信息化下的企業(yè)檔案管理改革思考

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[摘要]當今社會已經(jīng)全面進入信息化時代，企業(yè)面臨的境況日益復雜，挑戰(zhàn)與機遇并存，企業(yè)的經(jīng)營決策需要加強對信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和日常管理的真實記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的發(fā)展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價值。因此，信息化時代，企業(yè)要加強檔案管理信息化建設(shè)，進一步提高檔案管理效率，切實發(fā)揮檔案信息資源的價值，確保企業(yè)的長期發(fā)展。對此，本文分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，提出了基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施，供檔案同仁參考。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

(一)不斷增長的檔案數(shù)據(jù)規(guī)模企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，企業(yè)的檔案管理工作需要對生產(chǎn)經(jīng)營中各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和操作進行記錄和存檔，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后，檔案管理效率低下，難以滿足企業(yè)的發(fā)展需要。同時，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，企業(yè)各部門的工作也需要進行信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作必須要及時收集檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)進行高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關(guān)部門。隨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長，檔案類型也越來越復雜多樣，企業(yè)檔案管理部門必須加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平，提升檔案管理效率。

(二)信息技術(shù)對企業(yè)辦公環(huán)境的影響隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展，信息技術(shù)已深入到各行各業(yè)，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內(nèi)容及時有效地銜接，還能進一步提升企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。對于檔案管理工作來說，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)OA系統(tǒng)進行有效對接，能夠?qū)ζ髽I(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行自動歸檔，使檔案數(shù)據(jù)得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

(三)檔案對提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)所掌握的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)越詳細，做出的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃就越全面具體，越有利于企業(yè)今后的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作對于檔案數(shù)據(jù)的利用不足，為企業(yè)發(fā)展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發(fā)揮對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的積極作用。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立信息化檔案管理模式是企業(yè)檔案管理工作必須要實現(xiàn)的目標。

二、基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施

(一)重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)進行檔案管理信息化建設(shè)，就必須對這些工作內(nèi)容進行改革優(yōu)化，重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程，使檔案業(yè)務(wù)能夠朝著信息化的方向發(fā)展。第一，改革優(yōu)化檔案信息的收集環(huán)節(jié)。檔案管理人員在收集檔案信息時，要合理利用企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，將任務(wù)下達到各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統(tǒng)來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和收集。第二，改革優(yōu)化檔案信息的整理環(huán)節(jié)。檔案管理人員要對檔案信息進行集中管理，根據(jù)檔案信息的具體情況，做好歸類和劃分，然后建立不同的文件夾進行保存，為了防止丟失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據(jù)檔案的所屬部門、檔案的具體類型以及檔案的形成時間等特征逐一進行錄入，并設(shè)立對應的安全管理權(quán)限，以提升檔案信息的安全性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進行檔案信息的檢查工作，如果發(fā)現(xiàn)有信息殘缺等問題的檔案文件，要及時聯(lián)系所屬部門進行檔案信息的確認，并做好相應的處理工作，確保檔案信息的完整性和有效性，為企業(yè)的決策者提供全面、詳細的數(shù)據(jù)信息支持。最后，改革優(yōu)化檔案信息的利用環(huán)節(jié)。在調(diào)取檔案信息時，必須與檔案管理人員進行對接，填寫好調(diào)取檔案信息的內(nèi)容、目的以及責任人等。此外，在調(diào)取檔案信息時，需要在避免檔案信息外泄和流失的條件下，給予對方相應的權(quán)限。

