信息檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：信息檔案管理論文范文

傳統(tǒng)的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數(shù)相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發(fā)展改變了檔案資料的利用方式，彌補了傳統(tǒng)檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)等平臺進行查看和利用，為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務(wù)。

二、新時期檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視，在產(chǎn)生巨大變化的同時，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發(fā)生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發(fā)展。為了順應(yīng)時展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強自身對檔案信息化管理意識，不斷提高自己的工作質(zhì)量和自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能。只有當檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化的發(fā)展步伐才能更為的穩(wěn)定和迅速。因為檔案管理工作人員素質(zhì)的提高，是資源管理信息化發(fā)展工作的重點和保障，是檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

（二）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質(zhì)檔案、錄音、視頻以及照片等）進行信息化處理與轉(zhuǎn)換時，需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進檔案信息化管理水平的提高。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案資源共享

目前，檔案管理方式從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化信息管理不斷轉(zhuǎn)變。對此，檔案管理工作要圍繞國家、企業(yè)、工作部門的工作重點以及所關(guān)注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的檔案管理逐漸取代了紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的運用也隨著社會的發(fā)展產(chǎn)生了極大的改變。因此，在開展現(xiàn)代化管理工作時，要慎重選擇和推廣規(guī)范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實現(xiàn)資源共享。

三、結(jié)束語

第2篇：信息檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞:高職;檔案;管理

1信息時代高職檔案管理存在問題

1．1檔案管理制度的不完善

因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導(dǎo)致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變，但是，雖然在計算機的調(diào)節(jié)下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務(wù)也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標準和績效，檔案管理機構(gòu)又過于細化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩(wěn)定作出較大的貢獻。

1．2利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)

現(xiàn)在，我們已經(jīng)進入網(wǎng)絡(luò)時代，計算機的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是，即使計算機，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)達到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單，依然是機構(gòu)的分散性。因為各個機構(gòu)都有自己的組織和行為準則，行為規(guī)范，彼此間很少有能資源共享的系統(tǒng)。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統(tǒng)筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。

1．3對檔案管理統(tǒng)一管理

由于沒有對檔案管理進行統(tǒng)一的管理，對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴重的缺乏管理。隨著時代的發(fā)展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機構(gòu)中，他們自己制定了一些檔案管理的標準，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。

2加強高職院校檔案管理的措施

2．1發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢

計算機和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化產(chǎn)品已經(jīng)成為二十一世紀不可缺少的產(chǎn)物，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)也就隨之不斷發(fā)展。各行各業(yè)都會在高職的運行過程中產(chǎn)生大量的文件，而這些文件往往對高職來說都具有重要的價值，只有對這些文件進行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法，滿足現(xiàn)代化的需求，而且傳統(tǒng)檔案管理方法也滿足不了在信息技術(shù)方面的需求，所以我國高職將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰(zhàn)。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關(guān)人員提出了更高的要求，認識上要有所提升的同時，在信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)上也要有所提升，從而以最大限度發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢。

2．2解決傳統(tǒng)檔案管理的不足

之所以高職在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數(shù)高職還意識不到高職對檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進程不斷推進，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該被營運到檔案管理工作中，而做到二者的有機結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對檔案管理工作人員進行強化。

2．3順應(yīng)時展

檔案在我國的發(fā)展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項重要的任務(wù)，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，檔案就必不可少，這是時展的必然要求，只有充分發(fā)揮檔案的價值才有可能科學(xué)有效地對社會的發(fā)展風險力量。

