中小企業(yè)薪酬管理中Excel表格的應(yīng)用

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一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)核算由傳統(tǒng)的手工核算時(shí)代進(jìn)入了電算化時(shí)代，大量的財(cái)務(wù)會計(jì)軟件被應(yīng)用到財(cái)務(wù)會計(jì)管理系統(tǒng)中。Excel軟件雖然不是專業(yè)的財(cái)務(wù)會計(jì)軟件，但卻因具備強(qiáng)大靈活的數(shù)據(jù)處理功能而被廣泛應(yīng)用到財(cái)務(wù)會計(jì)工作當(dāng)中，特別是在薪酬管理中發(fā)揮了重要作用。越來越多的國內(nèi)外學(xué)者關(guān)注并研究如何將excel軟件的功能運(yùn)用到會計(jì)信息系統(tǒng)當(dāng)中。其中，國外研究大多側(cè)重于探討利用Excel得出結(jié)果背后的經(jīng)濟(jì)意義，很少將Excel與財(cái)務(wù)會計(jì)當(dāng)中的薪酬管理部分具體結(jié)合起來進(jìn)行研究;國內(nèi)學(xué)者的研究大多集中在利用Excel軟件對會計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建和開發(fā)問題上，也有較多學(xué)者對Excel在薪酬管理中的應(yīng)用進(jìn)行了具體研究。將Excel軟件與薪酬管理結(jié)合起來的學(xué)者包括了劉秀琴、胥家萍、方長紅等等，他們的研究給企業(yè)使用Excel進(jìn)行薪酬管理帶來了許多思考。然而，這些研究仍舊存在不完善之處，沒有詳盡對Excel在薪酬管理中的作用意義等方面進(jìn)行分析。

二、薪酬管理的概述及現(xiàn)狀

根據(jù)《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》，職工薪酬是指企業(yè)為獲得職工提供的服務(wù)而給予的各種形式的報(bào)酬以及其他相關(guān)支出，包括職工工資、獎(jiǎng)金、津貼和補(bǔ)貼;職工福利費(fèi)、醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)、養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)、失業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)、工傷保險(xiǎn)費(fèi)和生育保險(xiǎn)費(fèi)等社會保險(xiǎn)費(fèi);住房公積金;工會經(jīng)費(fèi)和職工教育經(jīng)費(fèi);非貨幣性福利等六個(gè)方面的內(nèi)容。大體而言，薪酬管理是根據(jù)國家勞動(dòng)法規(guī)和政策，對職工薪酬的實(shí)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。薪酬管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，它密切聯(lián)系著每一名員工的切身利益，對企業(yè)的發(fā)展具有深刻的影響。有效的薪酬管理能夠有效地激勵(lì)著每一名員工，調(diào)動(dòng)廣大干部、員工的工作積極性，有效地降低工資成本，更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，為更長遠(yuǎn)更好的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。根據(jù)會計(jì)信息化的一般流程，薪酬管理一般包括初始化設(shè)置，日常業(yè)務(wù)輸入，工資與福利的計(jì)算、結(jié)算、分配、輸出，以及薪酬的分析等等。最早的薪酬管理核算工作是在傳統(tǒng)的手工方式下開展的，但隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)人員的增加使得薪酬管理中信息和數(shù)據(jù)量也不斷增加，如果仍舊采用傳統(tǒng)的手工管理核算則將花費(fèi)財(cái)會人員大量的時(shí)間和精力，并且由于大量數(shù)據(jù)需要處理使得核算的準(zhǔn)確性大大降低。因而，將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于薪酬管理中，由計(jì)算機(jī)代替人工執(zhí)行工資計(jì)算、工資分類匯總、工資查詢等環(huán)節(jié)是當(dāng)今薪酬管理勢不可擋的趨勢。在大量的計(jì)算機(jī)軟件當(dāng)中，Excel軟件以其便于操作、理解，靈活性強(qiáng)，能同時(shí)滿足財(cái)務(wù)部門、人事部門以及其他部門工資數(shù)據(jù)管理需要等特點(diǎn)，給薪酬管理工作帶來了很大的便利，因而經(jīng)常被應(yīng)用于薪酬管理的工作當(dāng)中。

