信息技術(shù)下的藥品庫工作流程優(yōu)化

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[摘要]目的：基于信息技術(shù)進(jìn)行藥品庫工作流程優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)從藥品采購到入庫、應(yīng)用的全流程信息化管理。方法：部署數(shù)據(jù)交換前置機(jī)和數(shù)據(jù)庫，改造完善藥品庫信息系統(tǒng)，完成與重慶市藥械全程追溯體系暨醫(yī)藥智能物流公共信息平臺的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院藥品線上采購、訂單上傳、驗(yàn)票收貨以及電子入庫工作的流程優(yōu)化。對比分析藥品庫信息系統(tǒng)流程優(yōu)化前后的各項(xiàng)工作耗時，并自制調(diào)查問卷調(diào)查流程優(yōu)化的滿意度。結(jié)果：流程優(yōu)化后各項(xiàng)工作耗時明顯縮短，其中每周大計(jì)劃中的生成計(jì)劃時間縮短87%，審核計(jì)劃時間縮短93%，線上采購時間縮短89%；100種藥品的票據(jù)查驗(yàn)時間縮短93%，藥品入庫時間縮短80%，入庫審核時間縮短67%。藥品庫信息系統(tǒng)流程優(yōu)化后工作人員滿意率為89%。結(jié)論：藥品庫信息系統(tǒng)的改造及藥品庫工作流程優(yōu)化，明顯減少藥品庫工作人員工作量和工作時間，提高藥品庫工作人員滿意度，可讓醫(yī)院更好地推行“兩票制”。

[關(guān)鍵詞]流程優(yōu)化；信息技術(shù)；信息化；兩票制；藥品庫；采購管理；庫房管理

2016年12月26日，國務(wù)院醫(yī)改辦、國家衛(wèi)生計(jì)生委等八部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于在公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購中推行“兩票制”的實(shí)施意見(試行)》，要求各地結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，爭取到2018年在全國全面推開[1]。2016年12月30日，重慶市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會、重慶市發(fā)展和改革委員會等九個部門聯(lián)合印發(fā)《重慶市公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購“兩票制”實(shí)施方案(試行)》，要求2017年6月1日起，全市所有公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)正式全面實(shí)施“兩票制”[2]。“兩票制”具體是指藥品生產(chǎn)企業(yè)到流通企業(yè)開一次發(fā)票，流通企業(yè)到醫(yī)療機(jī)構(gòu)開一次發(fā)票。實(shí)施“兩票制”后，因要求藥品入庫時票、貨、賬三者需完全一致方可入庫和使用，相比“兩票制”實(shí)施前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品庫工作人員的票據(jù)查驗(yàn)工作量極大增加，工作效率隨之降低[3-5]。具體表現(xiàn)在：需對每次采購的所有藥品生產(chǎn)企業(yè)的各藥品品種出庫單和增值稅發(fā)票進(jìn)行比對，較“兩票制”實(shí)施前只查驗(yàn)流通企業(yè)供應(yīng)商的出庫單和藥品檢驗(yàn)報(bào)告的工作量增加較多[6-8]；部分藥品票據(jù)無法做到隨貨同行，導(dǎo)致收貨時無法對票據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)核對，需補(bǔ)票后再補(bǔ)做查驗(yàn)工作[4-5,9]；部分票據(jù)復(fù)印件中批號及數(shù)量等關(guān)鍵信息不清晰，且醫(yī)療機(jī)構(gòu)無辨別票據(jù)真?zhèn)蔚氖侄?，增加了票?jù)查驗(yàn)難度[3,9]；票據(jù)查驗(yàn)工作缺少信息化支撐，所有查驗(yàn)核對工作均需人工處理，工作量大、準(zhǔn)確率降低[9-10]?！吨貞c市公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購“兩票制”實(shí)施方案(試行)》要求，在推行“兩票制”工作中，要充分運(yùn)用重慶市藥械全程追溯體系暨醫(yī)藥智能物流公共信息平臺(簡稱“平臺”)開展“兩票制”電子監(jiān)管工作，平臺基于統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)平臺與醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)、經(jīng)營企業(yè)和公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換與信息共享。為此，重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院借“兩票制”實(shí)施契機(jī)，對藥品庫信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，對藥品采購和(或)入庫等工作流程進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)藥品采購和(或)入庫的全流程信息化。

1基于信息技術(shù)的藥品庫工作流程優(yōu)化

1.1工作流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

流程優(yōu)化前所有工作基本均手工完成。①每周大計(jì)劃及補(bǔ)充計(jì)劃僅能通過報(bào)表統(tǒng)計(jì)生成或人工制表，無法保存在系統(tǒng)進(jìn)行下一步審核；②采購計(jì)劃需打印為紙質(zhì)版交負(fù)責(zé)人審核，負(fù)責(zé)人調(diào)整審核簽字后，再修改為電子版形成最終的采購計(jì)劃；③需登錄平臺網(wǎng)頁端通過Excel導(dǎo)入方式上傳采購計(jì)劃下單，上傳速度慢，非每周采購大計(jì)劃需逐條人工下單；④藥品分批送達(dá)后，人工查驗(yàn)紙質(zhì)票據(jù)工作量大、效率低，且常因票據(jù)模糊增加驗(yàn)票難度；⑤藥品入庫時，所有入庫信息均需人工錄入，工作量大且易出錯，審核工作量大。鑒于上述問題，醫(yī)院對現(xiàn)行工作流程進(jìn)行優(yōu)化，對現(xiàn)有藥品庫信息系統(tǒng)進(jìn)行改造完善，并完成與平臺的對接[11-12]。優(yōu)化流程后改造完善的藥品庫信息系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中生成每周大計(jì)劃、可在系統(tǒng)中錄入補(bǔ)充計(jì)劃、在系統(tǒng)中調(diào)整審核計(jì)劃、審核計(jì)劃后能自動上傳至平臺生成采購訂單、自動同步平臺上的訂單出庫信息以及兩票制備案信息及發(fā)票信息，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院藥品線上采購、訂單上傳、驗(yàn)票收貨及電子入庫的全流程信息化，提高了藥品庫管理員的工作效率，藥品庫工作流程優(yōu)化前后比較見圖1。