2．4增強檔案意識，健全管理制度

增強檔案意識，健全管理制度，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，把檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳，結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使工作者增強檔案意識，形成良好的人事檔案工作氛圍;健全制度，規(guī)范人事檔案管理。建立完善檔案制度，是檔案管理工作逐步規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證;建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證檔案工作順利開展。為了提高教職工的檔案意識，從二方面著手:一是通過利用，促進檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗收中通過檔案利用，使教師們看到檔案實實在在的作用。二是進行培訓(xùn)，通過檔案培訓(xùn)班普及檔案知識，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時利用其它培訓(xùn)班機會，講解檔案知識，如:利用輔導(dǎo)員黨建、黨務(wù)工作培訓(xùn)會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務(wù)檔案工作;在畢業(yè)生班主任會議上，講解如何做好學(xué)生檔案工作等。同時，把整個學(xué)年材料收集完整，制作規(guī)范的系部檔案帶到現(xiàn)場，使教職工有比較直觀、感性的認識。二是強化隊伍建設(shè)，提升現(xiàn)代管理手段，形成網(wǎng)絡(luò)管理。隨著高職院?？蒲袡n案工作認識程度的加強，科研檔案隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高，為高職院校科研檔案工作正常開展提供了可靠的組織保障;圍繞學(xué)?？蒲兄行墓ぷ骱椭攸c科研項目，根據(jù)科研檔案需求信息，編制適合當前科研研究發(fā)展的檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎(chǔ)上主動服務(wù)，深化科研檔案編研的層次;管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設(shè)備得以及有效利用，人員和科研管理技術(shù)得以顯著提升。

2．5建立有效的激勵機制

穩(wěn)定檔案管理隊伍建立檔案管理有效激勵機制的核心問題是增強檔案管理人員工作的主動性、事業(yè)心和成就感。激勵機制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定:一是要根據(jù)不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機制;二是要根據(jù)不同的任務(wù)來確立激勵機制。激勵機制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又可以運用不同手段和方法，相應(yīng)也會產(chǎn)生不同的效果。激勵機制要做到物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合，物質(zhì)性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術(shù)管理工作列入績效考核內(nèi)容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績、工作量、工作性質(zhì)緊密結(jié)合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進行“專業(yè)業(yè)績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據(jù)檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術(shù)改進、檔案研究成果等各項指標對檔案工作人員進行考核，根據(jù)考核結(jié)果進行考評和獎勵，這樣就能調(diào)動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責地工作。高職院校要建立檔案管理團隊崗位職責、職稱職務(wù)聘任制度，逐漸將檔案管理團隊的成員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵管理團隊的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時重視對檔案管理軟硬件建設(shè)，要對檔案管理隊伍實行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對檔案工作硬軟件設(shè)備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

2．6檔案管理工作的必然趨勢

在近些年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化的技術(shù)水平和現(xiàn)代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進展提供了支持。在發(fā)展的過程中，一方面，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術(shù)的引進和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術(shù)的實現(xiàn)都起到了重要作用。

作者:柴艷艷 單位:黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第3篇：信息檔案管理論文范文

檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應(yīng)社會需求、提高檔案信息服務(wù)水平、構(gòu)建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會對高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.對高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發(fā)生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業(yè)人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。

2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對高校相關(guān)資料進行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺核實畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績與獲獎等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實學(xué)業(yè)水平，辦理證實材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

3.高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研合作的需求

高校既是傳播科學(xué)知識的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產(chǎn)企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進了高?？蒲谐晒行мD(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動生產(chǎn)率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢，與高校展開科研合作，實現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。

4.高校宣傳推介、擴大社會影響的需求

宣傳推介、擴大社會影響是高校發(fā)展進程中不可或缺的經(jīng)營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)了解社會、認識社會。高校必須立足這一現(xiàn)實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實力和成果，讓社會全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會支持。

二、目前高校檔案信息共享的制約因素

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。

1.傳統(tǒng)檔案管理意識的束縛

長期以來，高校檔案管理處于一個相對封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對社會經(jīng)濟發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對外服務(wù)的主動性。落后的管理意識制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費。

2.高校檔案信息資源不完備

高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責分工不明，管理失范。比如：學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績或?qū)W歷證明資料，有的學(xué)校是在檔案館（室）存檔，有的學(xué)校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會共享。

3.檔案的數(shù)字化水平不高

受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動硬盤等先進信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。

4.檔案管理人員信息化知識欠缺

高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對于數(shù)字檔案的開發(fā)、計算機程序的維護、數(shù)據(jù)庫信息導(dǎo)航等信息化知識相對欠缺。直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運行中出現(xiàn)的問題不能得到及時、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進程和質(zhì)量。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享條件下高校檔案管理新模式。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導(dǎo)著行動的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機結(jié)合起來。第二，要關(guān)注社會發(fā)展對檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動為社會各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。

