信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理探析

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摘要：本文以筆者參與管理建設(shè)的某高?！皠?chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育綜合平臺”為例，基于信息系統(tǒng)建設(shè)的項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行與監(jiān)控過程為主線，在論述成本管理基本理論及其管理過程的基礎(chǔ)上，分析與探討了承建方在信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目中面臨的問題以及采取的措施，最后對于成本管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的重要性給出建議。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)；信息系統(tǒng)；成本管理

1項(xiàng)目概述

在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的政策引領(lǐng)下，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育成為高等教育改革的抓手，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代對高等教育提出了新的時(shí)代要求——?jiǎng)?chuàng)新人才培養(yǎng)模式，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。如何將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論教育與實(shí)踐教育有機(jī)結(jié)合，使創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育落到實(shí)處，建設(shè)一個(gè)與理論教學(xué)配套的“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育綜合平臺”成為必不可少的支撐。“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育綜合平臺”作為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的有力支撐，一方面要求學(xué)校通過本系統(tǒng)可以管理與反饋大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的實(shí)施情況，另一方面大學(xué)生可以通過本系統(tǒng)自主學(xué)習(xí)及管理自己的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育實(shí)踐活動(dòng)。承建的該“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育綜合平臺”項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容主要包括五個(gè)主要模塊，第一模塊即大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目智慧系統(tǒng)；第二模塊即創(chuàng)業(yè)孵化基地管理系統(tǒng)；第三模塊即線上自主學(xué)習(xí)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育智慧系統(tǒng)；第四模塊即創(chuàng)業(yè)學(xué)分智慧系統(tǒng)；最后為該平臺的承載基礎(chǔ)即創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)院門戶網(wǎng)站。在國家創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的大背景及政策支持下，各地各高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育已經(jīng)成為教育改革的推手，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)平臺的建設(shè)也進(jìn)入了蓬勃發(fā)展期。通過公開招標(biāo)我司低價(jià)中標(biāo)，成為該“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育綜合平臺”的承建方，合同金額289萬，建設(shè)周期2016年2月~2016年8月，我被任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，我和團(tuán)隊(duì)的15人共同承擔(dān)該項(xiàng)目的建設(shè)工作。如何以有效的施工資源，在保證項(xiàng)目質(zhì)量的前提下盡可能降低成本，為企業(yè)創(chuàng)造利潤成為本項(xiàng)目建設(shè)的挑戰(zhàn)。

2對項(xiàng)目成本管理理論的認(rèn)識

成本管理是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中不容忽視的關(guān)鍵內(nèi)容，其管理的到位與否直接影響的到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。之所以要進(jìn)行成本管理，一方面因?yàn)槌杀九c經(jīng)濟(jì)效益存在直接聯(lián)系，成本合理管理能夠提高施工資源利用率；另一方面，還能擴(kuò)大企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤空間，并為信息系統(tǒng)工程建設(shè)提供充足的資金支持。通過學(xué)習(xí)我認(rèn)識到，成本管理主要包括四大過程：①制定成本管理計(jì)劃；②成本估算；③成本預(yù)算；④成本控制；其中，成本管理計(jì)劃是制定項(xiàng)目成本結(jié)構(gòu)、估算、預(yù)算和控制成本的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)；成本估算是估計(jì)完成信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)所需各類資源的大致費(fèi)用，它的對象是的信息系統(tǒng)項(xiàng)目的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，建設(shè)單位通常參照施工流來來估算，大多企業(yè)通常采用成本估算方法，例如，分解任務(wù)估算與PERT估算。成本預(yù)算是在成本估算的基礎(chǔ)上，為每一項(xiàng)獨(dú)立工作分配合理的費(fèi)用，合計(jì)各個(gè)活動(dòng)或工作包的估算費(fèi)用，以建立成本基準(zhǔn)；成本控制是控制影響造成成本偏差的因素進(jìn)行控制，準(zhǔn)確控制項(xiàng)目預(yù)算的變更。范圍、時(shí)間、成本是信息系統(tǒng)與生俱來的三要素，相互制約，任何一方面沒有管理好將直接影響項(xiàng)目整體成本的增加。成本管理是信息系統(tǒng)成功的命脈，為了保證項(xiàng)目的成功，必須具有全員成本意識，將成本管理落實(shí)到日常工作中，使項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)有效的完成。

