水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理中信息技術的應用

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21世紀初，信息技術的突飛猛進，讓我們進入了一個新的科技紀元：大數(shù)據(jù)時代。在這一歷史背景下，整個世界發(fā)生了深刻的變革。這些變革對于傳統(tǒng)的檔案管理工作,是挑戰(zhàn)更是機遇。在這樣的大背景下,人們越來越認識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。檔案管理以保存和完善社會檔案并提供檔案為社會利用為己任，最直接地肩負社會原始記錄的收集、整理、修訂、保管、檢索、利用等任務。但在大數(shù)據(jù)時代，每天產(chǎn)生的原始記錄的量與種類同舊時相比是不可同日而語的，加上各個檔案室或檔案館現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)明顯能夠感受到檔案工作的艱巨性。而且在很多時候，面對洶涌而來的各種大數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)開始不知如何應對。因此，很有必要在此探討一下大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理。水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理作為其中一個分支，必須抓住這一契機,強化檔案人員的素質,優(yōu)化檔案管理的環(huán)境,促進水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理的信息化建設，以適應信息技術所帶來的從理念到工序的沖擊，吸收信息技術所帶來的資源配置以及收集的便利條件，融入大數(shù)據(jù)時代中全新的信息環(huán)境。

一、水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理工作的重要意義

信息文明是以現(xiàn)代信息技術為手段，以信息經(jīng)濟為基礎，以信息資源的有效開發(fā)和在此基礎上對物質資源的充分利用為核心，以實現(xiàn)人類社會各領域、各方面的協(xié)調發(fā)展和人類社會的整體進步為目的，以實現(xiàn)人類社會可持續(xù)發(fā)展和人類最高社會理想為終極目標的新時代。水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案是一定時期水產(chǎn)養(yǎng)殖情況的真實反映和記錄，記錄著水產(chǎn)養(yǎng)殖的過去和現(xiàn)在,承載著未來的發(fā)展方向。完善水產(chǎn)檔案管理工作,對于推進水產(chǎn)養(yǎng)殖規(guī)范化管理，全面提升水產(chǎn)養(yǎng)殖水平，為保障水產(chǎn)品質量安全打下堅實的基礎。

二、傳統(tǒng)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理方式的缺點

檔案管理系統(tǒng)是一個水產(chǎn)養(yǎng)殖單位不可缺少的部分,它的內容對于單位來說至關重要,所以檔案管理應該提供充足的信息和及時的查詢手段。傳統(tǒng)的人工管理檔案方式存在著一些缺點：

（一）效率低下

傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理的工作效率。而且在大數(shù)據(jù)時代，信息呈爆炸式涌來，過往的人工管理方式往往會讓檔案工作者應接不暇。

（二）保密性差

傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。沒有良好的分級保密制度，只會讓檔案的保密性一降再降。

（三）檔案查找、更新和維護困難

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，大量的文件和數(shù)據(jù)將幾乎呈指數(shù)倍增長，這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

三、水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化的優(yōu)點

（一）檔案管理不再費時費力

1.數(shù)據(jù)一次性錄入即可多次利用。數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

2.各種報表可以自動打印。數(shù)據(jù)錄入后不論是文書管理還是檔案管理，可以方便打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，可以方便打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。

3.自動統(tǒng)計檔案信息。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表,此工作由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

（二）檔案查詢更為方便

1.提供多種查詢手段。檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

2.提供網(wǎng)上查詢手段。單位內部員工可以根據(jù)檔案管理權限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息,極大地減輕了員工的負擔。

（三）可以解決檔案損壞丟失的問題

依靠手工方式來收集檔案,隨著時間的久遠，有時候會造成個別檔案的丟失和損失，檔案管理實行信息化后可以避免檔案的損壞及丟失。

四、實現(xiàn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化的路徑

為適應當前社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，水產(chǎn)養(yǎng)殖應建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。檔案管理工作從實體管理上升到知識管理等方面都需要引進大數(shù)據(jù)技術。作者認為實現(xiàn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化應從通過途徑實行：

（一）提高檔案標準化、規(guī)范化水平

檔案管理實現(xiàn)信息化，首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案管理信息化建設，就必須把握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（二）抓好水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案數(shù)據(jù)庫的建設

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。目前，檔案館知識服務的技術核心為技術引擎。新型知識服務引擎包括資源及學術搜索引擎、資源及服務推薦引擎、知識服務社區(qū)實體（包括用戶及資源）行為智能分析引擎、用戶知識需求預測引擎和多維度信息資源獲取、組織、分析及決策引擎等，利用大數(shù)據(jù)技術可以構建檔案館的新型知識服務引擎。

（三）檔案工作者必備良好的素質

一個檔案工作人員必備的素質結構，應是其具有的政治素質、業(yè)務素質和智力、能力素質的最佳綜合表現(xiàn)。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關學科知識素養(yǎng)。掌握計算機相關知識，對檔案信息的電子化、數(shù)字化實行有效控制與管理。當今經(jīng)濟新常態(tài)下，對水產(chǎn)檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。檔案管理人員要實現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉變，使檔案管理工作在水產(chǎn)養(yǎng)殖中發(fā)揮出應有的價值。

作者：衛(wèi)巧麗 單位：鄭州市水產(chǎn)技術推廣站