2.加強高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)

巧婦難為無米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴大檔案信息采集范圍，實現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對檔案信息的核實與甄別，保證其真實性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會對高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對、有重點地征集、開發(fā)專題特色檔案。如：以高?？蒲许椖繎?yīng)用者為服務(wù)對象，建立高?？蒲谐晒麑ｎ}檔案信息卷宗，架設(shè)高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研項目合作的直通橋。

3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺

實現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護的同時，及時采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對正在采集、整理存檔的檔案資料進行數(shù)字化處理，有計劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國家標準規(guī)范，實現(xiàn)高校檔案資源的自動編目、自動統(tǒng)計和自動檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動化程度，推動高校檔案資源的社會共享。

4.加強檔案人才隊伍建設(shè)，提升檔案管理隊伍整體素質(zhì)

高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)與共享。高校要加強檔案人才隊伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力提高與獎懲機制有機融合，激勵每個高校檔案管理人員都能擅長檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提升促進高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。

四、總結(jié)

第4篇：信息檔案管理論文范文

為了提升對高校檔案信息的利用率，就需要加強信息化建設(shè)和管理。信息化高校檔案管理和建設(shè)可以從軟件開發(fā)與硬件建設(shè)這兩個角度出發(fā)，加大人力和物力的投資，加大財力的投入。高校應(yīng)該加大檔案信息化管理的資金投入，確保信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理的順利實現(xiàn)。第一、加大專項資金投入。高校信息化建設(shè)需要通過各種渠道，獲得資金支持，也可以從學(xué)校建設(shè)經(jīng)費中劃撥一定資金進行信息化建設(shè)。加強軟硬件設(shè)施與設(shè)備建設(shè)。第二。加強軟件和硬件兩個方面的設(shè)備設(shè)施投入。硬件方面，精心規(guī)劃，選配符合實際需要的硬件設(shè)施。選配符合質(zhì)量和參數(shù)要求的存儲設(shè)備、錄像機、掃描儀等，以便于硬件設(shè)備符合信息化檔案管理需要。軟件方面，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校實際需要和檔案管理需求，選擇真正適合檔案管理需求的軟件產(chǎn)品，尤其要選擇或者開發(fā)符合高校檔案管理需要的專門軟件產(chǎn)品，確保產(chǎn)品功能完善、操作簡單，確保檔案信息化管理的順利進行。

(二)加大信息化檔案管理人才隊伍建設(shè)

加大信息化檔案管理人才隊伍建設(shè)，是確保檔案管理順利落實的關(guān)鍵。檔案管理的處理對象是文字、圖像、數(shù)據(jù)或者影音形式的檔案，需要將大量分散的信息進行歸集和整理，使得檔案信息系統(tǒng)化、集中化，方便使用。檔案管理雖然是信息化操作，但是也需要檔案管理人員的實施。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理實踐能力，決定了管理工作的落實質(zhì)量。隨著信息化和科學(xué)技術(shù)的快速提升，需要不斷提升管理人員素質(zhì)，強化他們的信息技術(shù)，加強管理人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)符合新形勢下技術(shù)發(fā)展的綜合管理人才。加強理論和業(yè)務(wù)培養(yǎng)，從理論和實際操作兩個方面加強檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，以提升其信息化前沿知識的儲備，提升實踐操作能力，使信息化檔案管理順利落實。

