計人員配備一臺電腦，導致會計電算化工作表面化、形式化，無法充分利用電算化強大的功能作用，也使得內部控制低層次水平徘徊。二是內部分工、責任不明確，企業(yè)在推行會計電算化后，既沒有對相關職能部門的責任予以明確，也沒有依據(jù)會計電算化系統(tǒng)應用的需求，將不相容的業(yè)務進行分離，在崗位設置方面也往往存在一人兼任的情況，內部未能形成有效的監(jiān)督和制衡機制，導致許多財務舞弊問題出現(xiàn)，不僅弱化了會計電算化應用的效果，而且降低了企業(yè)內部整體的管理水平。三是對在會計電算化環(huán)境下由于數(shù)據(jù)及責任的高度集中所導致的內控問題沒有清楚的認識。在傳統(tǒng)的處理方式下，對包括會計憑證、明細賬及總賬等的處理是分開責任人來進行的。而在會計電算化環(huán)境下，涉及的會計信息全部保持在電腦里，如果相關數(shù)據(jù)資料被非法瀏覽、修改、復制、毀損，則會產生非常大的系統(tǒng)風險。

（三）財務人員的自身素質有待提高

在財務會計管理電算化的大環(huán)境下，一方面，使得我國企業(yè)所面臨的內部控制工作環(huán)境更加復雜以及內部控制的難度變得越來越高，另一方面，也對企業(yè)財會人員的專業(yè)素養(yǎng)及能力提出了更高的挑戰(zhàn)。然而從實際情況來看，許多企業(yè)現(xiàn)有的財會人員學歷相對偏低，專業(yè)素養(yǎng)不夠，加之缺乏會計電算化的意識，所了解的會計電算化的專業(yè)知識也不夠全面，僅停留在一些基本的操作需求層面，很多會計電算化軟件的功能都沒有使用，系統(tǒng)中缺少有效的相互牽制，無疑會導致財會人員對實際工作控制質量不高，甚至會因為管控不到位出現(xiàn)各種財務舞弊行為，都會對企業(yè)內部控制工作的有效開展造成不利影響。

（四）會計檔案管理落實不到位

在會計電算化環(huán)境下，也進一步加大了會計檔案管理的難度，主要因為會計檔案內容復雜多樣，且檔案信息載體多樣化，加之信息具有可變性的特點，若是不能及時有效地對這些信息進行處理，就會成為企業(yè)會計工作順利進行的“絆腳石”，更無法為企業(yè)進行內部控制提供有力的保障。在實務中，不少企業(yè)對會計檔案保護及管理意識不強，特別對在會計電算化環(huán)境下的會計檔案的搜集、整理、歸檔工作更是一無所知，加之一些檔案管理的工作人員并沒有完全掌握相關的檔案保護及管理知識，信息科學技術及可操作性不夠，進而導致會計檔案在真實性、完整性、準確性等各個方面都無法得到保證，也直接影響到了企業(yè)內部控制工作的正常進行。

三、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制對策

企業(yè)在加強會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制時，應從制度、分工、人員素質等方面入手。具體的要求是需要完善財務監(jiān)督制度，強化對會計電算化在企業(yè)內部控制方面的重視度，合理進行分工及明確職責，提升財會人員業(yè)務水平以及提高會計檔案管理水平，從多方面來推動企業(yè)管理效率的穩(wěn)步提升。

（一）完善財務監(jiān)督制度

企業(yè)在運用會計電算化系統(tǒng)時，必須不斷完善并加強內部的相關規(guī)定，為企業(yè)會計電算化工作提供一個規(guī)范、完善的財務監(jiān)督制度，以確保企業(yè)工作質量的提高。具體可從這幾個方面著手：首先，應定期對會計電算化使用的相關操作系統(tǒng)進行全面的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有問題，必須要立即采取措施來解決，將操作系統(tǒng)的漏洞完全堵住。其次，定期對會計電算化中所采用的數(shù)據(jù)進行嚴謹?shù)膶徍?，確保整體數(shù)據(jù)的準確性及科學性。建立一套有針對性的內部控制審計制度，通過內部控制審計的方式，對企業(yè)會計數(shù)據(jù)進行嚴格的檢查、分析，并確保審計結果的公正性，確保會計工作規(guī)范化開展的同時，提升會計信息的質量。最后，也要定期對賬目明細進行核對，這是財務監(jiān)督管理中不可或缺的環(huán)節(jié)，以確保賬證、賬賬、賬實相符。

