信息化手段的醫(yī)院人事管理探討

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[摘要]隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事管理已經(jīng)成為阻礙醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的絆腳石，該文以廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院———柳州市工人醫(yī)院人力資源部為例，簡(jiǎn)單地闡述了如何通過信息化手段及預(yù)警機(jī)制提高醫(yī)院人事管理水平，為今后公立醫(yī)院向現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理轉(zhuǎn)變提供了新的選擇思路。

[關(guān)鍵詞]信息化；預(yù)警機(jī)制；人事管理；人力資源管理

1研究背景

由于受我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，我國大部分公立醫(yī)院在現(xiàn)代化管理方面非常落后，尤其是醫(yī)院人力資源管理仍然處于粗放階段，很多醫(yī)院仍停留在傳統(tǒng)的手工的“人”“事”管理階段，醫(yī)院人員信息的傳遞及報(bào)表統(tǒng)計(jì)等工作均是手工作業(yè)，或者僅是簡(jiǎn)單地采用一個(gè)Excel或者數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行管理。而人事部門無法與各相關(guān)科室和主管部門及時(shí)同步傳遞數(shù)據(jù)信息，會(huì)容易產(chǎn)生延誤現(xiàn)象或者遺漏現(xiàn)象，從而影響醫(yī)院人事管理的準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的人事管理模式會(huì)導(dǎo)致人事管理工作效率低下，進(jìn)而影響醫(yī)院人事管理人員工作的積極性和醫(yī)院的管理效率[3]。

2公立醫(yī)院管理工作的現(xiàn)狀

目前廣西區(qū)內(nèi)大部分公立醫(yī)院事務(wù)型工作仍是采用做臺(tái)賬或者人腦進(jìn)行提醒，某些醫(yī)院雖然建立了部分OA系統(tǒng)模塊，但并沒有使人員信息整合起來在全院內(nèi)部共享以達(dá)到有效聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致工作事務(wù)中仍然存在許多疏漏之處。該文以廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院———柳州市工人醫(yī)院人力資源部為例，簡(jiǎn)單闡述如何通過信息化手段及預(yù)警機(jī)制使傳統(tǒng)的人事管理工作向現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理轉(zhuǎn)變。截止2018年7月底，柳州市工人醫(yī)院共有在職職工3269人，外包人員579人。病區(qū)58個(gè)，臨床科室44個(gè)，醫(yī)技科室15個(gè)，職能部門34個(gè)，共計(jì)151個(gè)科室。全院不管是職能科室抑或是臨床科室，多少都會(huì)涉及到提醒與變動(dòng)的工作，基本上都是純手工作業(yè)，簡(jiǎn)單地采用EXCEL表格或者臺(tái)賬進(jìn)行管理。這種傳統(tǒng)的工作模式無法使各部門的基本數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)與共享，容易使其參照的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息不全面，進(jìn)而導(dǎo)致各部門口徑不統(tǒng)一、反復(fù)修改與重復(fù)做工，嚴(yán)重降低工作效率。

3人事管理工作的問題分析

人事日常工作中涉及提醒與變動(dòng)的工作主要分為年度和月度兩種類型，年度工作主要涉及工資調(diào)整、勞動(dòng)合同簽訂、新職工見習(xí)期滿轉(zhuǎn)正辦理、職稱聘任、五險(xiǎn)二金基數(shù)核定等；月度工作主要涉及特殊人員綜合績效（其中包括借調(diào)期、工齡、已聘任技術(shù)職稱、外派人員臨時(shí)性享受待遇、進(jìn)修、下鄉(xiāng)、讀博等情況）、新來院職工試用期滿鑒定表收集、特殊人員工資（其中包括長病假人員、受處分人員工資、后勤崗和管理崗的合同制人員及職稱聘任后的工資調(diào)整等）、退休辦理等。人事工作屬于事務(wù)性工作，柳州市工人醫(yī)院人事工作管理中主要存在以下問題。