(三)完善信息化檔案管理安全保護機制

高校系統(tǒng)的檔案信息是一項重要的資源，也具有很重要的價值。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的同時，網(wǎng)絡(luò)安全問題也層出不窮，信息安全受到了很大的威脅，其中包括信息的丟失、竊取等。需要建立完善的信息化檔案管理安全保護機制，保障高校檔案信息資源的安全性與完整性。其中，檔案管理工作人員要提升管理意識，完善網(wǎng)絡(luò)安全保護機制。第一、建立嚴密的監(jiān)控與管理機制，要具有邏輯嚴謹?shù)男畔⒒芾砹鞒蹋瑫r完善每個程序的具體操作，加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)應(yīng)對措施。例如:查詢管理中設(shè)定訪問權(quán)限，確保查詢范圍內(nèi)信息資源的安全性;數(shù)據(jù)相關(guān)措施的管理中，數(shù)據(jù)采集、整理、分析等都應(yīng)該設(shè)定管理權(quán)限。第二、落實網(wǎng)絡(luò)管理安全輔助機制。對于檔案信息要進行備份管理，使得數(shù)據(jù)在丟失以后能夠快速恢復(fù)。第三、設(shè)定檔案信息交換管理權(quán)限。每個部分或者是校內(nèi)的分支管理單位都會相互交換信息，而每個單位間的信息交換、查詢與使用等都應(yīng)該設(shè)定一定權(quán)限，保障信息交換的安全性。

(四)完善信息化檔案管理建設(shè)規(guī)章制度

第5篇：信息檔案管理論文范文

二十一世紀網(wǎng)絡(luò)的普及以及計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)造了更為有利的發(fā)展條件現(xiàn)在是一個信息共享的時代，各種信息鋪天蓋地，能有效獲取自己所需要的信息資源是非常重要的。為了實現(xiàn)檔案資料與數(shù)據(jù)的共享，企業(yè)建立并開發(fā)人事檔案管理網(wǎng)站，來提高我國檔案信息的傳遞與接受效率。我國人事檔案信息的分享與傳遞，是通過現(xiàn)代化的通信技術(shù)與電子計算機設(shè)備的有效結(jié)合來實現(xiàn)的。

二、人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的重要意義以及要注意的問題

（一）人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

首先，人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有助于將人事檔案信息發(fā)揮更為重要的作用，使其真正做到物盡其用，也就是說，通過人事檔的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理可以更為及時地記錄員工的成長資料，并可以向有關(guān)部門提供及時的、有效地、客觀的以及科學(xué)的人事資源信息，有利于用人單位更夠合理的、科學(xué)的選擇自己所需人才，從而有利于實現(xiàn)人力資源的合理配置。其次，人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有利于實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案載體的保護，保證人事資源信息的完整性，提高認識檔案信息的使用價值。以前紙質(zhì)的人事資源信息的記錄容易丟失或損壞?？墒峭ㄟ^電子信息庫等方式對人事資源的信息進行管理和查閱，不僅可以提高人事檔案的使用率，還避免了紙質(zhì)檔案的破壞和丟失。再次，人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有利于保證人事檔案信息的真實性和實效性。人事檔案的這種網(wǎng)絡(luò)化和信息化的管理方法，使得人事檔案更加系統(tǒng)和規(guī)范，便于日后的及時性補充以及查閱和使用等。最后人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有利于提高人事部門的工作效率，企業(yè)在進行某項決策，或者調(diào)遣人力資源時，企業(yè)的管理者可以直接查閱信息化的檔案資源管理庫，可以更為快速地做出了解員工的真實資料，并能有有效地做出正確的決策。