1.2工作流程優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

該流程優(yōu)化除改造原有藥品庫信息系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中完成藥品采購計(jì)劃的生成、修改及審核外，最大的改動在于讓審核后的采購計(jì)劃能自動上傳至平臺并生成采購訂單，且能同步平臺上的訂單出庫信息、兩票制備案信息及發(fā)票信息，實(shí)現(xiàn)票據(jù)的電子查驗(yàn)及藥品的電子入庫。為此，醫(yī)院部署1臺數(shù)據(jù)交換前置機(jī)，在其上分別部署醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospitalinformationsystem，HIS)和平臺數(shù)據(jù)交換所需的中間數(shù)據(jù)庫；為保證院內(nèi)系統(tǒng)及前置機(jī)數(shù)據(jù)安全，數(shù)據(jù)交換前置機(jī)部署在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，通過證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)(CertificateAuthority，CA)認(rèn)證安全加密建立https協(xié)議安全通道，經(jīng)防火墻再通過專線連接到平臺服務(wù)器，其網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)見圖2。

2基于信息技術(shù)的藥品庫工作流程優(yōu)化應(yīng)用

2.1研究資料

收集2018年8-10月重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院完善藥品庫信息系統(tǒng)并優(yōu)化流程前的生成計(jì)劃、審核計(jì)劃、線上采購、票據(jù)查驗(yàn)、藥品入庫及入庫審核各項(xiàng)工作耗時數(shù)據(jù)，以及2018年11月至2019年1月優(yōu)化流程后的相應(yīng)各項(xiàng)工作耗時數(shù)據(jù)和流程優(yōu)化涉及到的18名藥品庫工作人員對流程優(yōu)化的滿意度數(shù)據(jù)。

2.2分析方法

統(tǒng)計(jì)分析流程優(yōu)化前后生成計(jì)劃、審核計(jì)劃、線上采購、票據(jù)查驗(yàn)、藥品入庫及入庫審核的各項(xiàng)工作耗時數(shù)據(jù)；采用自制調(diào)查問卷的方式調(diào)查流程優(yōu)化涉及到的18名工作人員對流程優(yōu)化的滿意度，問卷設(shè)置為滿意和不滿意2項(xiàng)內(nèi)容，滿意度為滿意數(shù)占有效問卷總數(shù)的比例。

2.3應(yīng)用效果

(1)各項(xiàng)工作耗時比較。采用新流程后，所有工作均在系統(tǒng)中完成，工作量減少、耗時縮短，工作效率明顯提高。流程優(yōu)化前后各部分工作耗時統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示：流程優(yōu)化后每周大計(jì)劃中的生成計(jì)劃時間縮短87%，審核計(jì)劃時間縮短93%，線上采購時間縮短89%；100種藥品的票據(jù)查驗(yàn)時間縮短93%，藥品入庫時間縮短80%，入庫審核時間縮短67%，見表1。(2)藥品庫工作人員滿意度。向18名在崗藥品庫工作人員發(fā)放滿意度調(diào)查問卷18份，回收18份，問卷回收率100%，其中有效問卷18份，有效問卷率100%。調(diào)查結(jié)果顯示：16名工作人員滿意，占比89%，2名工作人員不滿意的原因是優(yōu)化后的系統(tǒng)在使用過程中還存在一些問題，需進(jìn)一步完善。

3討論

通過信息化的科學(xué)管理手段，完善藥品庫信息系統(tǒng)、優(yōu)化藥品采購和(或)入庫等工作流程，能較好地完成“兩票制”的推行工作[13]；可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院藥品線上采購、訂單上傳、驗(yàn)票收貨和電子入庫的全流程信息化，減少藥品庫工作人員工作量，提高工作效率，節(jié)約人力物力資源。使用過程中也發(fā)現(xiàn)存在的一些問題，需進(jìn)一步探索完善：①在電子查驗(yàn)中，部分藥品發(fā)票上傳不及時，導(dǎo)致無法從平臺上同步兩票制備案信息及發(fā)票信息，應(yīng)將通過藥品庫信息系統(tǒng)與SPD(Supply供應(yīng)，Processing加工，Distribution配送)對接，實(shí)現(xiàn)與大型藥品供應(yīng)商企業(yè)資源計(jì)劃(enterpriseresourceplanning，ERP)系統(tǒng)對接，從而實(shí)現(xiàn)另一種方式的兩票制信息電子查驗(yàn)[14-15]；②在掃碼入庫時，藥品電子入庫后雖無需逐條人工錄入，但仍需根據(jù)藥品的實(shí)際送達(dá)情況人工查找各藥品的入庫信息并進(jìn)行調(diào)整。未來將通過藥品庫信息系統(tǒng)與SPD對接，實(shí)現(xiàn)藥品的掃碼入庫，減少人工操作[15-16]。

4結(jié)論

藥品庫信息系統(tǒng)的改造及藥品庫工作流程優(yōu)化，能明顯減少藥品庫工作人員工作量和工作時間，提高藥品庫工作人員滿意度，可更好地推行“兩票制”并實(shí)現(xiàn)藥品采購和入庫的全流程信息化。

作者：鄢羽 潘方瑜 胡磊 肖明朝 單位：重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院信息中心