信息化條件下的會計(jì)基礎(chǔ)

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一、信息化條件給會計(jì)基礎(chǔ)工作帶來的影響

(一)用戶的變化

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化在我國也逐漸普及。在我國從事會計(jì)工作的工作人員已不僅僅通過使用計(jì)算機(jī)來計(jì)算整理賬務(wù)，還會運(yùn)用上網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)有關(guān)財(cái)務(wù)資源

的共享或者網(wǎng)上報(bào)銷來實(shí)現(xiàn)工作的便捷。當(dāng)然，會計(jì)信息系統(tǒng)不僅僅只有從事會計(jì)基礎(chǔ)事業(yè)的工作人員使用，本企業(yè)的其他工作人員或者是其他部門也可以利用數(shù)據(jù)庫里面的信息，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享。但是，會計(jì)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性較差，安全性實(shí)在是令人堪憂，系統(tǒng)的危險(xiǎn)系數(shù)也不斷增加，因此，會計(jì)單位對會計(jì)信息系統(tǒng)的日常安全維護(hù)工作要求也相應(yīng)不斷提高。

(二)會計(jì)核算工具的改變

伴隨著信息化在會計(jì)基礎(chǔ)工作中的融入，從事會計(jì)工作的會計(jì)人員在工作過程中，由于人工手動工作存在著工作量大、工作內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，所以已將傳統(tǒng)的手動工作模式逐漸取消，取而代之的是利用信息化的技術(shù)手段來完成會計(jì)基礎(chǔ)工作。在工作過程中，會計(jì)人員通過簡短的操作，利用計(jì)算機(jī)和相關(guān)的會計(jì)軟件，將會計(jì)憑證輸入會計(jì)信息系統(tǒng)中，像月末、季末、年末以及總賬等有關(guān)會計(jì)報(bào)表就會通過該系統(tǒng)自動快速形成，使會計(jì)人員的工作量大大減少，工作速度明顯提高，工作質(zhì)量也有大幅度提升。但是由于手工記賬被取代，使在記賬過程中存在的工作人員的筆記、更正賬簿中的筆記的痕跡也不會再存在，為以后的審查工作的進(jìn)行，越權(quán)修改以及審批調(diào)查工作的進(jìn)行增加了難度。

(三)會計(jì)數(shù)據(jù)載體的改變

信息化條件下在進(jìn)行會計(jì)基礎(chǔ)工作時(shí)，會計(jì)檔案中除了原有的傳統(tǒng)會計(jì)工作模式中必須保存的裝訂成冊的有關(guān)會計(jì)賬本、報(bào)表和一些會計(jì)憑證等手抄本的會計(jì)材料之外，還會增加一些電子版的會計(jì)信息數(shù)據(jù)等會計(jì)相關(guān)資料。但是在保存過程中，這些電子版的會計(jì)資源容易被損壞，在管理過程中也容易遭到他人的惡意破壞，更容易被網(wǎng)絡(luò)中的各種病毒傳染，增加了電子資源的保存難度。

二、信息化條件下會計(jì)基礎(chǔ)工作需要強(qiáng)化的幾個(gè)方面

(一)崗位設(shè)置規(guī)范化

企業(yè)在工作分配工程中，為了避免工作當(dāng)中帶來的不必要的麻煩，形成相互監(jiān)督、相互制約工作局勢，在信息化的條件下，用人單位會利用互不相容的原理分配工作職位。在工作過程中要各盡其職，但是要避免一人多職的現(xiàn)象發(fā)生。對于一些需要加密的保密信息，工作人員應(yīng)該通過系統(tǒng)對自己相關(guān)的信息登陸入口做好復(fù)雜的加密工作，從而避免了越權(quán)現(xiàn)象的出現(xiàn)。在工作過程中單位應(yīng)該專門設(shè)置一個(gè)部門或職位，使其專門負(fù)責(zé)單位的有關(guān)會計(jì)信息系統(tǒng)的管理、監(jiān)督與維護(hù)工作，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。在會計(jì)成員工作中，要對每一職位給予各自相應(yīng)的系統(tǒng)使用權(quán)，在工作人員進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，要將所改動的相關(guān)內(nèi)容和進(jìn)入系統(tǒng)的日期時(shí)間填寫到上機(jī)信息表中，在沒有經(jīng)過有關(guān)部門的允許禁止對任何系統(tǒng)信息進(jìn)行瀏覽和改編。除此之外，要在一段時(shí)間對系統(tǒng)進(jìn)行一次清查，為日后的責(zé)權(quán)落實(shí)和有關(guān)核查提供了依據(jù)。會計(jì)基礎(chǔ)在信息化條件下進(jìn)行工作時(shí)，單位應(yīng)該對工作人員的職位進(jìn)行定期的調(diào)換，這樣不僅僅可以培養(yǎng)工作人員在單位的全面工作能力，為以后突然辭職人員的替補(bǔ)工作提供便利，還能夠預(yù)防工作信息泄露作弊情況的發(fā)生。所以單位應(yīng)該對工作人員進(jìn)行定期的全面知識培訓(xùn)，對有關(guān)信息化的工作知識進(jìn)行培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)崗位設(shè)置的規(guī)范化。

