會計電算化條件下事業(yè)單位檔案管理探究

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［摘要］隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的空前發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已應(yīng)用于各行各業(yè)，會計電算化也創(chuàng)新應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中。會計電算化的檔案管理已成為事業(yè)單位會計工作的一部分內(nèi)容，且會計電算化檔案管理對會計工作具有十分重要的意義，其改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式，使會計電算化檔案管理讓事業(yè)單位的檔案信息有了一個全新的形式。本文從會計電算化條件下事業(yè)單位檔案的特點入手，通過分析會計電算化條件下事業(yè)單位保存檔案時存在的問題，探究了會計電算化條件下事業(yè)單位檔案管理的措施和方法。

［關(guān)鍵詞］會計電算化；事業(yè)單位；檔案管理

進入21世紀(jì)以來，我國的信息化水平迅速發(fā)展，我國的事業(yè)單位開始對會計電算化檔案進行管理，且會計電算化使檔案管理數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，還能更好的節(jié)省紙質(zhì)資源，節(jié)約資源，節(jié)省時間。而傳統(tǒng)的人工管理檔案容易造成檔案數(shù)據(jù)的丟失；會計電算化對檔案的管理彌補了傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，但在電算化應(yīng)用過程中，由于管理原因也帶來一些問題。因此，本文結(jié)合會計電算化在檔案管理中的特點以及存在的不足，探究如何更好的使用會計電算化進行檔案管理。

1會計電算化檔案的特點

1.1會計電算化檔案的范圍和存儲載體擴大

會計電算化檔案在檔案保存上發(fā)生了很大的變化，電算化檔案一般是通過打印機的打印或者是硬盤進行保存。會計電算化檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存形式上有了很大的變化，會計電算化檔案對事業(yè)單位的檔案要求是要有內(nèi)部的電子檔案，同時要能打印出紙質(zhì)檔案，通過兩種形式的管理有利于檔案的安全。

1.2電算化檔案保管的要求提高

電子檔案管理需要在一定的條件下，有安全的保存空間，有存儲介質(zhì)的保障，有存儲的有效期限，只有這三個條件都充分具備后，才能更好地進行會計電算化檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理是直觀的，但電算化檔案是依賴于計算機對資料進行保存的，會計電算化檔案的保存應(yīng)該與會計的其他內(nèi)容一樣進行保存，為了方便查詢，還要對會計電算化檔案進行妥善保存，并在合理的有效期內(nèi)進行使用。

1.3會計電算化檔案保密的要求提高

我國事業(yè)單位在性質(zhì)上是不同于其他私人企業(yè)的，事業(yè)單位從事的工作具有一定的特殊性，事業(yè)單位的檔案和其他單位檔案相比保密性要求更高，所以，事業(yè)單位對檔案的管理要求更高，重要性更高。進行會計電算化檔案管理時，要按照會計其他工作的要求，無論是在保存介質(zhì)、保存期限還是保存空間上，都應(yīng)重視保密性。

2會計電算化檔案管理存在的問題

2.1管理制度不健全

事業(yè)單位在進行會計電算化檔案管理后，對會計電算化提出了更高的要求，增加了會計工作的內(nèi)容。但是實際工作中，事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不夠，對會計電算化檔案的應(yīng)用只是在形式上進行了改變，對檔案管理的處理工具發(fā)生了變化后，很多內(nèi)容還是沿用傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)進行管理，對檔案管理并沒有采用有效的措施和方法進行保管，且對會計電算化檔案管理的工作人員沒有明確規(guī)定其責(zé)任，因此，存在保管不當(dāng)、工作人員管理意識不高的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致電子檔案的損壞。

2.2紙質(zhì)會計檔案保管期限不合標(biāo)準(zhǔn)

一般情況下，事業(yè)單位對檔案打印都采用一般的針式打印，經(jīng)過較長時間后紙質(zhì)檔案資料容易褪色且變得模糊不清，嚴(yán)重影響使用。一般情況下，使用針式打印機打印的會計檔案會在7年或8年后變得模糊不清，為了安全起見，事業(yè)單位應(yīng)采用必要的措施進行保護。

2.3會計電算化檔案管理人員素質(zhì)不高

相對傳統(tǒng)的檔案管理人員，對會計電算化檔案管理沒有太多的經(jīng)驗，對檔案的認(rèn)知依舊停留在傳統(tǒng)檔案管理的認(rèn)知上，會計工作人員對檔案管理不夠了解，會計電算化檔案管理人員素質(zhì)不高，不能將檔案與會計電算化工作相結(jié)合，不能對會計電算化檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行及時備份，影響事業(yè)單位財務(wù)管理的發(fā)展。

3會計電算化檔案管理的具體措施

3.1加強會計檔案管理制度

事業(yè)單位要建立和完善會計電算化的保管制度，并通過規(guī)章制度明確規(guī)定會計電算化檔案管理人員的工作職責(zé)，加強對檔案的管理，確保會計電算化檔案數(shù)據(jù)的及時備份和保存。

3.2建設(shè)會計電算化硬件設(shè)施

針式打印機打印文件的保存時間相對較短，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視對打印機設(shè)備的改進，配備清晰的激光或者噴墨打印機，使打印文件的保存時間更長，字跡更加清晰。事業(yè)單位對會計電算化的工作軟件應(yīng)進行定期維護和更新，通過互聯(lián)網(wǎng)，保證系統(tǒng)的安全可靠性，避免檔案內(nèi)容的泄露。

3.3培養(yǎng)高素質(zhì)的會計檔案工作人員

事業(yè)單位應(yīng)對會計工作人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并進行定期考核，從而提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和水平。事業(yè)單位可以組織相關(guān)知識講座或者見面交流會，通過多種形式的活動，提高會計工作人員的專業(yè)技能，提高檔案管理工作的效率，從而有效進行檔案管理和檔案保存工作。

4結(jié)語

隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷革新，我國事業(yè)單位會計電算化檔案工作還需加強和完善，且在傳統(tǒng)檔案管理對會計電算化檔案管理還存在影響下，事業(yè)單位要針對會計電算化檔案的特點和存在的問題，完善會計電算化檔案管理制度，更新會計電算化檔案的硬件設(shè)備，提高會計電算化檔案會計工作人員的綜合素質(zhì)，還要充分結(jié)合事業(yè)單位會計電算化檔案的重要性，進行妥善保管，確保檔案的保密性和安全性，以便更好地為事業(yè)單位會計工作提供服務(wù)

主要參考文獻(xiàn)

［1］王茂林.事業(yè)單位會計電算化檔案管理［J］.科協(xié)論壇,2008(4).

作者:朱紅霞 單位:濰坊市濰城區(qū)民政局