三、Excel在薪酬管理中的具體應(yīng)用

在薪酬管理的過程中，首先需要建立一張人員基本情況表，對人員的基本信息進(jìn)行記錄，同時(shí)為后續(xù)的薪酬管理工作包括工資表、工資條等的制作、部門工資的歸集、工資情況分析等提供信息。為提高薪酬管理工作中的公平公正與準(zhǔn)確性，在建立了人員基本信息表后，需要制作人事數(shù)據(jù)表，用以記錄人員當(dāng)月的基本工資、崗位工資及出勤情況等信息，作為工資核算的依據(jù)。人事數(shù)據(jù)表可分為基本工資崗位工資表、員工出勤表、績效考核表、員工福利表、員工保險(xiǎn)公積金扣繳表等表格。這些表格通常由人力資源部門與財(cái)務(wù)部門共同完成。使用Excel建立薪酬管理相關(guān)表格運(yùn)用到的Excel功能包括了“數(shù)據(jù)有效性”、函數(shù)(包括:DATEDIF和TODAY函數(shù)、IF函數(shù)、INDEX()函數(shù)等)、合并郵件等等。例如，在建立人員基本信息表時(shí)，工齡項(xiàng)目可通過DATEDIF和TODAY函數(shù)計(jì)算出來，具體公式為“=DATE-DIF(單元格，TODAY()，“Y”)”;出生日期可使用MID函數(shù)從身份證號碼項(xiàng)目中所對應(yīng)的位置進(jìn)行取數(shù);在計(jì)算所得稅時(shí)，可根據(jù)《中華人民共和國個(gè)人所得稅法實(shí)施條例》對公民個(gè)人所得稅的規(guī)定，使用公式“=IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=0，0，IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=1500，(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500)*0．03，IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=4500，(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500)*0．1－105，IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=9000，(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500)*0．2－555，IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=35000，(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500)*0．25－1005，IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=55000，(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500)*0．3－2755，IF(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500＜=80000，(應(yīng)發(fā)工資單元格－3500)*0．35－5505，“復(fù)合應(yīng)發(fā)工資”)))))))”進(jìn)行計(jì)算。而在編制工資條時(shí)，主要有公式填充法、Word郵件法和VBA宏代碼法三種方法，每種方法都各具其特色。使用Excel軟件進(jìn)行薪酬管理除了制作人員基本信息表、人事數(shù)據(jù)表、工資表、工資條外還可以進(jìn)行薪酬分類匯總及薪酬分析，主要通過數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖來實(shí)現(xiàn)，具體操作主要為:打開工資表，選擇“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表”命令;在彈出的對話框中選擇“數(shù)據(jù)透視圖(及數(shù)據(jù)透視表)”后單擊“下一步”并選擇數(shù)據(jù)所在的區(qū)域;單擊“完成按鈕”，并依據(jù)要匯總、比對及分析的項(xiàng)目依次拖入數(shù)據(jù)透視圖與數(shù)據(jù)透視表中相應(yīng)的位置。

四、Excel在薪酬管理中應(yīng)用的優(yōu)勢與局限性

(一)Excel在薪酬管理中應(yīng)用的優(yōu)勢

首先，Excel是專業(yè)的報(bào)表處理軟件，具備了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。薪酬管理是一項(xiàng)數(shù)據(jù)量較大的工作，Excel表格中大量的公式與函數(shù)及填充功能能夠迅速地將工資核算中的許多項(xiàng)目包括應(yīng)發(fā)合計(jì)、個(gè)人所得稅、實(shí)發(fā)合計(jì)等項(xiàng)目精準(zhǔn)地計(jì)算出來，同時(shí)能夠通過公式自動(dòng)實(shí)現(xiàn)工資條中的格式設(shè)置。Excel具備了排序篩選功能，能夠及時(shí)對工資項(xiàng)目進(jìn)行分類、匯總，以便進(jìn)行后續(xù)的費(fèi)用歸集和分配。同時(shí)，Excel電子表格還能夠能夠迅速地定位要查詢的工資項(xiàng)，某個(gè)員工的工資明細(xì)也能夠迅速地查詢出來。第二，相比其他財(cái)務(wù)軟件較強(qiáng)的專業(yè)性以及固定的模板，將Excel表格應(yīng)用到薪酬管理中具備了較強(qiáng)的靈活性。各個(gè)單位的薪酬管理雖然都依照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，但具體的管理方式、規(guī)定都存在區(qū)別，Excel電子表格在項(xiàng)目設(shè)置時(shí)具備了靈活性，單位可以根據(jù)自己在薪酬管理時(shí)的特點(diǎn)對Excel表格進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置，使之靈活化、個(gè)性化，以便于單位更好、更便捷、更直觀的進(jìn)行薪酬管理。同時(shí)Excel軟件的工作界面以及工作環(huán)境都具有較強(qiáng)的靈活性，使用者可以根據(jù)自身的需求和喜好自定義工作環(huán)境，美化Excel工作表，從視覺上有助于財(cái)務(wù)工作者在工作中保持愉悅的心情，提高工作的積極性。第三，將Excel表格應(yīng)用于薪酬管理具有較強(qiáng)可理解性和易操作性。Excel軟件制作的工資表格一目了然，工資核算人員很容易就能理解使用Excel編制的各種工資管理表格，并且Excel軟件的操作易于學(xué)習(xí)，當(dāng)前工作者大都掌握Excel軟件的使用方法，即使是年長一些的工作者也能夠熟練的使用Excel電子表格?？梢哉f，在建立好人員基本信息表、人事數(shù)據(jù)表、工資表、工資條的模板之后，薪酬的日常管理、每個(gè)月對表格的填列示非常簡單、易懂、易操作的。第四，相對于其他財(cái)務(wù)會計(jì)軟件而言，使用Excel軟件進(jìn)行薪酬管理有利于節(jié)約單位的成本，也具備著較高的性價(jià)比。購買一些大型的會計(jì)核算軟件時(shí)，企業(yè)往往面臨著價(jià)格較為昂貴、許多功能用被閑置、不能適應(yīng)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)等困擾，同時(shí)大型的會計(jì)核算軟件往往還需要對員工使用軟件的培訓(xùn)費(fèi)以及日后的修理維護(hù)費(fèi)等費(fèi)用的支出。使用Excel進(jìn)行薪酬管理可以減少單位在正版薪酬管理軟件上的花費(fèi)同時(shí)能夠較有針對性的完成薪酬管理的一些工作。