(二)職位操作規(guī)范化

一個(gè)健全的信息化會計(jì)過程應(yīng)該包含制單、審核、記賬、報(bào)表等幾個(gè)組成部分，在會計(jì)核算中，審核和制單是至關(guān)重要的部分，是保證會計(jì)質(zhì)量的關(guān)鍵。在制單過程中，會計(jì)人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守本單位的會計(jì)制度規(guī)則進(jìn)行填寫，審核部門要對其單子認(rèn)真把關(guān)，同時(shí)并對準(zhǔn)確無誤的會計(jì)憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核和記賬通過過程。對有問題的憑證要退回到原始的制單人員手中，只能由原始制單人修改，其他人員無權(quán)進(jìn)行修改。在會計(jì)核算過程中，要對其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并對每個(gè)環(huán)節(jié)都要求操作人員簽名蓋章。近年來，大部分的用人單位都運(yùn)用大廳工作的形式，不同職位的工作人員都會在一個(gè)空間較大的房間辦公，這樣雖然對于工作成員之間的工作業(yè)務(wù)辦理帶來了方便，工作效率提高，但是由于在一個(gè)房間工作容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)、密碼、資料信息共享，更容易造成有關(guān)信息的外漏現(xiàn)象。因此，在工作中，每個(gè)人員都應(yīng)該自己設(shè)置一個(gè)復(fù)雜的用戶登陸密碼，避免越權(quán)等行為的發(fā)生，降低泄漏事件的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)會計(jì)檔案保管規(guī)范化

信息化條件下的會計(jì)檔案有兩種，一種是通過傳統(tǒng)手動從系統(tǒng)打印出來并裝訂成冊紙質(zhì)的賬簿、憑證等材料。另一種是通過電子版保存?zhèn)浞莸馁Y料。在月末、季末或者是年末時(shí)，對系統(tǒng)中打印的紙質(zhì)資料工作人員要手動進(jìn)行計(jì)算、記錄、歸納整理。對于電子版的資料要確保存放信息的計(jì)算機(jī)安全穩(wěn)定，不易被有關(guān)病毒傳染。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)電子版信息具有開放性，也容易被篡改信息或者是信息被盜，所以單位要在對信息進(jìn)行安全管理維護(hù)的同時(shí)要對信息進(jìn)行備份。在備份時(shí)要對上月余額進(jìn)行核對，避免數(shù)據(jù)私自改寫的現(xiàn)象發(fā)生。對于拷貝存放的數(shù)據(jù)至少備份兩份，并且存放在兩個(gè)不同的地方，以防備查。

三、結(jié)束語

隨著現(xiàn)代化科技的不斷發(fā)展，信息全球化已經(jīng)成為一種必然趨勢。我國的會計(jì)基礎(chǔ)工作中已經(jīng)融入了信息化，但是在工作當(dāng)中也出現(xiàn)了很多新的問題，所以會計(jì)工作要加強(qiáng)工作人員操作的規(guī)范化、職位設(shè)置的合理化、會計(jì)檔案保存的規(guī)范化，保證在信息化條件下的會計(jì)基礎(chǔ)工作高效有序的進(jìn)行。

作者：孫保清 單位：湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息技術(shù)學(xué)院