3.1處于純手工處理階段

目前柳州市工人醫(yī)院人力資源部的日常工作大部分仍然處于靠人腦或做臺(tái)賬來進(jìn)行提醒，各專管員在輪崗接交工作之時(shí)難免會(huì)存在疏漏，如果因?yàn)楣ぷ魅藛T自身疏忽而損害職工利益往往會(huì)帶來一系列負(fù)面影響，并影響以后其他工作的推展。

3.2人事工作特點(diǎn)

人事工作屬于事務(wù)性工作，從接聽電話、接待來訪、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng)，公立醫(yī)院人員情況特殊需區(qū)別對(duì)待，且人事工作具體又瑣碎、零散且無規(guī)律，這些都需要人力資源部工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間、精力去應(yīng)對(duì)[4]。人力資源資源部處于醫(yī)院管理的中樞紐帶位置，需要保證上情下達(dá)和下情上報(bào)，完成這類事務(wù)性工作的過程中很容易出錯(cuò)，但完成了又常常不為人所知，難見成績，而一旦事務(wù)性工作處理不好就可能使整個(gè)部門甚至整個(gè)醫(yī)院的正常運(yùn)行受到影響[5]。

3.3暫無信息系統(tǒng)解決問題

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，成熟的信息管理系統(tǒng)對(duì)公立醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)能力往往起著至關(guān)重要的作用。柳州市工人醫(yī)院缺乏全面的信息管理系統(tǒng)是導(dǎo)致醫(yī)院管理困境的根本所在，無法實(shí)現(xiàn)各部門之間信息共享、聯(lián)動(dòng)，無法滿足醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)信息化辦工的要求，也無法滿足醫(yī)院實(shí)行人力資源戰(zhàn)略管理的需求。

4人事管理工作中預(yù)警機(jī)制的建立

柳州市工人醫(yī)院人力資源部通過對(duì)各類工作事務(wù)進(jìn)行分門別類，針對(duì)不同類別的提醒事務(wù)選用不同的提醒工具，以達(dá)到最大程度的有效性和及時(shí)性，主要分為以下3個(gè)方面。

4.1對(duì)各類提醒事務(wù)進(jìn)行分類匯總，并規(guī)范流程管理

對(duì)已有的工作業(yè)務(wù)進(jìn)行流程改造和梳理。從2015年—2018年先后梳理匯總了各類文件，并出臺(tái)了規(guī)范各類審批流程及崗位職責(zé)與績效的相關(guān)紅頭文件。

4.2利用信息化手段建立預(yù)警機(jī)制，將傳統(tǒng)信息手段與現(xiàn)代信息手段相結(jié)合

傳統(tǒng)信息手段主要包括使用鬧鐘、臺(tái)歷、手機(jī)備忘錄、電子表格制作臺(tái)賬等。例如柳州市工人醫(yī)院從2015年開始試運(yùn)行《專科秘書制度》，截止2018年從事?？泼貢鴯徫宦毠す灿?jì)17人，專科秘書待遇與醫(yī)護(hù)等專技人員在工資結(jié)構(gòu)和績效分配上有很大不同，而為了提高專科秘書的工作積極性，每年都會(huì)根據(jù)他們的來院年限和考核結(jié)果相應(yīng)地調(diào)整工資或者績效待遇，由于每位?？泼貢膩碓簳r(shí)間均不同，因此專管員利用Excel表格建立了一張《?？泼貢稣{(diào)整專用》臺(tái)賬并打印出來，每個(gè)月發(fā)放工資或績效時(shí)都會(huì)進(jìn)行審核一遍，以免漏調(diào)?，F(xiàn)代信息手段主要包括使用效能日程提醒小程序、建立人力資源管理系統(tǒng)、引進(jìn)OA系統(tǒng)等?，F(xiàn)階段主要使用“效能日程提醒”小程序，后期等人力資源管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)功能完善在全院上線后，將人力資源部各類事務(wù)都通過OA系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)傳達(dá)。

