信息技術在成人教育學籍管理的應用

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【摘要】本文對高校成人教育學籍檔案管理工作的特點進行了分析，對如何加強現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的應用進行了討論，提出對策和建議，希望能夠為高校成人教育學籍檔案管理提供一些參考。

【關鍵詞】信息技術；高校；成人教育；學籍檔案管理

一、高校成人教育學籍檔案管理的特點

（一）多樣性。由于高校成人教育的學生通常來自于各行各業(yè)的相關人員，其在年齡、文化程度等方面存在著較大的差異。因此學校在辦學形式上需要根據(jù)學生的特點采取不同的教學形式和課程內容，如遠程教育、成人培訓班、業(yè)余教育、成人函授教育以及自學教學等多種形式。高校成教的這一辦學特點使其在教學上有著集中學習、分散管理、形式多樣等特點，進而在高校成人教育學籍檔案的管理上也表現(xiàn)出了多樣性的特點，主要體現(xiàn)在檔案種類、形式多樣，內容繁雜等方面。（二）分散性。高校成人教育的一個重要的特點是在教學時間、地點上的不固定，成人教育的學生通常不需要在學校中進行學習。例如，遠程教育主要依靠網(wǎng)絡使學生在任意時間、任意地點都可以進行學習；成人培訓班則主要是通過與其他單位聯(lián)合辦學來對學生進行培訓。由于高校成人教育教學的分散性，為了更好地對學生進行管理，其部分學籍檔案通常也會分散于多個教學機構或者單位，給高校成人教育學籍檔案管理工作的開展造成了不少的困難。

二、信息技術在學籍檔案管理中的應用策略

（一）轉變高校成人教育學籍檔案管理理念。在信息技術飛速發(fā)展的背景下，高校要想更好地實現(xiàn)成人教育學籍檔案管理工作的自動化、智能化發(fā)展，首先就要轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將成人教育教學目標和高校的管理發(fā)展作為檔案管理工作的切入點，根據(jù)教學工作的需要完善檔案管理信息化建設，從而有效將現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術引入高校成人教育學籍檔案管理工作當中。實現(xiàn)檔案管理、服務工作的有效提高。（二）建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。高校成人教育學籍檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)必須要建立起完善、高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。首先，要利用現(xiàn)代信息技術建立起學籍檔案數(shù)據(jù)庫，并將辦公自動化等技術應用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子檔案的進程，并利用信息技術對檔案進行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統(tǒng)交互界面的便捷性和高效性，例如，系統(tǒng)能夠對檔案的屬性或字段進行動態(tài)管理，提供多種查詢機制，具有較高的查詢效率和系統(tǒng)性能，檔案的后臺維護和更新方便等。（三）保證檔案資料的持續(xù)更新。隨著高校成人教育工作的不斷開展，學籍檔案資料的數(shù)量也會不斷增加。因此需要學籍檔案數(shù)據(jù)庫中的信息能夠持續(xù)進行更新。在檔案管理工作中，可以通過利用信息技術進行權限的分級管理，高校領導、教學負責人、教師等分別給予不同的檔案輸入權限，使其能夠及時對相關的學籍檔案資料進行更新，然后檔案管理人員對更改后的數(shù)據(jù)進行審查和批準后才能錄入系統(tǒng)，使學籍檔案的可靠性和完整性得到有效提高。（四）加強檔案管理人才隊伍建設。高校成人教育學籍檔案管理工作的網(wǎng)絡化、信息化建設對于檔案管理人員的專業(yè)素質和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必須要加強對檔案管理人才隊伍的建設，加強檔案管理人員對現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術的培訓和學習，使其能夠更好地應用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)理念和網(wǎng)絡信息技術進行檔案管理工作。其次，高校要建立起多層次的檔案管理人才培養(yǎng)體系，建立起完善的人才引進和激勵機制，建立起一支高素質的檔案管理隊伍，從而更好地利用現(xiàn)代信息技術優(yōu)勢使高校成人教育學籍檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。（五）加強對檔案的開發(fā)利用。通過挖掘成人教育學籍檔案中潛藏的價值能夠為高校工作的發(fā)展起到非常重要的推進作用。因此，在高校成人教育學籍檔案管理工作中，檔案管理人員要積極利用信息技術加強對學籍檔案的開發(fā)和利用。例如，通過利用大數(shù)據(jù)技術對學籍檔案進行分析，了解學生職業(yè)、水平、文化程度的構成，并將分析結果在成人教育工作上進行實際應用；通過建立檔案數(shù)據(jù)平臺來收集、記錄和分析學籍檔案數(shù)據(jù)，并將分析結果提供給高校的領導層、各教學辦公室以及教師進行參考，從而使高校成人教育的教學水平得到提高。

三、結語

綜上所述，鑒于高校成人教育學籍檔案管理工作的特點，在檔案管理工作中應用信息技術時應當注意轉變管理理念、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、加強檔案管理人才隊伍建設，并保證檔案資料的持續(xù)更新、加強對檔案的開發(fā)利用，從而使高校成教學籍檔案管理工作能夠更好地實現(xiàn)信息化發(fā)展。

【參考文獻】

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作者：耿丹 單位：湖南城建職業(yè)技術學院