3項(xiàng)目成本管理在本項(xiàng)目中的實(shí)踐

3.1以成本管理計(jì)劃為本，強(qiáng)化成本管理意識

依據(jù)項(xiàng)目章程、組織環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目管理計(jì)劃、，我組織了成本管理會(huì)議，邀請項(xiàng)目相關(guān)干系人及專家詳細(xì)研討并編制了《項(xiàng)目成本管理計(jì)劃》，確定了本項(xiàng)目成本管理的基準(zhǔn)及方式方法。

3.2借力打力，做好成本估算

成本估算的對象是信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，成本估算比較常用的例如類比估算法，參數(shù)估算法、專家判斷法等。本項(xiàng)目的實(shí)施背景創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育近年來才正式發(fā)展起來，對于“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育綜合平臺”項(xiàng)目建設(shè)本公司也是第一次做，無歷史資料可以參考，我認(rèn)真研究專招標(biāo)文件及咨詢各方專家的基礎(chǔ)上，詳細(xì)研究項(xiàng)目建設(shè)范圍、驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工作量需求后，利用WBS技術(shù)細(xì)化各個(gè)工作包，對項(xiàng)目進(jìn)行自下而上的分解，并制定的詳細(xì)的WBS表，將工作進(jìn)行詳細(xì)，最后粗略估算出本項(xiàng)目的成本約為221.3萬。

3.3成本預(yù)算

項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算作為費(fèi)用基線，它詳細(xì)規(guī)劃了每項(xiàng)工程以及信息系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用分配情況。通過成本估算完成各個(gè)項(xiàng)目成本的合理配置，并明確不同項(xiàng)目成本預(yù)支時(shí)間，這能為分項(xiàng)目成本組織活動(dòng)以及成本預(yù)算計(jì)劃制定提供可靠依據(jù)。

3.4成本跟蹤及控制

在成本的控制上從以下幾個(gè)方面著手：①利用MicrosoftProject2013軟件跟蹤項(xiàng)目成本使用情況，對成本進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，隨時(shí)了解項(xiàng)目費(fèi)用的使用情況，并建立成本預(yù)警制度，以便保證成本的支出在可控的范圍內(nèi)；②通過CPI與SPI指標(biāo)及時(shí)了解項(xiàng)目成本及進(jìn)度情況，根據(jù)指標(biāo)顯示結(jié)果有步驟、有計(jì)劃的控制成本，以免出現(xiàn)延時(shí)完工現(xiàn)象；③加強(qiáng)內(nèi)部管理，調(diào)動(dòng)人員的積極性。在成本控制上，從加強(qiáng)內(nèi)部管理著手，我們每周動(dòng)態(tài)跟蹤成本變化情況，同時(shí)，加強(qiáng)成本管理，制定切實(shí)可行的成本內(nèi)部控制制度，這不僅能夠提高成本利用率，而且還能提高工作效率，從保證對工程實(shí)施成本、人員成本的控制；④加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控，避免因返工帶來的額外成本。由于返工造成成本增加的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，本項(xiàng)目本著“質(zhì)量就是最大的節(jié)約”的原則，來把質(zhì)量關(guān)，在每一個(gè)子項(xiàng)目完成后都及時(shí)嚴(yán)格按照“需求規(guī)格說明書”與“質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”進(jìn)行驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，有效避免了因施工質(zhì)量而發(fā)生的返工現(xiàn)象。經(jīng)過近6個(gè)月的施工，本項(xiàng)目以低于總預(yù)算8.9萬的成本順利完工，在試運(yùn)行一個(gè)月后，順利通過大學(xué)建設(shè)方的驗(yàn)收，正式運(yùn)行半年多來反饋較好，得到項(xiàng)目建設(shè)方的一致認(rèn)可。

4總結(jié)

本項(xiàng)目的成功得益于項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員的精誠合作以及建設(shè)方領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷，計(jì)劃為綱，執(zhí)行是關(guān)鍵，符合本項(xiàng)目特征、科學(xué)、合理、科學(xué)的成本管理使項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)完成起關(guān)鍵的作用，對于項(xiàng)目執(zhí)行過程中遇到的問題，一定要從質(zhì)量、進(jìn)度、成本的綜合影響前提下選擇最優(yōu)的解決方案。

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作者：劉立芬 單位：廣州城市職業(yè)學(xué)院