(二)Excel在薪酬管理中應(yīng)用的局限性

盡管將Excel應(yīng)用到工資核算中給單位的薪酬管理帶來了許多便利，但仍舊存在著一些局限性。從Excel的定位看，Excel是單文件的電子表格軟件而是不是數(shù)據(jù)管理軟件。因此當(dāng)我們使用Excel設(shè)定了大量的表格，記錄的大量的數(shù)據(jù)之后，會存在著運(yùn)行速度較慢的情況。在實(shí)際工作中有時(shí)存在打開一個(gè)Excel表格需要花上15分鐘左右的時(shí)間，這一問題不僅影響著辦公效率也影響著工作人員的情緒。從安全性和人員管理的角度來看，Excel軟件在數(shù)據(jù)安全性和人員管理中還存在著不足。大多數(shù)的Excel電子表格在打開時(shí)并不需要輸入密碼，有的需要輸入密碼但密碼也非常容易破解，這使得單位的薪酬管理等數(shù)據(jù)容易外泄，給單位造成不必要的困擾。同時(shí)，Excel軟件無法對使用人員進(jìn)行管理，登陸Excel軟件時(shí)無需識別人員的身份，這就使得普通員工和管理層員工在使用Excel表格時(shí)看到的是一樣的內(nèi)容，可操作的權(quán)限也相同，同時(shí)也無法有效識別工資核算管理者是否能準(zhǔn)確完成自己的工作，存在工作成果遭到篡改的可能性。然而，這些局限性都可以通過一些針對性措施來減少影響甚至解決。

