檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑分析

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摘要:在新形勢(shì)下,企事業(yè)單位檔案管理工作有了更高的要求,其必須革新管理觀念,在工作中引進(jìn)先進(jìn)的方法和技術(shù),以使檔案管理工作更為快捷、高效。本文簡(jiǎn)要介紹了新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作中不足,并為有效實(shí)行現(xiàn)代化的檔案管理提出了建議。

關(guān)鍵詞:新形勢(shì);檔案管理;現(xiàn)代化

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作,管理者需要以專(zhuān)業(yè)的技術(shù)、手段、并在單位其他部門(mén)的有機(jī)配合下才能夠做好該項(xiàng)工作,以良好服務(wù)于單位的總體運(yùn)營(yíng)及發(fā)展。在新時(shí)期下,傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足企事業(yè)單位的發(fā)展需要,為此,檔案管理部門(mén)必須改變管理方式,以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案管理。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要作用

隨著時(shí)代的發(fā)展,企事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始推行無(wú)紙辦公、自動(dòng)化辦公,在這樣的背景下,檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)勢(shì)在必行,為此,企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)革新其管理理念及方法,使其檔案管理工作過(guò)程跟上時(shí)代節(jié)奏。另外對(duì)單位檔案建設(shè)電子檔案庫(kù),實(shí)行檔案的現(xiàn)代化、智能化管理,可便于查詢(xún)資料,也助于實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約,并優(yōu)化管理效率。對(duì)于檔案的保管及使用方面主要有以下幾點(diǎn);第一,企事業(yè)單位中很多紙質(zhì)檔案易因防護(hù)不力出現(xiàn)模糊、脫落;第二,傳統(tǒng)的管理檔案方式不利于在單位內(nèi)部的檔案查閱及信息共享。因此為充分對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)及利用,應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

二、新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化中的不足

(一)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

對(duì)于檔案管理工作,很多人認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為就是簡(jiǎn)單記錄、總結(jié)人員的過(guò)往信息。在形成檔案后,非特殊情況也不太進(jìn)行檔案調(diào)取,且企業(yè)有些管理者對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理的必要性認(rèn)識(shí)不足,不會(huì)提供足夠的技術(shù)、資金支持,結(jié)果使得企業(yè)無(wú)法及時(shí)引人先進(jìn)技術(shù)、更新設(shè)備,依然以傳統(tǒng)的人工整理、記錄、分類(lèi)方式管理檔案,這樣難以充分展現(xiàn)出檔案價(jià)值。綜上,在推行檔案管理現(xiàn)代化中,會(huì)因有關(guān)人員認(rèn)識(shí)不充分而受到阻礙。

(二)檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)不佳

檔案管理工作者在社會(huì)各方面不斷進(jìn)步的今天,需要具有更高工作水平,只有這樣,企業(yè)的檔案管理才能夠高效、有序的進(jìn)行。為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,檔案管理者不僅要具有良好的職業(yè)素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力,還應(yīng)當(dāng)具備較高的個(gè)人修養(yǎng)、職業(yè)精神,還應(yīng)對(duì)時(shí)展把握清楚與時(shí)俱進(jìn),特別是還應(yīng)充分學(xué)習(xí)、吸收現(xiàn)代管理技術(shù)及理念,在檔案管理中應(yīng)用好現(xiàn)代科技手段,保證管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要、跟上時(shí)代形勢(shì)。但現(xiàn)在因中國(guó)企業(yè)制度建設(shè)比較初級(jí),相應(yīng)的檔案管理發(fā)展也不盡成熟,同時(shí),專(zhuān)業(yè)檔案管理者專(zhuān)業(yè)水平、職業(yè)能力較為欠缺,使得企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不盡人意。

(三)檔案管理過(guò)程不夠規(guī)范

成功的檔案的現(xiàn)代化管理需要實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,只有具清晰標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,才能夠使檔案管理高效、有序展開(kāi),實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。但目前企事業(yè)單位的管理檔案部門(mén)缺乏良好秩序,人員職責(zé)劃分不清晰,檔案存儲(chǔ)不科學(xué),且經(jīng)常出現(xiàn)隨意取用現(xiàn)象,一102一2016年10月這樣會(huì)影響單位其他工作的開(kāi)展,并有危害整個(gè)單位利益之患。但對(duì)于以上問(wèn)題,相關(guān)部門(mén)缺乏重視以及并未采取措施加以解決。

三、新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施策略

(一)加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的宣傳

在實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化中,思維理念現(xiàn)代化是其前提保證,有關(guān)管理者應(yīng)對(duì)檔案管理相關(guān)的發(fā)展、變化動(dòng)向及時(shí)關(guān)注,并對(duì)國(guó)家、上級(jí)號(hào)召主動(dòng)響應(yīng),以起到良好的示范作用。另外需做好宣傳,使得每個(gè)單位員工均具有科學(xué)、合理的檔案管理觀念,并得到社會(huì)各界對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的廣泛關(guān)注。同時(shí)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)致力改革以往落后的工作模式及方法,加強(qiáng)資金投人、支持領(lǐng)光設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn),以在實(shí)踐中真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

(二)不斷提高檔案管理者的工作素質(zhì)

在檔案管理中,除了具有先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)及領(lǐng)先的理論知識(shí),最重要的是需要有高素質(zhì)的專(zhuān)門(mén)人才來(lái)著手實(shí)施,他們可以對(duì)當(dāng)今發(fā)展動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確、及時(shí)把握,并可在實(shí)際工作中有效應(yīng)用其儲(chǔ)備的理論知識(shí),在工作中遇到困難時(shí)可靈活應(yīng)對(duì)及處理,并可與其他部門(mén)積極溝通協(xié)作,以完成工作任務(wù)。為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好培訓(xùn),讓檔案管理人才具備良好知識(shí)儲(chǔ)備、綜合素質(zhì),并懂得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子通訊技術(shù)。在引進(jìn)、培養(yǎng)人才時(shí),企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重分類(lèi)培養(yǎng)人才,如維修人員、技術(shù)操作、組織管理者、工程技術(shù)者等。另外,企業(yè)還應(yīng)對(duì)檔案管理者定期培訓(xùn),使其具有當(dāng)代企業(yè)管理思想和良好的專(zhuān)業(yè)技能。

(三)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)方法和理論原則進(jìn)行檔案管理,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理,促進(jìn)現(xiàn)代化管理的順利開(kāi)展。在進(jìn)行管理時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)便于利用、維護(hù)檔案安全及完整、統(tǒng)一集中管理國(guó)家檔案原則嚴(yán)格遵守。這樣才能夠使得規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理}匝利實(shí)現(xiàn),為單位檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。目前,數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用、信息技術(shù)處理、圖書(shū)管理、檔案管理等和檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)課程在很多高校開(kāi)設(shè)著,與此同時(shí)高校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)生實(shí)際操作能力的培養(yǎng),以全面提高畢業(yè)生的綜合素質(zhì),使其可勝任企事業(yè)單位中的檔案管理工作。結(jié)束語(yǔ)檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到以現(xiàn)代化手段管理檔案的重要作用,及時(shí)關(guān)注時(shí)展動(dòng)態(tài),主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念、技術(shù),并加強(qiáng)培養(yǎng)自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力,改變以往低效、落后的工作模式,以規(guī)范化、現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理,全面優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

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作者：祁巧榮 單位：內(nèi)蒙古鄂爾多斯市東勝區(qū)就業(yè)服務(wù)局