人工智能技術(shù)在檔案管理信息化的應(yīng)用

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摘要：人工智能技術(shù)的應(yīng)用是一種趨勢，研究的目的在于可以真正地更新傳統(tǒng)檔案管理手段，令人工智能技術(shù)能夠與檔案管理工作產(chǎn)生緊密的結(jié)合，增強(qiáng)工作效率，降低錯誤率。綜合運(yùn)用了文獻(xiàn)查閱法，對學(xué)術(shù)理論和詳細(xì)案例進(jìn)行了綜合的調(diào)查，了解到了目前國內(nèi)在人工智能技術(shù)普及方面的具體研究。提出人工智能技術(shù)與檔案管理技術(shù)的具體概念，指出人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中應(yīng)用的必要性。最后從系統(tǒng)智能識別技術(shù)、指紋虹膜識別技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)、智能檢索技術(shù)等角度綜合分析了人工智能技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；人工智能技術(shù)；安全；網(wǎng)絡(luò)

1人工智能技術(shù)與檔案管理

1.1人工智能技術(shù)

在20世紀(jì)50年代中期，歐美等發(fā)達(dá)國家就已經(jīng)率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發(fā)展成為了現(xiàn)實(shí)存在的技術(shù)，震驚了學(xué)術(shù)界。目前，科學(xué)家們致力于研究更加精深的人工智能技術(shù)，為此開發(fā)了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經(jīng)濟(jì)全球化得到了普及，被運(yùn)用到了全球的各個角落當(dāng)中去，為各行各業(yè)的生產(chǎn)力發(fā)展提供了巨大的動力。當(dāng)然，人們所提到人工智能技術(shù)的時候，首先會提到的就是AI技術(shù)，它是人工智能技術(shù)的一個縮寫，是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式將多個系統(tǒng)集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機(jī)器，人工智能技術(shù)包括了機(jī)器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統(tǒng)等。從這個角度來看，人工智能技術(shù)實(shí)際上是對人的大腦的一次復(fù)制和模擬，尤其是對人腦當(dāng)中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復(fù)制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進(jìn)行獨(dú)立的人類思考。

1.2檔案管理

檔案管理這項(xiàng)工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業(yè)和各個層次的公司當(dāng)中，即便是在規(guī)模小的公司，也一定都會具有相應(yīng)的檔案管理工作和專門的負(fù)責(zé)人員。在傳統(tǒng)的檔案工作當(dāng)中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進(jìn)行反復(fù)的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現(xiàn)錯誤的可能性也十分的高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們更多地將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到了檔案管理工作當(dāng)中去，極大地解放了這項(xiàng)工作的生產(chǎn)力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當(dāng)中解脫出來。檔案管理的內(nèi)容和項(xiàng)目是復(fù)雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發(fā)展檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案等等內(nèi)容。

2人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中應(yīng)用的必要性

2.1降低錯誤率

將人工智能技術(shù)科學(xué)地運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中去，最顯而易見的一個優(yōu)勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的智能檢索技術(shù)，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當(dāng)中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優(yōu)化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內(nèi)容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術(shù)當(dāng)中的延伸檢索技術(shù)，可以對其他相關(guān)的檔案內(nèi)容和關(guān)鍵詞進(jìn)行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關(guān)鍵詞相關(guān)的檔案內(nèi)容，同時又可以了解到與這些檔案相關(guān)聯(lián)或其他用戶較多搜索的關(guān)聯(lián)檔案內(nèi)容。即可以不再依賴人力進(jìn)行檔案文字的查閱，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。

2.2提高管理效率

以項(xiàng)目檔案為例展開論述的話，當(dāng)企業(yè)展開一個經(jīng)濟(jì)活動和項(xiàng)目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業(yè)的前期投入以及招投標(biāo)的各個環(huán)節(jié)，同時也包括了企業(yè)的預(yù)算以及最后的企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員、企業(yè)項(xiàng)目決策會議內(nèi)容等等。如果可以利用人工智能技術(shù)，首先在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中編制一個成熟的程序，將這些不同的環(huán)節(jié)和內(nèi)容首先預(yù)留出來，然后再進(jìn)行完一項(xiàng)工作以后，自動自發(fā)地將工作所涉及的檔案內(nèi)容和具體信息上傳到計(jì)算機(jī)中來，最終當(dāng)整個項(xiàng)目完成以后，就能夠形成一份十分詳實(shí)且準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案。這種方式可以節(jié)約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中。檔案管理人員往往只需要在后臺進(jìn)行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項(xiàng)目信息收錄起來，在后期進(jìn)行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優(yōu)秀的項(xiàng)目檔案[3]。