五、關(guān)于企業(yè)將Excel運(yùn)用到薪酬管理中的建議

Excel軟件作為功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件，能夠靈活、方便地應(yīng)用于薪酬管理當(dāng)中，同時(shí)又存在著局限性。為了更好的發(fā)揮優(yōu)勢，減少局限性帶來的影響，使Excel軟件更好的在企業(yè)薪酬管理中發(fā)揮其作用，可以做出以下幾個(gè)努力。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將Excel軟件在工資模板設(shè)定上的靈活性充分發(fā)揮出來。企業(yè)需要在熟悉國家針對員工薪酬相關(guān)規(guī)定的前提下，充分分析自身在薪酬管理中的特色，并針對這些特色對用來進(jìn)行薪酬管理的Ex-cel表格進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)，突出企業(yè)薪酬管理中的重點(diǎn)與特點(diǎn)，使企業(yè)的管理者、財(cái)會人員以及員工更直觀的獲取薪酬管理的信息，提升薪酬管理效率。第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在全體員工尤其是財(cái)務(wù)人員中普及Excel的使用方法，使員工能夠熟練的進(jìn)行Excel的操作，使Excel軟件的豐富功能得到充分的發(fā)揮。同時(shí)培養(yǎng)一些能夠進(jìn)行表格設(shè)計(jì)、表格維護(hù)、宏編寫的人才，以便Excel能在工資管理過程中順利的運(yùn)作，彌補(bǔ)Excel在運(yùn)行操作中存在的一些不足。第三，在使用Excel進(jìn)行薪酬管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注意區(qū)分原始數(shù)據(jù)和工資報(bào)表，以免造成混淆。使用Excel軟件進(jìn)行的薪酬管理流程不似專業(yè)財(cái)務(wù)軟件能夠嚴(yán)格的限制每一個(gè)財(cái)務(wù)操作流程，不符合會計(jì)準(zhǔn)則和政策的操作是不允許的，也能夠自動(dòng)辨別各種工作表是否屬于原始數(shù)據(jù)。因而在使用Excel軟件進(jìn)行薪酬管理時(shí)應(yīng)該提高辨別能力，勿將原始數(shù)據(jù)當(dāng)作工資報(bào)表填列，也勿將工資報(bào)表看作是原始數(shù)據(jù)。第四，在使用Excel進(jìn)行薪酬管理表格設(shè)計(jì)及日常薪酬管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)提高細(xì)致性。由于需要處理的工資數(shù)據(jù)較多，公式編寫中細(xì)小的錯(cuò)誤都有可能造成日后工資核算工作中的錯(cuò)誤，影響工資的管理。因此在表格設(shè)計(jì)、模板制作的過程中應(yīng)當(dāng)保持高度的細(xì)致性與準(zhǔn)確性，多次檢查試驗(yàn)以保證模板中公式、項(xiàng)目、宏等編寫100%的正確率;在使用Excel進(jìn)行日常薪酬管理的過程中工作人員也要耐心、細(xì)心，保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第五，針對Excel在記錄的大量的數(shù)據(jù)之后，會存在著運(yùn)行速度較慢的情況。財(cái)務(wù)工作者應(yīng)當(dāng)定期整理電腦中的數(shù)據(jù)與文檔，將一些時(shí)間較為久遠(yuǎn)的薪酬管理文檔與數(shù)據(jù)統(tǒng)一拷貝、存放到統(tǒng)一的電腦、移動(dòng)硬盤等存儲設(shè)備中。同時(shí)定期進(jìn)行掃描、殺毒、清理垃圾等計(jì)算機(jī)維護(hù)工作，為將Excel軟件應(yīng)用到薪酬管理系統(tǒng)中提供安全迅速的平臺。另外，企業(yè)在薪酬管理相關(guān)表格編制完成后應(yīng)當(dāng)及時(shí)對生成的Excel電子表格進(jìn)行拷貝，防止文件的丟失，也提高其安全性。第六，在安全性與人員管理方面的問題上，盡管Excel軟件的密碼保護(hù)仍不夠強(qiáng)大，但使用的薪酬管理表格仍然需要使用密碼進(jìn)行一定的保護(hù)，財(cái)務(wù)人員在使用Excel軟件進(jìn)行薪酬管理時(shí)應(yīng)當(dāng)設(shè)置好密碼，同時(shí)定期更換密碼以提高密碼的安全性。此外，為了防止工資報(bào)表被不熟悉表格的工作人員或不具備操作權(quán)限的人員進(jìn)行誤操作，使得模板的內(nèi)容或格式發(fā)生變化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對工資表格設(shè)置保護(hù)，具體通過格式菜單下的單元格保護(hù)或隱藏以及工具菜單下的保護(hù)功能對Excel工作簿進(jìn)行保護(hù)。最后，企業(yè)還可以將Excel對薪酬的管理與相關(guān)財(cái)務(wù)軟件、薪酬管理軟件的使用結(jié)合起來，作為薪酬管理的輔助表格，提高薪酬管理工作的準(zhǔn)確性和有效性。

六、結(jié)束語

自Excel軟件上市至今，已經(jīng)成為被廣大辦公者所熟悉且公認(rèn)的功能強(qiáng)大的電子表格辦公軟件，其特征決定了其能在會計(jì)信息系統(tǒng)中發(fā)揮重要的作用。Excel軟件在薪酬管理當(dāng)中應(yīng)用雖然存在著一些局限性，但其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能、電子表格設(shè)計(jì)的靈活性、易于理解及操作性終究使得Excel軟件給工資管理核算工作帶來了極大的便利，進(jìn)一步發(fā)掘Excel電子表格的功能，增強(qiáng)工作人員使用Excel軟件進(jìn)行工資核算管理工作的能力，終將減輕財(cái)會人員薪酬管理工作中的壓力與負(fù)荷，提高財(cái)會人員薪酬管理工作的效率，提高企業(yè)的薪酬管理水平。

作者：李紫瑤 羅遠(yuǎn)平 單位:廣西大學(xué)商學(xué)院