信息時代高校檔案管理需要注意的問題

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摘要：本文從信息時代下高校檔案管理需要注意的問題出發(fā)，提出了一些具體的解決方法，以期推動我國高校檔案管理工作的發(fā)展和進步。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；模式變化；研究

信息時代的檔案管理工作與傳統的檔案管理工作不僅在形式上有所區(qū)別，在理念上也不一樣?，F代信息技術讓高校檔案管理工作通過網絡這一媒介就可以完成，提高了高校檔案管理工作的效率，為學校的運行帶來了方便。加之信息時代檔案管理的形式更加多元，讓許多的圖文、聲像檔案也可以很好的保存和管理，延長了檔案信息的生命。

一、信息時代下高校檔案管理存在的問題

1、信息化管理水平不高

現在我國高校已經有大部分都是采取計算機管理檔案的方式，但是在這一過程中存在著信息化管理水平不均衡，管理檔案的系統還有軟件都不太一樣等問題。一些高校在管理高校學生以及其他檔案時采用的是縮微復制存貯技術，甚至一些經濟條件比較好的學校已經有了自己的檔案管理類的網頁。盡管一些高校已經具備了這一類的技術基礎，但是在實際的檔案管理工作中卻沒有充分利用。另外一些學校則是由于經濟條件的限制，檔案管理的方式仍然停留在使用計算機建立檔案目錄管理，這種檔案管理的方式與前一種具有技術性的檔案管理方式相比顯得非常落后。在高校中還存在一些學校按照傳統的檔案管理模式進行，并沒有開始應用計算機等。

2、電子檔案的管理法律效力低

電子檔案被科學管理的前提是要將電子檔案進行收集，在我國目前的檔案管理的狀態(tài)下，無論是電子檔案的收集還是電子檔案的管理甚至是利用都還不具有一種法律效力。高校的電子檔案是存在計算機里面的電子數據，是一種辦公自動化的高級產物。但是目前在高校中電子檔案錄入學校的電子檔案系統的過程以及錄入之后都沒有充分的安全保障，檔案的安全性受到了挑戰(zhàn)。加之電子檔案本身的體積小，存在容易存儲、復制、變更這一系列的特點，導致其很容易被不法分子竊取進行非法活動，電子檔案的法律效力不高。

3、立卷制度的不利影響

我國傳統的檔案管理辦法中涉及到立卷制度，但是在當今的信息時代中，這種制度已經受到了劇烈的沖擊，為了適應現在計算機管理檔案的要求，原有的立卷制度應當盡快加以完善。因為立卷制度的缺點是沒有一個統一的規(guī)定，讓檔案管理工作沒有系統性。

4、檔案管理人員素質不高

目前高校中一些檔案管理人員還是以前那些按照傳統模式管理檔案的人員。因此在現今信息化時代的推動下檔案管理的方式發(fā)生了巨大的變化，而這一部分檔案管理人員不能夠適應計算機管理檔案的辦法，導致了高校檔案管理工作不能夠迅速推動和發(fā)展。

二、信息時代下高校檔案管理對策

1、投入資金促進檔案管理的信息化

信息時代下的技術更新非常之快，高校要引進這些技術管理學校檔案則需要一定的經濟投入。學校積極增加針對檔案管理工作的資金投入力度，努力實現檔案管理一體化，大力推動電子文件歸檔以及電子檔案的管理、數字檔案館的建設等。目前相關部門已經提出了要建立通用數據庫軟件的目標，目的是要減少檔案管理的混亂現象發(fā)生或者調整檔案管理混亂的局面。這樣使檔案管理工作更加有序進行，減少人力物力資源的浪費。此外通用數據庫的維護還需要引起各高校的重視，需要將其維護的節(jié)奏與檔案更新的節(jié)奏同步，以保證檔案管理工作的實效性。

2、促進高校檔案管理的現代化思想形成

高校中從事檔案管理工作的人員的思想要與時俱進，更新自身的管理理念。檔案管理從學科的角度看，具有一定理論和發(fā)展規(guī)律。高校檔案管理人員要在檔案管理工作中積極轉變觀念并提高自身的管理水平，掌握先進的管理技術努力地將管理型的檔案管理模式轉變?yōu)榉招偷臋n案管理模式。在檔案管理中不僅要提高管理的速度還要保證檔案管理工作的質量，而且強調檔案管理人員樹立創(chuàng)新意識，抓好檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，不斷發(fā)展檔案管理的方法和手段。

3、增加高校檔案管理的齊全以及時效性

計算機網絡在高校檔案管理工作中的應用，需要工作人員積極利用電子信息技術收集高校檔案信息，并利用網絡完成信息的采集核對工作，對高校內部各個部門的信息進行整理，形成可以隨時調配和利用的文件，再次利用網絡發(fā)送到高校各部門。在檔案管理過程中工作人員要善于利用檔案管理知識，將檔案分門別類，盡量給需要查看資料的人帶來方便，也是保證檔案系統性的重要手段，最終確保高校檔案管理工作的齊全性還有時效性。

4、加強高校檔案管理的安全防護工作

高校檔案的重要性不言而喻，因此在管理中學校要加強對檔案的安全防護工作。基本的安全措施可以從學校的機房設備開始著手改進，比如計算機機房安裝防盜門窗，機房鑰匙要嚴格控制，檔案管理系統要設置進入密碼并采取不定期更新的方式。此外針對系統因為突然斷電可能造成數據丟失這一問題，學?？梢圆捎门鋫洳煌娫吹姆绞浇鉀Q。在計算機中安裝最新的殺毒軟件，嚴防病毒入侵導致數據被盜取或者丟失的現象發(fā)生。

5、提高高校檔案管理工作人員的素質

高校檔案管理工作者在日常的工作中首先要對自身的管理能力不斷提高，學習先進的技術，提高自身的適應能力，最重要的是培養(yǎng)一種對檔案管理工作的熱情。高校也應當采取積極措施培養(yǎng)管理人員的檔案管理能力，具體可以采取開辦培訓活動，培訓管理人員。讓管理人員逐漸掌握現代的檔案管理辦法，成為可以使用信息技術管理檔案的人才，并具備檔案管理的理論知識，能夠將檔案管理的內容合理化、條理化，實現管理人員系統管理檔案的高效管理方式。另外高校加強管理人員的思想政治素質也是保證高校檔案安全性的手段，管理人員是與檔案具有直接聯系的人，在管理過程中要具備良好的政治素質才能夠保證不被非法利益誘惑，盜賣學校檔案數據信息。

三、結束語

隨著電子新技術出現和發(fā)展，其本身所具有的快速、準確以及高效的特點讓檔案管理工作變得更加方便和安全，傳統的檔案管理工作也因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案管理要加強資金投入、促進現代化思維、提升檔案齊全性以及做好信息安全工作，保證檔案管理有效可靠。

參考文獻

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作者：劉莎 單位：晉中師范高等?？茖W校