（二）實現(xiàn)人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)注意的問題

第一，要加強對人事檔案信息的原始性以及真實性的確認。這是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的人事檔案是紙質(zhì)的，并且具有固定的格式，然而現(xiàn)在的人事檔案大多采用電子化的方式進行儲存，缺乏統(tǒng)一的格式要求，這不利于實現(xiàn)對人事檔案信息的真實性的確認，可是由于信息化與網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理更為及時，在社會上應(yīng)用的非常廣泛，若是它的準確性出現(xiàn)問題，所造成的影響可能會波及到很多方面，所及確保人事檔案的真實性就顯得尤為重要。這就要求，人事部門在一開始經(jīng)行信息輸入時要對所輸入的信息的真實性以及全面性經(jīng)行有效地檢查，對此企業(yè)可以利用現(xiàn)代化的技術(shù)，如電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)以及身份驗證技術(shù)等來確保信息的真實性和可靠性。第二，根據(jù)實際工作制定人事檔案信息化的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)管理者根據(jù)工作的實際需要，從技術(shù)、業(yè)務(wù)以及管理三個層面制定并完善認識檔案信息化的相關(guān)規(guī)定，來避免人事檔案管理工作過程中的盲目性和隨意性，可以確保人事檔案信息管理過程中，數(shù)據(jù)的真實性、統(tǒng)一性和可靠性等。加強對檔案信息的管理，建立相應(yīng)的制度規(guī)范以及監(jiān)督體制，可以有效地防止檔案信息被篡改，從而保證了檔案信息的完整性和真實性。第三，嚴肅人事檔案管理紀律、保障人事檔案的管理安全?，F(xiàn)在是一個信息化與網(wǎng)絡(luò)化時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用在帶給我們便利的同時帶來了一些隱患，人們信息的安全性變得越來越低，甚至說好多人的信息在網(wǎng)絡(luò)上就是公開的、透明的。人事檔案對企業(yè)的員工來說是比較機密的個人信息，對企業(yè)來說也是非常重要的內(nèi)部資料，所以嚴肅人事檔案管理紀律、保障人事檔案的安全，嚴禁處理檔案信息的計算機與網(wǎng)絡(luò)連接，嚴格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)信息的保密協(xié)議對企業(yè)和員工來說都是非常重要的。

三、結(jié)語

第6篇：信息檔案管理論文范文

1.1電子文件的內(nèi)涵。電子文件是對檔案進行電子化管理的一種方式，電子文件是指計算機對檔案進行處理和儲存的一個方式，用數(shù)字代碼的形式進行記錄文件中的信息。世界檔案管理協(xié)會對于電子文件進行了定義：電子文件是以代碼的方式進行記錄，通過磁盤或者穿孔帶對檔案進行整理和儲存，使計算機中處理檔案的格式符合美國處理文件的格式。

1.2信息時代中電子文件所存在的特點。

1.2.1電子文件對于信息具有不可識別的特點。電子文件在對檔案進行記錄時，一般記錄的形式以符號代替，人們不能用肉眼直接進行識別，需要用技術(shù)進行解碼和分析，可是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件中的信息是直接用文字和圖片進行記錄，可供人們直接進行閱讀。

1.2.2信息具有動態(tài)的特點。電子文件和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質(zhì)文件存在一定差異，它是根據(jù)邏輯的形式建立起來的，用鍵盤進行存儲、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。

1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點。電子文件相比紙質(zhì)文件，直接運用計算機對文件檔案進行處理和修改，一是為了創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發(fā)生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質(zhì)文件。

2、信息媒體時代對傳統(tǒng)檔案信息管理帶來的挑戰(zhàn)

2.1社會環(huán)境給傳統(tǒng)檔案帶來的挑戰(zhàn)。檔案信息管理最開始是為了查閱者提供檔案資料，經(jīng)過專門的管理人員對檔案進行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統(tǒng)的管理模式將紙質(zhì)檔案不被損壞作為保護重點，紙質(zhì)的保存方法成為了信息化時代中的缺點，管理者除了保護資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對于資料的保護是很有益的。隨著信息化的時代出現(xiàn)，使人們對信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對檔案進行管理，這些檔案會幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網(wǎng)絡(luò)的方式進行檔案的整理和對歸檔，更好的適應(yīng)時代變化。在信息化時代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進來，可以大大的滿足人們的需要。