2.3減少成本投入

在人工智能可以節(jié)約成本這方面，有部分中小企業(yè)會表示出較大的質(zhì)疑情緒，他們認(rèn)為，人工智能技術(shù)相較于傳統(tǒng)的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養(yǎng)護(hù)和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術(shù)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的投入，當(dāng)購買一套人工智能技術(shù)以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設(shè)備，更多的是購買了其中所包含的配套設(shè)施和服務(wù)，也就是后期的各種更新和維護(hù)服務(wù)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應(yīng)的保險支出部分福利。而人工智能技術(shù)則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設(shè)備使用和專利使用費(fèi)用即可。同時，人工智能技術(shù)也不需要休假，24h都可以進(jìn)行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態(tài)。人工智能技術(shù)從長遠(yuǎn)來看，對企業(yè)的成本產(chǎn)生了巨大的節(jié)約作用。

2.4提高安全性

對于一些大型的企業(yè)項(xiàng)目和國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，在檔案管理的工作當(dāng)中，最重視的就是安全性問題。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅(jiān)定，就非常容易出現(xiàn)以權(quán)謀私販賣企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息，以及泄漏政府核心機(jī)密的問題?，F(xiàn)階段，如果可以使用人工智能技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術(shù)可以根據(jù)前期編程員所設(shè)置的種種權(quán)限，一些不具備權(quán)限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩(wěn)妥的被保管在計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中。但這一切都需要建立在已經(jīng)能夠?qū)n案管理信息化系統(tǒng)的安全性充分保障的基礎(chǔ)之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規(guī)避黑客風(fēng)險和病毒風(fēng)險。

3人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用措施

探討人工智能技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用措施，更多的是從技術(shù)角度進(jìn)行探究的。本文按照不同的技術(shù)層面對措施進(jìn)行分類探究，重點(diǎn)提出了系統(tǒng)智能識別技術(shù)、指紋虹膜識別技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)3項(xiàng)內(nèi)容。

3.1系統(tǒng)智能識別技術(shù)

人工智能技術(shù)最核心也是最基本的技術(shù)，就是系統(tǒng)智能識別技術(shù)，這一技術(shù)也是目前人工智能技術(shù)當(dāng)中發(fā)展最為成熟，運(yùn)用最為廣泛的一項(xiàng)技術(shù)。目前所探討的系統(tǒng)，智能識別技術(shù)就是經(jīng)常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術(shù)當(dāng)中，不僅僅可以通過文字的形式進(jìn)行檢索，同時還可以通過語音的形式進(jìn)行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術(shù)都可以被廣泛地運(yùn)用到檔案管理的信息化工作當(dāng)中來。舉例來說，如果想要進(jìn)行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統(tǒng)智能識別技術(shù)，將已知的檔案文號或者檔案標(biāo)題或者是檔案當(dāng)中內(nèi)容的關(guān)鍵詞放置到搜索框當(dāng)中，只需要輕輕的點(diǎn)擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關(guān)的各種檔案。在語音識別技術(shù)方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成為文字，在系統(tǒng)當(dāng)中自動的進(jìn)行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術(shù)則更多的被運(yùn)用在一些歷史檔案和項(xiàng)目檔案當(dāng)中，例如企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中所興辦的一些項(xiàng)目可能已經(jīng)年代久遠(yuǎn)，記不清當(dāng)中的關(guān)鍵詞和具體信息，但是在官方網(wǎng)站上具有當(dāng)時項(xiàng)目的相關(guān)圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當(dāng)中點(diǎn)擊搜索。包含此圖片或相近圖片內(nèi)容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。

3.2指紋虹膜識別技術(shù)