4.3建立人力資源部內(nèi)部共享機(jī)制及雙審核機(jī)制

柳州市工人醫(yī)院人力資源部從2015年初開始實(shí)施內(nèi)部共享機(jī)制和雙審核機(jī)制，主要包括院長辦公會(huì)批復(fù)、人員變動(dòng)明細(xì)表（電子版和紙質(zhì)版相結(jié)合）、各類假期登記表、各類人員信息表等局域網(wǎng)內(nèi)部共享，全院職工請(qǐng)假外出信息表（主要指中層干部）實(shí)現(xiàn)外部共享，所有涉及到職工待遇發(fā)放的流程都需要經(jīng)辦人和復(fù)核人雙審核雙簽字，有效地將出錯(cuò)率控制在最小范圍。2018年初開始，人力資源部內(nèi)部開始匯總各項(xiàng)工作相關(guān)文件，包括正式發(fā)文和非正式發(fā)文的，作為內(nèi)部學(xué)習(xí)和使用手冊(cè)。

5建設(shè)信息化管理和預(yù)警機(jī)制的效益

柳州市工人醫(yī)院人力資源部通過利用局域網(wǎng)和傳統(tǒng)工具，并配套建立人力資源管理系統(tǒng)和引進(jìn)OA系統(tǒng)，最大程度地實(shí)現(xiàn)了科室內(nèi)部信息的全面共享，使業(yè)務(wù)的辦理趨于流程化和規(guī)范化，建立了有效的預(yù)警機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的人事管理向現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理的轉(zhuǎn)變，提高了醫(yī)院人事管理水平，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展助力前行。

5.1有利于實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和普通員工的自助服務(wù)和管理

在醫(yī)院人員不斷增多的情況下，優(yōu)化辦事流程，大大方便了臨床科室，提高了整個(gè)醫(yī)院的工作效率。例如全院現(xiàn)有科室150余個(gè)，平均每月科室來人力資源部辦理一次事務(wù)，如按5min/（人•次）、來回路程時(shí)間按10min/（人•次），預(yù)計(jì)可以節(jié)約56d/年（按8h工作日算，下同）；現(xiàn)有職工3260余人，平均每年每人來人力資源部辦理一次事務(wù)或請(qǐng)假備案，預(yù)計(jì)可以節(jié)約102d/年；預(yù)計(jì)每年至少節(jié)約臨床科室158d來人力資源部辦理事務(wù)，減少臨床科室來人力資源部辦理事務(wù)的次數(shù)可以達(dá)到80%以上。

5.2有利于規(guī)范人事管理，提高工作效率和準(zhǔn)確率

通過建立預(yù)警機(jī)制可有效地減少工作差錯(cuò)率，大大提高了人力資源部工作業(yè)務(wù)完成的及時(shí)率和準(zhǔn)確率，以現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)提高原有的工作效率，將特殊人員情況在內(nèi)部及時(shí)傳達(dá)與共享，避免漏辦錯(cuò)辦業(yè)務(wù)，即使人員換崗后也可保證工作有效的延續(xù)性，以便更好地服務(wù)于臨床科室。例如執(zhí)行預(yù)警機(jī)制的專管員每月需處理臨床科室備案等事宜，預(yù)計(jì)可節(jié)約38d/年；每月特殊人員綜合績效變動(dòng)達(dá)到200余人次左右，每年續(xù)簽勞動(dòng)合同400余人次等，預(yù)計(jì)每年節(jié)約13d/年；另外，可以解決科室內(nèi)部信息不對(duì)稱問題，確保每一條信息在各專管員之間有效聯(lián)動(dòng)起來并確保各專管員及時(shí)變更信息、使用信息，使科室內(nèi)部信息最大程度透明化并將工作業(yè)務(wù)完成的準(zhǔn)確率控制在99%以上。

5.3有利于打破各部門信息共享的局限性，提高信息的使用程度

職工部分基本信息在各管理部門之間實(shí)現(xiàn)共享，可以有效地使各管理部門工作聯(lián)動(dòng)起來，減少由于信息不對(duì)稱而引起的反復(fù)修改工作，并提高各管理部門的工作效率和準(zhǔn)確率。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉芳，薛明霞，張小青．淺談現(xiàn)代公立醫(yī)院人力資源管理戰(zhàn)略與規(guī)劃[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2018(13):19－21．

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[5]馬志紅.人力資源管理理念在醫(yī)院人事管理中的作用意義[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2017(88):156.

作者：歐萍 單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院（柳州市工人醫(yī)院）