2.2社會的信息化發(fā)展。人們對于信息化的應(yīng)用越來越廣泛，在各個領(lǐng)域都有所涉及，信息化的應(yīng)用使我們的生產(chǎn)和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應(yīng)用到社會的服務(wù)領(lǐng)域，社會服務(wù)促進檔案管理模式不斷進行創(chuàng)新，服務(wù)信息化可以使用戶從被動的地位上升到主動的位置，建立信息化的服務(wù)之后，可以直接要求服務(wù)部門提供相應(yīng)的服務(wù)，傳統(tǒng)的管理模式使用戶處于被動的位置，將信息化和檔案管理相結(jié)合之后，就可以使用戶在網(wǎng)上直接獲得自己想要的信息。由于社會的信息化發(fā)展，使人們的要求變得越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式并不會滿足人們對于資料的需求，并且傳統(tǒng)的管理方式使服務(wù)的質(zhì)量受到影響，為檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2.3信息化管理檔案方式的出現(xiàn)。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，使電子檔案應(yīng)運而生。從信息化的服務(wù)層面來看，電子化管理模式對檔案管理的創(chuàng)新起到了基礎(chǔ)性作用，為檔案管理從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)入信息化模式起到了推動作用。電子檔案的管理模式產(chǎn)生的影響：第一，將傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化為媒體服務(wù)，將電子檔案中單一的方式轉(zhuǎn)化為媒體，第二是傳統(tǒng)的定期模式轉(zhuǎn)為隨時模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時的在電子檔案中進行查找資料，第三，可以將專業(yè)的服務(wù)和休閑服務(wù)結(jié)合在一起，不管是方案的對象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。

3、進行電子檔案管理的建議和意見

3.1使思維方式得到轉(zhuǎn)化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會在不久之后，使檔案管理面臨危機，電子檔案的重要性需要一個漫長的時間來進行建立，并且需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上，和信息技術(shù)相結(jié)合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時檔案管理更加規(guī)范化。

3.2檔案管理應(yīng)依賴科學(xué)技術(shù)解決檔案中存在的問題。很多事例證明：計算機的安全問題無法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統(tǒng)編輯和工作人員的管理中進行解決，使檔案管理在技術(shù)上得到保障，實施的方法有：一是對電子檔案進行物理方面的保護。第一，注意防磁，因為電子檔案的空間中存在著很多磁場，應(yīng)使錄磁介質(zhì)和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環(huán)境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機械受到損傷。二是建立一套有效的防災(zāi)措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機制，備份機制可以滿足多方面的要求。進行備份之后就可以避免物理故障的發(fā)生，將軟件技術(shù)和人工的方式相結(jié)合，有效的解決因操作產(chǎn)生的問題，使電子檔案形成多層防護模式。三是可以加強保密措施來保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術(shù)中保密的常用方法，這一方式尤為重要。

4、結(jié)束語

第7篇：信息檔案管理論文范文

在檔案信息自動化系統(tǒng)運行的過程中，沒有一個統(tǒng)一的操作標準，同時在管理軟件的應(yīng)用上也存在著很大的差異，管理的結(jié)果也產(chǎn)生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統(tǒng)的管理質(zhì)量，在系統(tǒng)使用的過程中，硬件本身的質(zhì)量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應(yīng)的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發(fā)揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術(shù)的推廣，有效的對管理工作進行規(guī)范，這要求管理人員要提高自身的業(yè)務(wù)水平，尤其是計算機應(yīng)用技術(shù)，同時也要建立健全管理的機制。

2自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

在自動化建設(shè)的過程中，系統(tǒng)的整體性高低對功能的發(fā)揮有著十分關(guān)鍵的影響，提高系統(tǒng)的整體性也就是提高計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理質(zhì)量，從而使系統(tǒng)的優(yōu)勢能夠得以充分的發(fā)揮，從而也提高了系統(tǒng)自身的軟硬件性能。但是在系統(tǒng)運行的過程中，一部分節(jié)點非常容易出現(xiàn)故障，這些故障的產(chǎn)生也嚴重影響到了系統(tǒng)的正常運行，所以在使用該系統(tǒng)的過程中一定要采取相應(yīng)的措施，不斷加強對故障的處理，使其發(fā)揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統(tǒng)的綜合運行質(zhì)量。

3有重點的抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在近幾年的檔案信息自動化系統(tǒng)發(fā)展中，對文件處理技術(shù)的開發(fā)和系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新還處在一個適應(yīng)和過渡的階段，因此在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中還存在著很大的不足，這些問題的產(chǎn)生也會使得數(shù)據(jù)庫在使用時無法發(fā)揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統(tǒng)的過程中，要根據(jù)每個檔案管理部門自身的具體情況進行數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和完善。從另一個角度來看，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善需要很長的時間，同時其相應(yīng)的工作也是有一定的發(fā)展規(guī)律的，所以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內(nèi)容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統(tǒng)運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學(xué)技術(shù)還在不斷的發(fā)展，新的思想和理念還會不斷的應(yīng)用到檔案信息自動化系統(tǒng)的運行中，所以檔案信息自動化系統(tǒng)還會不斷的發(fā)展和完善。

4慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征。對我國檔案信息自動化影響最大的技術(shù)是微機工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當推行適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。

5實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。檔案信息自動化系統(tǒng)實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。

6充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

7重視人才管理

檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂。

8結(jié)語

第8篇：信息檔案管理論文范文

如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時代的發(fā)展，這是我們當前亟待解決的問題。

一、醫(yī)院檔案的范疇和規(guī)范化管理的必要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項職能活動中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內(nèi)容特征上，都表現(xiàn)這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由于它們真實地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，成為記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。醫(yī)院檔案的保存價值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫(yī)院檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的必要性。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀

（一）對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視不夠

目前在國內(nèi)的醫(yī)院中，計算機應(yīng)用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統(tǒng)(MIS)和財務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)、影像存檔和通訊系統(tǒng)(PACS)、放射科信息系統(tǒng)(RIS)、實驗室信息系統(tǒng)(LIS)以及局域網(wǎng)管理、辦公自動化等，都已開始在醫(yī)院實施和運行。但一些領(lǐng)導(dǎo)還是不能充分認識檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設(shè)中未將檔案信息化建設(shè)納入同步考慮和同步實施。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應(yīng)形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

（三）檔案管理標準化程度低

第9篇：信息檔案管理論文范文

摘要]當今信息社會，必須以加強企業(yè)信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來作為促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、事業(yè)發(fā)達的戰(zhàn)略舉措。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時展的步伐，與時俱進，加強和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案作為信息源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業(yè)OA(辦公自動化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個新臺階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，檔案的信息服務(wù)作用日益突出。

一、企業(yè)檔案信息化的含義

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在法制的軌道上，依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對企業(yè)的文件、檔案等信息進行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用

1.企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化工程的一部分,關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量,必須加快信息化建設(shè),減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.企業(yè)檔案是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個重要組成部分,不僅是維護企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的有效證據(jù),更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項有效手段。

三、當前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè),有些則沒有,特別是一些中小企業(yè)。同時,企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門,相當數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅。企業(yè)檔案部門的生存受到威脅,信息化建設(shè)也就無從談起,即使已開展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。

2.企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)條件薄弱,技術(shù)、資金不足,人才缺乏。當前,企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認識不足,重視不夠,基礎(chǔ)條件薄弱,信息化程度低。許多企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型,認為檔案信息化作用不大,不愿增加額外投資。總體上看,缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐,對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠,數(shù)字化信息資源少,企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量良莠不齊,信息化管理人才缺乏,對檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可行性研究開展不夠3.企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向,使生產(chǎn)活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接,提高信息處理的能力,實現(xiàn)檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機制上的障礙,檔案工作很難在系統(tǒng)上實現(xiàn)與各生產(chǎn)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)之間聯(lián)絡(luò),未能實現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接,進行文檔一體化管理。

四、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

1.加快企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標準還不明確,有的還沒有標準，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。

2.重視企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)(如設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、材料、管理、服務(wù)等)相銜接,確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計,應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐的關(guān)鍵因素。各級檔案行政管理部門應(yīng)加強對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo);中央企業(yè)檔案部門應(yīng)加強對所屬及控股企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和指導(dǎo)，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進行。對檔案部門來說，信息化建設(shè)是一項全新的工作，是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既是發(fā)展機遇又是挑戰(zhàn)。

4.加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)。加強信息技術(shù)人才的引進和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能，引導(dǎo)檔案人員適應(yīng)信息化要求。要認真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，積極推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。加強信息化人才培養(yǎng)。檔案信息化是一項技術(shù)性很強的工作,科技人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

5.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。

參考文獻:

[1]胡生龍:如何加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程[J].北京檔案,2003,(10):32