在前文中已經(jīng)提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項(xiàng)問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當(dāng)中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目或政府機(jī)密文件的時候，安全問題應(yīng)當(dāng)是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術(shù)和虹膜識別技術(shù)，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當(dāng)查閱一些機(jī)密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進(jìn)行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機(jī)密文件進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當(dāng)中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機(jī)關(guān)內(nèi)部的人事調(diào)整和編制職數(shù)，這些都屬于機(jī)密的內(nèi)容，而在進(jìn)行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領(lǐng)導(dǎo)和單位的主要領(lǐng)導(dǎo)作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進(jìn)來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統(tǒng)就會自動的對這個人的虹膜進(jìn)行掃描，一旦發(fā)現(xiàn)不匹配的問題，就會在系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發(fā)送至主管領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員的手機(jī)當(dāng)中，可以有效對可能存在的風(fēng)險產(chǎn)生一個預(yù)警機(jī)制。當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理的負(fù)責(zé)人員看到某些人妄圖窺探企業(yè)的機(jī)密檔案的時候，那么就能夠做出相應(yīng)的處罰條例，積極地調(diào)整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發(fā)展，實(shí)現(xiàn)一個良性循環(huán)。

3.3網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)

檔案的查閱、借閱以及歸還是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)的檔案管理流程當(dāng)中，主要是通過紙質(zhì)文件的形式逐級進(jìn)行向上審批，尤其是在涉及一些機(jī)密和機(jī)要文件的時候，更需要進(jìn)行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)，將這些審批流程進(jìn)行簡化，通過電子計(jì)算機(jī)或者說是OA軟件的形式，在網(wǎng)上平臺就能夠完成各項(xiàng)審批工作。與此同時，在企業(yè)或單位內(nèi)部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術(shù)直接展示在企業(yè)和單位的局域網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，只要是企業(yè)內(nèi)部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進(jìn)行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓(xùn)的環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要讓新人更多的了解到這個企業(yè)的發(fā)展歷程和其中蘊(yùn)含的深厚企業(yè)文化，那么就可以讓這些員工登錄計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在局域網(wǎng)內(nèi)搜索相應(yīng)的檔案。這些檔案當(dāng)中記載著企業(yè)的發(fā)展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機(jī)密內(nèi)容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經(jīng)過繁雜的審批手續(xù)，大大減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，真正實(shí)現(xiàn)了簡政放權(quán)，做到了工作流程的優(yōu)化與高效。

3.4智能檢索技術(shù)

人工智能技術(shù)作為一種高科技的技術(shù)，其研發(fā)的主要目的就在于解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將人工智能技術(shù)廣泛地運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，來也可以達(dá)到這一目標(biāo)，幫助檔案管理工作的效率實(shí)現(xiàn)大幅度的提升?，F(xiàn)階段，如果可以采取人工智能技術(shù)來進(jìn)行智能檢索的話，可以極大地解放生產(chǎn)力，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作人員的工作壓力得以釋放[7]。舉例來說，如果在電子檔案排布方面可以按照其重要程度和具體價值進(jìn)行順序排放的話，那么就可以在后期的檢索中，同樣按照這一排序標(biāo)準(zhǔn)得出最終的檢索結(jié)論。與此同時，采取智能檢索的方式，不僅可以對想要獲知的信息進(jìn)行檢索和取得，同樣也可以利用人工智能技術(shù)將某一用戶的多次檢索關(guān)鍵詞及結(jié)果統(tǒng)一起來，科學(xué)的計(jì)算出這一用戶的使用需求和未來檢索預(yù)期，并為其推薦相關(guān)的關(guān)鍵詞及檔案。這不僅依靠單一的檔案檢索系統(tǒng)，更多的是需要專業(yè)技術(shù)人員能夠在聯(lián)網(wǎng)和共享平臺的基礎(chǔ)之上，開發(fā)一款多個檔案局共享的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，使得各個局和部門的檔案信息，能夠有效的歸類和統(tǒng)一[8]。

4結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，更多的是依靠員工來完成各項(xiàng)工作，耗時耗力，錯誤率較高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的時代，積極地使用人工智能技術(shù)，并將其運(yùn)用在檔案管理的信息化工作當(dāng)中去，盡可能的實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)技術(shù)的融合，使得檔案管理工作能夠變得更加高效，檔案管理的流程能夠被逐漸的優(yōu)化。

作者：謝波 單位：廣東省宏觀經(jīng)濟(jì)信息分析中心