(二)檔案信息資源的有效收集和整合企業(yè)檔案信息管理中，需要做好資源的收集工作，保證檔案信息收集的全面性，并且要避免資源的重復收集，也要注意防止資源的丟失，保證信息收集的有效性，為充分發(fā)揮檔案信息的作用奠定基礎(chǔ)。特別是隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)部門的數(shù)量也越來越多，企業(yè)各部門都會產(chǎn)生大量的信息，不僅有生產(chǎn)信息，還有財務(wù)以及人力資源管理等各種各樣的信息，這些信息資源對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具有重要的作用。因此，企業(yè)在進行檔案信息資源管理時，要形成一套全面具體的管理體制，確保管理工作有序開展，實現(xiàn)資源的有效收集和整合。例如，對于財務(wù)檔案信息，財務(wù)人員每天都要匯總相關(guān)檔案信息，并按照時間做好檔案信息的排序工作，在匯總時，要注意檔案信息的完整性和有效性，避免遺漏和丟失；同時做好檢查工作，檢查無誤后，才可上傳檔案信息。檔案信息的上傳工作可以以周或月為單位上傳。財務(wù)人員錄入會計信息后，還需要設(shè)置好相應的控制權(quán)限，并根據(jù)檔案信息的變動情況，及時對數(shù)據(jù)進行整理、增加和修改，保證檔案信息的及時性。對于人力資源信息來說，人力資源部門要為每位員工制定個人檔案文件夾，將員工文案信息完整地錄入，并且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，內(nèi)部員工流動性加劇，需要適時調(diào)整崗位，人力資源部門就要根據(jù)員工的變動情況，對員工檔案信息進行調(diào)整、修改，確保檔案信息的正確性、完整性、及時性，便于查詢和調(diào)取。此外，還要制定一套嚴格的檔案信息管理劃分標準，明確各個部門的檔案信息管理職責，以避免和防止信息的重復錄入，使檔案信息更加清晰有效。

(三)提高檔案服務(wù)能力企業(yè)檔案管理工作能為企業(yè)決策者提供全面、詳細、具體的信息資料，有助于企業(yè)更好地完成運營管理活動，提高管理效率，促進企業(yè)的發(fā)展。而目前，企業(yè)檔案服務(wù)僅僅是提供檔案信息的借閱，服務(wù)內(nèi)容有限，很難發(fā)揮檔案信息的作用，造成企業(yè)不重視檔案管理工作。因此，必須優(yōu)化和提升檔案服務(wù)能力。第一，優(yōu)化現(xiàn)有檔案服務(wù)功能。當前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務(wù)進行深度開發(fā)，可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、快速檢索技術(shù)以及全文檢索技術(shù)，提升服務(wù)效率，便于利用。此外，還要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，加強信息技術(shù)的應用，開拓更多的服務(wù)功能，提升檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)水平。第二，加強新功能的開發(fā)和應用。企業(yè)要在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，科學梳理檔案信息，并根據(jù)部門開放相應的檔案信息調(diào)取權(quán)限，使更多的企業(yè)人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務(wù)范圍。

(四)檔案信息化標準體系建設(shè)企業(yè)在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時，還需要加強檔案信息化標準體系建設(shè)，確保企業(yè)檔案管理工作能夠按照標準體系的要求進行。第一，編寫詳細的信息資料錄入說明書并下達各部門，還要詳細地講解說明書，確保各部門能夠按照說明書的要求，進行文檔的編輯和錄入。第二，制定數(shù)字檔案接收標準，明確上傳時間，保證信息上傳工作的及時性，便于后期檔案信息的匯總，保證檔案信息的及時、快速保存。第三，構(gòu)建檔案信息化管理標準，確保檔案管理人員按照相應的標準實施各項管理工作，包括數(shù)據(jù)的存放、備份、刪除和歸類等，確保各項工作的規(guī)范性。

(五)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員企業(yè)檔案管理工作離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，現(xiàn)代化的檔案管理工作對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，并且隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，對其信息素養(yǎng)也有較高的要求。因此，企業(yè)要加強高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，加大對高校畢業(yè)生的招聘，適當招聘有工作經(jīng)驗的專業(yè)人員。第二，加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期開展相關(guān)管理工作的培訓，提升檔案管理人的管理水平。第三，檔案管理人員要增強學習意識，主動學習新的技術(shù)，不斷豐富自身的知識儲備，提升自身的綜合素質(zhì)，總結(jié)工作經(jīng)驗，及時改正工作中的不足，提高自身的服務(wù)水平，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)助力。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，檔案管理工作的價值日益凸顯，檔案管理信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。企業(yè)要發(fā)揮檔案的積極作用，就要結(jié)合自身發(fā)展情況，通過重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程、檔案信息資源的有效收集和整合，提高檔案服務(wù)能力等措施，加強檔案管理信息化建設(shè)，保證檔案管理信息化能夠真正為企業(yè)的長期發(fā)展創(chuàng)造更多契機。

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作者：楊寧 蘇瑞婷 單位：西安西電變壓器有限責任公司檔案管理中心