高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

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【摘要】現(xiàn)階段我國的教學(xué)水平得到了很大程度提高，在學(xué)校的管理方面也更加注重科學(xué)方法的應(yīng)用。高中學(xué)校管理工作中，檔案管理是比較重要的內(nèi)容，將信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理當(dāng)中加以應(yīng)用，是新時(shí)期檔案管理的需求，也是發(fā)展趨勢。本文主要就現(xiàn)代學(xué)校檔案管理系統(tǒng)特征以及信息技術(shù)應(yīng)用重要性加以闡述，然后對信息技術(shù)應(yīng)用的需求以及應(yīng)用現(xiàn)狀加以進(jìn)行分析，最后探究高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用策略，希望能通過此次研究分析，對學(xué)校檔案管理的水平提高起到促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】高中學(xué)校；檔案管理；信息技術(shù)

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在教育管理中的應(yīng)用也發(fā)揮著積極作用。高中學(xué)校檔案管理是重要管理內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的管理要求，將信息技術(shù)和學(xué)校檔案管理進(jìn)行結(jié)合，就能有助于檔案管理的水平效率提高。通過從理論上對高中學(xué)校檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用研究，就能對高中學(xué)校檔案管理的發(fā)展起到積極促進(jìn)作用，為檔案管理工作的良好開展加以保障。

一、現(xiàn)代學(xué)校檔案管理系統(tǒng)特征及信息技術(shù)應(yīng)用重要性

（一）現(xiàn)代學(xué)校檔案管理系統(tǒng)特征體現(xiàn)分析。現(xiàn)代高中學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)有著鮮明特征呈現(xiàn)，在現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用上，主要是對信息技術(shù)應(yīng)用發(fā)揮著積極作用，使得檔案信息處理的效率得到了提高，在信息的儲(chǔ)存容量上也比較大，對檔案信息的檢索也比價(jià)方便化。現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，有著多種管理軟件能加以應(yīng)用，對檔案管理的工作就提供了很大方便。還有就是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)性比較突出，在對工作人員選擇過程中，主要是對綜合素質(zhì)水平比較高的人才進(jìn)行的選擇應(yīng)用，在具體的檔案管理工作開展方面就大大提高了規(guī)范性。

（二）高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用重要性。將信息技術(shù)和高中學(xué)校檔案管理進(jìn)行結(jié)合，對促進(jìn)檔案管理的管理效率就比較有利，對學(xué)校管理者的決策科學(xué)性也有著保障。面對多樣化的發(fā)展社會(huì)，學(xué)校的管理者要制定出科學(xué)化的發(fā)展策略以及正確決策，就要注重從多方面信息上加以獲取，通過檔案管理的信息化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，在信息的高速傳輸下，能為管理層提供及時(shí)準(zhǔn)確信息依據(jù)，對促進(jìn)決策者的正確合理決策就起到了積極作用。高中學(xué)校檔案管理工作開展中，對信息技術(shù)加以科學(xué)應(yīng)用，對信息資源的共享目標(biāo)就能實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理是通過紙質(zhì)的載體進(jìn)行管理的，在檔案信息的查詢以及修改等方面都比較的麻煩。而信息化的技術(shù)應(yīng)用，能將信息資源進(jìn)行共享，在檔案信息的傳遞效率上就大大提高了，也能保障檔案信息的安全性等。在檔案的管理方面也提供了良好平臺，對傳統(tǒng)封閉式的管理得到了有效優(yōu)化。

二、高中學(xué)校檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用需求及現(xiàn)狀

（一）高中學(xué)校檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用需求分析。高中學(xué)校檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用有著社會(huì)性發(fā)展需求，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展下，在信息技術(shù)的應(yīng)用方面也比較廣泛。當(dāng)前的時(shí)代是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展在信息技術(shù)的應(yīng)用需求上都比較大，通過信息技術(shù)科學(xué)應(yīng)用對工作效率的提高就有著積極促進(jìn)作用，在多媒體以及辦公自動(dòng)化技術(shù)和教育領(lǐng)域相結(jié)合，就能促進(jìn)教學(xué)水平的提高。而高中學(xué)校檔案管理工作實(shí)施中，對信息技術(shù)的應(yīng)用需求也比較大，通過兩者的結(jié)合就能從整體上對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，這也是高中學(xué)校檔案管理未來的發(fā)展趨勢。

（二）高中學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀分析。傳統(tǒng)的高中學(xué)校檔案管理工作實(shí)施中，主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行的管理，在檔案管理的工作量上比較大，檔案管理的整體效率相對比較低。高中的檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，大量學(xué)生以及教職工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)等，都會(huì)對檔案管理工作帶來很大的困難。紙質(zhì)的檔案管理過程中，丟失損壞性的可能性比較大，如果稍不謹(jǐn)慎就會(huì)造成檔案的損壞以及丟失等。高中檔案管理工作中，傳統(tǒng)管理模式在檔案的查找過程上比較煩瑣，檔案信息的查找效率比較低。由于檔案信息是經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)的，這就對檔案信息的更新以及查詢等工作帶來了很大壓力，對檔案管理的質(zhì)量以及效率的提高都有著很大阻礙。傳統(tǒng)高中學(xué)校的檔案管理工作實(shí)施中，在保密性方面不強(qiáng)，檔案信息的安全性有待提高，信息化程度比較低。檔案信息的管理主要是通過人工進(jìn)行錄入信息，這一檔案管理模式的應(yīng)用效率較低，檔案信息的保密性也比較低，一些檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)比較老化，在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握上不熟練，有的高中學(xué)校在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)了信息化，但是信息化的程度還有待加強(qiáng)，在信息檔案的安全性保障工作上沒有加強(qiáng)。

