檔案工作對企業(yè)發(fā)展的支撐作用

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［摘要］

檔案工作在整個企業(yè)運營中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。

［關(guān)鍵詞］檔案工作；企業(yè)發(fā)展；價值

0引言

檔案的本質(zhì)是具有憑證價值的原始記錄，檔案在企業(yè)發(fā)展中提供最原始的信息源，同時也是可供學(xué)習(xí)的知識源。無論是信息源還是知識源，檔案在企業(yè)發(fā)展中地位舉足輕重，不可藐視。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案作為一項無形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。企業(yè)檔案的潛在價值是企業(yè)固本強基謀發(fā)展不可或缺的基石。本文就檔案在企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理過程中所體現(xiàn)的支撐作用作簡單論述。

1企業(yè)檔案的情報價值

檔案在科研設(shè)計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計研發(fā)過程中的重要技術(shù)依據(jù)，在整個企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個發(fā)展項目規(guī)劃，被納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發(fā)產(chǎn)品的過程中，研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個從無到有的過程，在企業(yè)的整個運營戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關(guān)檔案，吸收引進(jìn)。從這個意義上講，檔案為科學(xué)研究提供了一個上升的平臺，構(gòu)造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復(fù)研讀、推敲，有些是為改進(jìn)，有些是為新品研發(fā)。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。

2企業(yè)檔案的評審價值

檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務(wù)。由于時間緊任務(wù)重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準(zhǔn)備。由于年度較多，需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)管理諸多方面的檔案。經(jīng)過一通宵的忙碌，審計工作已基本結(jié)束。雖然一宿未眠，疲憊尤存，但使我想到了一句話：養(yǎng)兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現(xiàn)出來。其實，檔案管理的根本價值在于未來。由此，我聯(lián)想到了國防建設(shè)，國防建設(shè)是一個國家安居樂業(yè)的重要安全保障，著眼于未來的國家安全。從這個意義上來說，檔案管理同國防建設(shè)有相似之處，都是面向未來、服務(wù)于長遠(yuǎn)。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務(wù)于國家國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促進(jìn)國民生產(chǎn)生活等諸多領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展；從微觀角度來看，主要面向社會的某一領(lǐng)域、團(tuán)體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、管理服務(wù)，著力于單位的各項工作順利進(jìn)行。從此次財務(wù)審計來看，審計人員從財務(wù)檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價值的發(fā)揮做準(zhǔn)備，這些準(zhǔn)備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎(chǔ)。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業(yè)務(wù)是充分發(fā)揮檔案價值的基礎(chǔ)，是做好各項工作的重要前提，是單位進(jìn)行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。

3企業(yè)檔案的維權(quán)價值

當(dāng)下，各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項目。這些項目在可行性研究報告、建設(shè)過程中，竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財務(wù)監(jiān)督、責(zé)任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項目建設(shè)過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要角色。從這個意義上講，企業(yè)檔案成為維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設(shè)備中，在開箱驗收階段時，發(fā)現(xiàn)一設(shè)備是翻新設(shè)備，當(dāng)時及時拍照取證，提供相關(guān)項目檔案有關(guān)技術(shù)合同、協(xié)議等，積極和廠家聯(lián)系，使得事情妥善解決，為單位挽回經(jīng)濟(jì)損失。在筆者近幾年工作中，設(shè)備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設(shè)備維修、廠房改造、電網(wǎng)鋪設(shè)、管道維護(hù)等事項，這些事項均為工廠的基礎(chǔ)設(shè)施項目，關(guān)系著企業(yè)日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發(fā)揮著功效，維護(hù)著企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量是企業(yè)的生命，沒有質(zhì)量無以言效益。質(zhì)量檔案對企業(yè)維護(hù)自身形象來講可謂相依不離，當(dāng)遇到重大質(zhì)量問題時，需要企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品原始記錄，試驗數(shù)據(jù)，以此說明產(chǎn)品是否按客戶要求生產(chǎn)，是否達(dá)到客戶對產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質(zhì)量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產(chǎn)過程完全按規(guī)定要求生產(chǎn)，以此證明企業(yè)產(chǎn)品沒問題，進(jìn)而維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。

4企業(yè)檔案的營銷價值

企業(yè)要適應(yīng)市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產(chǎn)品。通過圖片檔案、榮譽證書檔案的宣傳可以向社會展示企業(yè)形象、精神風(fēng)貌、產(chǎn)品品質(zhì)，提高企業(yè)的知名度，從而獲得較高的市場認(rèn)可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經(jīng)常借閱產(chǎn)品型號的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證以及相關(guān)獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認(rèn)該廠是信得過的企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效益大增。

5結(jié)語

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，蘊藏了企業(yè)大量有價值的信息，保管好、利用好這些信息，對于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)企業(yè)權(quán)益，拓展企業(yè)產(chǎn)品市場意義重大，企業(yè)檔案是支撐企業(yè)前行的重要“杠桿”。因此，做好企業(yè)檔案管理工作，深挖蘊藏其中的信息資源，為企業(yè)發(fā)展源源不斷提供信息支持，應(yīng)成為當(dāng)下企業(yè)檔案部門的工作重點。

作者：張偉 單位：云南大學(xué)公共管理學(xué)院