（二）強化會計電算化環(huán)境下內部控制的重要性

企業(yè)在電算化環(huán)境下加強內控作用，需要將電算化與企業(yè)會計工作的合理性結合在一起，以發(fā)揮出企業(yè)信息電算化強大的功能及作用。對此，企業(yè)需要從思想，分工、職責上強化對會計電算化環(huán)境下內部控制重要性的認識，具體要從這幾個方面著手。一方面，企業(yè)要進一步加大對于會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制的宣傳和推廣力度，讓內部所有的工作人員都能夠意識到企業(yè)的會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制的重要性及其作用，徹底改變會計電算化就是買臺電腦、買套軟件，會計電算化環(huán)境下的內部控制與手工處理情況下的相差無幾的錯誤思想。另一方面，明確分工、職責，要真正提高和促進會計電算化在企業(yè)工作中得到綜合應用的績效，就必須從電算化的會計信息系統(tǒng)的建立直至正式運行的整個階段不斷完善內部管理控制體系，并在這種體系的基礎上進一步明確內部的分工與崗位，以便能夠使得會計電算化工作順利開展。一是要根據(jù)會計電算化功能的不同劃分為系統(tǒng)的開發(fā)部門與系統(tǒng)的應用這兩個方面。系統(tǒng)的開發(fā)部門主要是負責對系統(tǒng)進行開發(fā)研究、系統(tǒng)維修等工作。系統(tǒng)的應用部門則是負責系統(tǒng)日常管理與處置。二是企業(yè)需要對不相容的業(yè)務進行分離，確保其獨立性，從而減少錯誤和舞弊問題的發(fā)生。需要企業(yè)構建適應會計電算化系統(tǒng)下會計核算崗位要求的人員結構，包括會計核算、財務管理、系統(tǒng)維護管理、會計檔案管理等職能。依據(jù)相關崗位不相容的設立原則，設置電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護審查、數(shù)據(jù)處理、檔案管理等崗位，形成分工明確且相互影響的崗位機制。三是做好對各個崗位的權限的設置，電算化主管主要負責各個操作人員權限的定義，具體的操作人員則只有修改自己口令的權限，無法對自己和他人操作的權限進行更改。在系統(tǒng)運行過程中，也應根據(jù)人員的變化而及時調整，切實發(fā)揮出崗位之間相互制衡和監(jiān)督的作用，從而防止會計電算化舞弊問題的發(fā)生。四是要做好對數(shù)據(jù)的控制及對程序的維護工作。會計系統(tǒng)中的程序安全與否直接關系到系統(tǒng)是否能夠安全運行，數(shù)據(jù)運行、數(shù)據(jù)保存的安全狀況也影響到財務信息的完整性和保密性程度。要重視數(shù)據(jù)控制方法，解決丟失數(shù)據(jù)的恢復及重建、接觸控制等一系列問題，以防系統(tǒng)在使用過程中不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露以及非法侵入等相關問題。

（三）提升財務人員素質

針對會計電算化環(huán)境下企業(yè)會計人員整體素質不高的問題，企業(yè)必須要加強會計隊伍的建設。一方面，需要重視對電算化人員的引進，優(yōu)先選擇具有專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)高的電算化人才，壯大會計隊伍的同時，提高企業(yè)整體的會計工作質量。需要明確的是，企業(yè)在人才招聘時，除了要對其計算機和電算化系統(tǒng)操作能力進行衡量以外，也要對其綜合業(yè)務處理能力進行全面的考慮，只有具備這些全部的能力，才能夠更好地保障企業(yè)電算化會計工作的質量。另一方面，需要企業(yè)加大對現(xiàn)有財務人員的培訓，通過電算化知識培訓、電算化操作技能培訓、管理知識培訓、計算機系統(tǒng)與維護培訓等多種形式，切實提升財務人員的綜合素質，加快企業(yè)電算化管理化和智能化的進程。與此同時，注重對企業(yè)財務人員的基本職業(yè)道德素質修養(yǎng)的不斷提高，應經常性地對其進行職業(yè)道德教育，以防出現(xiàn)財務舞弊的問題。另外，對于聘用的專業(yè)人員，也要重視其主觀能動性的有效發(fā)揮，既要加強對他們培訓力度，也要定期進行抽查，通過相應的考核工作，促使他們不斷提升自身的操作技能，并通過合理的獎懲制度，給予工作效率高的人員獎勵，提高他們的積極性，從而促進電算化工作的有效開展。

（四）提高會計檔案管理水平

首先，加強電算化下會計檔案收集、儲存、保管等工作的開展，財務部門在工作中應及時進行財務數(shù)據(jù)的記錄和備份，數(shù)據(jù)類型包括結構化和非結構的財務數(shù)據(jù)。在使用光盤或磁性介質儲存會計檔案時，需要做好備份工作，同時也要完善包括檔案的形成時間、操作人員等會計檔案信息。而對于會計檔案的保管工作，紙質檔案需要落實防塵、防潮等措施，電子檔案則需要定期進行檢查維護，防止出現(xiàn)會計檔案信息丟失的問題。其次，要完善電算化下的會計檔案管理的各項制度，結合企業(yè)自身實際，構建關于會計檔案管理方面的收集、儲存、管理、使用、查閱等方面的制度，提升會計檔案完整性和安全性的同時，提高會計信息的利用效率。最后，要采取措施來提升檔案管理人員業(yè)務水平及綜合素養(yǎng)，經常性開展針對性的培訓教育工作，在提高其會計檔案管理的專業(yè)知識基礎上，還要提升其法律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，確保會計檔案管理工作開展符合會計電算化發(fā)展的要求。

四、結束語

在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)必須要加強電算化的運用與發(fā)展，并針對電算化在運用過程中實際存在的問題，及時采取有效的措施解決，不斷完善內部控制制度體系，確保會計電算化在企業(yè)中綜合運用的效益得以增強，促進企業(yè)電算水平的穩(wěn)步提升，從而促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

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作者:伍素萍 單位:珠海元朗食品有限公司