信息時代辦公室的檔案管理工作創(chuàng)新

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【摘要】傳統(tǒng)檔案管理過程繁瑣，缺乏信息技術(shù)和計算機(jī)的支撐，導(dǎo)致資源的浪費，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理的效率。因此，在信息技術(shù)時代，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和硬件設(shè)備對辦公室檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理已成為新的趨勢，在檔案管理過程中，需要強(qiáng)化創(chuàng)新精神，提高辦公室檔案管理的效率。

【關(guān)鍵詞】信息時代；辦公室；檔案管理；創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案管理方法缺乏科學(xué)方法和技術(shù)支撐，在管理工作中，出現(xiàn)了很多人工的浪費，導(dǎo)致檔案管理成本增大，管理過程復(fù)雜，流程較長，難以提高辦公室檔案管理效率。因此，在辦公室檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，削減人員負(fù)擔(dān)，減少開支，提升工作效率，促使信息技術(shù)下檔案管理工作更加高效。

一、人員上的創(chuàng)新

檔案管理工作需要人員支持，工作過程中人員自身的素質(zhì)和創(chuàng)新能力是辦公室檔案管理工作質(zhì)量提升的最主觀原因。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新上，人員創(chuàng)新是最直接最快速的方式，能在主觀上解決辦公室檔案管理中的問題。例如，就檔案管理工作，應(yīng)該在人員上進(jìn)行創(chuàng)新。首先，管理部門應(yīng)該定期組織人員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容首先應(yīng)該是計算機(jī)技術(shù)。信息時代的檔案管理工作涉及到較多的計算機(jī)操作技能，對管理人員的計算機(jī)素質(zhì)要求較高，因此在管理過程中，可以對員工的計算機(jī)能力進(jìn)行定期培訓(xùn)。其次，員工的管理概念需要及時進(jìn)行更新，在人員培訓(xùn)的過程中，檔案管理的理論知識需要進(jìn)一步強(qiáng)化，實際管理案例的解析都需要進(jìn)行加強(qiáng)。經(jīng)過培訓(xùn)，員工的計算機(jī)操作技能會更加熟練，在信息時代，檔案管理人員的計算機(jī)技能增強(qiáng)能夠幫助其增強(qiáng)檔案管理的效率和質(zhì)量，促使管理人員通過計算機(jī)的操作來實施檔案管理，提升檔案管理的效率。信息時代的檔案管理創(chuàng)新，在人員創(chuàng)新上實施了兩種方案，計算機(jī)技能的提升和管理理論知識的提升，這兩種方案都突破了傳統(tǒng)檔案管理工作只注重管理效果，忽略管理過程，對管理人員缺乏培訓(xùn)和管理的方式，能夠在檔案管理工作中提高效率，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，減少資源浪費，節(jié)約人力。

二、管理上的創(chuàng)新

傳統(tǒng)辦公室檔案管理過程中，檔案較多，排列缺乏規(guī)律，在管理方式上存在一些不合理之處，因此檔案管理工作的創(chuàng)新，需要在管理方式上進(jìn)創(chuàng)新，進(jìn)行科學(xué)的管理方式學(xué)習(xí)，從而促進(jìn)辦公室檔案管理的效率。例如，在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案數(shù)量較多的情況下，常常出現(xiàn)檔案丟失的情況。這會在很大程度上影響到檔案信息的及時更新，影響管理信譽(yù)，造成嚴(yán)重的損失；另一方面，檔案沒有做好登記工作，導(dǎo)致在后續(xù)查找過程中，需要耗費大量人力物力，嚴(yán)重削弱整個辦公室檔案管理的效率。面對這種情況，管理方式的創(chuàng)新顯得更加重要。比如，在檔案歸類過程中，管理人員不僅僅需要將檔案進(jìn)行分類，建立一個檔案總系統(tǒng)，在總系統(tǒng)下根據(jù)檔案的類別和所屬性質(zhì)將其進(jìn)行分類，分派在每一個不同的子系統(tǒng)中，使得整個檔案在宏觀上層次分明，與此同時需要對檔案進(jìn)行細(xì)致的備份處理，并做好相關(guān)的保密工作，以此避免檔案遺失造成的不必要損失。其次，整個檔案在初次進(jìn)入辦公室檔案系統(tǒng)時，相關(guān)人員要做好登記工作，將每一份檔案的信息進(jìn)行登記，建立獨立的檔案登記系統(tǒng)，將其和查找系統(tǒng)進(jìn)行連接，在使用過程中方便查找，減少檔案管理過程中出現(xiàn)的一些重復(fù)性工作，從而增強(qiáng)檔案管理工作的效率。管理上的創(chuàng)新，強(qiáng)化了管理的重要性，理清了傳統(tǒng)檔案管理過程中出現(xiàn)的各種混亂，將整個檔案放置于一個層次清晰的邏輯系統(tǒng)之下，促使整個檔案管理工作在效率上有了巨大的提升，減少不必要的財力支出和人力浪費。

三、信息上的創(chuàng)新

檔案管理是一個將大量信息進(jìn)行整理、分類、管理的過程，繁雜的各類資料和相關(guān)信息更新速度較快，而檔案管理人員在管理這些檔案時，由于受到各種客觀條件的限制，很難將整個檔案信息搜集齊全，因此，在檔案資料的更新上會出現(xiàn)資料和信息滯后的情況，這使得辦公室檔案管理體系缺乏及時更新的能力，難以達(dá)到管理需求。信息上的創(chuàng)新，是在檔案管理過程中，管理人員可以建立共享信息資源系統(tǒng)，將多個部門同時納入這個系統(tǒng)中，各個部門的信息更新會及時在這個系統(tǒng)中進(jìn)行反饋，此時，檔案管理人員能夠在第一時間收集到需要更新的信息，能夠及時對檔案進(jìn)行整理，各部門之間的探討和交流能夠促使管理人員提高管理方法，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，從而改革管理模式，促使辦公室檔案能夠在一個相對積極高效的環(huán)境下運營，全面提升管理效率。四、結(jié)語信息時代的到來，為大數(shù)據(jù)的管理提供了更加可靠、方便的技術(shù)支持，辦公室檔案管理在信息時代的背景下，能夠通過人員創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、信息創(chuàng)新等多種方式進(jìn)行自我優(yōu)化和改善，調(diào)整運營模式，從管理人員自身的技能、素質(zhì)等主觀方面和管理模式、信息資源等客觀方面進(jìn)行優(yōu)化，全面增強(qiáng)檔案管理的能力，提升辦公室檔案管理的效率。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案,2016(03):57-58.

作者:盧偉 單位:山東魚臺經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會