三、高中學(xué)校檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)化措施

加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理信息技術(shù)科學(xué)應(yīng)用，就要從多方面加強(qiáng)重視，在信息技術(shù)的應(yīng)用方法上多樣化實(shí)施。筆者對信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行了探究，在以下的措施實(shí)施下，對保障學(xué)校檔案管理水平提高就有著積極意義。

（一）加強(qiáng)檔案資料格式統(tǒng)一化。高中學(xué)校檔案管理工作實(shí)施中，將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理過程中，就要注重歸檔資料的格式統(tǒng)一性。為能將高中學(xué)校檔案信息管理的精、準(zhǔn)、快等目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，就要將檔案管理工作核心進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過信息技術(shù)的應(yīng)用對學(xué)校檔案管理質(zhì)量得到了提高，對檔案信息的連續(xù)性以及完整性得到了保證。在信息化技術(shù)應(yīng)用下，對高中學(xué)校的歸檔資料格式進(jìn)行了統(tǒng)一化，這對檔案信息的管理規(guī)范性就得到了有效保證。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化的重視度。高中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層，要在信息化檔案管理工作的認(rèn)識上能進(jìn)一步加強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)層對信息化技術(shù)的應(yīng)用作用和意義要有充分重視，對檔案管理工作的信息化以及自動(dòng)化的作用發(fā)揮充分發(fā)揮，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者以及教職員等對信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值要有充分認(rèn)識，結(jié)合學(xué)校的檔案管理情況構(gòu)建完善化的信息化檔案管理系統(tǒng)，在形式上以及管理理念層面都要進(jìn)行優(yōu)化。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用投入。要想將信息化技術(shù)的作用充分發(fā)揮，就要在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入上充分保障。高中學(xué)校以及當(dāng)?shù)氐恼趯W(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)工作上都要加強(qiáng)重視，將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金能得以保障，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)共享平臺，以及構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)等。通過軟硬件設(shè)備的完善建設(shè)，對高中學(xué)校檔案管理的個(gè)性化服務(wù)能不斷強(qiáng)化。

（四）注重檔案信息化管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。高中學(xué)校檔案管理工作實(shí)施中，要注重信息技術(shù)應(yīng)用人才培養(yǎng)，要以高素質(zhì)以及高技能作為人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員的心思要縝密，對檔案資料的保密性要做好，在職業(yè)道德水平上要能符合從業(yè)要求。檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用方面要熟練化，將信息化技術(shù)的應(yīng)用整體質(zhì)量有效提高，只有在專業(yè)化人才的培養(yǎng)工作上得到了加強(qiáng)，才能真正有利于檔案管理的效率提高。

（五）加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理的安全性。高中學(xué)校檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，在檔案信息的安全性保障工作方面就要加強(qiáng)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，高效以及快捷的特征比較突出，但是也會(huì)在實(shí)際管理中存在著一些管理漏洞，這就需要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性保護(hù)，避免檔案信息的丟失以及損壞等。實(shí)際檔案管理工作實(shí)施中，就要?dú)W豪充分準(zhǔn)備，將計(jì)算機(jī)加密技術(shù)加以應(yīng)用，以及對云技儲(chǔ)存技術(shù)加以應(yīng)用，從而保障檔案信息的完整安全性。

（六）注重對高中學(xué)校檔案信息的收錄以及整理工作的優(yōu)化實(shí)施。檔案信息管理工作實(shí)施中，要注重檔案管理的可持續(xù)性以及整體性，管理人員在對重要紙質(zhì)檔案保存歸檔工作實(shí)施中，在網(wǎng)絡(luò)擬定以及審查等工作實(shí)施下，對檔案資料的完整性加以保障，對檔案信息的錄入要體現(xiàn)出完整性。通過這些基礎(chǔ)措施的實(shí)施，對檔案信息的管理水平就能有效提高。

四、結(jié)語

總而言之，高中學(xué)校檔案管理當(dāng)中的信息技術(shù)應(yīng)用，是對檔案管理水平效率提高的重要舉措。在具體的技術(shù)應(yīng)用過程中，就要從多方面加強(qiáng)重視，注重方法的科學(xué)實(shí)施。通過從理論上加強(qiáng)檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用研究，對實(shí)際檔案管理就有著積極促進(jìn)作用，為學(xué)校檔案管理的整體水平提高提供理論支持依據(jù)。

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作者：丁榮茹 單位：臨滄市第一中學(xué)